Whistleblowerordning

Der er ikke fastsat præcise eller konkrete kriterier for de sager, som kan give anledning til en indberetning. Det kan være en overtrædelse af EU-retten eller alvorlige forhold, som har fundet sted eller med stor sandsynlighed vil ske. Det kan eksempelvis være følgende (ikke udtømmende liste):

• Brud på tavshedspligt
• Misbrug af økonomiske midler
• Tyveri
• Grov chikane
• Grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper

Aarhus Universitet har valgt at følge lovens afgrænsning af, hvem der kan indberette som whistleblowere. Det betyder, at følgende grupper kan være whistleblowere:

• Ansatte (nuværende, tidligere eller kommende ansatte)
• Frivillige
• Praktikanter
• Samarbejdspartnere, såfremt de er selvstændige erhvervsdrivende eller arbejder under tilsyn og ledelse af fx leverandører.
• Medlemmer af direktion og bestyrelse

Studerende har ikke mulighed for at indberette i ordningen. Det skyldes, at loven ikke giver mulighed for at sikre studerendes anonymitet og fortrolighed om indberetningen. Studerende, som har studiejob eller arbejder frivilligt på AU, er dog omfattet i kraft af det engagement.

Man kan indberette anonymt, men Aarhus Universitet opfordrer generelt til, at whistlebloweren oplyser sit navn i forbindelse med en indberetning, da det muliggør en hurtigere og mere smidig behandling af sagen. I sager om fx (sex)chikane vil det desuden ikke være muligt at behandle en sag uden, at der er kendskab til den krænkedes navn.

Den lovfæstede beskyttelse af whistleblowere indebærer bl.a., at whistleblowerens identitet og andre oplysninger i indberetningen er tavshedsbelagte, samt at der ikke kan meddeles aktindsigt eller indsigt efter GDPR-reglerne i en whistleblowers indberetning.

Beskyttelsen gælder kun for de indberetninger, som Plesner vurderer falder inden for ordningen. Det betyder, at beskyttelsen ikke gælder for indberetninger foretaget af personer, der ikke er omfattet af ordningen, eller for indberetninger om forhold, der falder uden for ordningen.

Indberetningerne, der modtages fra Plesner, screenes af jurister i Universitetsledelsens Stab. Herefter videresendes indberetningen til den relevante repræsentant fra whistleblowerenheden på et fakultet eller i AU HR (som repræsentant for fællesadministrationen), eller behandles i Universitetsledelsens Stab.

Når sagen er placeret, foretager den ansvarlige sagsbehandler en indledende vurdering af sagen, herunder om der er behov for at inddrage andre i oplysning, undersøgelse og behandling af sagen.

Som udgangspunkt underetter sagsbehandleren den person, der er indberettet om (”den berørte person”), så snart det er muligt. Hvis indberetningen falder inden for ordningen, sker det som udgangspunkt i en form, så indberetningen ikke kan henføres til whistlebloweren.

Sagsbehandleren sørger for, at whistlebloweren modtager feedback på sin indberetning hurtigst muligt og som udgangspunkt inden for 3 måneder efter, indberetningen er modtaget.

Såfremt en indberetning falder uden for ordningen, vurderer jurister i Universitetsledelsens Stab om der, ud fra sagens karakter, er grundlag for nærmere undersøgelse af forholdet uden for enhedens regi.

Se nærmere i whistleblowerpolitikken

Tal fra whistleblowerordningen fra 1. januar 2023 - 31. december 2023

• Antal modtagne indberetninger: 5.
• Antal indberetninger, der er afvist: 2. 
  (Indberetninger, der bliver afvist, fordi de falder uden for WB-ordningen, tæller med som ”afviste”, men ikke som ”afsluttede”.)
• Antal indberetninger, der er afsluttet: 2
• Antal indberetninger, der er realitetsbehandlet: 3
  (En sag er endnu ikke afsluttet).
• Antal indberetninger, der er politianmeldt: 0.