Ansatte på AU skal bruge nedenstående formular til at booke lokaler, som administreres af Aarhus BSS.
Når du sender en bookinganmodning via formularen, vil du modtage en kvittering på e-mail umiddelbart efter. Dette er en bekræftelse af, at vi har modtaget din forespørgsel – ikke af selve bookingen. Din booking er først accepteret, når du senere får en endelig bookingbekræftelse på e-mail.
Du skal være på AU's netværk eller på VPN for at logge ind på formularen. Formularen er kun for ansatte – studerende skal bruge formularen til højre i stedet.
Stakladen, Richard Mortensentuen, Preben Hornungstuen og Mogens Zielerstuen renoveres i perioden 1. juni til 31. august 2024.
Undlad venligst at anmode om lokaler i Konferencecenteret til arrangementer over 80 personer, hvis arrangementet skal afholdes i perioden 1. juni til 31. august 2024.
Alle ansatte på AU kan booke lokaler ved Aarhus BSS gennem vores bookingformular.
Er du studerende, og skal du booke lokaler til en studenterforening, henviser vi i stedet til bookingformularen på studieportalen. Find den til højre på denne side.
Hvis du vil tjekke, om et lokale er ledigt, inden du booker, kan du slå det op online.
Du kan slå lokalerne i Konferencecenteret, Aulaen og Vandrehallen op i Outlook.
Gå til kalendervisningen i Outlook og tilføj en kalender foroven via adressekartoteket. Brug derefter lokalets bygningsnummer til at søge det frem.
Du kan slå Søauditorierne og andre auditorier op på timetable.au.dk.
Log ind i timetable, vælg Lokalevisning i topmenuen øverst til højre og klik på Tilføj timeplan. Tilføj lokalet til oversigten ved at søge på bygningsnummeret.
Booking af lokaler ved Aarhus BSS foregår ved, at du udfylder vores bookingformular. Du kan enten beskrive dine behov og lade os om at finde det optimale lokale, eller du kan ønske et specifikt lokale.
Herefter behandler Aarhus BSS Studieplan eller Aarhus BSS Bygningsservice din anmodning og undersøger, om det er muligt at tildele dig et ønsket lokale. Har de spørgsmål til dig i processen, kontakter de dig direkte.
Du udfylder formularen ved at indgive tre typer af informationer:
Nej, det kan du ikke, men det vil som oftest være muligt at tilbyde dig et alternativ, hvis et ønsket lokale er optaget. Når du udfylder bookingformularen, sendes din anmodning til enten Aarhus BSS Studieplan eller Aarhus BSS Bygningsservice, som ser på mulighederne for at tildele dig lokalerne og vurderer, om bookingen er hensigtsmæssig i forhold til fakultetets samlede lokaleudnyttelse.
Din booking er godkendt, når du modtager en endelig bookingbekræftelse per e-mail. Den kvittering, du modtager i din indbakke umiddelbart efter at have sendt en anmodning via formularen, er ikke den endelige bookingbekræftelse.
I bookingformularen kan du booke de lokaler, Aarhus BSS råder over.
Det drejer sig om de lokaler, Aarhus BSS administrerer på vegne af hele AU: Konferencecenteret, Aulaen og Vandrehallen samt Søauditorierne.
Derudover drejer det sig om Aarhus BSS’ undervisningslokaler samt fakultetets auditorier på Fuglesangs Allé og i Nordøstre Hjørne af Universitetsparken.
Hvis du gerne vil være sikret et lokale til et arrangement et godt stykke ude i fremtiden, bør du primært orientere dig efter lokalerne i Konferencecenteret samt Aulaen og Vandrehallen. Disse prioriteres ikke til undervisning og kan derfor bookes flere år ude i fremtiden.
Auditorierne og undervisningslokalerne prioriteres derimod til undervisning, og denne lokaleplanlægning foregår i et fast planlægningsrul. Derfor kan du ikke booke længere frem end næste planlægningsrul for disse lokaler. Nedenfor kan du se, hvornår det er muligt at booke auditorier og undervisningslokaler på Aarhus BSS:
Læs mere om de forskellige lokaler her:
I formularen kan du booke flere lokaler på én gang, forudsat at de skal bruges til samme arrangement. Det er altså muligt at booke en pakke med flere tilstødende lokaler til en konference eller lignende.
Du tilføjer flere lokaler ved at udfylde punkt 3 i formularen gentagne gange og trykke ’Tilføj lokale’.
Du vil kunne se alle de ønskede lokaler på listen i formularen, inden du sender din bookinganmodning afsted. Det første lokale, du tilføjer, skal være det lokale, der er vigtigst for afviklingen af arrangementet. På listen vil det fremgå, at dette lokale er det primære lokale i din booking
Formularen giver dig mulighed for at angive, om du skal bruge forplejning, udstyr og opstilling af borde og stole. Den information bruges til at vurdere, hvilke lokaler der er mest hensigtsmæssige, og om bookingen kan gennemføres, hvis du har udtrykt et ønske om et specifikt lokale.
Hvis du skal bruge forplejning, særligt udstyr eller lignende, skal du huske selv at tage kontakt til dem, der skal levere det – for eksempel IT, kantinen eller bygningsservice.
Læs mere om de praktiske forhold i lokalerne:
Spørgsmål til Aulaen, Vandrehallen, Konferencecenteret og Aarhus BSS Kantinen:
Spørgsmål til Aarhus BSS’ auditorier og undervisningslokaler samt Søauditorierne: