Udmelding eller kommunikation om et dødsfald skal altid ske efter aftale med de pårørende. Hvis de pårørende ikke ønsker, at universitetet skal informere om det, skal man respektere dette.
Der er stor forskel på det sociale liv og studiekulturen på forskellige fag og studiesteder og hvilken tilknytning, studerende måtte have til hinanden.
Det er en studieleders/institutleders ansvar at træffe beslutning om, hvordan man vil orientere om et dødsfald. En underviser med godt kendskab til de lokale forhold på årgang/faget/holdet bør være med til at træffe beslutningen.
Kommunikationsafdelingen i det administrative center bør ligeledes altid involveres ved pludselige dødsfald, da de kan rådgive om, hvordan man skal forholde sig i tilfælde af offentlighedens interesse.
Lederen orienterer undervisere på de fag, som den studerende var tilmeldt.
Som udgangspunkt: Hvis en aktiv studerende dør, orienteres studerende på vedkommendes årgang eller hold (og studieretning, hvis det skønnes aktuelt) via mail. Afsender er studieleder/institutleder. Undervisere, som kender de lokale forhold, kan evt. være med til at vurdere, hvor bredt der skal orienteres. Man kan også invitere den årgang/hold/afdeling, hvor den studerende var tilknyttet, til et møde, hvor studielederen orienterer om hændelsen og de muligheder, de har som studerende for at tale om det.
Det er også muligt at henvise til Studenterpræsterne, hvis den/de studerende har behov for at tale med nogen. Studenterpræsterne kan ligeledes kontaktes, hvis der skal afholdes en mindehøjtidelighed i forbindelse med dødsfald, eller hvis det ønskes, at en af studenterpræsterne skal stå for begravelsen.
Studiestedet kan desuden vælge at sende blomster til begravelse/bisættelse og afholder selv udgifter hertil. Ligeledes kan studiestedet vælge at sende kondolencebrev eller på anden måde markere sin deltagelse til de efterladte.
Ved en studerendes død er det op til det enkelte studiested, om man vil bringe en meddelelse på studieportaler og andre lokale webportaler, igen efter aftale med de pårørende.