1. Udarbejde grundlag for oprettelse af samlesag i Navision

• 1. Udarbejde grundlag for oprettelse af samlesag i Navision
  
  Projektcontroller/forretningscontroller udfylder på baggrund af en tæt dialog med projekthaveren, samt den tilstedeværende projektdokumentation for de relaterede projekter, de påkrævede oplysninger i regnearket "Sagsoprettelsesskabelon_samlesag". Projektcontroller/forretningscontroller skal gemme det udfyldte regneark og dernæst sende det til fællespostkassen for sagsoprettelse: Projektenheden@au.dk.

2. Kvalitetssikre oprettelsesgrundlag

• 2. Kvalitetssikre oprettelsesgrundlag
  
  En projektopretter fra Projektenheden henter det fremsendte regneark i fællespostkassen, og kontrollerer, at alle relevante felter er udfyldt og verificerer de indtastede oplysninger.
  
  Kan samlesagen verificeres? 

• JA: Projektopretter kan verificere, at de indtastede oplysninger i regnearket er korrekte, og der kan foretages oprettelse i Navision. Der fortsættes til aktivitet 5: ”Oprette samlesag i Navision”. 

• NEJ: Projektopretter finder forkert eller manglende indtastning af oplysninger, hvorfor vedkommende skal tage kontakt til projektcontroller/forretningscontroller. Der fortsættes til aktivitet 4: ”Tilbageløb til projektcontroller/forretningscontroller”.

3. Tilbageløb til projektcontroller/forretningscontroller

• 3. Tilbageløb til projektcontroller/forretningscontroller
  
  Projektopretter retter henvendelse til projektcontroller/forretningscontroller med henblik på at få korrigeret oplysningerne i regnearket.

4. Oprette samlesag i Navision

• 4. Oprette samlesag i Navision
  
  Projektopretter indtaster de i regnearket angivne oplysninger på sagskortet for den nye samlesag i HP-sagsserien i Navision.

5. Færdiggøre sagsoprettelse

• 5. Færdiggøre sagsoprettelse
  
  Projektopretter færdiggør oprettelse af samlesagen ved at angive status til "Åben" i Navision. Til slut returnerer projektopretter HP-sagsnummeret til projektcontroller/forretningscontroller i en email.