§ 1. Valgudvalget udøver sin virksomhed i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler om valg på Aarhus Universitet, universitetsloven og Aarhus Universitets vedtægt.
§ 2. Valgudvalget har til opgave at bistå rektor med tilrettelæggelsen og afholdelsen af de valg, der skal afholdes i henhold til universitetsloven og Aarhus Universitets vedtægt.
- Stk. 2. Valgudvalgets formand fastsætter efter bemyndigelse fra rektor og efter drøftelse i udvalget de nærmere regler om valgenes afholdelse og fastsætter de nødvendige frister.
§ 3. Valgudvalget består af 1 repræsentant for VIP og 1 repræsentant for TAP fra hvert fakultet samt 5 repræsentanter for de studerende på Aarhus Universitet.
- Stk. 2. Formanden for Valgudvalget indstilles blandt udvalgets VIP-repræsentanter af udvalget og udpeges af rektor.
- Stk. 3. Valgudvalget kan i særlige tilfælde udpege observatører.
§ 4. 1 VIP og 1 suppleant fra hvert fakultet indstilles af dekanen og udpeges af rektor.
§ 5. 1 TAP og 1 suppleant fra hvert fakultet indstilles af dekanen og udpeges af rektor.
§ 6. 5 studenterrepræsentanter og suppleanter for disse indstilles af de forbund og/eller selvstændige lister til bestyrelsesvalget.
- Stk. 2. De 5 studenterrepræsentanter fordeles mellem forbund/selvstændige valglister til bestyrelsesvalget i forhold til deres stemmetal, jf. de til enhver tid gældende valgregler for Aarhus Universitet. Dog kan intet forbund/valgliste indstille mere end 3 repræsentanter.
- Stk. 3. Indstillingen godkendes af rektor.
- Stk. 4. De 5 studerende repræsenterer i Valgudvalget det forbund/selvstændige liste, der har indstillet dem.
§ 7. VIP repræsentanter fra AR og HE samt TAP repræsentanter fra NAT, TEK og BSS varetager hvervet i perioden 1. februar 2018 til og med 30. januar 2022. Derefter indstilles de af dekanen og udpeges af rektor for 4 år.
- Stk. 2. VIP repræsentanter fra NAT, TEK og BSS samt TAP repræsentanter fra AR og HE varetager hvervet i perioden 1. februar 2020 til og med 30. januar 2024. Derefter indstilles de af dekanen og udpeges af rektor for 4 år.
§ 8. Formanden udarbejder dagsorden for møderne.
- Stk. 2. Formanden er bemyndiget til at træffe uopsættelige beslutninger.
§ 9. Møderne ledes af formanden. Er formanden fraværende, varetager sekretæren mødeledelsen med henblik på mødets aflysning og berammelse af nyt møde.
- Stk. 2. Det er mødeleders opgave at sikre, at dagsordenen overholdes, at alle synspunkter kommer frem og at der bliver konkluderet på punkterne.
§ 10. Formanden indkalder til møder i Valgudvalget.
- Stk. 2. Såfremt mindst 3 medlemmer af udvalget ønsker det, skal formanden indkalde til et møde.
§ 11. Mødeindkaldelse sker med et varsel på minimum 14 dage.
- Stk. 2. Alle medlemmer af Valgudvalget modtager senest 7 arbejdsdage før mødets afholdelse en dagsorden. Dagsordenpunkterne skal være så udførligt beskrevet, at medlemmerne har optimale muligheder for at forberede sig.
- Stk. 3. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan formanden bestemme, at indkaldelse sker med kortere varsel.
- Stk. 4. Dagsordenen lægges på relevante elektroniske fora samtidig med udsendelse.
- Stk. 5. Dagsordenen godkendes endeligt på møde i Valgudvalget.
§ 12. Sager afgøres ved almindeligt flertal blandt de fremmødte medlemmer.
- Stk. 2. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
- Stk. 3. Valgudvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af udvalgets medlemmer er til stede.
- Stk. 4. Godkendelse af valgcirkulære kan ske pr. mail.
§ 13. Valgsekretariatet fungerer som sekretær for udvalget.
- Stk. 2. Sekretæren udarbejder et referat fra møderne og sender det til medlemmerne snarest muligt og normalt senest 7 dage efter mødets afholdelse. Ethvert medlem har ret til at få optaget et mindretalssynspunkt i referatet.
- Stk. 3. Medlemmerne sender inden for en frist på 7 dage eventuelle kommentarer til referatet.
- Stk. 4. Når eventuelle rettelser til referatet efter aftale med formanden er indarbejdet, udsendes det til medlemmerne til skriftlig godkendelse.
- Stk. 5. Når referatet er godkendt af medlemmerne, lægges det hurtigst muligt på relevante elektroniske fora.
§ 14. Valgudvalgets medlemmer har den tavshedspligt, der følger af forvaltningslovens regler, f.eks. når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til institutionens eller private interesser.
§ 15. Forretningsordenen træder i kraft umiddelbart efter det møde, hvor Valgudvalget har fastsat den.
- Stk. 2. Ændringsforslag til enkelte paragraffer skal fremsendes til Valgudvalget mindst 14 dage før afholdelse af det møde, hvori ændringen ønskes drøftet.
- Stk. 3. Valgudvalget gennemgår forretningsordenen én gang årligt på sit møde i foråret og vedtager eventuelle ændringer på dette møde.
- Stk. 4. Denne forretningsorden erstatter tidligere aftalte forretningsordener.