Valgudvalgets forretningsorden

§ 1. Valgudvalget udøver sin virksomhed i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler om valg på Aarhus Universitet, universitetsloven og Aarhus Universitets vedtægt.

§ 2. Valgudvalget har til opgave at bistå rektor med tilrettelæggelsen og afholdelsen af de valg, der skal afholdes i henhold til universitetsloven og Aarhus Universitets vedtægt.

• Stk. 2. Valgudvalgets forperson fastsætter efter bemyndigelse fra rektor og efter drøftelse i udvalget de nærmere regler om valgenes afholdelse og fastsætter de nødvendige frister.

§ 3. Valgudvalget består af i alt 16 medlemmer. Valgudvalget består af en repræsentant fra det videnskabelige personale og en repræsentant for det teknisk-administrative personale for hvert fakultet, samt 5 repræsentanter for de studerende og en repræsentant for de ph.d.-studerende.

Stk. 2. Valgudvalget indstiller en forperson blandt repræsentanterne for det videnskabelige personale i udvalget, og denne godkendes af rektor.

Stk. 3. Valgudvalget kan indbyde andre ikke-medlemmer til, i nærmere angivet omfang, at deltage i udvalgets møder som observatører. 

Stk. 4. Observatører har taleret, men ikke stemmeret.

§ 4. Valgudvalgets studentermedlemmer og ph.d.-studerende medlem er valgt for en periode på 1 år. Valgudvalgets øvrige medlemmer er valgt for en periode på 4 år.

Stk.2. VIP-repræsentanter fra ARTS og HEALTH samt TAP-repræsentanter fra NAT, TEK og BSS varetager hvervet i perioden 1. februar 2022 til og med 30. januar 2026. Derefter indstilles de af dekanen og udpeges af rektor for 4 år.

Stk. 3. VIP-repræsentanter fra NAT, TEK og BSS samt TAP- repræsentanter fra ARTS og HEALTH varetager hvervet i perioden 1. februar 2024 til og med 30. januar 2028. Derefter indstilles de af dekanen og udpeges af rektor for 4 år.

Stk. 4.  På det første møde efter at nyvalgte medlemmer er tiltrådt, giver forpersonen en orientering om udvalgets arbejde, og udvalgets mødeplan fastsættes.

§ 8. Forpersonen udarbejder dagsorden for møderne.

• Stk. 2. Forpersonen er bemyndiget til at træffe uopsættelige beslutninger.

§ 9. Møderne ledes af forpersonen. Er forpersonen fraværende, varetager sekretæren mødeledelsen med henblik på mødets aflysning og berammelse af nyt møde.

• Stk. 2. Det er mødeleders opgave at sikre, at dagsordenen overholdes, at alle synspunkter kommer frem og at der bliver konkluderet på punkterne.

§ 10. Forpersonen indkalder til møder i Valgudvalget.

• Stk. 2. Såfremt mindst 3 medlemmer af udvalget ønsker det, skal forpersonen indkalde til et møde.

§ 11. Mødeindkaldelse sker med et varsel på minimum 14 dage.

• Stk. 2. Alle medlemmer af Valgudvalget modtager senest 7 arbejdsdage før mødets afholdelse en dagsorden. Dagsordenpunkterne skal være så udførligt beskrevet, at medlemmerne har optimale muligheder for at forberede sig.
• Stk. 3. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan forpersonen bestemme, at indkaldelse sker med kortere varsel.
• Stk. 4. Dagsordenen lægges på relevante elektroniske fora samtidig med udsendelse.
• Stk. 5. Dagsordenen godkendes endeligt på møde i Valgudvalget.

§ 12. Sager afgøres ved almindeligt flertal blandt de fremmødte medlemmer.

• Stk. 2. I tilfælde af stemmelighed er forpersonens stemme afgørende.
• Stk. 3. Valgudvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af udvalgets medlemmer er til stede.
• Stk. 4. Godkendelse af valgcirkulære kan ske pr. mail.

§ 13. Valgsekretariatet fungerer som sekretær for udvalget.

• Stk. 2. Sekretæren udarbejder et referat fra møderne og sender det til medlemmerne snarest muligt og normalt senest 7 dage efter mødets afholdelse. Ethvert medlem har ret til at få optaget et mindretalssynspunkt i referatet.
• Stk. 3. Medlemmerne sender inden for en frist på 7 dage eventuelle kommentarer til referatet.
• Stk. 4. Når eventuelle rettelser til referatet efter aftale med forpersonen er indarbejdet, udsendes det til medlemmerne til skriftlig godkendelse.
• Stk. 5. Når referatet er godkendt af medlemmerne, lægges det hurtigst muligt på relevante elektroniske fora.

§ 14. Valgudvalgets medlemmer har den tavshedspligt, der følger af forvaltningslovens regler, f.eks. når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til institutionens eller private interesser.

§ 15. Forretningsordenen træder i kraft umiddelbart efter det møde, hvor Valgudvalget har fastsat den.

• Stk. 2. Ændringsforslag til enkelte paragraffer skal fremsendes til Valgudvalget mindst 14 dage før afholdelse af det møde, hvori ændringen ønskes drøftet.
• Stk. 3. Valgudvalget gennemgår forretningsordenen én gang årligt på sit møde i foråret og vedtager eventuelle ændringer på dette møde.
• Stk. 4. Denne forretningsorden erstatter tidligere aftalte forretningsordener.