Projektcontrollerens ansvar og opgaver
Projektcontroller (PC) er den økonomisk sparringspartner for projektleder (PL). Det vil sige, at PC
- sikrer sig viden om de givne retningslinjer, som AU, eksterne fonde og samarbejdspartnere kræver, og kan sikre at bevilgede midler håndteres i henhold til disse.
- aktivt bruger sin viden til at rådgive projektlederen herom.
- er bindeled mellem projektleder, ekstern bevillingsgiver/samarbejdspartner og instituttet. Det betyder, at PC har indsigt i og forstår projektleders budgetter og kan stille kritiske spørgsmål dertil.
- for at PC kan løse opgaverne, kræves det, at PL fremsender alt relevant økonomisk materiale til PC rettidigt.
Det gode samarbejde kræver vidensdeling mellem PC og PL. Fungerer dette ikke tilfredsstillende, er begge parter forpligtiget til at gøre nærmeste leder opmærksom herpå.
PC understøtter følgende opgaver:
Ansøgningsfasen:
Hvorvidt PC indgår i ansøgningsfasen og dermed yder hjælp til ansøgningsbudget og tastning i ReAp afhænger af aftale indgået med Instituttet. FSE skal så vidt muligt understøtte denne fase.
Tilsagn:
- PC sikrer, at alle ansøgninger, der er modtaget, er opdateret i ReAp til de 2 årlige økonomirunder (ØR1 og ØR3).
- PC sikrer projektoprettelse ved modtagelse af tilsagn/samarbejdsaftale inkl. ansøgning og alle bilag.
- PC sikrer, at der indtastes projektbudget/bevilliget budget.
- PC informerer projektleder om projekt- og aktivitetsnumre.
Projektstyring:
- PC (og PL) sætter sig ind i vilkår for en given bevilling/samarbejdsaftale.
- PC laver løbende opfølgning på budget og bemandingsplan i dialog med PL.
- PC hjælper med evt. rebudgettering.
- PC laver løbende økonomiske afrapporteringer, herunder hjemskrivning, og har kontakt med Revisor.
- Ved koordinatorprojekter, som administreres af Nat-Tech Økonomi, kontakter PC partnere ifm. Økonomiske afrapporteringer og videreforsendelser.
- PC godkender/bekræfter PL’s udkast til finansiering af nye ansættelser, herunder Ph.d. samt forlængelser inden stillingsopslag.
- PC sikrer økonomisk afslutning af projektet, så hurtigt som muligt efter at projektet er afsluttet.
Økonomirapport (ØR), revisionskrav:
- PC tilbyder 2 årlige budgetmøder med henblik på gennemgang af projektøkonomi.
- PC sikrer, at ØR budgetter er opdateret i henhold til input fra PL, så denne kan godkende sine budgetter elektronisk (projektstatus).
Øvrigt:
- Opfølgning på bemandingsplan på personniveau.
- PC kvalitetssikrer tidsregistrering inden afrapportering.
- Godkendelse af afregninger i RejsUd, leverandørfakturaer i IndFak, samt godkendelse af timer i AU Timeløn (Løn til studentermedhjælp og andre timelønnede medarbejdere). PC sikrer, at omkostningerne må dækkes af bevillingen, korrekt projekt og aktivitet og budgetmæssig dækning.