Fremtidens arbejdsplads i ACA

I ACA har vi siden marts 2020 løbende indsamlet erfaringer vedrørende distancearbejde og hybridarbejde. Erfaringsindsamlingen har været faciliteret i en Genåbningsgruppe bestående af repræsentanter fra LSU og LAMU på både medarbejder- og lederside. Vi har forsøgt at få alle perspektiver i spil ved hjælp af en spotmåling rundsendt til alle medarbejdere i administrationscentret, ved regelmæssigt at dagsordensætte emnet på afdelingsmøder, ved at behandle emnet som et fast punkt i lederkredsen samt drøfte emnet fast på udvalgsmøder.

Genåbningsgruppen har på baggrund af erfaringsindsamlingen udarbejdet en række arbejdsspor (IT, Fysiske rammer, Mødeafholdelse 2.0, Distancearbejdspladsen, Arbejdstidsregler, Arbejdspladskultur og Ledelsesudvikling). Arbejdssporene definerer en ramme for en række fælles prøvehandlinger i ACA og samtidig inspirere til prøvehandlinger på afdelingsniveau. Målet er at blive klogere på, hvorledes vi ønsker og er i stand til at tilrettelægge vores arbejde på længere sigt, med de erfaringer vi har gjort os i Coronatiden.


Arbejdsspor

IT

Arbejdsgruppe: Michael Møltorp, Anne Risager

Ansvarlig for løbende erfaringsopsamling: Arbejdsgruppe med input fra afdelinger (herunder arbejdsmiljørepræsentanter/medlemmer af samarbejdsudvalg samt lederkreds)

  • Tilbud om halvårligt ’Tips & Tricks-møde’ til ACA-ansatte. På et første møde med følgende fokuspunkter:
  1.            Brug af Teams til møder og som samarbejdsplatform
  2.            Hybridmøder
  3.            AU IT’s hjemmeside – webinarer, videoer og vejledninger vedr. forskellige platforme
  4.            IT-udstyr ifm. etablering af distancearbejdspladser og afholdelse af online møder
  • Arts IT udformer en flere-trins-guide til brug ved onlinemøder til placering i mødelokaler og på hjemmeside.

Fysiske rammer

Arbejdsgruppe: Liselotte Bærentsen, Ole Jensen

Ansvarlig for løbende erfaringsopsamling: Arbejdsgruppe med inputs fra afdelinger (herunder arbejdsmiljørepræsentanter/medlemmer af samarbejdsudvalg samt lederkreds)

  • Kan vi indrette os mere dynamisk/fleksibelt, så vi imødekommer behovet for fortsatte onlinemøder under hensyntagen til kontormakker(e)
  • Igangsætning af prøvehandlinger mhp. at skabe mindre stationer til afholdelse af onlinemøder, sidemandsdrøftelser o.lign.
  • Distancearbejdspladsens har vist os øgede muligheder for adspredelse i løbet af en arbejdsdag
  • Kan vi skabe inspirerende læringsmiljøer i eksisterende rammer fysisk på campus (fx med inspiration i campus-forskønnnelse i Emdrup)
  • Samtalebokse, samtalestationer på gange
  • Kontakt til møbelleverandør, med henblik på hvad findes, mulighed for prøvemøbler, investering af fx to forskellige typer med henblik på afprøvning etc.
  • Kan vi igangsætte prøvehandlinger på et par (dele)kontorer, der har til formål at imødekomme behovet for fortsatte onlinemøder og samtidig rimelige arbejdsbetingelser for kontormakker?

Mødeafholdelse 2.0

Arbejdsgruppe: LAMU (arbejdsgruppe bestående af Liselotte Bærentsen, Henrik Christensen og Anne Risager)

  • Genbesøg af ’det gode videomøde’ – hvilke opmærksomhedspunkter er der brug for fremadrettet og/eller for at understøttende en kommende eksperimenterende fase?
  • Hvorledes sikres fastholdelse af de gode erfaringer, ACA har oplevet i forbindelse med mødeafholdelse Emdrup og Aarhus
  • Igangsætning af lokale eksperimenter ift. mødeafholdelse 2.0
  • Fysiske, online og/eller hybridmøder – do’s & dont’s
  • Adfærd ifm. onlinemøder
  • Hvorledes sikres fysisk deltagelse på de møder, hvor form og indhold kræver dette (udvikling, trivsel, strategi, ideudvikling osv.)?
  • Genbesøg af ’god kollegial kontoradfærd i ACA’ – hvilke opmærksomhedspunkter er der brug for fremadrettet og/eller for at understøttende en kommende eksperimenterende fase?

Se arbejdsgruppen output her.

Distancearbejdspladsen

Arbejdsgruppe: LAMU (arbejdsgruppe bestående af Liselotte Bærentsen, Henrik Christensen og Anne Risager)

  • Arbejdsmiljøloven – ændringer på vej hvad angår krav til distancearbejdspladsen
  • Ergonomi – et særligt opmærksomhedspunkt i forbindelse med distancearbejde (skal vi gøre eller italesætte mere?)
  • Ønsker til distancearbejdspladsen (arbejdsbord, forstærket internet osv.) jf. spotmåling – hvad ligger inden for rammen og hvad kan eventuelt aftales lokalt?
  • Med indførsel af telefoni via Teams kan alle ringes op/ringe op

Arbejdstidsregler

Ansvarlig: LSU

Formål/ønske: Arbejdstidsregler, der understøtter en fleksibel arbejdsplads med fokus på varetagelse af opgaven, tilgængelighed, kollegaskab og hensynet til den enkelte (jf. principper for genåbning af kontorarbejdspladserne i ACA)

Arbejdspladskultur

Punktet medtages som et relevant opmærksomhedspunkt ind i den fælles arbejdspladskulturindsats, der pågår i ACA.

Kan fælles ACA-initiativer i arbejdet omkring arbejdspladskultur bidrage til/understøtte til fælles viden, sprog og/eller forståelse af den fleksible arbejdsplads

Løbende opmærksomhed på mulig synergi mellem den løbende erfaringsopsamling post corona samt arbejdspladskulturindsats i ACA

Ledelsesudvikling

I den store lederkreds i ACA (bestående af funktionschefer, teamledere, afsnitsledere mv.) er der nedsat en arbejdsgruppe, som har til opgave at kvalificere/ruste ledergruppen i ACA til den nye ledelsesopgave, der følger med en fleksibel arbejdsplads:

  • Ledelse på distancen
  • Mestre situationsbestemt ledelse på distancen
  • Sikre sammenhængskraft, trivsel og kollegaskab i en fleksibel tilrettelæggelse af arbejdet

Arkiv

ACA-leveregler
Principper for genåbning

Spotmålinger

I forbindelse med coronanedlukningen er der i ACA udarbejdet to spotmålinger - én om hjemmearbejdspladsen og én om varetagelse af kritiske funktioner: 

Spotmåling om hjemmearbejdspladsen - kontoransatte i ACA

Spotmåling om varetagelse af kritiske funktioner - Arts Byg og Arts IT