Et Teams-møde må optages, når der er et såkaldt “sagligt behov”. Som eksempler på dette kan nævnes:
Aarhus Universitet skal opbevare optagelsen i overensstemmelse med de databeskyttelsesretlige regler om behandlingssikkerhed.
Lydoptagelserne skal slettes, når AU ikke længere har et sagligt behov for at opbevare optagelsen.
Optagelse af et møde kræver gyldigt “samtykke” fra alle mødedeltagere, hvilket kan sikres på forskellig vis.
Før mødet bør der via invitation informeres om at mødet optages, og med hvilket formål og forventet anvendelse.
Derudover skal der indhentes aktivt samtykke. Det kan enten gøres skriftligt på forhånd, hvor deltagerne bekræfter at det er ok, at mødet bliver optaget (husk i så fald at gemme svarene). Eller det kan gøres indledningsvist i mødet ved at alle skriver ja til optagelse i Q&A/chat. Det kan også gøres mundtligt ved at alle deltagere siger sit navn og giver accept i starten af optagelsen.
Når mødet er startet - så kan optagelse af mødet startes. Husk samtykke – se ovenfor.
Optagelsen startes via møde-menu via Start optagelse.
Når optagelsen er startet - så kan det ses i mødet, og når optagelsen ønskes afsluttet, så kan dette gøres via samme sted hvor optagelsen blev startet:
Optagelsen kan herefter ses i mødets chat i 7 dage og lagres samtidig i Microsoft Stream, hvor mødedeltagerne har adgang til optagelsen.