Det afgørende spørgsmål ved planlægning af en virtuel eller hybrid konference er: "Hvad tjener arrangementet og deltagerne bedst?" En undersøgelse fra Aarhus Universitet og VisitAarhus i 2022 viste, at 86% af forskerne foretrak fysiske konferencer. Dette understreger behovet for omhyggelig overvejelse af, hvad der er bedst for arrangementet og deltagerne. I visse situationer vil det naturligvis være en virtuel eller hybrid konference der er at foretrække.
Nedenfor har vi samlet en række råd og spørgsmål ved planlægning af virtuelle konferencer. Forskellige afviklingsformer kræver forskellig planlægning og indsats. Vi står naturligvis til rådighed for yderligere rådgivning og sparring, så tøv ikke med at kontakte os.
Denne side opdateres løbende. Senest opdateret den 2. januar 2023.
Inden du går i gang med planlægningen af din konference, bør du overveje, hvilken form for konference du vil holde. Flere ting har indvirkning på, om du bør vælge at afvikle virtuelt eller fysisk, eller om det skal være en både-og-konference (hybrid).
Du bør f.eks. overveje:
Læs et par gode råd og overvejelser her
Den fysiske konference
Den fysiske konference giver:
En undersøgelse lavet af Aarhus Universitet og VisitAarhus i 2022, viste at 86% af de adspurgte forskere foretrækker at deltage i fysiske konferencer frem for virtuelle konferencer. For at være med til at ”retfærdiggøre” at mødes fysisk, anbefaler vi at man sætter fokus på at facilitere netværk i den fysiske konference. Vi har derfor netop udarbejdet en rådgivningsside med fokus på at facilitere netværk og dialog til den fysiske konference. Læs mere her.
Den virtuelle konference
Den virtuelle konference skal planlægges anderledes og har andre fordele. Som udgangspunkt fungerer den virtuelle konference bedst med en styret dialog som f.eks. envejskommunikation (oplæg med mulighed for skriftlig chat/spørgsmål), men kan teknisk også rumme breakout sessions og dialog i mindre grupper, som kan åbne op for mere spontan dialog, netværk og options to connect.
Den virtuelle konference giver
Vær særligt opmærksom på, at netværksdelen af en virtuel konference kræver en ekstra indsats, idet deltagerne ikke er til stede sammen fysisk. Det stiller krav til at tænke kreativt og tilpasse konferencen til målgruppen – og f.eks. også gennemtænke brug af breakout-lokalerne, så de grupper, du placerer folk i, opleves relevante og som et passende antal.
Den hybride konference
Planlægning og afvikling af en hybrid konference kan være en stor mundfuld, men har dog også en lang række fordele.
Dette format giver
Hybridformatet kræver dog også en lang række ekstra opgaver, som du ikke er vant til, hvis du ”kun” afvikler 100% fysiske eller 100% virtuelle konferencer. Husk derfor at overvej følgende:
På AU har vi gjort os erfaringer med planlægning og afvikling af et par hybride konferencer, så hvis du overvejer dette format, er du velkommen til at kontakte os for yderligere information og sparring om bl.a. formål, indhold og udbytte og mere konkret om deltagere, kommunikation, teknik, platforme og interaktive redskaber, netværk, tidsramme og programlægning, multi-hub-muligheder, kompleksitet, arbejdsbyrde og ambitionsniveau m.v. Vi har lavet et oplæg om vores erfaring med afholdelse af en større hybridkonference, der kan ses her.
Du bør ift. planlægningen og afviklingen af din virtuelle konference tænke det, som om det var en fysisk konference. Det vil sige, at vi anbefaler at lave en minut- og bemandingsplan eller teknisk drejebog, så alt bliver tænkt igennem inkl. rammer, dialogformater (oplæg, breakout, roundtables m.v.) og tekniske skift undervejs. Hav fokus på både bløde og mere tørre kriterier, selvom det er virtuelt.
Rammer
Teknik
Tilmelding
Det sociale aspekt
Netværk online
Det er vigtigt for den gode virtuelle oplevelse, at du har overvejet ’indretningen’ af dit virtuelle venue:
Som mennesker opfører vi os meget forskelligt on- og offline. Derfor er det vigtigt at forventningsafstemme med dine deltagere og også indstille dig på en anden adfærd online.
AU HR har lavet lidt forskellige guidelines til virtuelle møder. Du kan læse mere her.
Når du skal videre med planlægningen af en virtuel eller hybrid konference, kan valget af platform (og tilhørende funktionalitet) være af betydning. Aarhus Universitet kan supportere dig i platformene Zoom og Microsoft Teams. Har du yderligere spørgsmål til de to platforme og hvad der er muligt, kan du kontakte din lokale IT-afdeling.
Det er vigtigt at nævne, at platformene skal ses som virtuelle møderum, hvor du kan styre indholdet. Det er altså ikke en fuld løsning til din konference – der skal stadig laves separat registrering i Conference Manager, og betaling klares ligeledes uden om platformene.
Vi kan ikke anbefale den ene platform frem for den anden. De kan nærmest det samme, så valget vil typisk basere sig på en smagssag for den enkelte arrangør. Nedenfor finder du dog en sammenligning mellem de to platforme.
Klik på billedet nedenfor for at gå til en pdf, der kan downloades.
Centre for Educational Development har udarbejdet en side med fokus på såkaldte Zoom Rooms, som er etableret en række steder på Aarhus Universitet. Fælles for disse rum er, at de er ”bygget” til Zoom, så en virtuel eller hybrid konference vil køre gnidningsfrit i disse rum. Der er dog tale om mindre rum, så det vil primært være mindre konferencer eller som brug til breakout rooms til hybride konferencer, at rummene vil give mening at anvende. Se beskrivelse af og oversigt over Zoom Rooms her.
Derudover findes der forskellige guides og vejledninger til anvendelse af platformene på Aarhus Universitet:
Ud over de ovenstående beskrevne platforme, som Aarhus Universitet råder over, er der ligeledes en lang række platforme, der kan indkøbes til éngangsbrug for konferencen. Tag endelig kontakt til os, hvis du har brug for input til leverandører af streaming, virtuelle konferenceplatforme med mere ”konferenceudtryk” end Zoom/Teams eller blot vil høre vores erfaringer.
Adfærd online
https://www.nytimes.com/2020/03/25/technology/personaltech/online-video-meetings-etiquette-virus.html
https://www.businesswest.co.uk/blog/virtual-meeting-etiquette-5-dos-and-donts
Hybridmøder
A simple guide for hybrid events
10 Critical Steps to Successful Hybrid Events
How to convert your in-person events to virtual events
Tjekliste for virtuel eventplanlægning
https://offers.helloendless.com/virtual-event-planning-checklist
Forskel mellem møde og webinar
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/115005474943-Meeting-and-webinar-comparison
Kom godt i gang med Webinar
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/200917029-Getting-Started-With-Webinar
Engagér dine deltagere
Q&A vs. C&I (conversation and input)
Sådan laver du breakout rooms
Podcast om multi-hub meetings
https://helloendless.com/multi-hub-meetings/
Zoom-guides
https://support.zoom.us/hc/en-us
Lys, lyd, internet
Filmmateriale til fri brug under afvikling eller i pauser
Film om Aarhusregionen (1,37 min.): https://www.youtube.com/watch?v=IeQKodfH1JE
Denne film må bruges i sammenhænge, hvor Aarhus og Aarhus Universitet skal profileres.
Bemærk, at hvis du ønsker en film, der er målrettet den enkelte kongres eller konference, kan du kontakte VisitAarhus Convention Bureau.
Historisk film om Aarhus Universitet (med engelske undertekster, varighed: 2,23 min): https://youtu.be/pK3Ilk7rsfc
Droneoptagelse Aarhus Universitet (uden lyd, varighed: 0,30 min): https://youtu.be/fkg9ld62iTU