Forretningsorden for Ph.d.-udvalg

§ 1. Ph.d.-udvalget består af …(mindst 4 og højst 20)... medlemmer, valgt af og blandt hovedområdets videnskabelige personale og hovedområdets ph.d.-studerende.

Stk. 2. Ved fastsættelse af medlemstallet og ved eventuel opdeling i repræsentationsområder tages hensyn til ph.d.-skolens faglige bredde.

Stk. 3. Ph.d.-udvalget kan indbyde ikke-medlemmer til, i nærmere angivet omfang, at deltage i ph.d.-udvalgets møder som observatører. Observatører har taleret, men ikke stemmeret.

§ 2. Ph.d.-udvalgets repræsentanter for det videnskabelige personale er valgt for en periode på 3 år. Ph.d.-udvalgets repræsentanter for de ph.d.-studerende er valgt for en periode på 1 år.

Stk. 2. Senest 1 uge før nyvalgte medlemmer tiltræder, afholder ph.d.-udvalget konstituerende møde. Den afgående formand indkalder til mødet. På mødet orienterer den afgående formand om ph.d.-udvalgets arbejde, og ph.d.-udvalget fastsætter sin mødeplan.

Stk. 3. På det konstituerende møde indstiller ph.d.-udvalget en formand og evt. næstformænd til dekanen. Formanden og evt. næstformænd udpeges af dekanen for en periode på 1 år.

§ 3. Ph.d.-udvalget har følgende opgaver:

1. At indstille en formand blandt ph.d.-udvalgets videnskabelige personale og eventuelt næstformand blandt ph.d.-udvalgets studerende. Indstilling skal sendes til dekanen som træffer beslutning efter bemyndigelse fra rektor.
2. At indstille om sammensætningen af bedømmelsesudvalg til rektor.
3. At godkende ph.d.-kurser.
4. At udarbejde forslag til interne retningslinjer for ph.d.-skolen, herunder ph.d.-vejledning, til ph.d.-skolelederen.
5. At udtale sig om evaluering af ph.d.-uddannelse og – vejledning, herunder internationale evalueringer af ph.d.-skolerne, til ph.d.-skolelederen.
6. At godkende ansøgninger om merit, herunder forhåndsmerit, og om dispensation.
7. At udtale sig om alle sager af betydning for ph.d.-uddannelse og – vejledning, som rektor forelægger.
8. Andre opgaver efter universitetets vedtægt.

§ 4. Ph.d.-udvalget kan nedsætte rådgivende udvalg, men disse kan ikke tillægges selvstændig kompe­tence.

§ 5. Udvalget udøver sin virksomhed i møder, jf. dog § 7. Ordinære møder afholdes på universitetet, dog ikke i tiden 1. juli - 15. august.

Stk. 2. Senest 4 hverdage inden hver ordinær mødedag udsender formanden en dags­orden eller en aflysning til medlemmerne. En evt. næstformand deltager i tilrettelæggelsen af ph.d.-udvalgets arbejde, herunder i udarbejdelsen af forslag til dagsorden. Dagsordenen eller aflysningen skal samtidig offentliggøres på universitetets netsted eller på anden egnet måde. Tillægsdagsorden med supplerende sager kan udsendes senest 2 dage før mødet.

Stk. 3. Hvis et medlem senest 1 uge forud for et ordinært møde skriftligt anmoder om behandling af en sag, skal formanden sætte sagen på dagsordenen for det på­gældende møde.

Stk. 4. Formanden skal sørge for, at medlemmerne får forelagt de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagerne. Hvis materialet ikke er tilsendt medlemmerne sammen med dagsordenen for et ordinært møde, markeres det ved udsendelsen, hvornår materialet kan forventes udsendt eller uddelt.

§ 6. Ekstraordinære møder afholdes, når formanden finder det nødvendigt. Ekstraordinære møder skal endvidere afholdes, hvis der fremsættes krav herom fra en tredjedel af ph.d.-udvalgets med­lemmer. Mødet skal af­holdes senest 1 uge efter at kravet er fremsat.

Stk. 2. Indkaldelse til ekstraordinært møde skal ske med mindst 24 timers varsel. Indkaldelsen skal angive dagsordenspunkterne og indeholde de oplysninger, der er nødvendige til bedømmelse af sagerne.

§ 7. Hvis alle medlemmer er enige herom, kan rutinesager afgøres uden for et møde ved skriftlig behandling. Som grundlag for behandlingen udsendes et forslag til beslutning sammen med de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagen. Medlemmerne skal tilkendegive, om de kan tilslutte sig behandlingsmåden, og i bekræftende fald, om de kan til­slutte sig det udsendte forslag til sagens afgørelse. Såfremt et medlem ikke kan tilslutte sig, at sagen afgøres ved skriftlig behandling, optages sagen som punkt på dagsordenen for næste møde i ph.d.-udvalget.

§ 8. Ph.d.-udvalgets møder er offentlige. Ph.d.-udvalget kan dog bestemme, at dørene skal lukkes under behandlingen af enkelte punkter på dagsordenen, hvis det på grund af sagens beskaffenhed eller omstændighederne i øvrigt findes nødvendigt.

Stk. 2. Finder ph.d.-udvalget, at dets forhandlinger forstyrres, kan det for det pågældende møde udelukke en eller flere til­hørere. Dørene kan om nødvendigt lukkes for re­sten af mødet.

Stk. 3. Dørene skal lukkes ved behandling af sager, hvor det er nødvendigt at hemmeligholde oplysninger for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Dette betyder, at blandt andet følgende sager skal behandles for lukkede døre:

1. Sammensætning af bedømmelsesudvalg.
2. Ansøgninger om merit og dispensationer, for så vidt disse angår navngivne persone
3. Sager, der forelægges udvalget til udtalelse eller til orientering, og som vedrører enkeltpersoners personlige eller økonomiske forhold.

Stk. 4. Spørgsmål, om hvorvidt en sag giver grundlag for dørlukning, skal forud forhandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af formanden el­ler et fler­tal af med­lemmerne.

Stk. 5. Ph.d.-udvalget kan tillade, at observatører overværer behandlingen af sager for lukkede døre.

Stk. 6. I sager, der i medfør af stk. 3 behandles for luk­kede døre, har medlemmer og observatører tavshedspligt.

§ 9. Ph.d.-udvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af det fastsatte antal medlemmer er til stede.

Stk. 2. Ph.d.-udvalgets møder ledes af formanden. Mødelederen træffer afgørelse i alle spørgsmål vedrørende mødernes ledelse.

Stk. 3. Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, hvori de er optaget på dagsordenen.

Stk. 4. Ph.d.-udvalget kan beslutte at optage nye punkter på dagsordenen, og det kan beslutte at fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge for sagernes behandling.

Stk. 5. Beslutning i sager, der ikke som selvstændige punkter har været optaget på den før et ordinært møde med­delte dagsorden, kan kun træffes, såfremt intet tilstedeværende medlem protesterer herimod.

Stk. 6. Beslutning i sager, der ikke som selvstændige punkter har været optaget på den før et ekstraordinært møde meddelte dagsorden, kan kun træffes, såfremt alle medlemmer er til stede, og intet medlem protesterer herimod.

§ 10. Ph.d.-udvalgets afgørelser træffes ved simpelt stemmeflertal.

§ 11. Medlemmerne har pligt til at deltage i udvalgets møder.

Stk. 2. Medlemmer, der er forhindret i at deltage i et møde, skal underrette formanden herom inden mødets afholdelse. I beslutningsreferatet anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende.

Stk. 3. Medlemmerne kan kun deltage i udvalgets afstemninger, når de personligt er til stede under disse, jf. dog § 7.

§ 12. Et medlem skal underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give an­ledning til tvivl om medlemmets habilitet. Underretningen skal så vidt muligt gives inden mødets afholdelse.

Stk. 2. I tvivlstilfælde afgør ph.d.-udvalget, om medlemmet kan deltage i behandlingen af den pågældende sag. Hvis medlemmet ikke kan deltage i behandlingen af sagen, indkalder formanden den pågældendes suppleant, hvis en sådan er valgt, til at deltage i behandlingen.

§ 13. Når et medlem ved fravær i mindst 2 måneder på grund af sygdom, studierejse eller lignende er ude af stand til at deltage i ph.d.-udvalgets arbejde, indkalder formanden suppleanten til at indtræde for fraværsperioden. Formanden afgør, hvorvidt betingelserne for suppleanters indtræden er til stede. Beslutninger vedrørende suppleanters indtræden skal meddeles valgsekretariatet.

Stk. 2. Mister et medlem sin valgbarhed, udtræder medlemmet af ph.d.-udvalget. Ved orlov kan rektor (ved Valgsekretariatet) efter indstilling fra ph.d.-udvalget bestemme, at vedkommende kun udtræder i orlovsperioden.

§ 14. Indtræder der vakance i ph.d.-udvalget og er der ikke valgt eller udpeget et tilstrækkeligt antal suppleanter til, at ph.d.-udvalget kan være fuldtalligt, afgiver ph.d.-udvalget indstilling til rektor (ved Valgsekretariatet) om, hvorvidt den eller de ledige pladser skal besættes ved suppleringsvalg, eller om be­sættelsen kan udsættes til næste ordinære valg.

§ 15. Ph.d.-udvalgets beslutninger optages i et beslutningsreferat, der så vidt muligt udsendes senest 14 dage efter mødet. Referatet godkendes ved rundsendelse eller forelægges til god­kendelse på næste møde. Ethvert medlem har ret til at få optaget et mindretalssynspunkt i referatet.

Stk. 2. Formanden ekspederer ph.d.-udvalgets beslutninger.

Stk. 3. Godkendte referater af ph.d.-udvalgets møder offentliggøres på universitetets netsted, i det omfang beslutningerne ikke er omfattet af tavshedspligt. Referatet sendes til dekanen, ph.d.-skolelederen samt relevante institutledere og studieledere.

Stk. 4. Ph.d.-udvalgets formand er ansvarlig for, at ph.d.-udvalget orienterer aktivt om sit arbejde.

§ 16. Spørgsmål om forretningsordenens forståelse afgøres af ph.d.-udvalget.

Stk. 2. Spørgsmål om standardforretningsordenens forståelse, eller om forretningsordenens over­ensstemmelse med standardforretningsordenen, skal dog forelægges rektor.

§ 17. Denne forretningsorden træder i kraft den 1. maj 2013. Forretningsordenen kan ændres ved almindelig flertalsvedtagelse i ph.d.-udvalget, når ændringsforslaget er udsendt mindst 14 dage før det møde, hvor det skal behandles.

Stk. 2. Ændringer i stand­ardforretningsordenen for ph.d.-udvalg, fastsat af rektor, ændrer samtidig denne forretningsorden.

Stk. 3. Rektor kan i ganske særlige tilfælde, og inden for vedtægtens rammer, dispensere fra denne forretningsordens bestemmelser.