Organisering af valg-arbejdet på AU
Rektor
Er den øverst ansvarlige for valget, men involveres kun ved principielle problemstillinger og klager over valget.
Valgudvalg
Udvalg består af VIP, TAP og studerende, som er udpeget af rektor til at varetage afvikling af valg. I praksis er kun formanden involveret. Udvalget afholder to møder årligt - ét hvor valgcirkulæret godkendes, og ét hvor det afholdte valg evalueres.
Valgsekretariat
Fungerer som sekretariat for Valgudvalget. I praksis er Valgsekretariatet ansvarlig for afvikling af valg og varetager alt administrativt vedrørende valget.
Principielle sager eller politiske sager afgøres sammen med formanden for Valgudvalget.
Valgarbejdsgruppe i AU HR
Der er sammenfald mellem arbejdsgruppen og Valgsekretariatet, men Valgsekretariatet kan siges at være den formelle titel udadtil, hvor arbejdsgruppen er organiseringen indadtil.
Arbejdsgruppen er både teknisk, valgfagligt og kommunikationsfagligt orienteret. I arbejdsgruppen diskuteres og besluttes det, der ikke skal godkendes af Valgudvalget, f.eks. interne arbejdsgange og alt hvad der vedrører databehandling og systemudvikling.
Aktuelt består valgarbejdsgruppen af: Jens Kristian Birthin, Charlotte Holmer Kirk, Jannick Geert Stubtoft, Max Veller Mortensen og Taia Steffensen.
E-valgsarbejdsgruppe
National arbejdsgruppe med repræsentanter fra de universiteter, der benytter dette e-valgssystem.
Aktuelt repræsenterer Jens Kristian Birthin og Charlotte Holmer Kirk.
Valgfaglige kontaktpersoner
Hvert fakultet har en eller flere kontaktpersoner, som i forskellige grad arbejder med valg. Al information vedrørende valg fra Valgsekretariatet går til disse kontaktpersoner, der efterfølgende står for videreformidling.
Kontaktpersoner HR-data, Ph.d.-data og STUD-data
Der er en eller flere kontaktpersoner, som er ansvarlige for at levere data til valgsekretariatet for henholdsvis ansatte, for ph.d.-studerende og for studerende.