Teams til telefoni
AU bruger Microsoft Teams til fastnettelefoni, og på denne side kan du lære om, hvordan du kommer godt i gang med Teams til telefoni.
Teams telefoni er at betragte som en teknisk løsning og bliver ikke beskattet efter reglerne for fri telefon.
Hvad er Teams telefoni?
-
Teams telefoni tilbyder muligheden for at foretage opkald til mobil- og fastnettelefoner direkte fra Teams app’en.
-
Med Teams telefoni får du overført dit tidligere fastnetnummer eller Skype-nummer til Teams.
-
Har du ikke det ikke allerede, kan du få et Teams-telefonnummer, så du også kan modtage opkald fra mobil- og fastnettelefoner i dine Teams-app.
-
Du vil få adgang til en række nyttige funktioner: f.eks. voicemail og viderestilling.
-
Med Teams telefoni bliver det også muligt at chatte med eksterne i Teams.
-
Har du prøvet Skype for Business, minder Teams telefoni meget om det.
-
NB Vær opmærksom på, at man stadig kan foretage opkald fra Teams til Teams uden at have fået Teams telefoni.
Har jeg Teams telefoni?
Hvis du er i tvivl om, hvorvidt du har Teams telefoni, kan du hurtigt tjekke, om du har fået det eller ej.
-
I Teams skal du vælge ”Opkald” i venstremenuen
-
Klik på ”Telefon”
-
Nu skal du gerne se et nummertastatur
-
Nederst kan du se dit arbejdsnummer
-
Dit arbejdsnummer er dit telefonnummer i Teams
Hvis du ikke kan se nummertastatur og arbejdsnummer, har du ikke fået Teams telefoni endnu.
Sådan får du Teams telefoni
Hvis du ikke har Teams telefoni, kan du få det ved at henvende dig til din lokale it-support. De kan hjælpe med at oprette et Teams telefonnummer til dig,
Sådan får du Teams app'en
Det er en forudsætning for at kunne få Teams telefoni, at man har adgang til Microsoft Teams. For at få den bedste oplevelse med Teams anbefaler vi, at man downloader Teams så det ligger lokalt på computeren. Det er muligt at bruge Teams i browserversionen - via login på www.office.com, men man får kun det fulde udbytte af Teams, hvis man downloader app'en til sin computer.
Det er muligt at downloade Teams app'en til flere devices, så man kan f.eks. have Teams på sin telefon, tablet og computer på samme tid.
Kom godt i gang med Teams telefoni
Se et kort video-kursus, som giver dig en grundig introduktion til Teams telefoni. Det tager kun 15 minutter.
Kurset gennemgår:
- Hvordan du foretager og modtager opkald
- Hvordan du viderestiller et opkald til andre
- Tilføjer kontakter til din opkaldsliste
- Hvordan du holder styr på dine kontakter
- Hvordan du indstiller dine opkald
Læs mere
Du kan også finde en vejledning til grundlæggende funktioner i Teams telefoni her:
Yderligere vejledninger
Teams på mobil og tablet
Udover Teams på din computer kan du også modtage Teams-opkald på din mobil eller tablet via Teams-app'en. Den er let at bruge og giver dig frihed til at arbejde i Teams, selv når du er væk fra din arbejdsstation.
Download Teams fra Google Play Store eller fra App Store – app'en hedder Teams.
Valg af udstyr
Headsets
Vælg det headset, som passer dig ud fra guiden herunder.
Hvis du fortsat ønsker at bruge en bordtelefon, skal du have et bordapparat, som virker nogenlunde som din almindelige telefon. Det bliver snart tilgængeligt i AU's webshop.
1. Ledning eller trådløs (bluetooth)?
En fordel ved et ledningsheadset er, at det altid virker. Du skal ikke parre det først, men stikker blot kablet i PC’en, og så virker det. Du vil ikke opleve, at der er problemer med støj på linjen eller forbindelsesproblemer, som det kan være tilfældet med trådløse enheder, hvis der er for mange i samme rum.
Fordelen ved et trådløst headset er, at du kan bevæge dig, mens du tager opkald.
- Med ledning: Vælg headset Plantronics Blackwire 5210 (ét øre) eller Blackwire 5220 (begge ører)
2. Et eller to ører?
Foretrækker du, at dit headset dækker ét eller begge ører? Det er meget individuelt, om du foretrækker at kunne følge med i lydene omkring dig, samtidig med du sidder med headset, eller om det passer dig bedre at kunne lukke al udefrakommende støj ude og fuldt ud koncentrere dig om din samtale?
- Ét øre: Vælg headsettet Plantronics Blackwire 5210 (ledning) eller Plantronics Voyager 4310 (trådløst)
- Begge ører: Vælg headsettet Plantronics Blackwire 5220 (ledning), eller Plantronics Voyager Focus (ANC og trådløst)
3. Aktiv støjreduktion (ANC) eller ej?
Headsets med aktiv støjreduktion kan minimere den omkringliggende støj, så du kan få oplevelsen af ro i et støjfyldt kontor. ANC kan slås til og fra – og forskellen er prisen.
Et headset kan kun have ANC, hvis det dækker begge ører.
- Vælg headsettet Plantronics Voyager Focus (ANC og trådløst)
Gå til IT-webshoppen og bestil dit headset
Vejledninger til headsets
Bestil et fastnetnummer til din Teams-konto
Har du ikke i dag et fastnetnummer, kan du få tilknyttet et til din Teams-konto. Det giver dig mulighed for at ringe fra din Teams-konto til både fastnetnumre og mobiltelefoner. Også til personer, som ikke selv har en Teams-konto.
Du kan bestille et fastnetnummer gennem din lokale stamkortredaktør. Du finder en oversigt over superbrugere her
Sådan viderestiller du Teams-opkald til mobil
Har du Teams telefoni, kan du viderestille alle dine Teams-opkald til din mobiltelefon.
- Åben Teams og gå ind i fanen ’Calls’
2. Nederst i venstre hjørne finder du nogle indstillinger for viderestilling. Klik på pilen til højre for ’Don’t forward’:
3. Der åbner en drop down-menu. Klik på ’More Settings’:
4. Nu er du inde i opkaldsindstillinger. Vælg ’Forward my calls’:
5. Klik på pilen til højre i boksen ud fra ’Forward to’. Når du har klikket, får du en drop down-menu, hvor du vælger ’New number or contact’:
6. Indtast dit mobilnummer i boksen under ’Add number or contact’ og tryk Enter:
Nu viderestilles alle Teams-opkald til din mobiltelefon.
Denne vejledning gælder også, hvis du vil viderestille alle dine Teams-opkald til en kollega.
Flyt kontakter fra Skype til Teams
Du finder en vejledning til at flytte kontakter fra Skype til Teams på denne side
1. Åben Teams og gå ind i fanen ’Calls’
2. Nederst i venstre hjørne finder du nogle indstillinger for viderestilling. Klik på pilen til højre for ’Don’t forward’:
3. Der åbner en drop down-menu. Klik på ’More Settings’:
4. Nu er du inde i opkaldsindstillinger. Vælg ’Forward my calls’:
5. Klik på pilen til højre i boksen ud fra ’Forward to’. Når du har klikket, får du en drop down-menu, hvor du vælger ’New number or contact’:
6. Indtast dit mobilnummer i boksen under ’Add number or contact’ og tryk Enter:
Nu viderestilles alle Teams-opkald til din mobiltelefon.
Denne vejledning gælder også, hvis du vil viderestille alle dine Teams-opkald til en kollega.
Sådan styrer du opkaldsfunktioner i Teams
Denne vejledning er til dig, som er med til at styre et lokalt hovednummer. Der er fire muligheder for kaldsfunktioner i Teams.
Vejledningen her indeholder også en use case, som viser, hvordan du melder dig ud af en kaldsfunktion, eksempelvis i forbindelse med en fridag.
Indhold:
- Kaldskø (Serial routning)
- Samtidig ringning (Attentendant routning)
- Skiftevis ringning (Round roubin)
- Ledig først (Longest Idle)
- Use case: Sådan melder du dig ud af en kaldsfunktion
1. Kaldskø (serial routning)
Ved kaldskø er der foruddefineret en rækkefølge, som opkaldene til det lokale hovednummer ringer op efter.
2. Samtidig ringning (Attentendant routning)
Ved samtidig ringning bliver der ringet til alle telefonnumre, der er tilknyttet det lokale hovednummer, på samme tid.
3. Skiftevis ringning (Round routning)
Skiftevis ringning betyder, at opkald til det lokale hovednummer på skift bliver sendt til de telefonnumre, der er tilknyttet styringen.
Hvis opkaldet senest blev rettet mod Karen, vil det næste opkald blive rettet mod Rasmus, osv.
4. Ledig i længst tid (Longest Idle)
Den bruger, der har været ledigt i længst tid, modtager det kommende opkald.
5. Use case: Sådan melder du dig ud af en kaldsfunktion
Karen, Rasmus og Julie sidder i sekretariatet for en afdeling. De har ansvaret for det lokale hovednummer.
De har bestemt en rækkefølge, der skal ringes op efter:
- Karen
- Rasmus
- Julie
Første person i kaldsfunktionen er Karen. Hvis Karen ikke besvarer opkaldet til det lokale hovednummer, går det videre til den næste i kaldskøen, Rasmus, og hvis Rasmus ikke tager opkaldet, går det videre til Julie, som er den tredje og sidste person i kaldsfunktionen.
Hvis ingen af de tre brugere i kaldsfunktionen tager opkaldet, vil dette blive viderestillet til en telefonsvarer.
Rasmus har fri om onsdagen
Tirsdagen inden Rasmus går hjem, melder han sig ud af kaldsfunktionen på følgende måde:
1. Åben Teams på din PC
2. Klik på fanen ’Opkald’
3. Klik på de tre prikker i højre hjørne
4. Klik på ’Indstillinger’ hvorefter et nyt vindue for indstillinger åbnes.
5. Vælg fanen ’Opkald’
6. Scroll ned i bunden og klik på knappen ud for ‘Call queue’ for at melde dig ud af kaldsfunktionen.
Nu er Rasmus ude af kaldsfunktionen, og vil derfor ikke modtage opkald til det lokale hovednummer. Når Rasmus møder ind igen torsdag morgen, tilmelder han sig igen kaldsfunktionen på samme måde som beskrevet overfor.
Hvis Rasmus glemmer at melde sig fra kaldsfunktionen tirsdag eftermiddag, kan dette også løses på Teams app’en. Det vil sige, at han kan gøre det fra sin mobiltelefon når som helst.
Vær opmærksom på, at en af begrænsningerne ved en Teams-kaldsfunktion er, at man ikke kan se, hvem der er i kaldsfunktionen, og man kan kun melde sig selv ud af kaldsfunktionen.
Etablering af kontaktcenter
Et kontaktcenter er et system, der gør det nemt at håndtere mange indkommende henvendelser til én eller flere funktionsindgange/numre og efterfølgende finde den bedst kvalificerede og samtidig ledige medarbejder.
Kontaktcentret kan desuden skræddersys så det passer til jeres behov. Se mere på denne side
Skal jeg vælge Miralix eller Teams til at styre opkaldskø?
AU har to muligheder for at styre opkaldskø: Miralix eller Teams, og der er fordele og ulemper ved begge.
Teams
| Fordele | Ulemper |
| Gratis | Faste åbne- og lukketider. Brugerne kan ikke styre åbnings- og lukketider, f.eks. i forbindelse med ferie, sygdom osv. |
| Simple løsninger og brugervenligt | Kan ikke ændre i opkaldskøen |
| Ikke mulighed for at ændre i speaks |
Miralix
| Fordele | Ulemper |
| Kan styre åbnings- og lukketider | Komplicerede løsninger koster licenspenge |
| Kan ændre i opkaldskøen | Kræver et ekstra program til styring af opkald på din pc |
| Mulighed for at ændre i speaks | Knap så brugervenligt, kræver lidt kendskab |
Mulighed for at se de andre brugers status i opkaldskøen, som er en del af hovednummeret. Dermed kan man se, om andre klienter er aktive i køen. | |
| Statistik | |
| Mulighed for midlertidig viderestilling | |
| Standard løsninger er gratis |