Denne procedure beskriver de aktiviteter, der er forbundet med afmeldingen af et eksisterende anlæg. Hvis afmeldingen skyldes at anlægget er solgt, følger salget af aktivet de gældende regler for salg af varer og tjenesteydelser.

Det skal bemærkes at proceduren er afhængig af om der er tale om små aktiver (mindre end 100.000kr.) som udgiftsføres over driften med det samme eller et anlægsaktiv (større end 100.000 kr.), hvor der foretages en afskrivning.

Proceduren er gældende for alle fakulteter under Aarhus Universitet.

• 1. Udfyld afmeldingsblanket

  • 1. Udfyld afmeldingsblanket
    
    Instituttet/afdelingen, der ønsker at afmelde et anlægsaktiv, skal udfylde en afmeldingsblanket eller sende en mail til anlaeg.okobyg@au.dk, således at anlægget kan afmeldes i anlægskartoteket i NS af ”anlægsgruppen”, Kreditorgruppen, Regnskabskontoret. Afmeldingsskemaet kan findes under blanketter - Anlæg – Afmeldingsskema. For yderligere beskrivelse forbindelse med afmelding af anlæg i NS henvises til ”Vejledning til Anlægsoprettelse – Institut og Regnskabskontoret på AU”. Afmeldingsskema og e-mail ang. afmelding arkiveres centralt på Regnskabskontoret.

• 2. Godkend afmeldingsblanket

  • 2. Godkend afmeldingsblanket
    
    Den udfyldte afmeldingsblanket underskrives af ansvarlig medarbejder og sendes til anlaeg.okobyg@au.dk 
     

• 3. Afmeld anlæg i NS

  • 3. Afmeld anlæg i NS

    Når afmeldingsblanketten eller e-mail vedr. afmelding er modtaget ved anlaeg.okobyg@au.dk, afmeldes anlægget i anlægskartoteket i NS af ”anlægsgruppen”, Kreditorgruppen, Regnskabskontoret, således det ikke længere figurerer som aktivt. Alle bilag i forbindelse med afmeldingen arkiveres centralt.

    Afmeldingsproceduren for afmelding i NS afhænger af anlægsaktivets afskrivningsprofilkode (AU_AKTIV el. AU_GENEREL).
    Afmeldingsskema og e-mail ang. afmelding arkiveres centralt på Regnskabskontoret.

    Ja =>Anlægsaktivets afskrivningsprofilkode er AU_AKTIV. Aktivet ”sælges” i NS.
    Nej =>Anlægsaktivets afskrivningsprofilkode er AU_GENEREL. Anlægsaktivet markeres med inaktiv på anlægskortet i NS.
    
     

• 4. Opgør tab/gevinst

  • 4. Opgør tab/gevinst
    
    Afmelding af små anlægsaktive (AU_GENEREL) har ikke nogen økonomiske konsekvens, hvorimod afmelding af AU-AKTIV har økonomisk konsekvens, hvis anlægsaktivet ikke er færdigafskrevet. Hvis det sælges før anlægsaktivet er færdigafskrevet eller det bliver solgt med tab/gevinst.
    Ved afmelding af ikke færdigafskrevne anlægsaktiver laves en opgørelse af de foretagne afskrivninger mv., ligesom der foretages en beregning af evt. tab/gevinst på anlægsaktivet i forbindelse med afmeldingen.
    Hvis der er tab/gevinst efter salg bliver beløbet trukket/tilgået det angivne sagsnr. på anlægsaktivet, hvis andet ikke aftales med projektøkonom/controller.
     

• 5. Klarmeld og Bogføring

  • 5. Klarmeld og Bogføring
    
    Når afmelding af et AU-AKTIV anlægsaktiv er blevet behandlet af anlægsgruppen, Regnskabskontoret, vil det fremgå af anlægskortet med en markering i feltet ”Solgt”.