Denne procedure beskriver AU's kommunikative beredskab omkring IT-nedbrud og -angreb, samt alvorlige driftsforstyrrelser.

Hvis IT-nedbruddet indtræffer uden for tidsrummet 8-18 på hverdage, tages den første kontakt altid til cheferne for hhv. AU IT og Kommunikation og Presse.

Procedure ved alle nedbrud

1. AU IT orienterer internt i VD-området/systemejere

Info om IT-nedbrud uploades på https://serviceinfo.au.dk/ (i et så brugervenligt sprog som muligt).
Intern orientering i AU IT.
Orientering til IT-supporten på de administrative centre.
Orientering til berørte systemejere (også afledt berørte systemejere).
Er der mistanke om brud på persondatasikkerheden inddrages også informationssikkerhedsafdelingen.

Procedure ved større nedbrud

1. AU IT orienterer internt i VD-området

Info om IT-nedbrud uploades på https://serviceinfo.au.dk/ (i et så brugervenligt sprog som muligt).
Intern orientering i AU IT.
Orientering til IT-supporten på de administrative centre.
Orientering til berørte systemejere (også afledt berørte systemejere).

2. AU IT og Kommunikation og Presse (K&P) planlægger kommunikation

AU IT og K&P udpeger hver en kontaktperson/tovholder for den kommunikative håndtering.
Tovholderne aftaler, hvilke budskaber, der skal kommunikeres og hvilke kanaler, der kan/skal anvendes.

Opmærksomhedspunkter ved kommunikationen:

Hvilke IT-services fungerer ikke?
Hvilke IT-services fungerer?
Forventet nedetid?
Forventet tidspunktet for næste information?
Kan man anvise alternativer for brugerne?
Er der IT-personale til rådighed, som kan hjælpe med spørgsmål på sociale medier?

3. Universitetsdirektøren orienteres

Orientering af universitetsdirektøren, som afgør, om AU’s overordnede kriseberedskab skal igangsættes.
(Ansvarlig: Aftales mellem tovholderne).

4. K&P informerer internt på AU

5. K&P informerer eksternt, hvis nødvendigt

6. AU IT kommunikerer til ledelsen

AU IT rundsender orientering til Universitetsledelsen og LEA om status. Typisk når IT-nedbruddet er overstået og med en vurdering af, om situationen kan opstå igen.