FAQ om tjenesterejser under 28 dage

Må jeg komme før- eller blive efter en konference som ferie?

• Må jeg komme før- eller blive efter en konference som ferie?
  
  Svar:
  Ja, det må du gerne, hvis det er aftalt med din institutleder eller tilsvarende. Du kan ikke få time- og dagpenge for din forplejning eller få dækket udgifter i de dage, du holder ferie.
  
  Vær opmærksom på, at AU's forsikring ikke dækker dine feriedage. Du skal derfor kontakte dit eget forsikringsselskab eller Europæiske/AU's forsikringsselskab for at aftale dækning for de ekstra dage.
  
  Læs mere generelle forsikringsregler på HR's side om forsikring.
   

Er der en beløbsgrænse for hvad hotelovernatninger må koste?

• Er der en beløbsgrænse for hvad hotelovernatninger må koste?
  
  Svar:
  Når du booker et hotel, skal du være opmærksom på, at der i nogle lande er et max beløb, som man må bruge pr. overnatning. I den aktuelle udgave af cirkulæret om satsregulering for tjenesterejser, kan du finde de gældende takster.
  
  For lande, hvor der ikke er fastsat et hoteldispositionsbeløb, refunderes rimelige udgifter til et hotelværelse med bad eller anden passende indkvartering. Med ”passende” indkvartering menes værelse af hotellignende standard med toilet og bad i umiddelbar nærhed og sædvanligvis med mulighed for forplejning i form af morgenmad. Du skal selvfølgelig huske at gemme bilag til dokumentation, når du efterfølgende afregner i RejsUd.
  
  Læs mere på siden om overnatning.
   

Må jeg booke et dyrere hotel, for at komme tættere på konferencen / eller selve konferencehotellet?

• Må jeg booke et dyrere hotel, for at komme tættere på konferencen / eller selve konferencehotellet?
  
  Svar:
  Hvis du overskrider beløbsgrænserne for hotelovernatningen, kræver det en årsagsforklaring og godkendelse fra institutleder eller tilsvarende, når du skal afregne opholdet i RejsUd.
  
  AU's rejsepolitik
   

Må jeg booke sociale aktiviteter til konferencen?

• Må jeg booke sociale aktiviteter til konferencen?
  
  Svar:
  Ja det må du gerne, da netværksaktiviteter er en væsentlig del af at deltage i en konference.
   

Min konference blev aflyst – hvordan bliver betaling refunderet?

• Min konference blev aflyst – hvordan bliver betaling refunderet?
  
  Svar:
  Du skal selv kontakte arrangøren og de steder, du har booket i forbindelse med konferencen for at få refunderet udgiften. Har du brug for hjælpe til afregning i RejsUd, kontakt Rejsegruppen.
  
   

Må jeg tage min partner med på fx konference?

• Må jeg tage min partner med på fx konference?
  
  Svar:
  I helt særlige tilfælde kan ledelsen godkende, at AU betaler for udgifter til ledsager, såfremt det er påkrævet, at du medbringer en ledsager til et specifikt arrangement. I øvrige tilfælde skal du selv betale alle merudgifter, der måtte komme i forbindelse med at din partner deltager.
   

Jeg er i et område, hvor det ikke er sikkert at tage offentlig transport, og time- og dagpenge dækker ikke beløbet til en taxa. Hvad gør jeg?

• Jeg er i et område, hvor det ikke er sikkert at tage offentlig transport, og time- og dagpenge dækker ikke beløbet til en taxa. Hvad gør jeg?
  
  Svar:
  AU betragter sikkerhed som en nødvendig udgift, så derfor kan udgiften til taxa undtagelsesvis refunderes mod dokumentation og skriftlig forklaring.
  
  https://pav.medst.dk/Tjenesterejser/Udgifter-til-transport
   

Jeg skulle meget tidligt afsted eller kom sent hjem. Betaler AU for en taxa til/fra lufthavnen?

• Jeg skulle meget tidligt afsted eller kom sent hjem. Betaler AU for en taxa til/fra lufthavnen?
  
  Svar:
  I følge AU's rejsepolitik skal du som udgangspunkt anvende den mest klimavenlige transportform i videst muligt omfang. Hvis det ikke er muligt at benytte det mest klimavenlige alternativ, kan du undtagelsesvis køre med taxa. Husk at forklare dette i forbindelse med afregningen af udgiften.

Må jeg køre i egen bil til destinationen?

• Må jeg køre i egen bil til destinationen?
  
  Svar:
  I henhold til AU’s rejsepolitik, skal rejsen altid foregå med den mest klimavenlige rejseform i videst muligt omfang. Du må køre i bil i Danmark uden yderligere godkendelse. Hvis du kører til udlandet, kræver det en årsagsforklaring samt en godkendelse fra institutledelsen eller tilsvarende.

Må jeg køre i egen bil til lufthavnen og lade bilen stå parkeret der, mens jeg er bortrejst?

• Må jeg køre i egen bil til lufthavnen og lade bilen stå parkeret der, mens jeg er bortrejst?
  
  Svar:
  Du må gerne parkere din bil i lufthavnen. Afgiften for parkering skal afregnes i RejsUd sammen med evt. andre udgifter. Hvis du har private fri/ferie dage i forbindelse med konferencen/rejsen, skal disse dage fratrækkes, når du laver afregningen for parkeringen.
  
  AU's rejsepolitik
   

Jeg mødte nogle samarbejdspartnere, og vi gik ud og spiste sammen. Betaler AU for dette?

• Jeg mødte nogle samarbejdspartnere, og vi gik ud og spiste sammen. Betaler AU for dette?
  
  Svar:
  Ja, et fælles måltid med samarbejdspartneret anses for at netværke, og går dermed under repræsentation. Husk at oplyse fulde navn og ansættelsessted på deltagerne, når du afregner i RejsUd.
  Hvis du modtager time- og dagpenge, skal du huske, at der skal være flueben i de gratis måltidsbokse.
  
  Bemærk: Beløbsgrænse for repræsentationsudgifter (hvis du betaler for andre) er 450 kr. for frokost og 800 kr. for middag pr. person inklusiv drikkevarer. Læs mere om repræsentationsudgifter her.
  
   

Betaler AU for brug af minibar?

• Betaler AU for brug af minibar?
  
  Svar:
  Ved tjenesterejser over 24 timer, hvor du får time- og dagpenge, betragtes brug af minibar som en privatudgift. Ved rejser under 24 timer, hvor du får dækket merudgifter, kan AU dække udgifterne til vand, nødder, chokolade eller tilsvarende mod documentation.
   

Må jeg købe materialer under konferencen?

• Må jeg købe materialer under konferencen?
  
  Svar:
  Ja, så længe materialerne er fagligt relateret.
  
   

Kan jeg få time- og dagpenge og hvad skal de evt. dække, eller kan jeg få alle min reelle udgifter dækket?

• Kan jeg time- og dagpenge og hvad skal de evt. dække, eller kan jeg få alle min reelle udgifter dækket?
  
  Svar:
  Inden afrejse skal det afklares med din institutleder eller tilsvarende (eller din bevillingshaver), om du kan få time- og dagpenge eller refunderet udgifter mod dokumentation. Time- og dagpenge skal dække forplejning, lokal transport og små fornødenheder. Læs mere om satserne for time- og dagpenge i satsreguleringscirkulæret.
   

Må jeg bruge mit kreditkort, når jeg får time- og dagpenge?

• Må jeg bruge mit kreditkort, når jeg får time- og dagpenge?
  
  Svar:
  Du må gerne bruge dit kreditkort, men husk at time- og dagpengene skal dække forplejning, lokal transport og små fornødenheder. Det betyder, at du skal gøre transaktioner med kreditkortet til en privat udgift i RejsUd, så de fratrækkes i time- og dagpengene.
  
  Har du brug for hjælpe til afregning i RejsUd, kontakt Rejsegruppen.
   

Hvordan afregner jeg?

• Hvordan afregner jeg?
  
  Svar:
  Når du har haft en udgift, enten som du selv har betalt eller som er købt på et AU kreditkort, skal du afregne det i RejsUd. Husk at gemme bilag – og tag gerne billede af kvitteringer.
  
  På RejsUd hjemmesiden finder du login, vejledninger m.m.
  
  Har du brug for hjælpe til afregning i RejsUd, kontakt Rejsegruppen.
   

Hvilke sagsnummer (projekt) og sagsopgave skal jeg bruge?

• Hvilke sagsnummer (projekt) og sagsopgave skal jeg bruge?
  
  Svar:

• Hvis du er ansat på et fakultet, skal du kontakte en institutsekretær eller projektøkonom/controller, hvis du er i tvivl om, hvor udgifter skal konteres.

• Hvis du er ansat i Fællesadministrationen (vicedirektørområder m.fl.), kan du finde konteringsvejledninger på denne side: Konteringsvejledninger for Fællesadministrationen.
   

Jeg er inviteret som taler til en konference. Min deltagelse bliver derfor betalt. Hvordan gør jeg det ift. afregning?

• Jeg er inviteret som taler til en konference. Min deltagelse bliver derfor betalt. Hvordan gør jeg det ift. afregning?
  
  Svar:
  Hvis aftalen er, at arrangøren betaler alle dine udgifter, men at du selv skal lægge ud for dem med dit AU kreditkort, skal du lave en almindelig afregning i RejsUd. Alle omkostningstyper skal så være "Udlæg til viderefakturering".
  
  Husk at oplyse:
  
  - Firmanavn
  - Adresse
  - Evt. kontaktperson i afregningen
  
  OBS: Du må ikke få pengene refunderet til privatkonto eller i hånden kontant.
  Hvis det sker, skal du lave en indbetaling til AU.
  
  Få hjælp til din afregninger i RejsUd - kontakt Rejsegruppen.
   

Jeg har betalt for andre. Hvordan skal det afregnes?

• Jeg har betalt for andre. Hvordan skal det afregnes?
  
  Svar:
  Hvis du har betalt med dit AU kreditkort, er det dig, der skal lave en afregning i RejsUd. Der skal altid oplyses fulde navn og tilhørsforhold på alle deltagere.
  
  Alt efter hvad du har betalt for og hvordan der er betalt, er der fire forskellige måder, der skal afregnes på:
  
  1:
  Er det en vare, som skal på et andet projekt end det, du ellers oplyser i afregningen, skal du under selve udgiften (under konteringen) ændre sag og sagsopgaven.
  
  2:
  Er det en kreditkorttransaktion, som skal splittes, fordi du har betalt for en anden, skal du følge vejledningen om opdeling af transaktioner, som du finder på systemsiden for RejsUd.
  
  3:
  Er der betalt for forplejning til personer, som ikke er ansat på AU, skal det afregnes som repræsentation.
  Læs mere om repræsentationsudgifter her.
  
  4:
  Er der betalt forplejning for AU-ansatte, og det er et socialt arrangement - skal du have en godkendelse fra din nærmeste leder. Er det et fagligt møde eller arrangement, skal du være opmærksom på, om der også udbetales time- og dagpenge til de andre deltagere. Hvis det er tilfældet skal måltidet dækkes af disse penge.
  
  Har du brug for hjælpe til afregningen - så kontakt Rejsegruppen.
   

Jeg har overskredet en beløbsgrænse (fx for en hotelovernatning), hvordan får jeg en godkendelse?

• Jeg har overskredet en beløbsgrænse (fx for en hotelovernatning), hvordan får jeg en godkendelse?
  
  Svar:
  Du tager kontakt til institutledelsen eller tilsvarende via mail, hvor du beskriver, hvad du har overskredet - og kommer med en begrundelse. Svarmailen vedhæfter du afregningen. Hvis du på forhånd ved, at du risikerer at overskride en beløbsgrænse, er det en god ide at få godkendelse af overskridelsen på forhånd.
   

Jeg var på en rejse, så alle udgifter skal vel konteres på rejseudgifter?

• Jeg var på en rejse, så alle udgifter skal vel konteres på rejseudgifter?
  
  Svar:
  Omkostningstypen skal passe med udgiften.
  
  Rejseudgifter skal bruges til rejsetransportudgifter fx til tog, bus, flybilletter (købt både igennem CWT og direkte på flyselskabs hjemmeside), metro, taxa, parkering, broafgift, færge ect.
  
  Hotel skal på hoteludgifter. Konference på tjenesteydelse. Mad skal på forplejning.
  
  Har du brug for hjælpe til afregningen - så kontakt Rejsegruppen.
   

Min konference er om 6 mdr. Så skal den vel afregnes på forskud?

• Min konference er om 6 mdr. Så skal den vel afregnes på forskud?
  
  Svar:
  Forskudsafregning bruges kun, hvis du rejser til et land, hvor det ikke er muligt at hæve/bruge kreditkort, eller hvis du ikke har et AU kreditkort. Når det ikke er muligt at bruge kort, kan du få et forskud, som du efterfølgende afregner. Alle andre udgifter afregnes først, når de er afholdt.
  
  Find vejledning om "Forskud - anmodning og afregning" på systemsiden for RejsUd.
  
  Læs mere om kontant forskud
   

Min partner deltog i et arrangement. Hvordan afregner jeg for vedkommende?

• Min partner deltog i et arrangement. Hvordan afregner jeg for vedkommende?
  
  Svar:
  I de fleste tilfælde betragtes det som en privatudgift, når en partner deltager i en middag eller et arrangement. Hvis deltagelsen er betalt på et AU kreditkort, skal omkostningstypen være en ”Privat udgift”. Er det et kontantudlæg, skal udgiften for partneren fratrækkes.
  
  I enkeltstående, særlige tilfælde (læs mere under Ledsagerregler for tjenstlige rejser) kan AU godkende at betale for udgifter til ledsager, såfremt det er påkrævet, at der deltager en ledsager i arrangementet. I øvrige tilfælde skal medarbejderen selv afholde alle merudgifter for sin ledsagers deltagelse.
  
  AU's rejsepolitik
   

Jeg kom ikke afsted på konferencen. Hvad kan jeg afregne?

• Jeg kom ikke afsted på konferencen. Hvad kan jeg afregne?
  
  Svar:
  Kontakt konferenceleverandøren for at få refusion. Udgifterne skal afregnes på samme måde som, hvis du har været afsted. Hvis der kommer refusion, skal det også afregnes, hvor du skal huske at anvende en kreditnota eller mail, der bekræfter refusionen som dokumentation.
   

Hvordan opretter jeg time- og dagpenge?

• Hvordan opretter jeg time- og dagpenge?
  
  Svar:
  Når du opretter en rejseafregning med mulighed for time- og dagpenge, skal du vælge afregningskladde ”2. rejser med time- og dagpenge”.
  
  Når du opretter din forside, skal du huske at vælge tidsperioden for hele din rejse.
  
  Når du har oprette din forside, skal du vælge fanen ”Rejsedage”, hvor du kan oprette time- og dagpenge. Her skal du vælge den præcise periode (tidsrum og dato), du er afsted.
  Hvis du har flere destinationer eller afholder feriedage før eller efter, skal du dele rejsen op i perioder.
  
  Vær opmærksom på, at når du opretter time- og dagpenge, er de gratis måltidsbokse udfyldte på forhånd. Dette betyder, at dine time- og dagpenge vil blive reduceret. Du skal derfor fjerne fluebenet i boksene før og efter rejsen, samt de bokse, hvor du ikke har fået et gratis måltid. Et gratis måltid er fx. morgenmad på hotellet, hvor det er betalt med hoteludgiften, frokost på konferencen, samarbejdspartner betaler for middag eller lign.
  
  Vejledning til oprettelse af afregning med rejsedage finder du under systemsiden for RejsUd.
  Har du brug for hjælpe til afregning af time- og dagpenge - så kontakt Rejsegruppen.