Data offboarding

Instituttet ønsker et samlet overblik over projekter, i hvilke du har haft adgang til forskningsdata, da det er vigtigt, at eventuelle adgange hertil lukkes.

Du bedes derfor dels oplyse, hvilke projekter der er tale om, og hvem der er dataansvarlig, og dels sikre at dataadgangen lukkes.

I god tid inden din fratrædelse skal du sørge for, at der bliver udpeget en ny projektansvarlig for de forskningsprojekter, hvor du er projektansvarlig.

Den nye projektansvarlige kontaktperson skal være ansat på Aarhus Universitet, og hvis der er tale om projekter, der indeholder personoplysninger, skal ændringen også meddeles Fortegnelsen på fortegnelse@au.dk.

For at sikre forskningsdata bedst muligt skal det sikres, at der for hvert projekt er oprettet et projektdedikeret netværksdrev, se dog punktet Data indsamlet via surveysystemer og registre.

Opret et drev

Hvis et sådan ikke allerede er oprettet, bedes du kontakte Aarhus BSS IT og Digitalisering og få oprettet et drev samt sikre, at den nye projektansvarlige har adgang hertil. Det er vigtigt, at drevet bliver med 'udvidet logning'. Navnet på det nye drev skal indeholde projektets løbenummer fra Fortegnelsen.

• Sådan bestiller du et drev

Overfør data

Når drevet er oprettet, skal du sørge for, at alle relevante data (blandt andet forsøgsprotokoller, planer og strategier for forsøg/undersøgelse, noter, laboratoriebøger, data og primært materiale), kontrakter, tilladelser med videre fra projektet bliver overført til dette drev i henhold til AU’s politik for ansvarlig forskningspraksis.

Følsomme personoplysninger skal i videst muligt omfang opbevares opdelt i form af et pseudonymiseret datasæt og en dertil hørende nøgle.

Persondata indsamlet via et eksternt sikkert system, kan/skal fortsat opbevares på denne platform, men der skal naturligvis sikres ændrede brugerrettigheder til den nye projektansvarlige.

Data og primært materiale med videre (elektronisk såvel som analogt) skal i henhold til AU’s aktuelle politik for ansvarlig forskningspraksis opbevares i minimum fem år efter sidste forventede offentliggørelse af resultater fra de pågældende data (5-års reglen).

Bemærk: Data må således IKKE slettes før 5-årsreglen tilsiger det. Data må ligeledes ikke fuldstændig anonymiseres før 5-årsreglen tilsiger det, medmindre datasættets originalitet bevares og stadig kan efterprøves inden for 5-årsperioden

Personhenførbare oplysninger

Er der tale om personhenførbare oplysninger, skal anmeldelsen af hvert relevant projekt til fortegnelsen om nødvendigt forlænges. Dette sker ved at sende en mail til fortegnelse@au.dk.

Eventuelt skriftligt og/eller fysisk materiale i et projekt skal deponeres sikkert på instituttets arkiv. Kontakt institutsekretæren for nærmere aftale.

Er du projektleder for et projekt på et andet institut, skal dette institut underrettes om din fratrædelse.

Forskningsdata kan ikke frit medtages til et nyt ansættelsessted eller videregives til andre. Det kræver forudgående godkendelse. Er der tale om personoplysninger, skal der foreligge en egentlig videregivelsesaftale med godkendelse fra både institutleder og TTO. For yderligere information kontakt tto@au.dk.

Registerdata, som ikke må videregives

Er der tale om registerdata, som ikke må videregives (for eksempel fra Danmarks Statistik), kan det eventuelt konkret aftales, at hele forskningsprojektet overføres til en eventuel ny arbejdsgiver, såfremt der er tale om en forskningsinstitution.

Er der behov for at tilgå data efter din ansættelse er ophørt eller tilknytning udløbet, skal institutlederen kontaktes for nærmere aftale herom.