Regler for fredagsbarer

Fester, fredagsbarer og andre arrangementer, som de studerende står for, spiller en vigtig rolle for et godt studiemiljø. Aarhus Universitet (herefter AU) understøtter disse aktiviteter ved bl.a. at stille lokaler til rådighed.

Disse regler gælder for brug af AU’s lokaler til studenterdrevne fester og fredagsbarer, hvor der indgår salg af alkohol.

Reglerne skal sikre, at der tages hensyn til både deltagere, bygninger, øvrige studerende og medarbejdere. Desuden skal reglerne understøtte et godt samarbejde mellem de studerende, institutterne og administrationen samt skabe klarhed om roller og ansvar.

Studenterforeninger (fx faglige foreninger, festforeninger og fredagsbarer) og andre arrangører som tilbagevendende ønsker at sælge alkohol, skal registreres af AU. Dette gøres på følgende måde:

a. Indsend registreringsblanket

Foreningen vælger en forperson, der også skal fungere som kontaktperson, og udfylder blanketterne ”Registrering af forpersonskifte” og ”Registrering af fredagsbar/festforening”. Begge blanketter findes på fakultetets Bygningsservicehjemmeside. Når blanketterne er udfyldt, skal de sendes til Bygningsservice.

Husk at sende en ny blanket til registrering af forpersonskifte, hvis der sker et personskifte. Det er foreningens ansvar at sikre, at oplysningerne er ajourførte.

b. Indsend lokalelåneaftale

Lokalelåneaftalen er dokumentation på aftalen mellem foreningen, instituttet og Bygningsservice om tilbagevendende lån af et specifikt lokale. Lokalelåneaftalen er ligeledes et myndighedskrav i forbindelse med ansøgning om alkoholbevilling. Du finder lokalelåneaftaleblanketten på dit fakultets Bygningsservicehjemmeside.

c. Søg om alkoholbevilling

En forudsætning for at få tilladelse til at afholde et arrangement med salg af alkohol er, at arrangøren har en gyldig alkohol- eller lejlighedsbevilling. Arrangøren skal sende en kopi af bevillingen per mail til AU. Du vil blive orienteret om, hvem du skal sende bevillingen til ifm. godkendelsen af lokalelåneaftalen. Ansøgning om alkohol- og lejlighedsbevilling sker via politiet.

Studenterdrevne fester uden registrering

Instituttet (husrepræsentanten) og Bygningsservice kan uden AU-registrering godkende, at hold eller årgange afholder arrangementer i universitetets lokaler. Skal der sælges alkohol til arrangementet, har arrangøren ansvaret for at indhente en lejlighedsbevilling hos politiet.

Private arrangementer

Studerendes kandidat- og ph.d.-receptioner kan efter aftale med instituttet og Bygningsservice finde sted i AU’s lokaler.

For at sikre en god og hensigtsmæssig afvikling af arrangementer, er der fastsat en ansvarsfordeling. Nogle opgaver er lovgivningsbestemte, mens andre har det formål, at AU kan facilitere arrangementerne.

a. Institutleder/dekan og husrepræsentant

Husrepræsentanten er en medarbejder, der er udpeget af institutlederen/dekanen. Denne er bindeled mellem institutledelsen/dekanen og fredagsbaren samt foreningerne i en bygning. Husrepræsentanten tager sammen med Bygningsservice stilling til anmodninger om lokalelån. Husrepræsentanten medvirker i opfølgning og håndtering af hændelser til arrangementer, hvor aftaler ikke er blevet overholdt. Husrepræsentanten aftaler med institutlederen/dekanen og Bygningsservice, om der skal iværksættes sanktioner og i givet fald hvilke. Fx kan det blive besluttet at begrænse eller lukke fredagsbarsarrangementer for en kortere eller længere periode, eller stillet krav om vagter ved arrangementerne.

b. Bygningsservice

Bygningsservice har ansvaret for bygningernes sikkerhed, vedligeholdelse og rengøring. Bygningsservice tager sammen med husrepræsentanten derudover løbende stilling til anmodninger om lokalelån, drøfter praktiske forhold med arrangementsansvarlig/forperson (herunder information om sikkerhed og evakuering) samt følger op på rapporteringer om afvigelser fra normalen (jf. pkt. c).

Bygningsservice sørger for, at alle relevante lokaler er udstyret med tegninger over brandmæssigt lovlige standardmøbelopstillinger samt oplysning om, hvor mange personer lokalet er godkendt til. Bygningsservice udarbejder en skriftlig instruks for brugen af universitetets lokaler i det pågældende område, herunder flugtvejsplaner og evakueringsprocedurer. Materialet gennemgås med den arrangementsansvarlige før arrangementet.

c. Arrangementsansvarlig/forperson

Den arrangementsansvarlige/forpersonen for en forening er den person, som på vegne af arrangørerne/foreningen er ansvarlig overfor AU, instituttet og Bygningsservice.

Den arrangementsansvarlige er forpligtet til og har ansvaret for:

• I god tid inden annonceringen af en fest, fredagsbar eller lignende, at aftale dato og tidspunkt med husrepræsentanten og Bygningsservice.
• At sørge for, at husrepræsentanten og Bygningsservice har arrangementsansvarliges korrekte kontaktoplysninger (navn, telefonnummer, e-mailadresse og AUID).
• At vide, hvem der har alkoholbevillingen og er bestyrer (jf. pkt. d og e) ved det konkrete arrangement samt at overholde betingelserne i alkoholbevillingen.
• At sætte sig ind i regler og instrukser, der gælder for brugen af lokaler, herunder evakueringsprocedurer og flugtvejsplaner. Det forudsætter, at den arrangementsansvarlige altid holder sig ædru.
• At tilkalde hjælp fra redningskorps (brandvæsen, ambulance) eller politi ved at ringe 112 i tilfælde af alvorlige hændelser i forbindelse med arrangementet. Er der tale om alvorlige ulykker skal den arrangementsansvarlige underrette AU på følgende alarmeringsnummer: 87151617 umiddelbart efter, at redningskorps og/eller politi er tilkaldt.
• At orientere husrepræsentanten og Bygningsservice om hændelser, der afviger fra normalen. Dette gøres skriftligt i en mail til Bygningsservice, hvor der rapporteres om fx personskade, besøg af myndigheder, skade på bygninger, inventar eller lignende. Rapporteringen skal ske i umiddelbar forlængelse af arrangementet.
• At sørge for at flugtveje altid holdes frie og at der føres driftsjournal ved fester og fredagsbarer i lokaler, hvor der er plads til mere end 150 personer. Driftsjournalen kan du hente her: AU-driftsjournal.
• At sikre, at der ikke er flere personer i lokalet, end det er godkendt til.
• At sikre, at der til arrangementer, hvor der sælges alkohol, er en gyldig alkoholbevilling. Samt at der til fester og fredagsbarer, hvor der afspilles musik, bliver indbetalt til KODA efter gældende lovgivning.
• At sætte sig ind i og efterleve eventuelle fakultetsspecifikke regler og ansvarsområder.
• Arrangøren har ansvaret overfor myndighederne i tilfælde af manglende alkohol-/lejlighedsbevilling eller overtrædelse af love og regler.

d. Bevillingshaveren

Bevillingshaveren er den person, der har alkohol-/lejlighedsbevillingen til en fest eller fredagsbar. Bevillingshaveren bærer dermed et strafferetligt ansvar for, at et arrangement med alkohol foregår i overensstemmelse med lovgivningen, bl.a. restaurationsloven. Hvis der sker lovovertrædelser, kan bevillingshaveren blive pålagt personlige bøder. Bevillingshaveren skal sikre, at den arrangementsansvarlige bliver tilstrækkeligt orienteret om lovgivningen på alkoholbevillingsområdet til at kunne koordinere og håndtere arrangementet. Bevillingshaveren har også ansvaret for, at der er en bestyrer til stede under arrangementet.

e. Bestyreren

Bestyreren bærer det strafferetlige ansvar for, at et arrangement med alkohol foregår i overensstemmelse med lovgivningen på alkoholbevillingsområdet. Bestyreren kan blive pålagt personlige bøder i forbindelse med overtrædelser. Bestyreren eller en stedfortræder skal være til stede under arrangementet. Arrangementsansvarlig/forperson, bevillingshaver og bestyrer kan være den samme person, men er det ikke nødvendigvis.

a. Hvem?

En fredagsbar er et arrangement for studerende indskrevet på universitetet. Det er som udgangspunkt ikke tilladt, at gæster udefra kan deltage i et fredagsbararrangement (dette kan være en betingelse i alkoholbevillingen).

b. Tidspunkter

Fredagsbarer kan afholdes på fredage i tidsrummet kl. 16.00-22.00. Undtagelsesvis kan der efter konkret aftale holdes åbent frem til kl. 02.00, hvis rammerne tillader det.

Forpersonen for fredagsbaren aftaler datoer for fredagsbaren med husrepræsentanten og Bygningsservice for ét semester ad gangen.

Foreninger og øvrige fester

Arrangementsansvarlig for øvrige fester skal aftale dato med husrepræsentant og Bygningsservice. Arrangementet skal være afsluttet senest kl. 02.00.

c. Oprydning og rengøring

Arrangementsansvarlig/forperson skal sikre, at benyttede lokaler, fællesområder, gange, toiletter og udearealer bliver ryddet op og gjort rent efter brug. Oprydning og rengøring på fællesarealer koordineres af fredagsbarerne/de arrangementsansvarlige. Er oprydningen eller rengøringen ikke tilfredsstillende, vil den ansvarlige forening blive faktureret for rengøringspersonalets merarbejde. Alle anvendte lokaler skal være funktionsdygtige senest kl. 07.00 den efterfølgende morgen.

Foreningens eget materiel

En forening har selv ansvar for at forsikre eget materiel.

Universitetets inventar og materiel

Sker der skade på universitetets bygninger, inventar og/eller materiel, bliver udgiften dækket af AU, medmindre skaden skyldes grov uagtsomhed fra en eller flere deltagere i fredagsbaren eller ved festen. I så fald vil skadevolder kunne blive politianmeldt og blive gjort erstatningsansvarlig. Hvis det ikke er muligt at identificere skadevolder, foretager Bygningsservice i samarbejde med Universitetsledelsens Stab en konkret vurdering af, om der er bevis for at kunne pålægge baren eller foreningen et erstatningsansvar.

Forsikringsansvar

Foreningen har selv ansvar for, at ansatte/frivilligt personale ved baren eller festen, herunder drifts- og rengøringspersonale, er behørigt forsikret.

Reglerne er tiltrådt af AU's universitetsledelse og træder i kraft den 1.9.2014. Reglerne kan alene ændres ved universitetsledelsens godkendelse. Reglerne kan suppleres med lokale krav og tilpasninger på fakultetet.

Reglerne er opdateret af Universitetsledelsens Stab den 6. november 2024.