Processen beskriver de aktiviteter der gennemføres på AU i forbindelse med at der oprettes et ny anlægsaktiv. Der henvises i øvrigt til  ”Vejledning til Anlægsoprettelse – Institut og Regnskabskontoret på AU".

Alle fakulteter på Aarhus Universitet er omfattet af proceduren.

• 1. Vurdering om der er tale om anlæg

  • 1. Vurdering om der er tale om anlæg
    
    Regnskabsmedarbejder vurderer om det er en udgift der skal anlægsregistreres, hvis ”ja” vedhæftes skemaet ”Registrering af anlæg” i INDFAK og rekvirenten gøres opmærksom på at der er vedhæftet et skema til registrering af anlæg. Rekvirenten afgør om der er tale om et anlæg eller en almindelig købstransaktion. Oftest søger rekvirenten hjælp til vurderingen gennem dialog med økonomimedarbejderen på instituttet. For yderligere oplysninger henvises til ”Vejledning til Anlægsoprettelse – Institut og Regnskabskontoret på AU” afsnittet om ”Hvilke omkostninger skal anlægsregistreres” i
    
    Er der tale om et anlægsaktiv?

  • JA: Der er tale om et anlæg, der fortsættes i aktivitet 2 ”Udfylder anlægskort”

  • NEJ: Der fortsættes i den almindelige købsproces "Modtagelse af købsfaktura".

• 2. Udfylder anlægskort

  • 2. Udfylder anlægskort
    
    Oplysninger omkring aktivet til brug for oprettelsen af anlægget i Navision noteres af rekvirenten. Der findes på økonomiportalen et skema til registrering af anlægsaktiver. Der henvises til Vejledning til Anlægsoprettelse – Institut og Regnskabskontoret på AU med hensyn til f.eks. hvordan anlægget skal periodiseres, afskrives samt øvrige relevante oplysninger.

• 3. Opretter anlægskort i NS

  • 3. Opretter anlægskort i NS
    
    Regnskabskontoret kontrollerer om det udfyldte skema er korrekt og anlægget oprettes derefter i Navision af Regnskabskontoret / Kreditorgruppen.
     

• Proces for "modtagelse af købsfaktura"

  • Proces for "modtagelse af købsfaktura"
    
    Denne procedure beskriver de aktiviteter der er forbundet med registreringen af et varekøb, som ikke er et anlægsaktiv. Proceduren er beskrevet her.