Fredagsbarer og sociale arrangementer

Afholdelse af fredagsbarer og andre socialer arrangementer

Hvis du skal afholde et arrangement i en bygning ved Health, så kan du herunder se processen og finde de informationer, der er vigtige at forholde sig til forud for arrangementet.

Proces for planlægning og afholdelse af arrangement

Før arrangementet

  • Arrangøren orienterer sig i retningslinjerne (punkt 1 nedenfor).
  • Det undersøges via timetable.au.dk, om det/de ønskede lokale(r) er ledige.
  • Lokalet bookes via Health Lokalebooking (punkt 5 nedenfor).
  • Lokalebrug og -aflevering aftales med det relevante personale fra bygningsservice. Se kontaktpersoner pr. bygning nederst på siden her.
  • Naboer orienteres i relevant omfang. 

Under arrangementet (inkl. lige før og umiddelbart efter)

  • Opfølgning på sikkerhedskrav, herunder føres driftsjournal (punkt 2 nedenfor).
  • Rengøring, oprydning og reetablering af lokalets borde- og stoleopstilling (punkt 4 nedenfor).
  • Lokalet/lokalerne aflåses forsvarligt (evt. automatisk) efter aftale med driftspersonalet.

1. Retningslinjer for afholdelse af fredagsbarer, fester og arrangementer

2. Sikkerhed og myndighedsgodkendelser

  • Alkoholbevilling: Ved et åbent arrangement, hvor der sælges alkohol, skal der foreligge en gyldig alkoholbevilling. Et åbent arrangement er defineret ved et arrangement, hvor der foregår en form for betaling mellem arrangørende enhed og deltager. Ved et lukket arrangement er alle deltagernavne kendt på forhånd, og dørene er låst eller der er indsat vagtpersonale. Der opkræves ikke betaling af nogen art. Det er arrangørens ansvar at indhente alkoholbevilling i relevant omfang.   

    Driftsjournal: Ved arrangementer med 150 personer eller derover, skal der udfyldes en driftsjournal, og afleveres til bygningsservice inden arrangementer starter. Den kan findes her.

    AU Beredskab: Yderligere information omkring beredskab på Aarhus Universitet findes her: http://www.au.dk/beredskab/.

3. AV-udstyr

Ved behov for AV-udstyr i forbindelse med arrangementer henvises til Health IT-support.

Se kontaktoplysninger her.

4. Bygningsservice og rengøring

Bygningsservice har ansvaret for, at der er driftspersonale til stede ved fester og arrangementer, hvor det, ud fra et sikkerhedsmæssigt perspektiv, vurderes nødvendigt.

Rengøring
Det er arrangørens ansvar at aflevere samtlige af de arrangementsberørte lokaler opryddede og grovrengjort eller efter aftale med rengøringslederen. Se kontaktoplysninger nedenfor

Reetablering af borde- og stoleopstilling
Såfremt der ønskes en anden opstilling af stole og borde end det ønskede lokales standardopstilling, er det arrangørens ansvar, at:

  • Håndtere omstilling
  • Sikre at flugtvejene holdes frie under hele arrangementet

Hjælp kan hentes hos den lokale Bygningsdrift. Se kontakoplysninger pr. bygning nederst på siden her.

5. Booking

Alle arrangementer og fester skal bookes via den digitale formular. Ved behov for et stort antal lokaler, kan lokalebehovet evt. beskrives i formularfeltet: ”Beskrivelse af arrangement”.

Et arrangement bookes og godkendes via en digital formular. Som udgangspunkt er det altid den arrangementsansvarlige, der booker arrangementet. I de enkeltstående tilfælde hvor booker og arrangementsansvarlige ikke er den samme person, tilføjes navn og kontaktoplysninger på den arrangementsansvarlige i fritekstfeltet. Hvis den arrangementsansvarlige ikke er udpeget, når arrangementet bookes, eftersendes navn og kontaktoplysninger på vedkommende til instituttet eller Bygningsservice (via funktionsmail eller AU-studiemail), som skriver oplysningerne ind i formularen. Såfremt instituttet og Bygningsservice ikke modtager navn og kontaktoplysninger på den arrangementsansvarlige, vil denne rolle automatisk tillægges foreningens formand

Arrangementet er først godkendt, når arrangøren modtager en bekræftelse herpå. I semesterperioden kan der forventes svar inden for 8 hverdage, mens der i juli samt mellem jul og nytår kan gå længere tid. Det er vigtigt, at alle feltet udfyldes korrekt, da en mangelfuld eller ufyldestgørende formular vil blive afvist. 

Et arrangement kan bookes 6-12 måneder i forvejen. Lokalebookinger for forårsarrangementer starter i august, mens efterårsbookingerne typisk åbnes i marts. Undervisning og eksamen kommer som udgangspunkt forud for et arrangement.