Fra 1. august vil alle igen kunne udføre deres arbejdsopgaver på campus. AU er et campusuniversitet, og udgangspunktet er, at arbejdsopgaverne løses under tilstedeværelse på campus. Nedlukningen har imidlertid vist, at det blandt andet takket være en løsningsorienteret, kreativ tilgang blandt alle ansatte og nye banebrydende it-løsninger er muligt også at varetage en stor del af arbejdsopgaverne på distancen. Erfaringerne med afholdelse af virtuelle møder har ligeledes været gode og har i mange tilfælde været fysiske møder overlegne. Under hensyntagen til det faglige og sociale liv på campus, videndeling, gennemførelse af fælles projekter, work-life balance m.v. skal vi nu have muligheden for at kombinere arbejde på campus med øget arbejde på distancen bragt i spil på en afbalanceret måde. Det er vigtigt, at vi finder gode løsninger på, hvordan det gøres i fremtiden.

Vi skal håndtere en omstilling af vores måde at leve og arbejde på, som er den mest omfattende i nyere tid. Og det gøres ikke bare med et snuptag, men er en proces, som vil strække sig over en tid, hvor der   gennemføres eksperimenter med udgangspunkt i erfaringerne fra hjemsendelsen, som vi evaluerer og hvor vi har en dialog om løbende tidpasninger lokalt og centralt.

Det vil vi gøre i følgende faser:

Den første fase, som løber frem til medio september, forudsættes at foregå med skelen til følgende principper:

• Alle kommer på arbejdspladsen 3-5 dage om ugen. Den lokale ledelse kan med henvisning til udfoldede faglige eller andre begrundelser beslutte afvigelser fra dette
• Hjemmearbejdsdage aftales med nærmeste leder generelt for teamet eller konkret for den enkelte, og medarbejderen anfører det i sin kalender, således alle kan se, hvornår man er til stede på campus
• To af dagene, hvor et team er fysisk på arbejdspladsen, er faste af hensyn til samværet, samarbejdet og opgaveløsningen på tværs i teams. De konkrete dage aftales lokalt
• I forbindelse med mødeindkaldelser skal det tydeligt fremgå, om der er tale om et fysisk eller et virtuelt møde. Det bør tilstræbes at undgå hybridmøder, der er delvist fysiske og delvist virtuelle. Hvis medarbejdere er placeret på forskellige geografier forudsættes særlig opmærksomhed på god skik ved afholdelse af virtuelle møder og eventuelle behov for at mødes fysisk med passende intervaller.

Fortsatte drøftelser i Genåbningsgruppen og i LAMU/LSU om de punkter, som også er nævnt i dokumentet om Leveregler: 

• Erfaringer fra tiden før og under nedlukningen, herunder output fra spotmåling
• IT; hvilket udstyr er nødvendigt for at lykkes som fleksibel arbejdsplads, både på AU og på hjemmearbejdspladsen
• Kontorer og mødelokaler; hvordan kan vi indrette os mere dynamisk/fleksibelt, så vi understøtter fremtidens arbejdsplads – prøvehandlinger igangsættes eventuelt
• Møder; hvordan er det hensigtsmæssigt at tilrettelægge mødeafholdelse fremover - hvilke typer af møde egner sig til hhv. fysisk, hybrid eller online afholdelse. Hvad stiller hybride møder af krav til adfærd i forbindelse med mødeafholdelse (genbesøg af ’gode råd til det gode videomøde’)
• Arbejdstidsregler; ajourføres (LSU-opgave)
• Ledelsesudvikling; distance/virtuel ledelse

Bemærkninger/observationspunkter:

• Da aftaler om arbejdstilrettelæggelsen besluttes lokalt i det enkelte område i forhold til opgaver m.v. vil der blive forskelle med hensyn til mulighederne for distancearbejde mellem medarbejdere teams og afdelinger
• Nærmeste leder beslutter, hvorvidt distancearbejde for den enkelte medarbejder kan forenes med den samlede opgavevaretagelse - konkret/individuelt eller principielt/for gruppe
• Jævnlige lokale drøftelser af praksis/eksperimenter og behov for eventuelle tilpasninger
• Opmærksomhed omkring effektivitet – kollektivt og individuelt
• Opmærksomhed på praksis hos samarbejdspartnere, fx institutter og andre AU-enheder
• Medarbejdere forudsættes af hensyn til brugere og kolleger at være tilgængelige inden for aftalte tidsrum (fix-tiden, kl. 9 - 15), både når der arbejdes på distancen og på campus.
• LEA forventes i oktober at lave en erfaringsopsamling og på grundlag heraf udarbejde fælles rammer for distancearbejde.