Dialogværktøj om balance mellem opgaver, ressourcer og trivsel

1. Opgaveoverblik og vurdering 

1. Download Excel-ark til udfyldelse

2. Lav en liste over dine aktuelle opgaver inden for dine forskellige funktionsområder (fx undervisning, administration) for de kommende 3 måneder.

3. Vurdér opgaverne ud fra følgende 3 parametre: Begejstring/Motivation, Ressourcer og Vigtighed

Begejstring /Motivation

Vurdér hvordan en opgave påvirker din motivation og energiniveau. Det handler om, hvorvidt opgaven får dig til at føle dig positivt engageret og motiveret, men også om den bidrager til din personlige eller faglige udvikling.

Ressourcer

Vurder de forskellige ressourcer, der kræves for at løse opgaven. Dette omfatter ikke kun tidsmæssige og mentale ressourcer, men også adgang til information, teknologiske værktøjer, samarbejde med kolleger samt økonomiske og materielle ressourcer. 

Vigtighed 

Din vurdering af opgavens betydning for din enhed eller organisationen som helhed. 

2. Selvrefleksion og forberedelse til ledersamtale

Som en del af forberedelsen til samtalen med din leder, kan det være en god idé at reflektere over:

• Hvordan er du overordnet tilfreds med sammensætningen af dine opgaver? 
• Hvordan oplever du forholdet mellem opgavemængde og tilgængelige ressourcer? 
• Har du konkrete behov/ønsker til ændringer i din opgaveportefølje? 
• Oplever du et behov for at afstemme forventningerne til kvalitet/ambitionsniveau?
• Hvordan støtter din ledelse dig bedst i forhold til din aktuelle og fremtidige opgaveløsning?
   

3. Dialog med din leder og handlingsplan 

Under samtalen med din leder: 

• Del dine refleksioner 
• Udforsk sammen med din leder muligheder for at optimere din arbejdssituation 
• Aftal eventuelt:
  • Hvilke ændringer skal iværksættes?
  • Hvem er ansvarlig?
  • Tidsramme
  • Opfølgning

1. Fælles opstart (hvis det anvendes på en gruppe af medarbejdere) 

Giv en fælles introduktion til medarbejderne, hvor formålet gøres klart og hvor det videre forløb med udfyldelse af opgaveskemaet gennemgås.

Planlæg herefter de individuelle samtaler og afsæt i forlængelse heraf tid til at sammenfatte de overordnede pointer fra samtalerne. 

2. De individuelle dialoger 

Skab et trygt rum: Sørg for rolige omgivelser og sæt en klar ramme ved at fortælle: 

• om formålet for dialogen 
• at I aftaler, hvordan I følger op på samtalen 

Indledningsvist skabes et overblik over, hvad I skal igennem i dialogen, så I når at tale om det, medarbejderen har brug for. Hav øje for tiden og sørg for, at I når at aftale tiltag/tilpasninger, hvis der er behov for det. 

Husk at lytte nysgerrigt til budskabet i den feedback, som din medarbejder måske giver dig. Sørg for konkrete aftaler – så er det lettere at sætte i værk og følge op. 

Handlemuligheder ved udfordringer

I dialogen kan I blive opmærksomme på forskellige typer af udfordringer. Her er nogle forslag til håndtering: 

Udfordringer med samarbejdsrelationer: 

1. Tal med medarbejderen om, hvad der er udfordrende, og hvordan dette bedst kan håndteres. 
2. Hvis der er en konflikt imellem medarbejdere, støttes disse – om muligt - til at løse konflikten selv. Hvis det ikke er muligt, kan du hjælpe dem med at håndtere konflikten. Find støtte til konflikthåndtering.

Udfordringer med for mange opgaver ift. tid – herunder risiko for stressbelastning 

• Prioritering af opgaver: Hjælp medarbejderen med at prioritere arbejdsopgaver med fokus på motivation. 
• Sparring og samarbejde: Undersøg om din medarbejder kunne have gavn af supplerende feedback eller samarbejde.
• Opgaveflytning: Overvej midlertidig overførsel af opgaver til en anden medarbejder. Som leder skal du koordinere dette og sikre, at medarbejderen er parat til at overgive opgaverne. 
• Find mere viden om forebyggelse og håndtering af stress 
• Find inspiration til samtale med stress-ramt medarbejder
   

Behov for kompetenceudvikling 

• Overvej om opgavesammensætningen kan gentænkes for bedre at matche medarbejderens kompetencer og udviklingsønsker. 
• Læs mere om metoder for kompetenceudvikling
• Læs mere om karrieresamtaler
   

3. Opfølgning 

Sørg for at følge op på de aftaler, du har lavet med medarbejderen. Aftal en dato for et opfølgende møde, hvor I vurderer, hvordan tiltagene og ændringerne fungerer.