Procedure ved sygdom
Ved sygdom skal man selv sørge for at få det meldt ind i mitHR. Det gøres via dette link: mitHR (au.dk)
Den pågældende medarbejder kontakter endvidere hurtigst muligt sin teamleder via mail.
Hvis der er tale om langvarigt sygsomsforløb/indlæggelse, hvor det ikke er muligt for medarbejderen at få det registreret selv, er det nærmeste personaleleders opgave at gøre specialistteamet og fraværsadministrator opmærksom på det længere fravær (så der kan søges refusion, og fraværet kan tastes ind i mitHR). Desuden følger personalelederen op i form af fraværssamtale og indhentning af mulighedserklæring mv.
Når man er sygemeldt gennem længere tid, vil der efter 21 dages sygemelding komme en alarm til HR om sygemeldingen. Det er dog vigtigt, at nærmeste leder også gør HR opmærksom på, at man har en langtidssygmeldt medarbejder, for at sikre sig, at der søges om refusion. Derefter holder HR øje med mitHR for at se, om man er kommet tilbage på arbejde. Hvis man ikke er det, søger HR efter 30 dage om refusion, og søgningen af refusion stopper igen, når vedkommende er raskmeldt. Dette gør man selv via mitHR.
Det er vigtigt, at man husker at raskmelde sig, da det har betydning for det fravær, som bliver registreret, og for den eventuelle refusion som AU søger.
Det er blevet drøftet og præciseret i LSU og LAMU, at hvis en medarbejder har planlagt at tage på arbejde, men vælger at blive hjemme grundet egen eller barns sygdom, så skal dette som udgangspunkt registreres som fravær. Hvis medarbejderen alligevel ønsker at arbejde nogle timer hjemmefra, er dette anerkendelsesværdigt, men timerne kan ikke påføres flexskemaet til afvikling på et senere tidspunkt.
Procedure ved registrering af ferie for ferieåret 1. september 2024– 31. august 2025
Alle medarbejdere er opfattet af aftalen om samtidighedsferie, dvs. løbende optjening og afvikling af ferie. Det betyder, at der optjenes 2,08 feriedag pr. måned, dvs. 25 feriedage i alt i perioden 1. september – 31. august. Feriedagene kan afvikles i perioden 1. september – 31. december året efter (16 måneder). Derudover optjener man i kalenderåret 5 særlige feriedage, som kan afvikles i perioden 1. maj – 30. april.
På mitHR https://mithr.au.dk/ kan man logge ind på sin profil og under Fravær og ProjektTid/Fraværssaldo se, hvor meget ferie man vil have optjent i løbet af ferieåret. Ligeledes henvises der til AU’s hjemmeside om ferie mv. her: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/ferie/
Med henblik på planlægning af sommerferien skal man ultimo januar 2025 udfylde ferielisten (som ligger her: O:\Nat-Tech_Adm_Finance\Administration\Ferie Nat-Tech Økonomi\Ferieliste 2025, Nat-Tech Økonomi) med ønsker til tidspunkt for afvikling af ferien. Lederteamet godkender sommerferieønsker primo februar 2025, og medarbejderen registrerer ferieønskerne i mitHR. Man påfører også ferielisten øvrig ferie samt registrerer det i mitHR.
Ferie:
Særlige feriedage:
Vær opmærksom på at særlige feriedage kun kan afholdes, hvis de er optjent i dit aktuelle ansættelsesforhold. Det er ikke muligt at afholde særlige feriedage uden løn.
Der kan efterfølgende aftales ændringer i den fastlagte ferie, hvis man ønsker det, og hvis tjenesten tillader det. Man skal aftale ændringerne med sin nærmeste leder.
Generelle retningslinjer for ferie
Regler og retningslinjer for tjenesterejser for AU-ansatte kan ses her.
Når man bruger sit AU-kreditkort, skal man afregne udgiften i RejsUd hurtigst muligt. Når man det ikke inden for 90 dage, vil man automatisk blive trukket i løn for det pågældende beløb.
Har man brug for hjælp til RejsUd, kan man kontakte sin sekretariatsleder eller finde vejledninger m.m. på Medarbejderservice på AU.
Reglerne for og vejledning i ansøgning om arbejds- og opholdstilladelse kan ses her.