Optagelse af Teams møder
Hvornår må man optage et teams-møde?
Et Teams-møde må optages, når der er et såkaldt “sagligt behov”. Som eksempler på dette kan nævnes:
- Skal danne grundlag for et møde-referat
- Kolleger skal kunne se mødet i en periode efter møde
- Vejledningsvideo for system eller proces – hvor video skal anvendes til undervisning og/eller vejledning
- Forskningsinterview i kvalitativ undersøgelse (“Code of Conduct” for forskning)
- Lovmæssige krav – fx arkiveringsloven
Opbevaring og sletning af optagelse – Teams-møder kan genses i Microsoft Stream:
Aarhus Universitet skal opbevare optagelsen i overensstemmelse med de databeskyttelsesretlige regler om behandlingssikkerhed.
Lydoptagelserne skal slettes, når AU ikke længere har et sagligt behov for at opbevare optagelsen.
Hvordan får jeg samtykke fra mødedeltagerne?
Optagelse af et møde kræver gyldigt samtykke fra alle mødedeltagere. Dette håndteres automatisk.
Når en optagelse startes, skal deltagerne aktivt acceptere optagelsen ved at:
- Aktivere deres kamera eller mikrofon
- Trykke "Ja" i den viste dialogboks
Hvis en deltager ikke ønsker at blive optaget, kan vedkommende vælge ikke at aktivere mikrofon eller kamera. De kan stadig deltage i chatten og f.eks. tilkendegive, at de ikke ønsker at blive optaget. Hvis en deltager fravælger optagelse, kan mødeorganisatoren vælge at stoppe optagelsen.
Deltagere, der ikke accepterer optagelsen, kan stadig se og høre de øvrige deltagere samt deltage i chatten.
Notifikation omkring optagelse:
Dialogboks for accept af optagelse
Hvordan optager jeg et Teams-møde?
Optagelse kan sættes til at starte automatisk, hvis der indkaldes via Teams kalenderen.
Er mødet startet - så kan optagelse af startes via møde-menu.
Når optagelsen er startet - så kan det ses i mødet, og når optagelsen ønskes afsluttet, så kan dette gøres via samme sted hvor optagelsen blev startet.
- Optagelsen kan herefter ses i mødets chat i 180 dage, hvorefter den slettes automatisk.
- Arrangøren vil få en mailnotifikation, når optagelsen slettes.
- Efter sletning kan optagelsen gendannes i op til 93 dage fra arrangørens OneDrive.
Det er muligt at forlænge opbevaringsperioden.
- Find optagelsen i mødechatten, hold musen over nedtællingen, og klik på "Change".
- Vælg forlængelse.
Når optagelsen slettes, sendes der en mailnotifikation til arrangøren. Optagelsen kan gendannes ved at klikke på "Gå til papirkurv".
