Universitetet har konstateret et behov for at få moderniseret og sammenskrevet reglerne om orlov til medarbejderne. Reglerne omhandler orlov fra universitetet til f.eks. at arbejde/forske hos anden arbejdsgiver eller til andre formål uden for universitetet.
Reglerne gælder alle medarbejdere ved Aarhus Universitet – både VIP- og TAP-personale, deltids- og fuldtidsansatte.
Reglerne er fastsat af rektor efter indstilling fra Hovedsamarbejdets Forhandlingsudvalg og efter drøftelse i Hovedsamarbejdsudvalget den 14. juni 2005. Reglerne afløser de hidtidige regler, som blev vedtaget af Konsistorium på møde den 27. februar 1975.
Ved orlov forstås, at medarbejderen fritages for alle eller nogle af sine tjenestepligter i en bestemt periode med ret og pligt til efter periodens udløb at genindtræde i en stilling inden for ansættelsesområdet.
Normalt er der ikke noget retskrav på at få orlov, men universitetet kan bevilge en medarbejder orlov efter ansøgning. De tilfælde, hvor en medarbejder p.t. har krav på orlov, omtales i næste afsnit.
Som udgangspunkt bevilges der orlov uden løn. Der er dog få tilfælde, hvor en ansat kan få bevilget orlov med løn – det nævnes i det følgende, om de enkelte typer orlov kan ydes med løn. I enkelte tilfælde stiller en samarbejdspartner, evt. et forskningsråd, midler til rådighed til ansættelse af en midlertidig vikar (kaldes visse steder ”frikøb”)
VIP-personalet kan søge om tilladelse hos institutlederen til i en periode at koncentrere sig om en eller flere bestemte opgaver (typisk forskning) inden for universitetets arbejdsområde. Dette er imidlertid ikke at betragte som orlov.
Medarbejdere, der skal gøre tidsbegrænset tjeneste i Nordisk Ministerråds Sekretariat og Nordisk Råds Præsidiesekretariat eller i fællesnordiske institutioner, har ret til orlov i den tid, tjenesten varer. Perioden kan dog ikke overstige 8 år. Orlov bevilges uden løn og medregnes i lønancienniteten.
En medarbejder, der i henhold til § 19a i lov om dagpenge ved sygdom eller fødsel har ret til dagpenge i forbindelse med pasning af syge børn under 18 år, har i samme periode ret til hel eller delvis tjenestefri med løn. Universitetet kan dog begrænse retten til orlov til 1 måned pr. år pr. barn. Der vil herudover kunne bevilges yderligere tjenestefrihed uden løn.
En medarbejder, der i henhold til § 104 i lov om social service får bevilget plejevederlag i forbindelse med pasning af nærtstående, der ønsker at dø i eget hjem, har i samme periode ret til hel eller delvis tjenestefrihed. Universitetet betaler medarbejderen fuld løn i orlovsperioden mod at modtage plejevederlaget i samme periode.
Orlovsperioder med eller uden løn eller nedsat arbejdstid til de ovennævnte formål medregnes fuldt ud i lønancienniteten og i optjening af pensionsalder. For medarbejdere med forsikringsmæssige pensionsordninger indbetaler universitetet løbende det aftalte arbejdsgiver- og egetbidrag til medarbejderens pensionsordning.
I henhold til overenskomsten mellem CFU og Finansministeriet har medarbejdere fra 1. april 2018 ret til frihed med løn i op til 5 dage inden for 12 på hinanden følgende måneder, hvis de indlægges sammen med et hjemmeværende barn under 14 år. Hvis begge forældre er ansat i staten, kan de højst få 5 dage tilsammen pr. barn. Det er ligeledes aftalt, at bestemmelsen gælder, hvis barnet modtager ambulant behandling, der træder i stedet for hospitalsindlæggelse og som kræver den ansattes tilstedeværelse.
Pasning af nærtstående efter § 118 i lov om social service
En ansat, der efter § 118 i lov om social service ansættes af kommunen til at passe en nærtstående i hjemmet, fordi vedkommende har en betydelig og varig nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller indgribende kronisk eller langvarig, herunder uhelbredelig, lidelse, har ret til fravær. Der ydes ikke løn i perioden under fraværet, og perioden medregnes ikke i løn- og pensionsancienniteten.
Der består et retskrav på orlov uden løn for de medarbejdere, der udsendes til udlandet som led i Danmarks statslige udviklingssamarbejde med udviklingslandene, udsendes til udlandet for at gøre tjeneste ved internationale organisationer, som Danmark deltager i eller samarbejder med, eller ansættes i Grønlands hjemmestyre. Efter praksis består der også et retskrav for medarbejdere, der i de nævnte situationer ikke udsendes men ansættes i udlandet.
Endvidere består der et retskrav på orlov uden løn for medarbejderens ægtefælle under forudsætning af, at medarbejderen følger ægtefællen/samleveren til tjeneste i udlandet eller i Grønland. Retten til orlov er ikke tidsbegrænset. For medarbejdere, der udsendes, medregnes orlovsperioden i lønancienniteten. For medfølgende ægtefæller/samlever medregnes orlovsperioden ikke i lønancienniteten..
Ved lovbekendtgørelse nr. 235 af 12. februar 2021, der trådte i kraft 1. januar 2021, er der indført nye regler for barselsorlov for børn, der fødes eller modtages fra 2. august 2022. For nærmere information om barselsorlov til faderen og moderen henvises til siderne omkring barsel. Her findes detaljerede oplysninger om ret til fravær, ret til dagpenge, ret til løn, lønanciennitet, pensionsindbetaling, optjening af ret til ferie med løn og jubilæumsanciennitet.
Medarbejdere, der skal aftjene værnepligt eller som ved kontrakt med forsvaret stiller sig til rådighed for FN-tjeneste mv. har ret til orlov. Der ydes ikke løn under første indkaldelse. Derimod gives der under senere pligtige genindkaldelser fuld løn for den måned, indkaldelsen finder sted, og for den følgende måned. Værnepligtsorlov og – efter praksis tillige – orlov til FN-tjeneste mv. medregnes efter afsluttet uddannelse i lønancienniteten. Under fravær som følge af værnepligtstjeneste af højst 1 måneds varighed optjener medarbejderen ret til ferie med løn. En medarbejder, der har orlov til varetagelse af FN-tjeneste mv. følger ferieaftalens almindelige regler om optjening af ferie under orlov uden løn. Fravær på grund af militær eller civil værnepligt medregnes i jubilæumsancienniteten, hvis fraværet medregnes i lønancienniteten. For kontraktansatte (frivillig tjeneste) i forsvaret gælder, at tjenestetiden fuldt ud medregnes i jubilæumsancienniteten.
Ved borgerligt ombud forstås et af det offentlige pålagt hverv, som man har pligt til at varetage. Herudover er reglerne også gældende for varetagelse af hverv som borgmester og lign. samt medlemskab af Folketinget og Europa-Parlamentet. Hverv som medlem af et menighedsråd betragtes ikke som et ombud. Der er ingen tidsmæssige begrænsninger for orlovsperioden, og perioden medregnes i lønancienniteten og pensionsancienniteten.
Hvis hvervet er ulønnet, ydes orlov med løn i et antal arbejdstimer maksimalt svarende til den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid i 6 uger pr. kalenderår. Hvis hvervet er lønnet, bevilges der orlov uden løn. Hverv anses for lønnede, hvis der ydes et vederlag for hvervet, eller hvis der er mulighed for at få erstatning for tabt arbejdsfortjeneste.
Aarhus Universitet støtter Forsvarets Reservestyrke og er positiv over for at bevilge ansatte fra Reservestyrken perioder af frihed til militær tjeneste og efteruddannelse.
Såfremt tjenesten og de konkrete omstændigheder for det lokale arbejdssted tillader det, kan den ansatte bevilliges tjenestefrihed uden løn til militær efteruddannelse og træning, samt deltagelse i internationale missioner af op til 7 måneders varighed. For mere information om INTERFORCE se https://www.interforce.dk/
Som udgangspunkt er det en forudsætning for at få orlov fra en ansættelse ved Aarhus Universitet, at den pågældende i orlovsperioden har beskæftigelse, der vil være universitetet til gavn efter vedkommendes tilbagevenden. Endvidere forventes det normalt, at medarbejderen skal have en ansættelsesperiode – uden orlov - bag sig af en mindst 4 gange så lang varighed som den ansøgte orlovsperiode.
Bevilling af orlov forudsætter, at tjenestestedets problemer kan løses under en orlovsperiode. Således må der i situationer, hvor funktionen skal videreføres, men ikke kan varetages af en vikar (eller kolleger) forventes afslag.
Hvis en orlov strider mod universitetets interesser, - f.eks. i form af at en orlov vil give problemer for undervisningen eller skabe andre problemer på det lokale arbejdssted – kan der blive tale om afslag på en ansøgning om orlov. Hensynet til varetagelsen af de daglige opgaver gør også, at der vil være en begrænsning på, hvor mange medarbejdere på samme lokale arbejdssted, der kan få bevilget orlov samtidig.
Formålet med orloven kan være af meget varierende karakter. Der kan være tale om en midlertidig ansættelse i anden stilling uden for Aarhus Universitet, varetagelse af tillidshverv, studieophold eller helt private årsager som f.eks. at ægtefællen har fået orlov. Det overlades til det enkelte institut eller fakultet at vurdere, om der skal bevilges orlov i de tilfælde, hvor der ikke er et retskrav på orlov. I den forbindelse kan det indgå i overvejelserne, om medarbejderen erhverver sig erfaringer under sin orlov, som kan være universitetet til gavn og om der er et ønske om at bevare tilknytningen til den pågældende medarbejder. Der er i almindelighed en interesse i, at universitetets medarbejdere engagerer sig i livet uden for ”murene”, og det anbefales derfor, at man ikke er for restriktiv, når det gælder formålet med og længden af orloven.
I forbindelse med jobskifte kombineret med orlov (”sikkerhedsnet”) anbefales en lempelig holdning – men at perioden normalt begrænses til højst et år.
Orlov bevilges normalt kun for 1 år. Orlovsperioden kan efter fornyet ansøgning evt. forlænges.
Udgangspunktet er, at der bevilges orlov uden løn og pension og at perioden ikke medregnes i lønancienniteten.
Orlov med løn medregnes naturligvis i lønancienniteten. Orlov til uddannelse i henhold til lov om orlov medregnes ikke i lønancienniteten. Orlov til børnepasning medregnes i lønancienniteten for den periode, som den ansatte efter loven har ret til. Med virkning fra 1. april 2001 medregnes tillige aftalt børnepasningsorlov i lønancienniteten. Under barsels- og adoptionsorlov samt omsorgsdage optjenes lønanciennitet. Det samme gælder under orlov til aftjening af værnepligt og deltagelse i FN-tjeneste mv., samt orlov til pasning af alvorligt syge børn og slægtninge.
Der optjenes ret til ferie med løn under orlov med løn (hel eller delvis orlov). Under orlov uden løn optjenes ret til ferie med løn i de første 6 måneder af den ulønnede orlovsperiode.
Ved barsels- og adoptionsorlov optjenes der pensionsanciennitet under den lønnede del af orloven og de første 14 uger af den ulønnede del af orloven. Fra 1. april 2005 indbetaler universitetet pensionsbidrag under hele den ulønnede del af orloven. Hvis forældreorlovens 32 uger udstrækkes til 40 eller 46 uger, indbetales der dog ikke pensionsbidrag i de yderligere 8 eller 14 uger.
Forventningen er logisk, at medarbejderen efter endt orlov genoptager tjenesten. Medarbejderen skal senest 1 måned inden orlovsperiodens udløb meddele nærmeste leder, om vedkommende ønsker at vende tilbage til sin stilling ved Aarhus Universitet. Ønsker medarbejderen at vende tilbage, sender instituttet meddelelse herom til HR på fakultetet eller Personalejura, som udfærdiger et brev til medarbejderen om, at denne genindtræder i stillingen.
Ansøgning om orlov stiles til vedkommendes nærmeste leder. Såfremt ansøgningen kan anbefales af nærmeste leder, sender instituttet en indstilling til fakultetet, hvor dekanen træffer endelig afgørelse om, hvorvidt ansøgningen skal imødekommes. Godkender dekanen orloven, sender dekanen en indstilling til HR på fakultetet, som udfærdiger en bevilling om orlov til medarbejderen.
Ved delvis orlov (VIP) skal institutlederen orienteres om fraværsformål og sikre sig, at fraværet ikke skaber problemer for afvikling af instituttets samlede arbejdsopgaver i den pågældende periode.
For så vidt angår TAP-personale på de enkelte institutter, er det som udgangspunkt institutlederen, der træffer den endelige afgørelse om orlov. I Fællesadministrationen er det den relevante vicedirektør, og for medarbejdere på de administrative centre er det den relevante chef for enheden.