Netværksaktiviteter

Når du skal arbejde med netværk skal du turde at give det plads og tid i programmet. 

Hvis du tager 15 eller 20 minutter ud af det faglige program og giver tiden til f.eks. en samtaleøvelse, igangsætter du dialog og videnudveksling og skaber rammerne for den merværdi, deltagerne efterspørger, når de deltager i fysiske arrangementer. At afsætte tid til relationsskabende aktiviteter er ikke at gå på kompromis med det faglige program, da det løfter og styrker den faglige del - og sikrer at flere deltagere får talt med nye og gamle samarbejdspartnere og relationer. 

Dette punkt handler om at du indtænker netværk både før og efter arrangementet er afholdt. Ofte fokuserer vi alene på netværk og netværksaktiviteter under et arrangement eller en konference, men her kommer vi med eksempler på, hvordan du også kan arbejde med før og efter.

Erfaring viser, at jo før deltagerne kommer i samtale med andre, jo flere samtaler vil de have i løbet af dit arrangement. Derfor er det vigtigt, at du som arrangør får skabt et program, hvor deltagerne engageres så hurtigt som muligt. 

Ved at igangsætte en netværksaktivitet meget tidligt i dit program, er du som arrangør med til at sikre, at deltagerne får gang i 'talemusklerne' og på den måde kommer hurtigere i gang med at opbygge relationer. Her det vigtige ikke, at deltagerne taler med de 'rigtige', men at deltagerne får talt sig varme.

Du kan f.eks. bruge '1, 2, mange', 'Tegneøvelsen' eller 'Tal og byt' til at skyde dit arrangement igang. 

Når du giver deltagerne noget at pege på, skaber du et fælles udgangspunkt, som kan være omdrejningspunkt for samtale. Det, der skal peges på, kan være noget, du som arrangør står for, eller noget, deltagerne selv er med til at skabe. 

Erfaring viser, at "Netværk og kaffe" som et punkt i programmet sjældent virker efter hensigten, fordi deltagerne selv skal opsøge samtalen og den nye relation. For mange kan netværk og relationsdannelse være grænseoverskridende og det er langt fra alle, der synes det er sjovt eller trygt. Derfor handler det om, at du som arrangør får skabt et samtalerum, hvor alle kan være med. 

Derfor er facilitering et nøgleord, når du skal designe dit program. Med facilitering kan du sikre et trygt rum, hvor der er ens regler for alle og hvor deltagerne nudges til at samtale - uden at det virker påtrængende eller tvingende.

Hvis en samtalestarter (f.eks. nip-napperen) ikke faciliteres, men blot ligger på et bord, så vil det være meget få, der vil gå i gang med at bruge samtalestarteren. Hvis du derimod sørger for, at en moderator eller oplægsholder sætter gang i samtalestarteren og beder deltagerne om at bruge 5 minutter to og to, så bliver der skabt et rum, hvor deltagerne føler sig trygge til at gå i gang. 

At skabe brud og sceneskift i dit program handler om, at "vække" deltagerne og få dem i samtale med flere. 

Tryghed kan være afgørende for lysten til at indgå i dialog og netværk med andre mennesker. Hvis du som arrangør kan lykkes med at skabe trygge rammer for dine deltagere, vil du højst sandsynligt opleve mere dialog. Husk, at det ikke nødvendigvis altid er det stilrene, der fordrer bedst samtale. Du kan med fordel være opmærksom på balancen mellem de formelle og uformelle aktiviteter i dit program. Det formelle setup med for eksempel velkomstdrinks og kransekager er ikke nødvendigvis det rigtige greb, hvis formålet er at skabe en løs og let stemning. Det er en hårdfin balance, da det – i konferencesammenhæng – ikke skal blive til "gøgl og teambuilding". Pointen er at skabe tryghed og få deltageren til at føle sig som en del af flokken, men stadig have fokus på det faglige indhold og den professionelle levering.

Lokaler, møbler, opsætning og scenografisk stemning har indflydelse på, hvordan et arrangement modtages og opleves af deltageren.

Rummet skaber forventninger hos deltagerne i det øjeblik, de træder derind. Tænk rummet ind i din planlægning, og spørg dig selv, hvordan du bedst iscenesætter de programpunkter, du har planlagt (en til mange-kommunikation, gruppedrøftelser, workshops etc.). Vær opmærksom på, om de lokaler, du har til rådighed, også egner sig til de planlagte netværksaktiviteter. Overvej, hvordan du kan tilpasse din aktivitet til lokalet – eller lokalet til aktiviteten.

Overvej grundigt, hvem den forventede målgruppe til dit arrangement eller din konference er. Dette kan være nyttigt i forhold til kommunikationen til dem, men i høj grad også i forhold til, hvordan du tilrettelægger dit konferenceprogram og de netværksaktiviteter, du lægger ind

• Kender deltagerne hinanden?
• Er de fra samme universitet?
• Er de nationale eller internationale?
• Har de samme faglighed?
• Er der både VIP- og TAP-deltagere eller måske også deltagere fra andre steder end universitetet?
• Og hvad med deres anciennitet?

Alle disse spørgsmål – og mange flere – kan være bestemmende for, hvilke netværksgreb og -aktiviteter du bør anvende, og hvad formålet med dem bør være. Sæt dig i dine deltageres sted og forestil dig, hvad de har brug for og vil være trygge ved.