Afvikling af feriedage og særlige feriedage

Hvornår skal du afvikle din ferie

Du optjener 2,08 feriedag pr. måned i perioden 1. september - 31. august. Du kan løbende afvikle din ferie, som kan holdes fra den 1. i hver efterfølgende måned fra optjening. Du har 16 måneder til at afvikle din ferie, som skal afvikles i ferieafholdelsesperioden 1. september - 31. december året efter. 

Ferieplanlægning sker i dialog med din leder efter den procedure, der er aftalt lokalt. Dine ønsker til placering af ferien skal så vidt muligt tilgodeses. Du har krav på at holde 3 ugers hovedferie i sammenhæng i perioden 1. maj til 30. september. Du har i alt krav på at 4 ugers ferie afholdes i ferieåret - 1. september - 31. august. Ferien holdes i hele uger eller som enkeltdage.
 
Ved ferieplanlægningen skal der lokalt tages hensyn til, at nødvendige funktioner kan opretholdes.

Hvis der ikke er aftalt en lokal procedure for ferieplanlægningen, sker fastlæggelse af ferien på følgende måde:

Din leder/fraværsadministrator fremsender et ferieskema til dig. Her kan du angive dine ferie ønsker. Hvis dine ønsker til ferie kan imødekommes, betragtes ferien herefter som fastlagt. Du og din leder kan efterfølgende aftale ændringer i din ferie, hvis arbejdet tillader det. Din leder bør i god tid orientere dig om dine ferieønsker kan imødekommes. 

Hvis du har optjent fuld ferieret og ikke aftaler ferieafvikling med din leder inden for de lokale aftalefristervil feriedagene være fastlagt således: 

  • 4 uger i juli (uge 27-30 inkl.)
  • 1 uge op til jul og imellem jul og nytår 

I ferieafholdelsesperioden 2020/21 vil der dog kun være fastlagt 3 uger i juli måned 2021, da de sidste 2*2,08 feriedage først kan afvikles fra henholdsvis 1. august og 1. september. 

Retningslinjerne ovenfor følges også, hvis du er nyansat, og har optjent delvis ferieret.

Du har mulighed for at se dine ferieregistreringer og den ferie du forventes at optjene i ferieåret ved at logge ind på medarbejder.au.dk . Husk altid at du skal reservere 3 ugers ferie til sommerferien. Her skal du også huske at de sidste 2 * 2 feriedage først er optjent og klar til afvikling pr. henholdsvis 1. august og 1. september. 

Din leder kan ændre den aftalte ferie, hvis der foreligger tvingende grunde hertil. Hvis lederen ændrer din ferie på grund af tvingende omstændigheder, vil det indebære en kompensation efter gældende regler.

Du afvikler ferien i den rækkefølge, den er optjent. Det vil sige, at du afvikler overførte feriedage før ordinære feriedage.

Hvis du har arbejdsfri dage eller skiftende arbejdstider

Din ferie skal holdes med 5 dage om ugen. Hvis du har arbejdsfrie dage i din arbejdsuge, skal disse indgå i ferien med et forholdsmæssigt antal, således at ferien afholdes på samme måde, som arbejdet tidsmæssigt er tilrettelagt. 

Hvis du har skiftende arbejdstider, skal din ferie placeres sådan at den dækker en repræsentativ blanding af kortere og længere arbejdsdage herunder eventuelle arbejdsfri dage, dag-, aften-, natte- og weekendarbejde, svarende til en normal vagtplan. 

Hvis din arbejdstid ændrer sig

Hvis din arbejdstid ændrer sig, får det konsekvenser for den løn, du får udbetalt, når du afvikler ferie. Den løn du vil få udbetalt under ferien, beregnes på grundlag af din ugentlige arbejdstid på optjeningstidspunktet.

Det afgørende for den løn, du vil få udbetalt under ferien er beskæftigelsesgraden på optjeningstidspunktet og lønnen på det tidspunkt, hvor ferien afholdes. 


Hvis du er nyansat

Hvis du er nyansat og har optjent ferie hos en anden arbejdsgiver, har du også krav på at holde 5 ugers ferie i ferieafholdelsesperioden. Ferien fastlægges efter retningslinjerne ovenfor, og din leder kan varsle din ferie til afholdelse, selv om den er optjent hos en anden arbejdsgiver. 

Hvis du ikke har optjent optjent ret til betalt ferie, har du alligevel krav på at holde 5 ugers ferie i ferieafholdelsesperioden. Din leder kan dog ikke varsle afholdelse af ferie, som du ikke har optjent - enten ved AU eller hos en anden arbejdsgiver. Ferien tilrettelægges efter retningslinjerne beskrevet ovenfor. I

Du vil blive trukket i løn, når du afvikler ferie, der ikke er optjent på Aarhus Universitet. 

Hvornår afvikler du særlige feriedage

Du optjener særlige feriedage i et kalenderår, og kan afholde dagene i perioden den 1. maj til den 30. april i det efterfølgende år. Særlige feriedage holdes samlet, enkeltvis eller som brøkdele af dage. 

Du kan afholde særlige feriedage, som er optjent under ansættelse på Aarhus Universitet. Du kan derimod ikke afholde særlige feriedage, som er optjent hos en anden arbejdsgiver. Det betyder, at du ikke kan afholde særlige feriedage uden løn. 

Du aftaler med din leder, hvornår de særlige feriedage skal afholdes. Hvis du ikke har aftalt afholdelsen af de særlige feriedage, sker fastlæggelsen jf. proceduren, som er beskrevet i afsnittet ovenfor. Det betyder, at de særlige feriedage vil blive fastlagt til afholdelse således: 

  • 2 dage i vinterferien (uge 7)
  • 3 dage før påske

Kan din leder varsle din ferie til afvikling

Hvis det ikke er muligt at fastlægge din ferie efter retningslinjerne beskrevet i afsnittene ovenenfor, kan din leder varsle din ferie til afvikling i ferieafholdelsesperioden 1. september - 31. december året efter (16 måneder). Du skal kunne nå at optjene den varslede ferie til afholdelsestidspunktet, men din leder kan varsle din ferie, inden du har optjent den. Din leder kan varsle din ferie til afvikling med følgende varsler: 

Hovedferie:
Hovedferien kan varsles med 3 måneder. Hovedferien afholdes i perioden 1. maj - 30. september.

Restferie:
Restferie kan varsles med 1 måned.  

Særlige feriedage:
Særlige feriedage kan varsles til afvikling i hele dage. Varslet er 1 måned, og varsling kan ske efter den 1. januar, hvis tidspunktet for afvikling ikke er aftalt.

Afholdelse af ferie på forskud

Universitetsledelsen har besluttet, at Universitetet som udgangspunkt ikke benytter muligheden for at aftale afvikling af ferie på forskud (inden den er optjent).

Hvis du står i en helt særlig situation, har du dog mulighed for at aftale med din leder, at du kan afvikle den ferie du optjener i den indeværende løbende måned (2 dage) på forskud. Dvs. at den ferie du fx optjener i september måned, som normalt først kan afvikles pr. 1. oktober, kan du i særlige tilfælde aftale allerede at afvikle i september måned. Det er din leder, som vurderer, om der er tale om et helt særligt tilfælde.