§ 1. Valgudvalget udøver sin virksomhed i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler om valg på Aarhus Universitet, universitetsloven og Aarhus Universitets vedtægt.
§ 2. Valgudvalget har til opgave at bistå rektor med tilrettelæggelsen og afholdelsen af de valg, der skal afholdes i henhold til universitetsloven og Aarhus Universitets vedtægt.
Stk. 2. Valgudvalgets forperson fastsætter efter bemyndigelse fra rektor og efter drøftelse i udvalget de nærmere regler om valgenes afholdelse og fastsætter de nødvendige frister.
§ 3. Valgudvalget består af i alt 16 medlemmer. Valgudvalget består af en repræsentant fra det videnskabelige personale og en repræsentant for det teknisk-administrative personale for hvert fakultet, samt 5 repræsentanter for de studerende og en repræsentant for de ph.d.-studerende.
Stk. 2. Valgudvalget indstiller en forperson blandt repræsentanterne for det videnskabelige personale i udvalget, og denne godkendes af rektor.
Stk. 3. Valgudvalget kan indbyde andre ikke-medlemmer til, i nærmere angivet omfang, at deltage i udvalgets møder som observatører.
Stk. 4. Observatører har taleret, men ikke stemmeret.
§ 4. Valgudvalgets studentermedlemmer og ph.d.-studerende medlem er valgt for en periode på 1 år. Valgudvalgets øvrige medlemmer er valgt for en periode på 4 år.
Stk.2. VIP-repræsentanter fra ARTS og HEALTH samt TAP-repræsentanter fra NAT, TEK og BSS varetager hvervet i perioden 1. februar 2022 til og med 30. januar 2026. Derefter indstilles de af dekanen og udpeges af rektor for 4 år.
Stk. 3. VIP-repræsentanter fra NAT, TEK og BSS samt TAP- repræsentanter fra ARTS og HEALTH varetager hvervet i perioden 1. februar 2024 til og med 30. januar 2028. Derefter indstilles de af dekanen og udpeges af rektor for 4 år.
Stk. 4. På det første møde efter at nyvalgte medlemmer er tiltrådt, giver forpersonen en orientering om udvalgets arbejde, og udvalgets mødeplan fastsættes.
§ 5. Forpersonen udarbejder dagsorden for møderne.
Stk. 2. Forpersonen er bemyndiget til at træffe uopsættelige beslutninger.
§ 6. Møderne ledes af forpersonen. Er forpersonen fraværende, varetager sekretæren mødeledelsen med henblik på mødets aflysning og berammelse af nyt møde.
Stk. 2. Det er mødeleders opgave at sikre, at dagsordenen overholdes, at alle synspunkter kommer frem og at der bliver konkluderet på punkterne.
§ 7. Forpersonen indkalder til møder i Valgudvalget.
Stk. 2. Såfremt mindst 3 medlemmer af udvalget ønsker det, skal forpersonen indkalde til et møde.
§ 8. Mødeindkaldelse sker med et varsel på minimum 14 dage.
Stk. 2. Alle medlemmer af Valgudvalget modtager senest 7 arbejdsdage før mødets afholdelse en dagsorden. Dagsordenpunkterne skal være så udførligt beskrevet, at medlemmerne har optimale muligheder for at forberede sig.
Stk. 3. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan forpersonen bestemme, at indkaldelse sker med kortere varsel.
Stk. 4. Dagsordenen lægges på relevante elektroniske fora samtidig med udsendelse.
Stk. 5. Dagsordenen godkendes endeligt på møde i Valgudvalget.
§ 9. Sager afgøres ved almindeligt flertal blandt de fremmødte medlemmer.
Stk. 2. I tilfælde af stemmelighed er forpersonens stemme afgørende.
Stk. 3. Valgudvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af udvalgets medlemmer er til stede.
Stk. 4. Godkendelse af valgcirkulære kan ske pr. mail.
§ 10. Valgsekretariatet sekretariatsbetjener udvalget.
Stk. 2 Valgsekretariatet udarbejder et referat fra møderne og sender det til medlemmerne snarest muligt og normalt senest 7 dage efter mødets afholdelse. Ethvert medlem har ret til at få optaget et mindretalssynspunkt i referatet.
Stk. 3. Medlemmerne sender inden for en frist på 7 dage eventuelle kommentarer til referatet.
Stk. 4. Når eventuelle rettelser til referatet efter aftale med forpersonen er indarbejdet, udsendes det til medlemmerne til skriftlig godkendelse.
Stk. 5. Når referatet er godkendt af medlemmerne, lægges det hurtigst muligt på relevante elektroniske fora.
§ 11. Valgudvalgets medlemmer har den tavshedspligt, der følger af forvaltningslovens regler, f.eks. når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til institutionens eller private interesser.
§ 12. Forretningsordenen træder i kraft umiddelbart efter, at rektor har godkendt den.
Stk. 2. Ændringsforslag til enkelte paragraffer skal fremsendes til Valgudvalget mindst 14 dage før afholdelse af det møde, hvori ændringen ønskes drøftet.
Stk. 3. Valgudvalget gennemgår forretningsordenen én gang årligt på sit møde i foråret og vedtager eventuelle ændringer på dette møde.
Stk. 4. Denne forretningsorden erstatter tidligere godkendte forretningsordener.