AU’s data er noget af det mest værdifulde, vi har, og derfor skal vi passe godt på det. For at øge sikkerheden omkring tilgængeligheden af data anvender vi på AU Microsoft 365-appen Intune-firmaportal. Det er nødvendigt at installere app'en på de mobile enheder, du bruger til at tilgå AU-data, fx din Outlook mail eller Teams samt en række andre tjenester og systemer.
Samtidig indføres Intune-firmaportal for at leve op til de tekniske minimumskrav, der stilles til statslige myndigheder. Læs mere om dem på Sikkerdigital.dk.
Du skal installere app’en Intune firma-portal på telefoner, tablets og andre mobile enheder, som du ønsker at bruge til at tilgå mail, kalender, filer og anden data fra Aarhus Universitet. Som udgangspunkt anbefaler vi, at du kun bruger udstyr, som er stillet til rådighed af AU.
Bruger du dit private udstyr, er det også nødvendigt at installere Intune her, hvis du ønsker at tilgå AU-data fra dette.
At installere Intune-firmaportal foregår fuldstændig, som når du installerer enhver anden app. Du finder app’en Intune firma-portal via Google Play eller App Store, alt efter om du har en Android eller en Apple-enhed.
Fra et slutbruger-perspektiv hjælper Intune med at sikre at du som medarbejder kan overholde AU's sikkerhedspolitikker. Der gælder eksempelvis et krav om at login-koder skal have 6 cifre. Understøtter dine enheder allerede face ID og fingeraftryk, fungerer dette uændret.
Intune hjælper også, hvis du skulle være så uheldig, at din enhed bliver stjålet, eller du mister den på anden vis. Da kan du få hjælp fra IT-supporten til at slette data fra enheden. Har du en Android enhed, kan du vælge mellem, om det alene er AU-data eller om al data på telefonen, som skal slettes. Har du en Apple-enhed slettes alle data på telefonen. Data slettes kun ved godkendelse af dig.
Fra et administrativt perspektiv hjælper Intune med at skabe det fulde overblik over AU’s enheder, og om de overholder AU's sikkerhedspolitikker, og om de opfylder de tekniske minimumskrav til statslige myndigheder.
Når vi skriver, at du ikke vil have adgang til AU-data eller arbejdsrelateret data, hvis du ikke installerer Intune-firmaportal, menes følgende:
Nedenfor kan du læse, hvilke data, der er tilgængelige for AU, hvis du har installeret Intune på din mobile enhed.
Tilgængeligt:
Ikke-Tilgængeligt:
Nej. Intune gemmer ikke data.
Nej. Ingen AU-enheder kan se eller har adgang til hverken mails, filer, billeder, apps, aktivitet eller andet på dine mobile enheder.
I det daglige behøver du ikke at forholde dig til Intune-firmaportal. Har du en android, oprettes der to områder på din hjemmeskærm: “Personligt” og “Arbejde”. Det er apps under området “Arbejde”, som er omfattet af Intune-firmaportal.
App’en bidrager til at sikre, at udstyr holdes opdateret, da netop opdateringer er afgørende for et højt sikkerhedsniveau. I praksis minder app’en dig om, når du skal installere nye opdateringer af styresystemet og lukker for din adgang til AU-data, hvis du ikke opdaterer inden for en nærmere angivet frist.
Du kan godt undlade at installere Intune på fx din private telefon. Det betyder dog, at det ikke længere vil være muligt at tilgå AU Data fra den pågældende enhed. Dette gælder også, hvis du ikke løbende opdatere styresystem til det påkrævede. Du vil modtage en email, når der er behov for opdateringer.
I nogle tilfælde kan forældet udstyr ikke længere opdateres, og dit udstyr skal derfor skiftes. De mobile enheder skal være opdateret med den nyeste version af styresystemer for at fungere. Det gælder for både Android og Apple-enheder.
I henhold til myndighedernes krav og anbefalinger om it-sikkerhed til statslige institutioner har universitetsledelsen besluttet at cybersikkerheden skal øges på AU. Det gælder også sikkerheden på mobile enheder. AU’s informationssikkerhedsafdeling har anbefalet denne løsning til det centrale sikkerhedsudvalg (CISU) og universitetsledelsen, som har godkendt dette.
Du kan læse mere om AU’s politik for informationssikkerhed
Vil du ikke længere tilgå AU-data fra fx din private telefon, kan du fjerne Intune-firmaportal. Se vejledninger herunder.