Forretningsorden for institutforum

§ 1.           Institutforummet består af ...(max 25)… medlemmer. Institutforummet består af institutlederen samt repræsentanter valgt blandt instituttets videnskabelige medarbejdere, herunder ansatte ph.d.-studerende, instituttets teknisk-administrative personale og instituttets studerende.

Stk. 2.  Institutforum vælger, jf. vedtægtens § 28, stk. 1, en formand og en næstformand blandt repræsentanterne for det videnskabelige personale, herunder institutlederen.

Stk. 3.  Sammensætningen af institutforummet skal ske under hensyntagen til instituttets størrelse, sammensætning og diversitet, og der skal sikres en passende repræsentation for videnskabeligt personale, ph.d.-studerende, teknisk-administrativt personale og studerende.

Stk. 4. Medlemstallet og institutforummets struktur fastsættes af institutlederen under hensyntagen til, at forummet skal være reelt funktionsdueligt.

§ 2.           Institutforummets studentermedlemmer vælges normalt for en periode på 1 år. De øvrige medlemmer af institutforummet vælges normalt for en periode på 4 år.

Stk. 2. Dekanen kan vælge en anden valgperiode, jfr. § 3.

Stk. 3.  På det første møde efter at nyvalgte studenterrepræsentanter er tiltrådt, giver institutlederen en orientering om institutforummets arbejde og forummets mødeplan fastsættes.

§ 3.           Dekanen godkender institutforummets størrelse og funktionsperioden for de valgte medlemmer.

§ 4.           Institutforummet har til opgave:

1)      at sikre idéudvikling, kvalitet, gennemsigtighed og legitimitet i alle beslutninger om akademiske spørgsmål

2)      at sikre instituttets faglige og sociale identitet og sammenhæng.

Stk. 2.  Institutlederen skal sikre medbestemmelse om akademiske forhold i bred forstand gennem løbende og rettidig medinddragelse. Institutlederen skal derfor drøfte væsentlige spørgsmål inden for forskning, talentpleje, videnudveksling og uddannelse med institutforummet.

Stk. 3. Institutforummet kan udtale sig om alle akademiske forhold af væsentlig betydning for instituttets virksomhed og har pligt til at drøfte de akademiske forhold, som dekanen eller institutlederen forelægger.

Stk. 4. Institutforummet har ret til at udtale sig til dekanen.

§ 5.    Formanden fungerer, jf. vedtægtens § 28, stk. 2, som mødeleder og er ansvarlig for mødeindkaldelse og dagsorden, i samarbejde med næstformanden.

Stk. 2.  Formanden og næstformanden er, jf. vedtægtens § 28, stk. 3, ansvarlige for, at der udarbejdes et årshjul og en plan for regelmæssige møder, så det sikres, at alle relevante emner bliver drøftet planlagt og rettidigt.

Stk. 3. Institutforummets årshjul bør bl.a. omfatte:

1. Instituttets strategi.
2. Temadrøftelser om principielle spørgsmål.
3. Budget.
4. Ansættelses- og rekrutteringspolitik.
5. Professorpolitik.
6. Instituttets fysiske og sociale rammer.
7. Medinddragelse og udvikling af ledelsesstrukturer og ledelsesformer.
8. Studentermiljø og trivsel.

§ 6.       Institutforummet afholder regelmæssige møder, normalt 2-4 møder årligt.  

Stk. 2.  Senest 4 hverdage inden hvert møde udsender formanden en dagsorden eller en aflysning til medlemmerne. Dagsordener skal samtidig med udsendelse offentliggøres på instituttets netsted eller på anden egnet måde.

Stk. 3.  Hvis et medlem senest 1 uge forud for et ordinært møde skriftligt anmoder om behandling af en sag, skal formanden sætte sagen på dagsordenen for det pågældende møde.

Stk. 4.  Formanden skal sørge for, at medlemmerne får forelagt de nødvendige oplysninger til vurdering af sagerne. 

§ 7.           Ekstraordinære møder afholdes, når formanden finder det nødvendigt. Ekstraordinære møder skal endvidere afholdes, hvis der fremsættes krav herom fra en tredjedel af institutforummets medlemmer. Mødet skal afholdes senest l uge efter at kravet er fremsat.

Stk. 2.  Indkaldelse til ekstraordinært møde skal ske med mindst 24 timers varsel. Indkaldelsen skal angive dagsordenspunkterne og indeholde de oplysninger, der er nødvendige til bedømmelse af sagerne.

§ 8.           Institutforummets møder er offentlige. Institutforummet kan dog bestemme, at dørene skal lukkes under behandlingen af enkelte punkter på dagsordenen, hvis institutforummet finder det nødvendigt.

§ 9.       Institutforum er rådgivende overfor institutlederen.

Stk. 2. Institutforummets møder ledes af formanden. Formanden træffer afgørelse i alle spørgsmål vedrørende mødernes ledelse. De på dagsordenen optaget emner behandles normalt i den rækkefølge, hvori de er optaget på dagsordenen.

Stk. 3. Institutforummet kan under møderne beslutte at optage nye punkter på dagsordenen, og det kan beslutte at fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge for emnernes behandling. 

§ 10.       Er et medlem fraværende gennem længere tid, kan der indkaldes en suppleant. Er der ikke valgt suppleanter, kan der afholdes valg efter tilsvarende regler som ved det oprindelige valg (afstemning eller fredsvalg), hvis dette findes nødvendigt.

§ 11.       Formanden er ansvarlig for, at der udarbejdes referat fra institutforummets møder. Referatet godkendes via skriftlig forelæggelse for institutforummets medlemmer, senest 8 dage efter mødets afholdelse.

Stk. 2. Institutlederen sørger for at institutforummets synspunkter og anbefalinger medtages i det efterfølgende arbejde.

Stk. 3. Godkendte referater af institutforummets møder offentliggøres på instituttets netsted eller på anden lignende måde.

Stk. 4. Formanden er sammen med institutlederen er ansvarlig for at orientere aktivt om institutforummets arbejde. 

§ 12.       Denne standardforretningsorden træder i kraft den 1. november 2012.