Implementering af formålsregnskab

  • Implementering af formålsregnskab

  • Informationer om projektet

Fra 2021 skal AU aflevere formålsregnskab til Uddannelses- og Forskningsministeriet (UFM). AU skal dermed i løbet af 2020 udvikle en metode for, hvordan alle driftsomkostninger og indtægter løbende kan regnskabsregistreres på hovedformål.

Læs mere om baggrund, formål og delformål

Fra 2021 skal AU aflevere formålsregnskab til Uddannelses- og Forskningsministeriet (UFM) ud fra en fælles kontoplan for uddannelsesinstitutionerne. For at understøtte dette, skal AU i løbet af 2020 udvikle en metode for, hvordan alle driftsomkostninger og indtægter løbende kan regnskabsregistreres på nedenstående hovedformål:

  1. Uddannelse
  2. Forskning og udvikling
  3. Formidling og videnudveksling
  4. Myndighedsbetjening, rådgivning og øvrige ydelser
  5. Kostafdeling og kollegier (Ikke relevant for AU)
  6. Generelle fællesomkostninger
  7. Bygninger og bygningsdrift
  8. Samproduktion (midlertidigt formål, der skal tømmes periodevist)

Det bemærkes, at formål 8 ikke er et ”rigtigt” hovedformål. Det benyttes til midlertidigt at placere poster, der i posteringsøjeblikket ikke entydigt kan henføres til hovedformål 1-7. Der skal ske en periodevis tømning af formål 8 ud fra en fordelingsnøgle – når regnskabsåret er slut, må der ikke være noget tilbage på formål 8.

Derudover skal de registrerede posteringer på formål fordeles videre til delformål. Registreringerne på ”Uddannelse” skal for eksempel fordeles videre på de enkelte uddannelser fra UFM’s uddannelsesregister. UFM arbejder på at beskrive de nærmere retningslinjer for dette i en kommende version af vejledningen.

Formålsregnskabet er en del af UFM’s Fælles kontoplan, som skal gøre uddannelsesinstitutionerne mere økonomisk sammenlignelige, så det er muligt at sammenligne enhedsomkostninger på tværs af institutionerne - eksempelvis uddannelsesomkostninger pr. studerende for de enkelte uddannelser.

Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte opdaterer løbende en vejledning, som beskriver regler og principper i den Fælles kontoplan. Vejledningen samt information om implementeringen af den fælles kontoplan kan findes på UFM’s hjemmeside her.

Tidsplan

Klik på billederne for at forstørrelse heraf

Overordnet tidsplan for step 1-3
Tidsplan for step 1 – målrettet controllere

Projektets organisering

Organiseringen vil følge AU’s projektmodel. Der er nedsat en styregruppe og en projektgruppe. Derudover vil der løbende i projektperioden blive nedsat arbejdsgrupper til at arbejde mere målrettet med forskellige delopgaver i projektet. Dette er beskrevet mere indgående i tidsplanen og PID’en

  • Styregruppe

    • Styregruppe
      Styregruppen er etableret med en bred ledelsesmæssig forankring og med repræsentanter fra alle hovedområder.

    • Niels Jørgen Rasmussen, Vicedirektør for AU Økonomi og Bygninger (Formand)

    • Kristian Thorn, Vicedirektør for AU Uddannelse

    • Jakob Dragsdal Sørensen, AU Forskning og Eksterne Relationer

    • Ole Jensen, Administrationschef (AR)

    • Jacob Kjær Eskildsen, Institutleder ved Institut for Virksomhedsledelse (BSS)

    • Birgit Sørensen Langvad, Institutsekretariatsleder for Agroøkologi (TECH)

    • Jacob Serup Ramsay, Institutsekretariatsleder for Kemi (NAT)

    • Inger Rønde Jeppesen, Økonomichef (HE)

    • Anette Svejstrup, Økonomisekretariatet

    • Stine Martor Østergaard/Mikael Østergaard, Økonomisekretariatet (Projektleder)

  • Projektgruppe

    • Projektgruppe
      Projektgruppen er nedsat med deltagere fra AU Økonomi og Bygninger samt de administrative centre på alle fakulteter. Projektgruppen står for den overordnede koordinering og sikrer fremdrift i projektet.

    • Stine Martor Østergaard/Mikael Østergaard, Økonomisekretariatet (projektleder)

    • Morten Vils Sørensen, Økonomisekretariatet

    • Morten Lyberth Grunnet, Økonomiafdelingen Arts/BSS

    • Louis Sønder Buchardt Nielsen, Økonomiafdelingen ST

    • Peder Damgaard, Økonomiafdelingen ST

    • Tine Jørgensen Økonomiafdelingen HE

  • Interessenter

    • Interessenter
      Formålsregnskabet er på forskellig vis relevant for mange på AU. Nogle medarbejdere og ledere vil blive direkte berørt af nye arbejdsopgaver både i forhold til udvikling af metode og implementering i 2020, men også i forhold til den løbende regnskabsregistrering og leverancer til UFM fra 2021 og frem. Derudover vil selve resultatet af formålsregnskabet og de tværgående analyser om uddannelsesinstitutionerne være relevant for mange på AU.

FAQ til Controllere/Projektøkonomer

  • Hvilket formål skal anvendes for overhead-indtægter og overhead-udgifter?

    • Formål 2 = forskning. Ved at anvende en fast regel om formål 2 på OH-indtægter og OH-udgifter neutraliseres overhead i formålsregnskabet. OH-indtægter er tiltænkt inddækning af indirekte omkostninger og det er disse, der skal formålsfordeles og ikke selve OH-bevægelserne, som derfor neutraliseres i formålsregnskabet på stednummerniveau.

  • Skal man gøre noget aktivt for at få opmærket OH som afvigende formål?

    • Nej, aktivitet 77777 og 91777 udtrækkes og opmærkes centralt som formål 2 på alle delregnskaber.

  • Hvad sker der, hvis man indlæser formål på et projekt, der allerede er opsat med formål?

    • Den gamle opsætning overskrives - inklusiv eventuelt opsatte afvigende formål. Dvs. man starter forfra…

  • Hvad sker der, hvis man indlæser formål på et hovedprojekt?

    • Ingenting - men det vil ikke virke. De underliggende projekter arver ikke hovedprojektets formål og der konteres ikke på hovedprojekter.

  • Kan man have samproduktion på andre delregnskab end alm. virksomhed (DR1)?

    • Nej, når man har et projekt på DR2 til 5, så har det et specifikt formål.

  • Hvornår skal man sætte afvigende formål på en aktivitet?

    • Når beløbet overstiger 100.000 kr./år og i langt overvejende grad kan tilknyttes et andet formål end projektet er mærket med.

  • Er det tilladt at sætte afvigende formål på en aktivitet under 100.000 kr.?

    • Ja, men pas på (tid vs. udbytte) - der er mange aktiviteter, hvor de årlige omkostninger er få tusinde kroner

  • Skal man rette delregnskabet til 4, hvis man har et delregnskab 5-projekt, der har formål forskning?

    • I prinicppet ja. Pragmatisk: undlad at flytte det, hvis projektet stopper i 2021 eller hvis restbeløbet er under 100 t.kr.

Har du spørgsmål...

...skal du kontakte én af de lokale ressourcepersoner: