Info. til medarbejdere ved Nat-Tech Økonomi

Procedure ved sygdom

Ved sygdom skal man selv sørge for at få det meldt ind i mitHR. Det gøres via dette link: mitHR (au.dk)

Den pågældende medarbejder kontakter endvidere hurtigst muligt sin teamleder via mail. I mailen angives navn og startdato for sygdom (der angives ikke CPR-nummer). Alternativt ringer/SMS'er man til sin teamleder, som sørger for at sende en mail til fraværspostkassen med ovenstående oplysninger, hvis man ikke selv er i stand til at få det påført i mitHR.

Hvis der er tale om langvarigt sygsomsforløb/indlæggelse, hvor det ikke er muligt for medarbejderen at få det registreret selv, er det nærmeste personaleleders opgave at gøre specialistteamet opmærksom på det længere fravær (så der kan søges refusion). Desuden følger personalelederen op i form af fraværssamtale og indhentning af mulighedserklæring mv.

Når man er sygemeldt gennem længere tid, vil der efter 21 dages sygemelding komme en alarm til HR om sygemeldingen. Derefter holder HR øje med mitHR for at se, om man er kommet tilbage på arbejde. Hvis man ikke er det, søger HR efter 30 dage om refusion, og søgningen af refusion stopper igen, når vedkommende er raskmeldt. Dette gør man selv via mitHR

Det er vigtigt, at man husker at raskmelde sig, da det har betydning for det fravær, som bliver registreret, og for den eventuelle refusion som AU søger.

Det er blevet drøftet og præciseret i LSU og LAMU, at såfremt en medarbejder har planlagt at tage på arbejde, men vælger at blive hjemme grundet egen eller barns sygdom, så skal dette som udgangspunkt registreres som fravær. Såfremt medarbejderen alligevel ønsker at arbejde nogle timer hjemmefra, er dette anerkendelsesværdigt, men timerne kan ikke påføres flexskemaet til afvikling på et senere tidspunkt.

Procedure ved registrering af ferie for ferieåret 1. september 2022– 31. august 2023

Alle medarbejdere er nu overgået til samtidighedsferie, dvs. løbende optjening og afvikling af ferie. Det betyder, at der optjenes 2,08 feriedag pr. måned, dvs. 25 feriedage i alt i perioden 1. september – 31. august. Feriedagene kan afvikles i perioden 1. september – 31. december året efter (16 måneder). Derudover optjener man i kalenderåret 5 særlige feriedage, som kan afvikles i perioden 1. maj – 30. april. 

På mitHR https://mithr.au.dk/ kan man logge ind på sin profil og under Fravær og ProjektTid/Fraværssaldo se, hvor meget ferie man vil have optjent i løbet af ferieåret. Ligeledes henvises der til AU’s hjemmeside om ferie mv. her: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/ferie/   

Med henblik på planlægning af ferien skal man udfylde et ferieskema (er fremsendt pr. mail eller kan rekvireres ved nærmeste leder). I skemaet kan man anføre sine ønsker til tidspunkt for afvikling af ferie og særlige feriedage. Deadline for udfyldelse og fremsendelse af ferieskemaet er den 15. oktober 2022.

Hvis man har optjent fuld ferieret, men ikke eller kun delvist udfylder skemaet inden fristen, vil man i ferieafholdelsesperioden skulle holde 25 dages ferie og 5 særlige feriedage i følgende perioder:

Ferie:

• 3 uger i juli måned (uge 28-30 2023)
• 1 uges ferie i oktober i efterårsferien (uge 42 2023)
• 1 uges ferie omkring jul og nytår (23. december og 27. – 30. december 2023)

Særlige feriedage:

• 2 dage i vinterferien (uge 7 2023)
• 3 dage før påske (11.-13. april 2023)

Vær opmærksom på at særlige feriedage kun kan afholdes, hvis de er optjent i dit aktuelle ansættelsesforhold. Det er ikke muligt at afholde særlige feriedage uden løn. 

Man vil umiddelbart efter den 1. december 2022 få oplyst, om ens ferietidspunkter imødekommes. Ferietidspunkterne betragtes herefter som fastlagt. Når lederen har godkendt ferien, sender lederen ferieskemaet videre til Nat-Tech.fravaer@au.dk. Medarbejderen udfylder herefter sit flexskema samt feriefilen for Nat-Tech Økonomi. Feriefilen ligger her: O\Nat-Tech_Adm_Finance\Administration\Ferie Nat-Tech Økonomi, Ferieliste 2023_2024, Nat Tech Økonomi. Der kan efterfølgende aftales ændringer i den fastlagte ferie, hvis man ønsker det, og hvis tjenesten tillader det. Man skal aftale ændringerne med sin nærmeste leder.

Generelle retningslinjer for ferie

• Al ferie skal indmeldes, dvs. både de almindelige feriedage (typisk 25 dage med mindre man er startet efter 1. september 20) samt de særlige feriedage. Selv om man er nyansat uden optjent ferie har man ret til at afholde 5 ugers ferie i afviklingsperioden. For mere information se her: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/ferie/afvikling-af-feriedage-og-saerlige-feriedage/  
• Afviklingsperioden er fra 1.9.2022 til 31.12.2023, så man kan indmelde ferie for registrering i hele denne periode.
• Hovedferie afholdes i perioden 1. maj til 30. september. Ønske om ændring til indmeldt hovedferie sendes til nærmeste leder senest 1. maj, som tager stilling til ændringen.
• Ønske til ændring af resterende ferie tages i rimelig tid i dialog med nærmeste leder (gerne 1 måned før).
• Hvis man får godkendt ændring af feriedage, meddeles dette skriftligt af nærmeste leder med cc. til fraværspostkassen (Nat-Tech.fravaer@au.dk). Man er selv ansvarlig for at rette sin ferie i ferieskemaet på fællesdrevet: O\Nat-Tech_Adm_Finance\Administration\Ferie Nat-Tech Økonomi, Ferieliste 2023_2024, Nat Tech Økonomi

Regler og retningslinjer for tjenesterejser for AU-ansatte kan ses her.

Når man bruger sit AU-kreditkort, skal man afregne udgiften i RejsUd hurtigst muligt. Når man det ikke inden for 180 dage, vil man automatisk blive trukket i løn for det pågældende beløb.

Beslutningen er en fælles beslutning for hele Nat-Tech.

Har man brug for hjælp til RejsUd, kan man kontakte sin sekretariatsleder eller finde vejledninger m.m. på Medarbejderservice på AU.  

Reglerne for og vejledning i ansøgning om arbejds- og opholdstilladelse kan ses her.