Principper for behandling af evalueringsdata

Fakultetsledelsen besluttede i 2014 at indføre et fælles evalueringssystem for uddannelserne ved Aarhus BSS. Formålet med dette notat er at beskrive de omstændigheder under hvilke der kan gives adgang til data og/eller særlige analyser af data.

De primære formål

Aarhus BSS ønsker et evalueringssystem, der:

• er et effektivt pædagogisk udviklingsredskab for undervisere og undervisningsteams
• på en kosteffektiv måde tilvejebringer resultater fra evalueringer til studerende, undervisere, studieledere og studienævn bl.a. til løbende kvalitetssikring af undervisning og uddannelser, samt
• giver mulighed for tilvejebringelse af videre analyser og ledelsesinformation

Ovenfor nævnte formål betragtes som relevanskriterier, når der fx bestilles særkørsler eller på anden måde anmodes om adgang til analyser.

Ejerskab af data

• Fakultetsledelsen er formel ejer af de data som gennem evalueringssystemet indsamles om kurser og undervisning på Aarhus BSS.
• Evalueringsteamet på Aarhus BSS indsamler, administrerer og analyserer rådata. Rådata opbevares på hertil indrettede servere, og rådata forbliver på disse servere.
• Evalueringsteamet på Aarhus BSS anvender rådata til:
  • Drift og udvikling af evaluering af undervisning på Aarhus BSS,
  • Rapportering og analysering af evalueringsresultater
  • Udvikling af undervisning på Aarhus BSS.
• Fakultetsledelse, studienævn, studieledere, institutledere, kursusansvarlige har adgang til at få lavet relevante særkørsler af evalueringsdata (se mere under Særlige analyser).

Typer af analyser, herunder standardanalyser

Der kan laves tre typer analyser på baggrund af evalueringsdata.

• Standardanalyser er de analyser, som udføres per automatik. Det er eksempelvis:
  • Kursusrapporter for hver kursusevaluering (forelæsning, seminar, holdundervisning, vejledningsforløb)
  • Aggregerede rapporter med nøgletal til studieleder og studienævn
• Særkørsler er analyser som udføres af evalueringsteamet på Aarhus BSS på baggrund af en efterspørgsel og som går ud over standardanalysen. Det kunne fx være en aggregering af evalueringer over tid eller en opsplitning af data på baggrundsvariabel eller anden tilgængelig information. (se Særlige analyser)
• Analyser til forskningsbrug (se Adgang for forskere).

Endelig bedes følgende bemærkes. Efter hver kursusevaluering genereres der per automatik en rapport (m.a.o. en standardanalyse). Af proceduren for evaluering af undervisning fremgår det, hvem der per automatik modtager denne rapport. Procedure findes på hjemmesiden: www.bss.au.dk/digitalkursusevaluering.

Særlige analyser (særkørsler)

Særkørsler er de analyser, som ligger ud over standardanalyserne (som beskrevet ovenfor). Disse analyser udføres af evalueringsteamet på Aarhus BSS og bestilles ved at oprette en sag via linket her. Evalueringsteamet deler kun rekvirerede analyser med rekvirenten.

Som udgangspunkt har fakultetsledelse, studienævn, institutledere, kursusansvarlige o.a. ubegrænset adgang til at få lavet relevante særkørsler. Der udføres analyser i det omfang analyserne er relevante i forhold til det ansvarsområde der varetages. Tabel 1 viser en oversigt over, hvem der kan få lavet særkørsler på hvilket niveau. Fx vil en underviser have adgang til at få lavet særlige analyser for de evalueringsdata, der vedrører egen undervisning, men ikke en kollegas kursus. Dette udelukker ikke, at undervisere udveksler kursusevalueringer og erfaringer. Dette afsnit vedrører alene, hvem der har adgang til at bestille særkørsler. Et andet eksempel er en studieleder, som har adgang til at få lavet særkørsler for alle kurser, der ligger under dennes ansvarsområde, men som samtidig ikke har adgang til at få lavet særkørsler for kurser uden for sit eget ansvarsområde. Igen udelukker dette ikke, at vedkommende får adgang til særkørsler for andre områder, det udelukker alene vedkommende fra at bestille sådanne særkørsler.

^{a) Der genereres automatisk en standardrapport som underviser modtager.}

Adgang for forskere

Forskere kan ansøge om adgang til evalueringsdata til relevant forskning. Retningslinjer for udlevering af undervisningsevalueringsdata beskriver at der kan gives adgang til at anvende de indsamlede undervisningsevalueringsdata til forskningsbaserede undersøgelser, som vurderes at kunne levere et væsentligt bidrag til fakultetets kvalitetsarbejde, og som er i overensstemmelse med fakultetets strategiske prioriteringer på uddannelsesområdet.

Det betyder som udgangspunkt, at ansøgninger fra undervisere/forskere ved fakultetet samt universitetets pædagogiske center kan komme i betragtning for så vidt, at de vurderes at bidrage til og opfylde ovennævnte, mens studenteropgaver ikke hører herunder uanset sådanne projekters lødighed.

Du finder Retningslinjer for udlevering af undervisningsevalueringsdata på hjemmesiden for kursusevaluering på BSS under procedure og proces: www.bss.au.dk/digitalkursusevaluering.

Der kan ansøges om anonyme, pseudonyme og ikke anonyme data alt efter hvad der er relevant for det enkelte forskningsprojekt. Ansøgning om adgang til data skal følge princippet om dataminimering: at der kun ansøges om data der er nødvendigt for forskningsprojektet.

Ansøgning sendes til evalueringsteamet på BSS ved at oprette en sag via linket her, som forhåndsvurderer ansøgningen. Herefter tager Udvalget for ansøgninger om adgang til undervisningsevalueringsdata stilling til ansøgning om adgang til evalueringsdata til forskningsbrug. Udvalget består af følgende medlemmer: pro-dekan for uddannelse og forperson for Aarhus BSS uddannelsesforum. Data må kun anvendes til det projekt og formål, som de er godkendt til. Forskeren vil være underlagt tavshedspligt.

Evalueringsteamet på Aarhus BSS varetager sekretariatsbetjeningen af Udvalget for ansøgninger om adgang til undervisningsevalueringsdata.

Proces for ansøgning om forskningsadgang til evalueringsdata

For at ansøge om adgang til evalueringsdata til forskningsbrug skal du indsende nedenstående information til evalueringsteamet ved at oprette en sag via linket her​​​​​​​.

I ansøgningen skal der redegøres for:

• Hvem er ansøger
• Hvad er formålet med brugen af evalueringsdata? Forskningen skal kunne levere et væsentligt bidrag til fakultetets kvalitetsarbejde som beskrevet i retningslinjerne for udlevering af undervisningsevalueringsdata. 
• Hvornår ønskes det at kunne få adgang til evalueringsdata
• Hvilke data ønskes der adgang til med beskrivelse af hvordan følgende afgrænses:
  • Årstal
  • Population
  • Variable herunder grad af anonymisering
• Hvad er de påtænkte forskningsspørgsmål,
• Hvad er de påtænkte analyser
• Angivelse af hvor/hvordan forskningen påtænkes offentliggjort.

Ansøgningen indeholdende disse informationer sendes ved at oprette en sag via linket her​​​​​​​.

Evalueringsteamet vil forhåndsvurdere ansøgningen med henblik på:

• Ansøger: er ansøger en del af persongruppen som kan komme i betragtning som beskrevet i retningslinjerne for udlevering af undervisningsevalueringsdata.
• Data: er de ønskede data mulige at få stillet til rådighed.
• Ressourcer: hvad kræver ansøgningen af træk på evalueringsteamets ressourcer.
• Metode: kan evalueringsdata bruges til besvarelse af stillede forskningsspørgsmål.
• Evt. Andre opmærksomhedspunkter.

Processen er herefter:

• Evalueringsteamet sender ansøgning sammen med teamets bemærkninger fra forhåndsvurderingen til vurdering hos Udvalget for ansøgninger om adgang til undervisningsevalueringsdata.
• Udvalget vurderer om ansøgningen skal godkendes eller afvises med begrundelse.
• Evalueringsteamet giver ansøger tilbagemelding med udvalgets afgørelse.

Såfremt ansøgningen godkendes:

• Evalueringsteamet oplyser ansøger om, at data stilles til rådighed i overensstemmelse med Aarhus BSS’ gældende principper for behandling af evalueringsdata, og at AU’s gældende regler for databeskyttelse og at behandling af personoplysninger skal iagttages.
• Ansøger udfylder en blanket som evalueringsteamet lægger på hjemmesiden til information om hvilke forskningsprojekter, der anvender undervisningsevalueringsdata til overholdelse af oplysningspligt. Blanketten tilsendes til ansøger. Informationerne lægges på denne hjemmeside.
• Evalueringsteamet sikrer, at data stilles til rådighed for forskeren på forsvarlig måde og i overensstemmelse med gældende regler og retningslinjer for håndtering af data og persondata.
• Forsker og evalueringsteam aftaler hvornår data til forskningsprojektet slettes såfremt der er brug for en anden tidsramme end standarden som er 5 år efter sidste publicering af resultater.

Særligt om adgang til kvalitative evalueringsdata

Kvalitative kommentarer kan indeholde personoplysninger af særlig karakter der kræver at det kvalitative materiale screenes inden det videregives til forskere. Ansøges der om adgang til kvalitative data skal der i ansøgningsprocessen aftales hvordan korrekt screening og anonymisering foretages af det kvalitative materiale. Studentermedhjælp betalt af forskningsprojektet kan være en løsningsmulighed.

Behandling af personoplysninger

I forbindelse med udsendelse af evalueringsskemaer, gøres de studerende opmærksom på, at Aarhus BSS vil behandle almindelige personoplysninger om de studerende samt eventuelle følsomme personoplysninger som den studerende selv måtte give ved besvarelsen af evalueringsskemaet. Behandlingshjemlen herfor er Databeskyttelsesforordningens Artikel 6.1.c) og Databeskyttelseslovens § 10, stk. 1. De studerende modtager ligeledes besked om, at data vil kunne videregives til relevant forskning på Aarhus Universitet. Hjemlen for denne videregivelse er Databeskyttelsesforordningens Artikel 6.1.e) og Databeskyttelseslovens § 10, stk. 1. Der henvises til denne hjemmeside for information om, hvilke forskningsprojekter ved Aarhus Universitet der anvender undervisningsevalueringsdata.

Henvisninger:

Særligt til dig som forsker på AU

AU’s privatlivspolitik

Hjemmeside til oplysning om forskning der anvender evalueringsdata på Aarhus BSS

AUs gældende regler for databeskyttelse og behandling af personoplysninger