Planlægning af velkomstuge for bachelorstuderende på ARTS
På denne side får du et indblik i, hvordan vi planlægger velkomstugen for de nye bachelorstuderende på Arts. Du finder information om rammer, roller og en procesplan for, hvornår hvem gør hvad.
Organisering
Studielederen er overordnet ansvarlig for, at formål omsættes til praksis på instituttets uddannelser, og delegerer ansvaret for udmøntning til afdelingslederne. Hvor den faglige og akademiske dannelsesproces præciseres i studieordninger og undervisningsplaner, så samarbejder afdelingsleder tæt med tutorerne om studievelkomstprogrammet. Afdelingslederne kan delegere programplanlægningen og samarbejdet med tutorerne til en studievelkomstansvarlig VIP, men det er i sidste ende altid afdelingslederne, der har ansvaret for godkendelse af studievelkomstprogrammet gerne med inddragelse af uddannelsesnævnet.
Det anbefales, at en eller flere cheftutorer ansættes til at varetage den praktiske planlægning og afvikling af studievelkomsten i samarbejde med afdelingslederen. Cheftutorerne kan vælge at samle et frivilligt tutorhold per uddannelsesområde, og cheftutorer er tovholdere for de lokale arrangementer. Cheftutorer på Arts arbejder tæt sammen med studievelkomstkoordinatorerne i Arts Studier om f.eks. lokaler, program, kommunikation og øvrige tværgående opgaver.
Der er i Arts Studier ansat studievelkomstkoordinatorer til at understøtte studievelkomsten administrativt og logistisk, både i forberedelsen, gennemførelsen og evalueringen. Studievelkomstkoordinatorerne er overordnede procesledere og fastsætter de nødvendige deadlines. De samler de forskellige opgaver og tråde på tværs af Arts, og det er gennem studievelkomstkoordinatorerne, at tutorerne får sparring og hjælp til at løse de opgaver, der måtte være i forbindelse med studievelkomsten.
Tutoransættelse
Grundlæggende har ansættelsen af tutorer hjemme på instituttet, da det er her, cheftutorerne formelt er ansat. Aflønning og andre ansættelsesmæssige forhold er desuden instituttets opgave.
Studievelkomstkoordinatorer igangsætter processen i januar. Af hensyn til andre processer i forbindelse med planlægning af studievelkomsten (bl.a. lokalebooking) fastsættes der en dato for, hvornår cheftutorer skal være ansat, således at cheftutorerne rettidigt kan komme i gang med planlægningsarbejdet med støtte fra studievelkomstkoordinatorerne.
Opgave | Hvem |
Påmindelse om ansættelsesproces og fastsættelse af deadline sendes til studiestartsansvarlig på instituttet | Studievelkomstkoordinatorer |
Afdelingsledere orienteres om ovenstående og der følges op herpå | Studiestartsansvarlig på instituttet |
Oversigt over cheftutorer for alle fag sendes til studievelkomstkoordinatorer | Studiestartsansvarlig på instituttet |
Tutorkontakt
Cheftutor skal have kendskab til, at de både har forpligtelser over for det fag, de er ansat hos, og studievelkomstkoordinatorerne. Det er centralt, at cheftutor ved, hvilke problematikker der skal adresseres hvor, og at det er tydeligt, hvilke forventninger henholdsvis afdelingen og studievelkomstkoordinatorerne har til vedkommende. Det er desuden vigtigt, at cheftutoren får kendskab til afdelingens ambitioner med studievelkomsten og programmet for ugen samt indblik i evalueringerne fra sidste studievelkomst (herunder også drøftelser fra UN).
Det er en fælles opgave for både afdelingen og studievelkomstkoordinatorer at sikre, at cheftutorerne har kendskab til Arts’ retningslinjer for studievelkomsten og forståelse for deres rolle som repræsentant for uddannelsen.
Opgave | Hvem |
Informere cheftutor om alle fag- og institutrelevante forhold (dvs. økonomi, praktiske forhold, ønsker til og ambitioner for introprogram, fremgangsmåde sidste år, evalueringer og referat fra UN-behandling, sekretærer mv.) | Afdelingsleder eller anden relevant person på instituttet |
Afvikling af workshop med alle cheftutorer med information om fakultetets retningslinjer, studiestartshjemmeside, studiestartskoordinatorens rolle, tutorrollen mm. | Studievelkomstkoordinator |
Afvikling af opfølgningsmøder med cheftutorer og løbende dialog med cheftutorer om program mv. efter behov | Studievelkomstkoordinator og afdelingsleder eller anden relevant person fra uddannelsen |
Afvikling af møder for de frivillige tutorer | Studievelkomstkoordinator |
Afvikling af møder mellem cheftutorer og Drift | Studievelkomstkoordinator |
Afvikling af førstehjælpskurser for tutorer | Studievelkomstkoordinator |
Afvikling af kursus for tutorer, der skal holde IT-intro for nye studerende | Studievelkomstkoordinator |
Lokalebooking
For selve velkomstugen er instituttet ikke som sådan involveret i lokalebookingen. Det varetager studievelkomstkoordinatorerne sammen med cheftutorer, som skal sikre, at lokalebookingen hænger sammen med det ønskede program.
Introduktionsmateriale og hjemmesider
Det er cheftutorens ansvar i samråd med afdelingen at lægge et program for studievelkomsten og lave en velkomstpjece. Programmet skal overholde fakultetets retningslinjer for studievelkomsten.
Cheftutoren orienteres om dette af studievelkomstkoordinator. Ligeledes udarbejder cheftutoren også et program for hytteturens faglige indhold.
Vi forventer, at afdelingsleder eller UN har godkendt program og materiale, når cheftutoren fremsender det til offentliggørelse på hjemmesiden. Studievelkomstkoordinator læser ikke korrektur, men kvalitetssikrer, at påkrævede programpunkter er indarbejdet, og at der ikke findes indhold, der er i åbenlys konflikt med Arts’ retningslinjer for studiestart.
Opgave | Hvem |
Programlægning og udarbejdelse af velkomstpjece | Cheftutor i samarbejde med afdeling (materiale godkendes af afdelingsleder og evt. UN) |
Indsendelse af velkomstmateriale til studiestartskoordinatorer | Cheftutor |
Kvalitetssikring af programpunkter | Studievelkomstkoordinator |
Opbygning og tilretning af studiestartssider på studerende.au.dk/arts | Studievelkomstkoordinator |
Velkomstbreve og lister
Velkomstbreve udsendes til de nye studerende via digital post. Der kan trækkes lister over studerende, når AU Optag er færdig med indskrivninger i dagene efter, at ansøgere har takket ja/nej til pladsen (det skal de senest 1. august). I velkomstbrevet linkes der ind til studiestartshjemmesiden. Velkomstbrevene udsendes hurtigst muligt, efter indskrivningen af de studerende er færdig.
Bemærk, at afdelingerne har ansvaret for at sammensætte studiegrupper og/eller introgrupper, og skal evt. selv uddelegere opgaven til tutorer eller andre.
Opgave | Hvem |
Træk af liste over nye BA | Studievelkomstkoordinator |
Udsendelse af velkomstbreve via Digital Post* | Studievelkomstkoordinator |
Udsendelse af lister over optagne til instituttet | Studievelkomstkoordinator |
*Der kan ikke sendes digital post til internationale studerende uden et dansk cpr-nummer, så i disse tilfælde konverteres velkomstbrevet til en mail.
Evaluering
Evaluering af studievelkomsten varetages af cheftutoren - som udgangspunkt sidste dag i introugen. Evalueringen består af to spørgsmålssæt: et fagspecifikt, der omhandler de konkrete aktiviteter i uddannelsens studievelkomst, og et sæt spørgsmål af generel karakter, der er fælles for alle Arts-studerende. Studievelkomstkoordinatorerne opsætter spørgsmålene i digital survey, og cheftutorerne udleverer linket til de nye studerende.
Hytteturene evalueres særskilt. Instituttets studiestartsansvarlige informerer herom. Evalueringen af hytteture kommer på som punkt på først kommende UN-møde efter hytteturen er afholdt.
Opgave | Hvem |
Sidste års evalueringer og retningslinjer for evalueringsprocessen sendes til cheftutoren med afdelingsleder cc. | Studievelkomstkoordinator |
Ændringer til den fagspecifikke evaluering overvejes og indmeldes til studiestartskoordinator | Cheftutor og afdelingsleder |
Opsætning af undersøgelser i SurveyXact | Studievelkomstkoordinator |
Links og praktisk info sendes ud til cheftutor | Studievelkomstkoordinator |
Fagspecifikke rapporter trækkes og udsendes til cheftutor og afdelingsleder | Studievelkomstkoordinator |
Fælles Arts evalueringsrapport udarbejdes | Studievelkomstkoordinator |
Drøftelse af evalueringsrapporter | Internt i afdelingen (evt. i UN) |
