Info. til medarbejdere ved Nat-Tech Økonomi

Procedure ved sygdom

Ved sygdom kontakter den pågældende medarbejder hurtigst muligt arbejdspladsen på en af følgende måder:
Mail sendes til fraværspostkassen på Nat-Tech.fravaer@au.dk med cc til ens teamleder. I mailen angives navn og startdato for sygdom (der angives ikke CPR-nummer). Alternativt ringer/SMS'er/mailer man til sin teamleder, som sørger for at sende en mail til fraværspostkassen med ovenstående oplysninger.

Når man er sygemeldt, bliver det meldt ind i AUHRA (via fraværspostkassen), og efter 21 dages sygemelding kommer der en alarm til HR om sygemeldingen. Derefter holder HR øje med AUHRA for at se, om man er kommet tilbage på arbejde. Hvis man ikke er det, søger HR efter 30 dage refusion, og søgningen af refusion stopper igen, når vedkommende er raskmeldt.

Ved endt sygdom sender den pågældende medarbejder en mail til  Nat-Tech.fravaer@au.dk med navn og slutdato for sygdom (der angives ikke CPR-nummer). Det er vigtigt, at man husker at raskmelde sig til fraværsmailen, da det har betydning for det fravær, som bliver registreret, og for den eventuelle refusion som AU søger.

Det er blevet drøftet og præciseret i LSU og LAMU, at såfremt en medarbejder har planlagt at tage på arbejde, men vælger at blive hjemme grundet egen eller barns sygdom, så skal dette som udgangspunkt registreres som fravær. Såfremt medarbejderen alligevel ønsker at arbejde nogle timer hjemmefra, er dette anerkendelsesværdigt, men timerne kan ikke påføres flexskemaet til afvikling på et senere tidspunkt.

Procedure ved registrering af ferie for ferieåret 1. september 2021 – 31. august 2022

Alle medarbejdere er nu overgået til samtidighedsferie, dvs. løbende optjening og afvikling af ferie. Det betyder, at der optjenes 2,08 feriedag pr. måned, dvs. 25 feriedage i alt i perioden 1. september – 31. august. Feriedagene kan afvikles i perioden 1. september – 31. december året efter (16 måneder). Derudover optjener du i kalenderåret 5 særlige feriedage, som kan afvikles i perioden 1. maj – 30. april. 

På AU’s hjemmeside https://mit.medarbejdere.au.dk/da/holiday kan du logge ind på din profil og se, hvor meget ferie du vil have optjent i løbet af ferieåret. Ligeledes henvises der til AU’s hjemmeside om ferie mv. her: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/ferie/   

Med henblik på planlægning af ferien skal du udfylde et ferieskema (er fremsendt pr. mail eller kan rekvireres ved nærmeste leder). I skemaet kan du anføre dine ønsker til tidspunkt for afvikling af ferie og særlige feriedage. Deadline for udfyldelse og fremsendelse af ferieskemaet er den 15. oktober 2021.

Hvis du har optjent fuld ferieret, men ikke eller kun delvist udfylder skemaet inden fristen, vil du i ferieafholdelsesperioden skulle holde 25 dages ferie og 5 særlige feriedage i følgende perioder:

Ferie:

• 3 uger i juli måned (uge 28-30 2022)
• 1 uges ferie i oktober i efterårsferien (uge 42 2022)
• 1 uges ferie omkring jul og nytår (23. december og 27. – 30. december 2022)

Særlige feriedage:

• 2 dage i vinterferien (uge 7 2022)
• 3 dage før påske (11.-13. april 2022)

Vær opmærksom på, at særlige feriedage kun kan afholdes, hvis de er optjent i dit aktuelle ansættelsesforhold. Det er ikke muligt at afholde særlige feriedage uden løn. 

Du vil umiddelbart efter den 1. december 2021 få oplyst, om dine ferietidspunkter imødekommes. Ferietidspunkterne betragtes herefter som fastlagt. Når lederen har godkendt ferien, sender lederen ferieskemaet videre til Nat-Tech.fravaer@au.dk. Medarbejderen udfylder herefter sit flexskema samt feriefilen for Nat-Tech Økonomi. Feriefilen ligger her: O\Nat-Tech_Adm_Finance\Administration\Ferie Nat-Tech Økonomi, Ferieliste 2021_2022, Nat Tech Økonomi. Der kan efterfølgende aftales ændringer i den fastlagte ferie, hvis du ønsker det, og hvis tjenesten tillader det. Du skal aftale ændringerne med din nærmeste leder.

Generelle retningslinjer for ferie

• Al ferie skal indmeldes, dvs. både de almindelige feriedage (typisk 25 dage med mindre man er startet efter 1. september 20) samt de særlige feriedage. Selv om man er nyansat uden optjent ferie har man ret til at afholde 5 ugers ferie i afviklingsperioden, for mere information se her: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/ferie/afvikling-af-feriedage-og-saerlige-feriedage/  
• Afviklingsperioden er fra 1.9.2021 til 31.12.2022, så du kan indmelde ferie for registrering i hele denne periode.
• Hovedferie afholdes i perioden 1. maj til 30. september. Ønske om ændring til indmeldt hovedferie sendes til nærmeste leder senest 1. maj, som tager stilling til ændringen.
• Ønske til ændring af resterende ferie tages i dialog med nærmeste leder, i rimelig tid (gerne 1 måned før).
• Hvis man får godkendt ændring af feriedage, meddeles dette skriftligt af nærmeste leder med cc. til fraværspostkassen (Nat-Tech.fravaer@au.dk). Man er selv ansvarlig for at rette sin ferie i ferieskemaet på fællesdrevet: O\Nat-Tech_Adm_Finance\Administration\Ferie Nat-Tech Økonomi, Ferieliste 2021_2022, Nat Tech Økonomi

Regler og retningslinjer for tjenesterejser for AU-ansatte kan ses her.

Når man bruger sit AU-kreditkort, skal man afregne udgiften i RejsUd hurtigst muligt. Når man det ikke inden for 180 dage, vil man automatisk blive trukket i løn for det pågældende beløb.

Beslutningen er en fælles beslutning for hele Nat-Tech.

Har man brug for hjælp til RejsUd, kan man kontakte sin sekretariatsleder eller finde vejledninger m.m. på Medarbejderservice på AU.  

Reglerne for og vejledning i ansøgning om arbejds- og opholdstilladelse kan ses her.