Workzone er AU’s journaliseringssystem. Det understøtter tværgående vidensdeling og sikrer universitetets journaliseringsforpligtelser, for eksempel i forbindelse med sagsbehandling og administration af forskningsprojekter.
Workzone er AU’s ESDH-system (Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering). Workzone bruges til at journalisere sager. Workzone er fuldt integreret med dine Office-produkter, så du kan journalisere direkte fra de gængse programmer: Outlook, Word, Excel og PowerPoint.
Nedenfor beskrives de overordnede principper for, hvornår dokumenter skal journaliseres på en sag i Workzone.
Du kan sammenligne en sag med en fysisk mappe, hvor du har alle de dokumenter, e-mails, notater med mere, som du er forpligtet til at journalisere. Der skal oprettes en sag for hver opgave/projekt.
Lovmæssigt er AU – som enhver anden offentlig myndighed – forpligtiget til at kunne dokumentere, at der arbejdes og træffes afgørelser ud fra principperne om god forvaltningsskik, og at universitetets midler og opgaver forvaltes korrekt.
Som medarbejder er du derfor omfattet af journaliseringspligt og har ansvar (inden for dit arbejdsområde) at journalisere alle relevante dokumenter, breve, ind- og udgående e-mails, notater, mødereferater, telefonnotater og så videre.
Bemærk, at det alene er e-mails/dokumenter, der knytter sig til det aftaleretlige og administrative arbejde i forbindelse med løsningen af en opgave eller et forskningsprojekt, som skal journaliseres.
Vær opmærksom på, at der er notatpligt på oplysninger, som du modtager eller afgiver mundtligt, og som kan have afgørende betydning for en sag. Du er derfor som sagsansvarlig forpligtet til at skrive et notat, som gemmes på sagen. Det kan du for eksempel gøre ved at sende en e-mail til dig selv og gemme den på sagen.
Vær omhyggelig med, at e-mailens emnefelt er sigende for e-mailens indhold, da emnefeltet bliver dokumenttitel i journalsystemet. Få eventuelt notatet kommenteret hos den, du talte med, så I er enige om indholdet.
AU har truffet en sikkerhedsbeslutning om, at medarbejdere på AU ikke må opbevare følsomme og fortrolige personoplysninger i længere tid uden for Workzone, end det har relevans for den pågældende sag, og maksimalt 30 dage.
E-mails bør derfor generelt journaliseres hurtigst muligt i Workzone efter modtagelse/afsendelse. Det er god forvaltningsskik løbende at journalisere e-mails, efterhånden som du sender eller modtager dem. Har du en længere mailtråd om det samme emne med de samme modtagere, kan du nøjes med at journalisere den sidste modtagne/afsendte e-mail (det kan man dog ikke altid vide på forhånd).
Husk at tage stilling til, om eventuelt vedhæftede filer på e-mailen også skal journaliseres. Hvis ikke vedhæftninger skal gemmes, kan man fjerne fluebenet ud for dokumenterne i dialogboksen, når e-mailen journaliseres.
Når en sag oprettes i Workzone, er den som udgangspunkt åben for alle på AU. Det er imidlertid muligt at sætte adgangsrettigheder på sagen og dermed beslutte, hvilke personer eller grupper af personer der skal have adgang til sagen.
Uanset adgangsbegrænsninger eller ej er det kun tilladt at tilgå sager, der er relevante i en arbejdsmæssig sammenhæng, og al adgang til Workzone logges. Hvis man læser sager uden relevans for ens arbejdsopgaver, vil dette være forbundet med et tjenstligt ansvar og kan udløse en disciplinærsag. Man kan derfor trygt journalisere sine dokumenter og korrespondance i en sag.
Workzone er AU's system til elektronisk sags- og dokumenthåndtering, også kaldet et ESDH-system.
Ansatte på AU bruger Workzone til at journalisere forskellige administrative forhold. Det kan for eksempel være journalisering af de afgørelser, som træffes af AU som myndighed. Det kan også være journalisering af sagsbehandlingen i fakulteternes og institutternes lokale administration, og det kan være journalisering i relation til forskningsprojekter, herunder ved behandling af personoplysninger.