Kommunikationspraksis 2016-2020 giver en ramme for prioritering, tilrettelæggelse og eksekvering af ekstern og intern kommunikation – i og på tværs af fagmiljøerne og på det fælles universitetsniveau.
På Aarhus Universitet indgår kommunikation som en integreret del af universitetets samlede bestræbelser på at:
Den fælles kommunikationspraksis for universitetet skal anspore til lokale handlingsplaner og årshjul, som konkretiserer den lokale varetagelse af intern og ekstern kommunikation.
For at sikre en sammenhæng mellem fagmiljøernes lokale kommunikationstiltag og kommunikationen for det samlede universitet bygger universitetets kommunikationspraksis på to grundprincipper, som gælder uanset organisatorisk niveau.
Udgangspunktet for principperne er, at universitetet ønsker at gøre den faglige mangfoldighed tydelig. Samtidig skal organisationen i en række sammenhænge fremtræde som et samlet universitet, der kan tale og handle som én aktør.
Principperne gælder de to integrerede felter intern og ekstern kommunikation, som beskrives i det efterfølgende. Som et led heri er der udarbejdet retningslinjer for design og navngivning samt anbefalinger til evaluering af kommunikation. Et inspirationskatalog med forslag til det lokale arbejde med ekstern og intern kommunikation i organisationens enheder er desuden under udarbejdelse.
Ekstern kommunikation er de formidlings- og profileringstiltag, der skal styrke Aarhus Universitets omdømme og understrege universitetets bidrag til det omgivende samfund.
Ekstern kommunikation på universitetet har det fælles mål at:
Ekstern kommunikation er med til at indfri universitetets mål gennem nedenstående centrale opgaver, som prioriteres i henhold til lokale strategier:
De fælles anbefalinger for det kommunikationsfaglige arbejde lyder som følger:
Intern kommunikation er en integreret del af det daglige arbejde for både ledere og medarbejdere på alle organisatoriske niveauer. Universitetets mange ansatte skal løse forskellige opgaver i og på tværs af organisatoriske enheder og har derfor varierende kommunikationsbehov. Det kræver forskellige former for intern kommunikation, som fremgår af følgende matrix:
Dimension | Niveau | Retning | Ansvarlige | Indhold |
Intern corporate kommunikation | Organisationen | Fortrinsvis tovejs | Bestyrelse, Universitetsledelse | Strategi |
Fortrinsvis envejs | Universitetsledelse, Fællesadministration | Universitetspolitik, organisatorisk og administrativ information | ||
Linjekommunikation | Ledelseslinjen | Tovejs | Rektor, dekan, institut/centerleder, sekretariatsleder, afdelingsleder, sektionsleder og medarbejder
Rektor, direktør, vicedirektør/ administrationschef, funktionschef og medarbejder | Medarbejdernes roller og opgaver, feedback, rammer, indsatser, ledelsesinformation m.v. |
Kommunikation i organisatoriske enheder | Institutter, sektioner, forskningsgrupper, administrative centre, afdelinger, teams m.v. | Tovejs | Ledelse og medarbejdere i enheden | Faglig viden og diskussion, strategi, administrativ og social information |
Kommunikation i arbejdsgrupper og organer | Arbejdsgrupper, råd, nævn og udvalg | Tovejs, ofte på tværs af organisatoriske enheder | Deltagere, Repræsentanter | Strategi, emner i kommissorium |
Intern kommunikationspraksis på Aarhus Universitet er en fælles ramme for tiltag i alle fire dimensioner med særligt fokus på ledelsens ansvar for at sikre videndeling i organisationen og gode vilkår for dialog om udvikling af universitetets aktiviteter.
Målgruppen for intern kommunikation er alle medarbejdere på Aarhus Universitet. I studieadministrative og universitetspolitiske spørgsmål opfattes studerende desuden som målgruppe for intern kommunikation.
Ledere, medarbejdere og studerende har et fælles ansvar for at bidrage aktivt og konstruktivt til den interne kommunikation, der har som overordnede mål at:
Målsætninger for intern kommunikation realiseres gennem nedenstående centrale opgaver, som prioriteres i henhold til lokale behov:
Målsætninger og centrale opgaver i den interne kommunikation ligger til grund for en række anbefalinger for ledelsens og medarbejdernes daglige arbejde med intern kommunikation.