Optagelse af Teams møder
Hvornår må man optage et teams-møde?
Et Teams-møde må optages, når der er et såkaldt “sagligt behov”. Som eksempler på dette kan nævnes:
- Skal danne grundlag for et møde-referat
- Kolleger skal kunne se mødet i en periode efter møde
- Vejledningsvideo for system eller proces – hvor video skal anvendes til undervisning og/eller vejledning
- Forskningsinterview i kvalitativ undersøgelse (“Code of Conduct” for forskning)
- Lovmæssige krav – fx arkiveringsloven
Opbevaring og sletning af optagelse – Teams-møder kan genses i Microsoft Stream:
Aarhus Universitet skal opbevare optagelsen i overensstemmelse med de databeskyttelsesretlige regler om behandlingssikkerhed.
Lydoptagelserne skal slettes, når AU ikke længere har et sagligt behov for at opbevare optagelsen.
Hvordan får jeg samtykke fra mødedeltagerne?
Optagelse af et møde kræver gyldigt “samtykke” fra alle mødedeltagere, hvilket kan sikres på forskellig vis.
Før mødet bør der via invitation informeres om at mødet optages, og med hvilket formål og forventet anvendelse.
Derudover skal der indhentes aktivt samtykke. Det kan:
- Gøres skriftligt på forhånd, hvor deltagerne bekræfter at det er ok, at mødet bliver optaget (husk i så fald at gemme svarene).
- Gøres indledningsvist i mødet ved at alle skriver ja til optagelse i Q&A/chat.
- Gøres mundtligt ved at alle deltagere siger sit navn og giver accept i starten af optagelsen.
Hvordan optager jeg et Teams-møde?
Når mødet er startet - så kan optagelse af mødet startes. Husk samtykke – se ovenfor.
Optagelsen startes via møde-menu via Start optagelse.
Når optagelsen er startet - så kan det ses i mødet, og når optagelsen ønskes afsluttet, så kan dette gøres via samme sted hvor optagelsen blev startet:
Optagelsen kan herefter ses i mødets chat i 7 dage og lagres samtidig i Microsoft Stream, hvor mødedeltagerne har adgang til optagelsen.
