Arbejd strategisk med MUS som leder
MUS skal sikre, at medarbejderens kompetenceudvikling bliver strategisk og systematisk.
Strategisk ved at sikre en retning for udviklingen, der matcher arbejdspladsens behov og understøtter den overordnede strategi på Aarhus Universitet.
Systematisk ved at medarbejder og leder sammen udarbejder et aftaleskema og følger op på aftalerne i løbet af året.
På siden her får du redskaber til at holde en god udviklingssamtale med dine medarbejdere.
Hvad skal du gøre?
Fase 1 - Sådan forbereder du dig
Få styr på rammerne
- Fastlæg enhedens mål, fremtidsplaner, økonomisk råderum for kompetenceudvikling samt kompetencebehov for de kommende år – gerne i samråd med din egen leder i forbindelse med din egen MUS
- Vær opmærksom på evt. særlige temaer, som LSU har besluttet skal drøftes på årets MUS
- Lav en tidsplan for afvikling af MUS, som indeholder:
- dato for et fællesmøde i enheden
- datoer for individuelle samtaler
- dato for opfølgningsmøde i enheden
Læg dig fast på en proces for MUS i jeres enhed
I mitHR kan medarbejderen sende sin forberedelse til dig inden samtalen, så du også har mulighed for at forberede dig med medarbejderens svar in mente – og dermed få en mere værdiskabende samtale. Systemet understøtter denne proces, men du kan vælge en alternativ proces.
I beslutningen af jeres proces kan du få flere detaljer i illustrationen over MUS-processen i mitHR og ved at se vejledning til samtaleguiden og aftaleskemaet.
Orientér dine medarbejdere i god tid
- Afhold en GRUS/TUS eller et afdelingsmøde og fortæl om:
- hvornår der afholdes MUS og jeres lokale proces
- dine forventninger til afdelingens retning og invitér gerne til dialog og feedback, brug f.eks. værktøjet Impact map
- dine forventninger til samtalens udbytte og medarbejdernes forberedelse
- Inviter medarbejderne til MUS via Outlook
Forberedelse af den enkelte samtale:
- Gør status på aftaler og opfølgning siden sidste MUS
- Reflektér over dit eget og medarbejderens udviklingspotentiale
- Forbered dig
- direkte i mitHR – enten ud fra din medarbejders sendte besvarelse eller ud fra spørgsmålene i samtaleguiden (afhænger af din valgte proces). Din forberedelse forbliver fortrolig.
- eller ud fra de tre temaer i AU's MUS-koncept med tilhørende spørgsmål
- Forbered anerkendende og konstruktiv feedback på opgaveløsning og udvikling til medarbejderen
Fase 2 - Afholdelse af MUS, selve samtalen
At gennemføre en MUS med kvalitet, mening og effekt forudsætter, at både medarbejder og leder gør sig umage for at gennemføre en samtale, der er fremadrettet og skaber en udviklende dialog.
En udviklende dialog kræver, at I lytter til hinanden og prøver at forstå meningen bag det, der bliver sagt, ved at stille uddybende spørgsmål frem for at argumentere imod.
Læs: Sådan giver du konstruktiv feedback.
Konkrete tips:
- Det anbefales at afsætte 1½ time til selve samtalen
- Disponer tiden under samtalen, så I kommer omkring alle hovedtemaer og særlige fokusområder
- Husk at give den meste taletid til medarbejderen
- Afsæt tid til at aftale, hvad der efterfølgende skrives i aftaleskemaet - hvem der går videre med hvad, og hvornår der skal følges op.
- Jo mere konkret aftaleskemaet er, desto lettere er det at forholde sig til og følge op
Fase 3 - Husk at følge op
Godkendelse og information
- Når aftaleskemaet er udfyldt af medarbejderen, skal du godkende det
- Koordiner evt. kompetenceudviklingsønsker lokalt, inden du giver endeligt tilsagn til medarbejderne
- Afhold et opfølgningsmøde, hvor du informerer om væsentlige temaer og opmærksomhedspunkter, samtalerne har givet anledning til, og hvordan du vil følge op på dem. Af hensyn til fortroligheden er det vigtigt, at der ikke refereres konkret indhold fra de enkelte samtaler.
Følg op kontinuerligt
Som leder har du en vigtig rolle i forhold til at følge op på, om de individuelle udviklingsaktiviteter er på rette spor, og om medarbejderen opnår det forventede udbytte.
Hvis nogle af aktiviteterne ikke forløber som forventet, bør I drøfte hvorfor, og om der skal tages nye initiativer. Erfaringer viser, at netop individuel opfølgning er afgørende for, at både leder og medarbejder oplever, at MUS har effekt.
Samtaleguides
Samtaleguiden i mitHR er opstillet som et spørgeskema med en blanding af multiple choice og åbne spørgsmål. Alle spørgsmål er frivillige, og du kan svare på den måde, du finder mest passende. Samtaleguiden er vejledende, forstået sådan, at der gerne må stilles supplerende spørgsmål, udelades underspørgsmål og byttes om på rækkefølgen.
Det er meningen, at det er en flydende samtale, hvor leder og medarbejder hver især stiller de spørgsmål, der falder naturlige. Dog skal samtalen som minimum komme omkring de tre hovedtemaer, som samtaleguiden er inddelt i.
De tre hovedtemaer i samtalen er:
1. Siden sidst - et godt afsæt for at tale om fremtiden
2. Trivsel og arbejdsglæde
3. Fremtidige opgaver og kompetenceudvikling
Du finder samtaleguides direkte i mitHR og kan se dem her:
Sådan giver du konstruktiv feedback
Som en del af MUS lægges op til, at lederen og medarbejderen giver hinanden feedback på bl.a. opgaveløsning og samarbejde i året, der gik. For at sikre at feedback kan bruges konstruktivt, kan denne simple feedback-model med fordel anvendes.
1. Beskriv fakta
Indled med et konkret eksempel, eksempelvis en situation, et ordret citat, som giver anledning til feedback.
Gengiv fakta uden at fortolke.
2. Beskriv din oplevelse
Din oplevelse handler kun om dig, derfor bruges vendinger som ”Jeg bliver …” og ”Jeg er … ”. f.eks. imponeret, forvirret, usikker, skeptisk, glad, lettet, inspireret, sur, stolt eller vred.
Vendinger, der dømmer den anden, dur ikke til at give feedback med, f.eks. ”du er …”, ”du bliver …”.
3. Fortæl, hvad du ønsker
Sig hvad du ønsker, at den anden skal gøre.
Sig hvad du ønsker og vil have fremover, i stedet for hvad du ikke ønsker.
Hvornår skal du gøre noget?
Årshjul
MUS skal ikke betragtes som en isoleret samtale, men en kontinuerlig proces. Du opnår de bedste resultater, hvis du følger op løbende og skriver noter om medarbejderens opgaver og udfordringer hele året.
- Forår: følg op på indgående samtaler med dine medarbejdere
- Sommer: planlæg årets MUS i enheden
- Sensommer: forbered dine medarbejdere på, hvad du forventer af dem, og send indkaldelser
- Efterår: afhold samtaler og godkend aftaleskemaer
- Vinter: giv tilsagn til aftalte aktiviteter og giv enheden tilbagemelding på generelle temaer