Booking af lokaler via Aarhus BSS

Ansatte på AU skal bruge nedenstående formular til at booke lokaler, som administreres af Aarhus BSS.

Når du sender en bookinganmodning via formularen, vil du modtage en kvittering på e-mail umiddelbart efter. Dette er en bekræftelse af, at vi har modtaget din forespørgsel – ikke af selve bookingen. Din booking er først accepteret, når du senere får en endelig bookingbekræftelse på e-mail.

Du skal være på AU's netværk eller på VPN for at logge ind på formularen. Formularen er kun for ansatte – studerende skal bruge formularen til højre i stedet.

Formular til lokalebooking for ansatte (log ind med AU ID)

FAQ – Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid i forvejen kan jeg booke et lokale?

Hvis du gerne vil være sikret et lokale til et arrangement et godt stykke ude i fremtiden, bør du primært orientere dig efter lokalerne i Konferencecenteret samt Aulaen og Vandrehallen. Disse prioriteres ikke til undervisning og kan derfor bookes flere år ude i fremtiden.

Auditorierne og undervisningslokalerne prioriteres derimod til undervisning, og denne lokaleplanlægning foregår i et fast planlægningsrul. Derfor kan du ikke booke længere frem end næste planlægningsrul for disse lokaler. Nedenfor kan du se, hvornår det er muligt at booke auditorier og undervisningslokaler på Aarhus BSS:

Ønsker du at booke et auditorium eller undervisningslokale til et arrangement, der finder sted mellem den 1. januar til den 31. juli, kan du tidligst ønske lokalet den 1. november året før.
Ønsker du at booke et auditorium eller undervisningslokale til et arrangement, der finder sted mellem den 1. august til den 31. december, kan du tidligst ønske lokalet den 1. maj samme år.

Læs mere om de forskellige lokaler her:

Hvem kan booke lokaler?

Alle ansatte på AU kan booke lokaler ved Aarhus BSS gennem vores bookingformular.

Er du studerende, og skal du booke lokaler til en studenterforening, henviser vi i stedet til bookingformularen på studieportalen. Find den til højre på denne side.

Er lokalet ledigt?

Hvis du vil tjekke, om et lokale er ledigt, inden du booker, kan du slå det op online.

Lokaler i Konferencecenteret, Aulaen, Vandrehallen, BSS-kantinen, caféarealet i bygn. 1791 og foyerarealet i bygn. 1790.

Du kan slå lokalerne i Konferencecenteret, Aulaen, Vandrehallen, BSS-kantinen, caféarealet i bygn. 1791 og foyerarealet i bygn. 1790 op i Outlook.

Gå til kalendervisningen i Outlook og tilføj en kalender foroven via adressekartoteket. Brug derefter lokalets bygningsnummer til at søge det frem.

Søauditorierne og andre auditorier

Du kan slå auditorier og undervisningslokaler op på timetable.au.dk.Vær opmærksom på at visningen kun er retvisende i indeværende semester.

Log ind i timetable, vælg Lokalevisning i topmenuen øverst til højre og klik på Tilføj timeplan. Tilføj lokalet til oversigten ved at søge på bygningsnummeret.

Hvordan foregår bookingen?

Booking af lokaler ved Aarhus BSS foregår ved, at du udfylder vores bookingformular. Du kan enten beskrive dine behov og lade os om at finde det optimale lokale, eller du kan ønske et specifikt lokale.

Herefter behandler Aarhus BSS Studieplan eller Aarhus BSS Bygningsservice din anmodning og undersøger, om det er muligt at tildele dig et ønsket lokale. Har de spørgsmål til dig i processen, kontakter de dig direkte.

Du udfylder formularen ved at indgive tre typer af informationer:

Hvornår ønsker du at booke et lokale?
Hvilken slags lokale ønsker du?
Hvilket arrangement skal lokalet bruges til?

Kan jeg være sikker på at få det lokale, jeg ønsker?

Nej, det kan du ikke, men det vil som oftest være muligt at tilbyde dig et alternativ, hvis et ønsket lokale er optaget. Når du udfylder bookingformularen, sendes din anmodning til enten Aarhus BSS Studieplan eller Aarhus BSS Bygningsservice, som ser på mulighederne for at tildele dig lokalerne og vurderer, om bookingen er hensigtsmæssig i forhold til fakultetets samlede lokaleudnyttelse.

Din booking er godkendt, når du modtager en endelig bookingbekræftelse per e-mail. Den kvittering, du modtager i din indbakke umiddelbart efter at have sendt en anmodning via formularen, er ikke den endelige bookingbekræftelse.

Hvilke lokaler kan jeg booke?

I bookingformularen kan du booke de lokaler, Aarhus BSS råder over.

Det drejer sig om de lokaler, Aarhus BSS administrerer på vegne af hele AU: Konferencecenteret, Aulaen og Vandrehallen samt Søauditorierne.

Derudover drejer det sig om Aarhus BSS’ undervisningslokaler samt fakultetets auditorier på Fuglesangs Allé, i Nordøstre Hjørne af Universitetsparken og Universitetsbyen.

Hvor mange lokaler kan jeg booke på én gang?

I formularen kan du booke flere lokaler på én gang, forudsat at de skal bruges til samme arrangement. Det er altså muligt at booke en pakke med flere tilstødende lokaler til en konference eller lignende.

Du tilføjer flere lokaler ved at notere det i kommentarfeltet i selve formularen.

Du vil kunne se alle de ønskede lokaler på listen i formularen, inden du sender din bookinganmodning afsted.

Hvad med forplejning, opstilling af stole samt andre praktiske ting?

Hvis du skal bruge forplejning, særligt udstyr eller lignende, skal du huske selv at tage kontakt til dem, der skal levere det – for eksempel IT, kantinen eller bygningsservice.

Læs mere om de praktiske forhold i lokalerne: