O365 - Send sikker mail

Sådan installerer du Sikker mail-plugin i Outlook

Du finder Sikker mail-plugin til Outlook via linket AU Software på din computers skrivebord. Klik på linket og følg vejledningen til installation på siden der.

Sikker mail betyder, at du sender en krypteret og signeret mail. Sikker mail er derfor egnet til dig, der sender fortrolige oplysninger og følsommer personoplysninger.

Kryptering sikrer, at det kun er modtageren, der kan læse mailen. Skulle mailen komme i de forkerte hænder, fremstår den ulæselig.

Signering (underskrift) sikrer modtageren, at afsender er den, som vedkommende giver sig ud for at være, og at indholdet er, som da det forlod afsender.

AU’s løsning til at sende sikker mail består af et plugin til Outlook, som bruges til at sende sikker mail til fx virksomheder og privat personer, både i Danmark og udlandet.

Sådan sender du en sikker mail

Der findes 2 sikker mail-løsninger. Se hvilken løsning der passer bedst til dine behov.

  1. Jeg har brug for at sende sikre mails en gang imellem. Denne løsning giver dig mulighed for at sende sikre mails fra din personlige mailboks. Gå til vejledning.
  2. Min enhed har brug for at sende sikre mail ofte / Vi er flere der skal samarbejde og sende sikre mail. I denne løsning får I oprettet en funktionspostkasse med sikkerhedscertifikat, hvorfra I kan sende og modtage sikre mails. Desuden får den enkelte mulighed for at sende sikre mails fra sin personlige mailboks. Gå til vejledning.

Sådan sender du en sikker mail fra din egen mailboks

  1. Klik på Ny mail, og skriv din mail som normalt.
  2. Klik på Send Sikkert, når du vil sende mailen. Hvis modtageren selv har en sikker mail-løsning, bliver mailen nu sendt sikkert og eventuelle svar sendes ligeledes sikkert retur til dig i din indbakke. Hvis modtageren ikke har en sikker mail-løsning, skal du gå videre til trin 3.



  3. Hvis modtageren ikke har en sikker mail-løsning, skal du angive modtageres mobilnummer og trykke OK. Herefter sendes mailen til en sikker placering på en server. 

  4. Modtageren får nu tilsendt en kode på SMS og en mail med et link til, hvor mailen kan læses. Modtageren kan svare sikkert på mailen, og har mulighed for at vedhæfte filer i svaret.  

    Du kan evt. sende et link til denne vejledning til modtageren: Sådan læser og svarer du på en sikker mail fra AU. 

Sådan sender du en sikker mail fra en funktionspostkasse

  1. Klik på Ny mail og skriv din mail som normalt.
  2. Når du vil sende mailen, skal du tjekke, at du sender fra funktionspostkassen med sikkerhedscertifikatet, og derefter klikke på Send Sikkert.  Hvis modtageren selv har en sikker mail-løsning, bliver mailen nu sendt sikkert og eventuelle svar sendes ligeledes sikkert retur til dig i din indbakke. Hvis modtageren ikke har en sikker mail-løsning, skal du gå videre til trin 3.



  3. Hvis modtageren ikke har en sikker mail-løsning, skal du angive modtagerens mobilnummer og trykke OK. Herefter bliver mailen sendt til en sikker placering på en server.

  4. Modtageren får nu tilsendt en kode på SMS og en mail med et link til, hvor mailen kan læses. Modtageren kan svare sikkert på mailen, og har mulighed for at vedhæfte filer i svaret Du kan evt. sende et link til denne vejledning til modtageren: Sådan læser og svarer du på en sikker mail fra AU. 

Sådan læser og svarer du på en sikker mail fra AU

Når du modtager en sikker mail fra Aarhus Universitet, vil du få en mail med et link til den sikre mail og en kode via SMS.

Følg disse 7 trin for at læse og evt. svare på mailen:

  1. Åben mailen ”Ny mail i SikkerMailBox” og klik på Link til SikkerMail.
  2. I vinduet der åbner, skal du angive den kode, som du har modtaget på SMS, og trykke på Log ind / Sign in.



  3. Mailen åbnes herefter i et nyt vindue, og du kan vælge, om du vil udskrive, gemme eller svare. Hvis du vælger at gemme mailen, skal du bruge et mailprogram som fx Outlook på din PC, når du vil åbne mailen. Du kan afslutte helt ved at lukke SikkerMail-vinduet. Hvis du vil svare på mailen, skal du gå videre til trin 2.
  4. Tryk på Svar for at svare sikkert på mailen. Udfyld dit navn øverst og skriv dit svar.
  5. Du kan vedhæfte filer ved at trykke på Vælg Filer/Browse. Hvis du vedhæfter en forkert fil, kan du fjerne den igen ved at trykke på det røde kryds.



  6. Tryk tilsidst på Send for at sende din mail sikkert.
  7. Når du klikker på Afslut/Sign Out, har du mulighed for at sende en ny sikker mail til Aarhus Universitet. Du kan afslutte helt ved at lukke SikkerMail-vinduet.

Værd at vide

  • Du kan arkivere mails, som du har sendt og modtaget med AU’s sikker mail-løsning, i fx WorkZone.
  • Du kan vedhæfte filer, når du sender en sikker mail. Vi anbefaler, at du benytter PDF-formatet.
  • Modtageren kan både gemme og printe din mail og eventuelle vedhæftede filer.

Læs mere om løsningen på https://www.sikkermail.dk/loesning/


1444776 / i40