Implementering af formålsregnskab

  • Implementering af formålsregnskab

  • Informationer om projektet

Uddannelses- og Forskningsministeriet har besluttet, at alle uddannelsesinstitutioner skal implementere en ny fælles kontoplan fra 2021. Det betyder, at AU i løbet af 2020-2021 skal udvikle en metode for, hvordan alle driftsomkostninger og indtægter løbende kan regnskabsregistreres på hovedformål og efterfølgende fordeles på delformål.

Læs mere om baggrund, formål og delformål

Fra 2021 skal AU aflevere formålsregnskab til Uddannelses- og Forskningsministeriet (UFM) ud fra en fælles kontoplan for uddannelsesinstitutionerne. For at understøtte dette, skal AU i løbet af 2020 udvikle en metode for, hvordan alle driftsomkostninger og indtægter løbende kan regnskabsregistreres på nedenstående hovedformål:

  1. Uddannelse
  2. Forskning og udvikling
  3. Formidling og videnudveksling
  4. Myndighedsbetjening, rådgivning og øvrige ydelser
  5. Kostafdeling og kollegier (Ikke relevant for AU)
  6. Generelle fællesomkostninger
  7. Bygninger og bygningsdrift
  8. Samproduktion (midlertidigt formål, der skal tømmes periodevist)

Det bemærkes, at formål 8 ikke er et ”rigtigt” hovedformål. Det benyttes til midlertidigt at placere poster, der i posteringsøjeblikket ikke entydigt kan henføres til hovedformål 1-7. Der skal ske en periodevis tømning af formål 8 ud fra en fordelingsnøgle – når regnskabsåret er slut, må der ikke være noget tilbage på formål 8.

Derudover skal de registrerede posteringer på formål fordeles videre til delformål. Registreringerne på ”Uddannelse” skal for eksempel fordeles videre på de enkelte uddannelser fra UFM’s uddannelsesregister. UFM arbejder på at beskrive de nærmere retningslinjer for dette i en kommende version af vejledningen.

Formålsregnskabet er en del af UFM’s Fælles kontoplan, som skal gøre uddannelsesinstitutionerne mere økonomisk sammenlignelige, så det er muligt at sammenligne enhedsomkostninger på tværs af institutionerne - eksempelvis uddannelsesomkostninger pr. studerende for de enkelte uddannelser.

Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte opdaterer løbende en vejledning, som beskriver regler og principper i den Fælles kontoplan. Vejledningen samt information om implementeringen af den fælles kontoplan kan findes på UFM’s hjemmeside her.

I forbindelse med projektopstarten blev der udarbejdet et projektinitieringsdokument (PID). Denne er senest opdateret i maj 2020, men ajourføres ikke længere. Det indebærer, at tidsplaner mv., der fremgår af PID’en ikke nødvendigvis er retvisende. Der henvises i stedet til tidsplanen på hjemmesiden. PID'en kan findes her.

Proces og tidsplan

Projektets 3 Steps

Projektet opdeles i flere faser, eller "Steps" - som illustreret i nedenstående figur.

  • STEP 1

    • Step 1

    • Runde 1
      Alle bogførte poster i Navision Sag forsynes med et formål 1-8. Helt analogt med, at bogførte poster også er forsynet med stednummer, delregnskabskode osv.

    • Runde 2
      Andelen der lander på formål 8 (samproduktion) skal nøglefordeles til de øvrige formål)


  • STEP 2

    • Step 2

      Her skal formål 7 tømmes og nøglefordeles ud på de øvrige formål. Efterfølgende skal formål 6 tømmes, og nøglefordeles ud på de øvrige formål. Det vil sige, at efter gennemførelsen af Step 2 vil formål 6 og 7 altså være tømte, og formål 1-4 så meget desto større. En væsentlig forskel til Step 1 er dog, at dette ikke behøver ske direkte i Navision. Dvs. at tømningen af formål 6 og 7 vil ske via en regnearkøvelse ultimo året, og altså ikke vil kunne aflæses direkte i Navision.

  • STEP 3

    • Step 3

      Her skal de registrerede omkostninger på formål 1-4 fordeles videre ud på delformål. F.eks. skal uddannelsesomkostninger fordeles til enkeltuddannelser. En væsentlig forskel til Step 1 er dog, at dette ikke behøver ske direkte i Navision.

Tidsplan

  • November 2019 - oktober 2020: Udarbejdelse af overordnede principper og model for implementering af formålsregnskabet
  • Oktober – december 2020: Gennemførelse af Step 1, runde 1 (mapping af projekter)
  • Januar – april 2021: Forberedelse af step 1, runde 2 (nøgledannelsesproces)
  • Maj –juni 2021: Gennemførelse af Step 1, runde 2 (nøgledannelsesproces) – bl.a. via møder mellem controllere og institutledelser
  • 2. Halvår 2021: Forberedelse af gennemførelse af Step 2 og Step 3.

Projektets organisering

  • Styregruppe

    • Deltagere i styregruppe
      Deltagere i styregruppen er etableret med en bred ledelsesmæssig forankring og med repræsentanter fra alle hovedområder.

    • Arnold Boon, Universitetsdirektør (Formand)

    • Kristian Thorn, Vicedirektør for AU Uddannelse

    • Jakob Dragsdal Sørensen, AU Forskning og Eksterne Relationer

    • Ole Jensen, Administrationschef (AR)

    • Jacob Kjær Eskildsen, Institutleder ved Institut for Virksomhedsledelse (BSS)

    • Birgit Sørensen Langvad, Institutsekretariatsleder for Agroøkologi (TECH)

    • Jacob Serup Ramsay, Institutsekretariatsleder for Kemi (NAT)

    • Inger Rønde Jeppesen, Økonomichef (HE)

    • Anette Svejstrup, Økonomisekretariatet

    • Stine Martor Østergaard/Mikael Østergaard, Økonomisekretariatet (Projektleder)


  • Deltagere i projektgruppe

    • Deltagere i projektgruppe
      Projektgruppen er nedsat med deltagere fra AU Økonomi og Bygninger samt de administrative centre på alle fakulteter. Projektgruppen står for den overordnede koordinering og sikrer fremdrift i projektet.

    • Mikael Østergaard, Økonomisekretariatet (projektleder)

    • Morten Vils Sørensen, Økonomisekretariatet

    • Morten Lyberth Grunnet, Økonomiafdelingen Arts/BSS

    • Tanja Bjørn Hansen, Økonomiafdelingen HE

    • Lasse Bjerg, Økonomiafdelingen Nat-Tech


  • Deltagere i implementeringsgruppen

    • Deltagere i implementeringsgruppen
      Implementeringsgruppen varierer i deltagerkreds. Deltagerne kan både indgå i fælles opgaveløsning, eller i mindre arbejdsgrupper med afgrænsede opgaver.

Vejledninger til controllere/projektøkonomer (implementeringsfase)

  • Vejledninger til mapping af projekter - arbejde gennemført efterår 2020

  • FAQ - spørgsmål/svar

    • FAQ - spørgsmål/svar

    • Hvilket formål skal anvendes for overhead-indtægter og overhead-udgifter?

      • Formål 2 = forskning. Ved at anvende en fast regel om formål 2 på OH-indtægter og OH-udgifter neutraliseres overhead i formålsregnskabet. OH-indtægter er tiltænkt inddækning af indirekte omkostninger og det er disse, der skal formålsfordeles og ikke selve OH-bevægelserne, som derfor neutraliseres i formålsregnskabet på stednummerniveau.

    • Skal man gøre noget aktivt for at få opmærket OH som afvigende formål?

      • Nej, aktivitet 77777 og 91777 udtrækkes og opmærkes centralt som formål 2 på alle delregnskaber.

    • Hvad sker der, hvis man indlæser formål på et projekt, der allerede er opsat med formål?

      • Den gamle opsætning overskrives - inklusiv eventuelt opsatte afvigende formål. Dvs. man starter forfra…

    • Hvad sker der, hvis man indlæser formål på et hovedprojekt?

      • Ingenting - men det vil ikke virke. De underliggende projekter arver ikke hovedprojektets formål og der konteres ikke på hovedprojekter.

    • Kan man have samproduktion på andre delregnskab end alm. virksomhed (DR1)?

      • Nej, når man har et projekt på DR2 til 5, så har det et specifikt formål.

    • Hvornår skal man sætte afvigende formål på en aktivitet?

      • Når beløbet overstiger 100.000 kr./år og i langt overvejende grad kan tilknyttes et andet formål end projektet er mærket med.

    • Er det tilladt at sætte afvigende formål på en aktivitet under 100.000 kr.?

      • Ja, men pas på (tid vs. udbytte) - der er mange aktiviteter, hvor de årlige omkostninger er få tusinde kroner

    • Skal man rette delregnskabet til 4, hvis man har et delregnskab 5-projekt, der har formål forskning?


      • I prinicppet ja. Pragmatisk: undlad at flytte det, hvis projektet stopper i 2021 eller hvis restbeløbet er under 100 t.kr.

  • Vejledning til nøgledannelse, arbejde gennemføres ca. maj 2021

    • Vejledning til nøgledannelse, arbejde gennemføres ca. maj 2021

    • Notat om "Principper for nøgledannelse"
      Under udarbejdelse

    • Slides fra arbejdsgruppe 1a
      Under udarbejdelse

    • Link til Workzone-sag med hjælpeværktøj
      Link tilføjes snarest

    • Link til BI-rapport, der viser, hvad der er mappet med formål pr. sted
      Link tilføjes snarest

Vejledninger til controllere/projektøkonomer (driftsfase)

Under udarbejdelse

Har du spørgsmål...

...skal du kontakte én af de lokale ressourcepersoner: