Konferencehåndbog

Læs mere om, hvilke auditorier du kan booke samt særlige forholdsregler vedr. afregning for auditorierne.

Bemærk også mulighed for at låne auditorier og lokaler hos

• AIAS – læs mere om AIAS’ mødefaciliteter og regler for lokalelån her: Booking of facilities (au.dk). Kontakt AIAS på booking@aias.au.dk
• Moesgaard Museum – læs mere om brug af lokaler på Moesgaard her
• Konferencecenter på Fredrik Nielsens Vej. Ift. leje og forplejning, kontakt Winnie Salling på ws@au.dk.

Vær opmærksom på, at lokaler bør bookes i så god tid som muligt. Bemærk også, at nogle lokaler først endeligt kan bookes, når lokale-/undervisningsplanen for det pågældende semester foreligger – oftest 6 måneder før. Det vil sige, at du ikke kan garanteres et bestemt auditorie før dette tidspunkt. Det er derfor en god idé også at tænke alternativer fra starten.

Generelt skal du være opmærksom på, at der i universitetets store auditorier normalt afvikles undervisning, hvilket man som konferencearrangør bedes respektere. Konferencer kan bookes efter først til mølle-princippet i de undervisningsfri perioder (medio juni til medio august og ultimo december til medio januar). Det er naturligvis også en mulighed at booke konferencefaciliteter uden for AU. Se nedenfor.

Fra 2017 er der nye regler for fakturering ved brug af auditorier – du kan læse mere her.

Ved tvivlspørgsmål bedes du kontakte din egen controller. Husk, at du skal betale for betjenttimer uden for almindelig åbningstid og evt. for ekstra rengøring.

Plantegning over Aulaen

Plantegning over Vandrehallen

Plantegning over Stakladen

Plantegning over Søauditorierne

I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at booke lokaler eller venues uden for Aarhus Universitet – f.eks. hvis din konference har rigtig mange deltagere, der kræver større lokaliteter, hvis dele af konferencen skal placeres i byen som en del af en strategi, eller hvis de påtænkte lokaler på AU ikke kan bookes. Vær opmærksom på statsaftalen, som skal benyttes:

• Konferencestedsaftale

Når dato og lokaler er på plads, skal ambitionsniveauet fastlægges med hensyn til størrelse, form og varighed. Mange konferencer planlægges som led i en række af konferencer, der afholdes hvert år eller med nogle års mellemrum. For sådanne konferencer vil ambitionsniveauet typisk være bestemt på forhånd.

Det kan være traditioner, der foreskriver ambitionsniveauet, eller det kan være en international arrangementskomité, der sætter niveauet. Der kan også være begrænsninger af økonomisk og geografisk art, som medfører, at ambitionsniveauet må sænkes. Uanset er det afgørende at få afklaret, hvilket behov konferencen skal dække, og få besvaret nogle af de centrale logistiske spørgsmål, der stemmer overens med det forventede eller planlagte budget.

Det er vigtigt, at du som konferencearrangør fra starten beslutter, hvilken standard konferencen skal have. Skal der serveres espresso og overdådige frugtbuffeter i alle pauserne, eller er det nok med skærekage og kaffekander? Skal der være gratis transport til og fra hoteller eller må konferencedeltagerne selv sørge for logistikken? Skal oplægsholderne have deres rejseudgifter betalt og mulighed for at deltage gratis i konferencen, eller skal de betale det hele selv og have tak i form af et par flasker rødvin?

Læs mere om regler for gaver, regler for AU-gaver og regler for repræsentationsudgifter. 

Har du yderligere spørgsmål til, hvilke former for aflønning du kan benytte i forhold til f.eks. interne og eksterne oplægsholdere, bør du kontakte den økonomiansvarlige i din afdeling.

Beslutninger om serviceniveauet har naturligvis konsekvenser for konferencens økonomi. Enten bliver deltagerbetalingen høj, eller også skal der laves et arbejde ift. at skaffe tilskud via legater, fonde og sponsorer. Læs separat afsnit om sponsorer senere i dokumentet.

Ønsker man at løfte konferencen op på højeste niveau, kan det også være nødvendigt at få ekstern hjælp til det praktiske – for eksempel ved at købe et konferencebureau ind.

En fornuftig planlægning forudsætter en realistisk forestilling om, hvor mange deltagere der kan forventes til konferencen. Antallet af deltagere vil som udgangspunkt afhænge af konferencens indhold og faglige niveau samt af størrelsen på det pågældende forskningsmiljø. Konferencer handler ud over fagligheden også om muligheden for netværksdannelse og den samlede værdi, som en deltager kan forvente at tage med hjem. Tænk derfor over, hvordan du sikrer og sørger for rammer for dette. Kommunikér gerne dette til dine deltagere, så de ved, at der sættes fokus på det under din konference og at de forventeligt får en masse med hjem, som opvejer eller imødekommer den tid og de ressourcer, som de bruger på at rejse til og være til konferencen. Læs mere om netværk og engagerende aktiviteter her

Man taler i konferencesammenhænge om ROT ('Return on Time'); et begreb, der dækker over, at deltagerne skal have maksimalt udbytte af den tid, de investerer i konferencen/den tid, de er afsted. Hav dette in mente, når du planlægger det faglige og sociale program samt estimerer det forventede antal deltagere.
Se også afsnittet 'Better meetings' nedenfor, der handler om, hvordan du optimerer indhold og udbytte af en konference samt giver dig gode idéer til netværksformer.

Det er en god idé i sit budget at arbejde med flere scenarier for deltagerantal tilpasset efter et (forventet) højt og et (realistisk) lavt deltagerantal – og desuden nøje overveje konferencens varighed.

Indenfor møde- og konferencebranchen bruger man ofte ordet meetings som en samlebetegnelse for alt fra stormøder, workshops, seminarer til konferencer og events m.v. I denne forbindelse taler man også om better meetings og om meeting design. Det handler om at skabe de bedste rammer for mødet og konferencen, men også om at kigge på detaljerne inside the meeting for herved at optimere og sikre bedst muligt udbytte og størst mulig værdi for dine deltagere både fagligt og netværksmæssigt. Det er derfor en god idé under din planlægning at gøre dig nogle tanker om dette. Nedenstående overvejelser kan skubbe til nogle af de gængse måder, vi planlægger konferencer på, og kan måske optimere netop udbyttet af din konference og sikre de bedste rammer for at optimere hhv. større læring, bedre netværksmuligheder og større engagement hos dine deltagere. Overordnet er det vigtigt at tænke på, hvordan du bedst muligt sikrer, at dine deltagere får det optimale ud af den tid, de har valgt at være gæster hos dig (jf. begrebet RoT – Return on Time).

• Ift. lange indlæg og forelæsninger/keynote-oplæg kan det være en fordel at lægge pauser ind, hvor deltagerne kan summe, systematisk sættes til at reflektere eller notere. 'Brud' i en lang forelæsning kan være godt givet ud – det kan f.eks. gøres med styrede sidemands-drøftelser som mini-møder eller via filmklip, slido, afstemninger, games, chat, survey, word clouds m.v.
• Overvej læringsformer og brug af flere sanser – tænk på, hvordan du selv lærer bedst. Kan musik, en konferencetegner eller andet fungere som et godt afbræk eller som en måde at fremme konferencens overordnede budskab? Husk at overveje dit budget ift. dette.
• Lad evt. deltagerne være med til selv at forme f.eks. sidste del af en forelæsning via spørgsmål – det kan give ejerskab og øge interessen og engagementet.
• Anvend evt. interviewformen på scenen som en anden form end oplæg/forelæsning – f.eks. kan en moderator interviewe keynoten – dialog kan noget andet end monolog. Overvej, hvad der passer bedst ind i din sammenhæng.
• Opret evt. 'Speakers Corner' efter en keynote-forelæsning, og invitér (forpligt) din keynote speaker til efterfølgende at mødes og snakke med særligt interesserede – disse kan så igen møde og netværke med ligesindede.
• Lad deltagerne introducere sig selv for hinanden – giv dem en lille opgave eller spørgsmål at starte med som icebreaker.
• Send folk ud i små eller større grupper til gruppearbejde – det kan give dem mulighed for at komme et spadestik dybere sammen med ligesindede kolleger. Husk at overveje breakout-lokaler.
• Overvej, om du vil gøre noget ekstra ud af netværksdelen, hvad der giver mening for din deltagergruppe og ift. det udbytte, du ønsker. At tælle til fire og dele folk i vilkårlige grupper virker nogle gange. Andre gange giver det bedre mening for deltagerne at blive teamet op med andre, som de har noget (fagligt) til fælles med. Overvej, hvordan du bedst muligt hjælper dine deltagere med at blive introduced and connected.
• Overvej også, om kolleger fra samme organisation med fordel kan grupperes eller adskilles ift. videnudveksling og netværk. Brug evt. tvungen pladsskifte efter pauser, så den samlede deltagergruppe 'rystes', hvis det giver mening ift. din konference.
• Brug frokosten som et netværksforum (brug f.eks. nummererede borde, og fordel deltagerne vilkårligt eller strategisk, brug ståborde eller firmandsborde, bed deltagerne skifte plads undervejs i frokosten).

Ved nogle internationale konferencer kan der fra deltagernes side være behov for en formel invitation fra arrangøren på Aarhus Universitet og brug for, at deltageren ansøger om visum til Danmark for at kunne deltage. Du kan hjælpe dem ved at:

• Udfylde blanketten VU1 (anbefales af Udlændingestyrelsen) eller VU3. Download og læs mere om de 2 blanketter her under "When the host is a company/organization".
  • Der er ikke krav om, at blanketterne anvendes, og du kan alternativt forfatte en personlig invitation og sende til den pågældende deltager. Et eksempel på en invitation kan findes her.
• Konsultere information om korttidsvisum her. Bemærk, at AU ikke er 'Forhåndsgodkendt virksomhed'.
• Konsultere Udenrigsministeriets hjemmeside for opdaterede regler og orientere deltageren om dette – se her.

Udlændingestyrelsen deltager gerne i et planlægningsmøde og orienterer om visumreglerne og ansøgningsproceduren for netop den type arrangement, som man skal afholde. Kontakt Udlændingestyrelsen for yderligere information.

Har du yderligere spørgsmål til visumansøgninger, kan du kontakte AU’s mobilitetsteam i AU HR på guestresearcer@au.dk. Mobilitetsteamet har udarbejdet en guide til at udfylde VU1-blanketten, og den kan findes her under 'Arbejds- og opholdstilladelser (EU-borgere og ikke-EU borgere)' og afsnittet 'Guides til ansøgning om visum'. Mobilitetsteamet har derudover samlet informationer vedrørende ophold i Danmark på under tre måneder på denne side.

De senere år er fokus på bæredygtighed, genbrug og økologi øget markant. På Aarhus Universitet arbejdes der bredt med bæredygtighed, og bæredygtighed bør også tænkes ind, når du planlægger din konference. Med meget få greb og indsatser i din planlægning og afvikling kan du skabe en stor forskel og desuden skabe god signalværdi. Nedenfor er listet nogle af de lavthængende frugter, som gør en forskel i forhold til sund fornuft og bæredygtighed  – du kan plukke nogle af dem ud eller vælge at gå all-in:

• Minimering af tryksager: Alternativt bør du overveje papirtype – vælg FSC-mærket, genbrugs- eller nedbrydeligt papir.
• Tænk online/app: F.eks. i forbindelse med program, deltagerlister, abstracts og lignende. Se afsnit senere om mulighederne i Conference Manager.
• Minimering af bannerproduktion: Lav generiske bannere, der kan bruges igen til en konference eller et arrangement, eller genbrug materialet efterfølgende.
• Lav buffet med tryksager og konferencevarer: Erfaringen viser, at gæsterne kun tager det, de skal bruge; derfor minimeres forbruget, og vi sikrer, at det ikke blot ender i skraldespanden på hotelværelset. Gæsterne kan også opfordres til at returnere eksempelvis kuglepen og blok til genbrug. Du kan også tage det et skridt videre og vælge en helt papirløs konference.
• Returnering og genbrug af nøglesnore.
• Opfordr gæsterne til at fravælge bus og i stedet gå fra universitetet til Aarhus by – lav evt. en interessant rute på et kort med oplevelser eller historie undervejs, eller lad en student følge gæsterne, så bussen bliver et nemt fravalg. Opfordr dem til at vælge offentlig transport frem for egen bil.
• Minimer forbrug af de almindelige pant-plastflasker, og snak med kantinerne om vand fra vandhanen i kander til frokosten. Overvej at udlevere AU's bæredygtige, genbrugelige flaske til vand, der kan genopfyldes (overvej hvordan!). Her er tre gode råd ift. opfyldning af vandflasker og hygiejne:

  -  Fyld af hensyn til bakterier aldrig flaskerne på et toilet!
  -  Der kan laves aftale med kantinerne om at fylde flasker i deres køkken efter Fødevarestyrelsens regler
  -  Toppen af flasken og hanen bør aldrig røre hinanden, særligt ikke ved genopfyldning

• Tænk over minimering af madspild – snak med kantinen om, hvordan dette bedst sikres, og lav evt. aftale med Skraldebaren på Godsbanen eller lignende eller med studerende og hjælpere om at tage resterne med hjem. Bemærk, at aftaler om at aflevere maden til tredje part skal cleares med den valgte kantine af hensyn til hygiejneregler m.v.
• Bestil primært vegetarisk, økologisk mad og lokale råvarer, og brug økologiske leverandører. Indfør kødfrie konferencedage, og kommuniker til deltagerne, hvorfor det valg er truffet.
• Prioriter digital markedsføring frem for trykt, hvis det giver mening og passer til din målgruppe.
• Henvis på konferencens hjemmeside til grønne restauranter i byen – se eksempler og benyt så vidt muligt hoteller med grøn profil (se statsaftalen)
• Du finder mange flere bæredygtige tips og overvejelser her:
  http://medarbejdere.au.dk/administration/kommunikation/konferencer-og-arrangementer/baeredygtighed-og-konferencer/
• Kommuniker dine bæredygtige tiltag - ærligt og gennemsigtigt.

Start med at beslutte/overveje, præcist hvad konferencens tema er. Er der undertemaer eller sideløbende temaer? Og er konferencen med eller uden call for papers? Hvis konferencen er med call for papers, skal dette call udsendes i god tid. Fastlæg en tidsplan og deadlines med det samme, så der er tid til at indsamle og udvælge papers. Overvej, om og hvordan papers skal præsenteres for deltagerne. Husk deltagernes forudgående tilladelse til at publicere/videregive papers, da de kan indeholde endnu upublicerede forskningsresultater.

At få keynote speakers på plads i god tid kan være afgørende for markedsføring og tiltrækning af deltagere. Indhent i god tid speakers og workshopholdere, og husk at informere dem om den taletid, der er afsat til deres foredrag eller oplæg. Vælg en eller flere ordstyrere til at holde styr på tiden samt til at styre dialoger og diskussioner.

Det kan være et stort arbejde at håndtere de indkommende abstracts og papers, og der skal holdes styr på, hvem der har sendt ind, og hvem der evt. mangler. De skal evt. sendes til review ved forskellige forskere, hvorefter nogle abstracts og papers skal udvælges osv. Der bør fra starten være en klar ansvarsfordeling af, hvem der modtager og registrerer, hvordan de videresendes, hvem der skal udvælge, hvem der giver besked til forfatteren m.v. Ligeledes bør der fra starten fastsættes klare deadlines for indsendelse af abstracts, indsendelse af papers, notice of acceptance m.v., og man bør også overveje, hvor mange abstracts man skal have, og hvordan de skal bruges.

Aarhus Universitets arrangementstilmeldingssystem Conference Manager kan håndtere uploads, men er ikke et decideret redskab til abstract-håndtering. Det kan, alt afhængig af behov og evt. konferencens størrelse og omfang, være en idé at købe sig til et system, der kan håndtere både tilmeldinger og indsendelse af abstracts og papers. For eksempel Oxford Abstracts (oxfordabstracts.com) eller ExOrdo (exordo.com). Du kan også hente hjælp hos KongresKompagniet.

For at overskueliggøre arbejdet med abstracts kan det også være en god idé at have en standardopsætning, hvor folk kan udfylde og indsende (enten selv lave en eller bruge en standard i et indsendelsessystem). En standardopsætning for abstracts kunne indeholde et maksimum antal anslag for selve abstractet, et felt til titel og evt. undertitel, et felt til forfatterens navn og titel og evt. et til referencer. Det gør sortering, efterbehandling og evt. opsætning lidt lettere.

Efter abstracts er blevet udvalgt, skal forfatterne have besked og information om, hvor meget tid de har til præsentation og evt. diskussion i programmet, så de kan forberede sig bedst muligt.

Hvis nogle papers eller abstracts skal publiceres for konferencedeltagerne før konferencen, kan dette gøres via konferencewebsitet, hvor der kan oprettes en password-beskyttet side, hvortil kun deltagere får adgang.

Det er en god idé at arrangere udflugter i forbindelse med konferencer. Det giver deltagerne mulighed for at være sammen på en anden måde og bidrager som god grobund for netværksdannelse. Overvej, om der skal være et program for medfølgende ægtefæller, eller om de kan tilmelde sig på lige fod med deltagerne mod betaling. Tænk dette ind i tilmeldingsblanketten, når denne laves. Se separat afsnit om tilmeldingsblanket. Derudover kan VisitAarhus være behjælpelig med forslag til gode aktiviteter rundt i byen i forbindelse med en konference.

AU øger fortsat samarbejdet med Aarhus by i flere sammenhænge, også i forhold til konferencer. Hvis det er muligt, kan det være en god idé at samarbejde med en eller flere af byens aktører for at give din konferencegæst den bedst mulige oplevelse af Aarhus Universitet og Aarhus by – give en større sense of place. Afhængig af den konkrete sammenhæng kan det være spændende også at tænke i mere anderledes oplevelser som for eksempel en tur på bugten med Aarhus SeaRangers (bemærk begrænset deltagerantal), eller at du sender dine konferencegæster på en Bæredygtighedssafari gennem byen med Energiakademiet på Samsø. 

Samarbejdet med byen sætter fælles fokus på fremme af byens erhvervsturismevækst: Det handler i høj grad om at trække flere erhvervsturister til byen, men i høj grad også om at få dem til at komme igen. Det kan være en god service for dine konferencegæster at hjælpe dem til nemt at overskue, hvad de kan bruge tiden på i Aarhus i de timer, hvor de ikke er på konference på AU. Se, hvordan du giver god Aarhus-service til dine gæster, under afsnittet 'Hjemmeside'/'Opbygning af siden' længere fremme i denne håndbog.

Gratis rundvisning på Aarhus Universitets campus er også en mulighed (kontakt kommunikation@au.dk for yderligere information og booking). Hvis årstiden indbyder til det, kan cykelture også tænkes ind – læs mere hos Cycling Aarhus.

Overvej gerne ting som transport, guider og forplejning i forbindelse med planlægning af de sociale arrangementer. Overvej, om et konferencebureau eller VisitAarhus skal medvirke til denne del af planlægningen. Tænk på årstiden og vejret, når du planlægger guidede ture udendørs.

Bemærk, at det kan være en idé at lave brugerbetaling til de sociale dele af arrangementet (særligt, hvis det placeres umiddelbart før eller efter det faglige program). Betaling (måske bare symbolsk) sikrer i højere grad, at de, som er tilmeldt, reelt også dukker op. Dog giver det ofte god mening at lade en eventuel konference- eller gallamiddag være en del af det overordnede konferencegebyr, da dette sikrer større tilslutning og dermed bedre muligheder for netværk.

Visit Aarhus tilbyder gratis rådgivning og sparring om sociale ture og ideer - kontakt dem.

I forbindelse med planlægningen af din konference, kan det være nyttigt at kende til VisitAarhus' gratis konferencehjælp - se mere her på VisitAarhus hjemmeside. VisitAarhus tilbyder gratis, personlig hjælp i forbindelse med tiltrækning af konferencer og hjælper blandt andet med at sammensætte budmateriale, tjekke ledighed og indhente tilbud fra venues, hoteller, restauranter osv. samt koordinere sitevisit. Derudover har VisitAarhus et stærkt lokalt kendskab og et godt samarbejde med lokale aktører.

Desuden har VisitAarhus en stor billeddatabase, som du frit kan benytte dig af. Besøg VisitAarhus’ hjemmeside, hvor du finder hjælp og inspiration til planlægning og koordinering. Vil du vide mere kan du kontakte Andreas Grønnebæk Horn, Chef for Erhvervsturisme ved VisitAarhus, på agh@visitaarhus.com

Der er mange muligheder for at afholde en middag enten på AU eller i Aarhus by. På VisitAarhus’ hjemmeside kan du se mulighederne. Når venue er besluttet og booket, skal menu og pris aftales, og der skal bestilles borde og aftales opstilling (og evt. tekniske behov ved underholdning). Husk at aftale deadline for afbestilling af bestilte kuverter ved eventuelle afmeldinger. Aftal også gerne niveauet for økologi med det valgte sted, og spørg dem evt. også om deres madspildspolitik. Læs mere om dette i afsnittet om bæredygtighed her i dokumentet.

Hvis der skal være underholdning under middagen, skal denne bookes, og teknikken skal aftales med restauranten. Vær opmærksom på afløftning af dele af momsen ved køb af mad i erhvervssammenhæng. Se separat afsnit om moms.

Hvis du ønsker ledelsens deltagelse eller eksterne personer, skal disse inviteres i god tid. Jo højere status, jo tidligere skal du være ude. Husk at tage hensyn til og melde ønsker ind fra vegetarer og lignende.

Du bør først tage stilling til, om deltagerne ved konferencen skal betale deltagergebyr. Dette vil oftest være en væsentlig indtægtskilde ved konferencen og danner grundlag for overvejelserne om, hvorvidt man skal skaffe midler ud over deltagerbetalingen. Der er stor forskel på tradition for deltagerbetaling og størrelsen af denne. Tænk på, hvad der plejer at være tradition for, undersøg med kolleger i ind- og udland. Ofte er det en tradition at fastsætte to niveauer for deltagerbetaling:

1. Ved betaling inden en vis frist, f.eks. frem til to måneder før (Early Bird)
2. Et højere beløb ved senere betaling (Late Bird). Husk altid en endelig deadline for tilmelding.

Early Bird giver den fordel, at du tidligere får en fornemmelse af antal tilmeldte, ligesom du kan holde styr på de hotelværelser, du måtte have forhåndsbooket.

Ved større konferencer kan det være en fordel mod betaling at lade en Professional Conference Organiser (PCO) håndtere alt med tilmelding, hotelbooking, opkrævning af indbetaling etc. Læs mere om håndtering af indbetalinger fra PCO. Aarhus Universitet har også selv et tilmeldingssystem (Conference Manager), der kan opsættes til at håndtere tilmeldinger og betaling. Hvis du bruger dette, skal du selv håndtere alle opgaver i forbindelse med tilmelding og betaling. Dette bør medtages i vurderingen af ressourcer. Læs mere om Conference Manager her samt mere om brugen af Conference Manager i et senere afsnit.

Har du mulighed for at opkræve et passende deltagergebyr, kan det være godt at købe sig til denne opgave. Har du få penge at gøre med, kan du selv stå for det og spare penge på denne måde – men det kræver så flere personaleressourcer.

AU Økonomi har lavet retningslinjer for, hvordan man skal håndtere fakturaer og indbetalinger, hvis man – når man arrangerer en konference – får hjælp til at håndtere tilmeldinger, hotelbookinger mv. af en PCO (f.eks. Kongreskompagniet). Det er f.eks. de typer opgaver, man kan købe Kongreskompagniet til at hjælpe med. Det vigtigste er

• At fakturaer ALTID skal udstedes til Aarhus Universitet, også selvom f.eks. Kongreskompagniet bestiller på vegne af AU. Hvis fakturaen ikke er udstedt til AU, har AU svært ved at få løftet momsen af, og det betyder, at varen bliver dyrere.

• At fakturaer som udgangspunkt bør sendes direkte til AU-arrangørens EAN-nummer, så den kommer direkte ind i Indfak og dér håndteres på normal vis.

Retningslinjerne (gældende pr. 7/11-23) – som du kan læse her – er naturligvis også sendt til Kongreskompagniet og til økonomiafdelingerne på fakulteterne. Spørgsmål om retningslinjerne rettes til den lokale økonomicontroller eller Debitorgruppen, AU Økonomi.

Anden ekstern finansiering kan være en væsentlig indkomstkilde for mange konferencearrangører. Finansierings­kilderne kan være både offentlige og private. Den eksterne finansiering kan komme fra private fonde, organisationer, foreninger, offentlige instanser, EU og sponsorer (f.eks. private virksomheder).

Samarbejdspartnere kan bidrage til udgifterne og for eksempel dække bestemte (for dem relevante) dele af konferencen. Bemærk, at der også kan indgås fordelagtige aftaler med en relevant mediepartner.

Vær obs på, at en del fonde stiller krav om medfinansiering fra hjeminstitutionen. Det er også muligt at undersøge, om instituttet eller fakultetet vil stille en underskudsgaranti. Overvej derudover, hvad der skal ske i forbindelse med et eventuelt overskud eller underskud.

Eksterne bevillinger oprettes som særskilte aktiviteter i AU’s regnskabssystem. Kontakt din regnskabsmedarbejder for at få hjælp til dette. Der gælder særlige regnskabsregler for forskellige indtægtskilder og -typer. Anmod bevillingsgiveren om at overføre bevillingen – det sker ikke automatisk. Nogle fonde giver kun bidrag til specifikke formål, og derfor skal forskellige udgifter konteres på den rette aktivitet af hensyn til afregning over for bevillingsgiveren.

Sponsorater skal være i overensstemmelse med Aarhus Universitets sponsorpolitik. 

Hvis du laver sponsoraftaler med f.eks. en privat virksomhed, er det vigtigt, at dekanen på dit fakultet er orienteret (involveret). Det kan være en god idé at bede sponsorer om at sponsorere f.eks. en middag, en frokost eller en speaker og nævne dette i programmet, på en PowerPoint eller på konferencens hjemmeside ('Sponsored by …' + logo). Samarbejdet skal formaliseres med en kontrakt underskrevet af begge parter.

Nogle opererer med at tilbyde sponsorer guld-, sølv- og bronzepakker, hvor sponsorerne afhængigt af sponsorbeløb for eksempel får fri adgang til konferencen, får en keynote speaker med, får ret til at udstille, får x antal billetter til middag eller ret til at invitere f.eks. ti deltagere til selve konferencen, til middag eller lignende. Vær opmærksom at der kan være momspligtighed forbundet med sponsorater. Kontakt økonomi for spørgsmål vedr. dette.

Du kan i flere tilfælde få hjælp til at søge ekstern støtte hos Forskningsstøtteenheden på Aarhus Universitet. VisitAarhus har desuden udarbejdet en Håndbog i fundraising, der både giver gode råd og beskriver arbejdet med at søge fonde – og ditto med at søge om sponsorater hos virksomheder.

Her kan du hente en skabelon til indgåelse af sponsoraftale - læs også guide til hvordan du udfylder sponsoraftalen her. OBS: bemærk, at denne skabelon IKKE må benyttes til aftaler indenfor det kliniske område.

Opstil alle forventede udgifter i detaljer, både til drift og løn. Husk udgifter til ekstra personale (f.eks. løn til studentermedhjælpere, ekstra betjenttimer og rengøring). Kontakt Events og Kommunikationsstøtte for eksempler på budgetter fra tidligere konferencer.

Fratrækning af moms på udgifter

Bemærk, at du kan få fuldt momsfradrag for udgifterne. Dette gælder for forplejningens vedkommende kun, når der er tale om udgifter, der indgår i deltagergebyret på arrangementer. Momsfradrag vil dog kun opnås, hvis fakturaen er udstedt til AU. Hvis der skal opnås fuldt momsfradrag skal det tydeligt fremgå, at udgiften (f.eks. forplejning) indgår i deltagergebyret. Det er vigtigt, at der allerede ved bestilling af forplejning til arrangementer gøres opmærksom på, at der er tale om ”forplejning med deltagerbetaling”. Dette bør fremgå af fakturaen, da det er med til at sikre, at momsfradraget bliver korrekt.

Er arrangementet gratis eller dækkes forplejningen ikke af deltagerbetalinger, gælder reglerne for repræsentationsmoms. Her skelner du imellem om forplejningen sker i egne lokaler eller ude i byen. Der er fuldt fradrag for moms (25%) i egne lokaler og kun ¼ moms (6,25%) fradrag ude i byen. Ovenstående er vigtigt i forhold til budgetlægningen, da der ellers for fx forplejning kun vil blive fratrukket ¼ moms af udgiften. I dette tilfælde vil ¾ af momsen udgøre en udgift for arrangementet. For mere information, kontakt kreditorhotline@au.dk

Hent oversigtsdokument om moms på specifikke udgifter her (opdateret juni 2019)

Se overblik over regler for moms forskellige typer arrangementer her

Moms på deltagergebyret/salgsmoms

Konferencer afholdt i Danmark vil som hovedregel være momspligtige. Momspligten gælder for både danske og udenlandske betalere. Begrundelsen for momspligten er, at en konference sidestilles med videndeling og ikke en undervisningsydelse. Deltagergebyret vil dog være momsfritaget, hvis fakturaen er stilet til en institution inden for eget ministerområde (under Uddannelses- og Forskningsministeriet, f.eks. deltagere fra andre danske universiteter) – se her. Husk derfor altid at tillægge momsen ved beregning af et deltagergebyr.

Eksempel:

Dit budget er udarbejdet ekskl. moms ifm. udgifter til f.eks. bus, tryksager, udstyr, lokaleleje osv.

Hvis du budgetterer med deltagere til en konference, skal deltagergebyret ligeledes lægges ind ekskl. moms, MEN ved beregning af deltagergebyret skal du lægge 25 % moms oveni. Hvis du f.eks. budgetterer med et deltagergebyr på 1.000 kr. pr. deltager, sætter du dette tal pr. deltager i dit budget, men du opkræver 1.250 kr. hos deltageren. Betalere inden for eget ministerområde (f.eks. danske universiteter) er dog momsfritaget og skal derfor kun opkræves 1.000 kr.

AU-arrangementer i udlandet og moms

Det er ikke tilladt at afholde AU-arrangementer i udlandet betalt via indtægter fra deltagerne, da det kræver, at AU registreres som virksomhed i det pågældende land, samt samtidig sætter sig ind i landets momsregler og opkræver deres moms. Hvis du går med tanker om at afholde et AU-arrangement i udlandet kan løsningen være at alliere sig med en samarbejdspartner, der har hjemsted i afholdelseslandet. Er du i tvivl kan du kontakte debitorhotline@au.dk.

Det vil – uanset om det er i forbindelse med budgettering eller andre spørgsmål – altid være en god idé at kontakte din tilknyttede projektøkonom/forretningscontroller. Det kan du gøre her.

Hvis der er behov for hjælp/vejledning ved betalbare arrangementer – se på dette link.

Når du udarbejder et budget, skal du fra start tænke alle udgiftsposter med. Måske kender du ikke alle beløb fra starten, men så må du komme med et bud, som du senere reviderer, når du kender et mere præcist beløb.

Er du usikker på antallet af deltagere, kan det være en god idé at udarbejde to scenarier med to forskellige deltagerantal. Det giver overblik over, hvilket beløb du skal kræve i deltagerbetaling i worst case-scenariet med få deltagere. Læg altid et bufferbeløb ind i budgettet ('Diverse') til uforudsete udgifter.

Download skabelon til detaljeret budget i Excel-format for mindre konference
Download skabelon til detaljeret budget i Excel-format for mellemstor konference
Download skabelon til detaljeret budget i Excel-format for større konference

Der er mulighed for at anvende MobilePay i forbindelse med arrangementer på AU. MobilePay kan f.eks. anvendes, hvis der ved et arrangement skal sælges kaffe og kage. Det kræver blot, at der kan tilknyttes et der er tilknyttet et AU-projekt- og aktivitetsnummer. Du kan læse mere om regler for brugen af MobilePay her, hvor der også er mulighed for at oprette en MobilePay-løsning til din konference. Har du spørgsmål til brugen eller oprettelsen af MobilePay-løsninger, kan du få hjælp ved at kontakte mobilepay@au.dk.

En person, der ikke er ansat på Aarhus Universitet, men som skal rejse for universitetet, kan ikke selv bestille rejser gennem AU’s rejseleverandør Carlson Wagonlit Travel (CWT). Alle personer, der rejser for Aarhus Universitet – både ansatte og eksterne personer – skal være bekendt med (og overholde) AU’s rejsepolitik. Rejsepolitikken findes på dansk og engelsk.

Eksterne personers rejser for AU skal bestilles på følgende måde:

1. Sekretæren på det pågældende institut, der skal betale den eksterne persons rejse, kan bestille rejsen for den eksterne person, og herefter sendes fakturaen til instituttet gennem IndFak.
2. Den rejsende kan selv bestille rejsen og lave et personligt udlæg. Udlægget refunderes af AU, når rejsen er afholdt. Til afregningen skal den rejsende udfylde 'Tjenesterejseblanket for ikke AU-ansatte' og indsende den sammen med gyldig dokumentation til det sted, der skal betale rejsen. Blanketten fås på både dansk og engelsk og findes på Rejsegruppens hjemmeside.

Personer, der ikke er ansat på Aarhus Universitet, kan ikke få rejseforskud.

På rejsegruppens hjemmeside/rejseportalen findes der en lang række oplysninger, som kan bruges, når man rejser for Aarhus Universitet – eller har udgifter, der skal refunderes af universitetet.

På AU er det muligt at få oprettet en særlig konferencehjemmeside på au.dk i AU-design med en specifik konference-webadresse. AU's webafdeling er ansvarlig for dette i universitetets hjemmesideredigeringsprogram TYPO3. Læs mere om support for TYPO3. Du kan desuden kontakte den webansvarlige på dit hovedområde for oprettelse og assistance efter aftale. 

Opret dit website på selvstændigt domæne eller som underside

Når du skal have oprettet en hjemmeside for en konference, kan du enten få et selvstændigt domæne eller få oprettet en underside.

Selvstændigt domæne:

• Du får en adresse af typen xxxxxx.au.dk
• Siden vil ikke have nogen kobling til andre sider
• Siden vil i hvert fald i starten ranke lavt hos Google

Underside til eksisterende domæne - f.eks. conferences.au.dk eller institutside

• Du får en adresse af typen conferences.au.dk/xxxxxxx
• Siden vil være koblet til det domæne, den er placeret på
• Siden vil ranke højt hos Google, da man kan trække på den Google-kredit, som domænet allerede har.

Kontakt den webansvarlige på dit hovedområde, for at få hjælp til at oprette en konferencehjemmeside. Inden henvendelse er det en fordel, at du i forvejen har gjort dig overvejelser om, hvorvidt du vil have selvstændigt domæne eller en underside til eksisterende domæne, besluttet en titel til hjemmesiden (url) og taget stilling til sprog. Husk at beregne tid til oversættelse.

Opbygning af siden

Der kan indsættes generisk tekst på dit nye site, hvis du ønsker det – f.eks. 'About Aarhus', 'About Aarhus University', 'Getting to Aarhus' og 'Practical information', der indeholder generel information om valuta, butiksåbningstider, drikkepenge i Danmark m.v. Se eller hent denne information her.

Det kan være en god service for dine konferencegæster at hjælpe dem til nemt at overskue, hvad de kan bruge tiden på i Aarhus i de timer, hvor de ikke er på konference på AU. Via nedenstående link er det muligt at give dine gæster et hurtigt vue over ting, de kan vælge at se i Aarhus, hvis de har ekstra tid. Du er meget velkommen til at benytte denne 'malerklat' med link på din konferenceside. Se eksempelvis www.conferences.au.dk/re-do, hvor 'malerklatten' er lagt ind.

Hent malerklat til din egen konferenceside her – og læg gerne denne url på 'malerklatten':

https://www.visitaarhusconvention.com/

Du kan med fordel benytte byens '… with Aarhus'-statements som f.eks. 'Study with Aarhus'. Læs mere om Aarhus' citybrand her.

Eksempler på konferencehjemmesider:

• RE-DO
• MatchPoints 2023 

Du er velkommen til at lade dig inspirere og genbruge de tekster, der indeholder almindelig praktisk information. Ved tvivlsspørgsmål, kontakt Events og Kommunikationsstøtte.

Indhold på konferencehjemmeside 

Nedenfor listes idéer til, hvad din hjemmeside kan indeholde, så du får den rette information ud til dine deltagere samt sikrer god service. Husk dog, at over halvdelen af dine deltagere formentlig tilgår din hjemmeside fra en mobil eller tablet, så opbyg gerne din hjemmeside ud fra devisen 'mobile first'. Det sikrer brugervenligheden og overskueligheden – også når siden ikke tilgås fra en computer.

• Konferencens navn, tema, tid og sted – så tidligt som muligt. Udbyg senere med yderligere beskrivelse af konferencen samt evt. med oplægsholdernes navne m.v.
• Foreløbigt program (opdater jævnligt, og skriv, at det er foreløbigt) og senere det endelige program. Det endelige program bør indeholde tidsplan for hver enkelt dag og programpunkt med angivelse af navn, tid og sted (lokale og bygning), oplægsholders navn og titlen på oplæg eller workshop, tid og sted for pauser og frokoster. Lav evt. undermenu med det sociale (frivillige) program såsom udflugter og rundvisninger samt gallamiddag m.v. Angiv, hvis tilmelding er nødvendig, og husk at skrive dette på tilmeldingen. Husk at indlægge pauser i programmet, hvor deltagerne kan slappe af og reflektere. Registrering skal fremgå i programmet (tid og sted). Afsæt også her rigelig tid til f.eks. at modtage spørgsmål, sene tilmeldinger til middagen eller garderobebesøg.
• Sørg for at lægge visuelt interessante billeder ind, så gæsterne på hjemmesiden ser mere end blot tekst. Det kan ligeledes være en god idé at have små billeder af oplægsholderes ansigter i programmet - det gør det mere levende.
• Tilmeldingsblanket (se detaljer under afsnittet 'Tilmeldingsblanket')
• Tilmeldingsfrist
• Pris: Deltagergebyr ved hhv. tidlig og sen tilmelding (Early/Late Bird). Nævn ligeledes her hvilke betalingsmuligheder man har (enten opsat i Conference Manager - eller hør din PCO)
• Call for papers/posters samt tilmeldingsfrist for disse
• På hjemmesiden kan du evt. lægge de indsendte abstracts og papers samt andet fagligt baggrundsmateriale (OBS: husk at indhente tilladelse fra forfatterne, da der undertiden er tale om upublicerede forskningsresultater)
• Information om konferencestedet, f.eks. link til AU-hjemmeside eller beskrivelse 
• Information om hoteller/priser og tilmeldingsprocedurer og -regler
• Transportveje og -muligheder for både offentlig og privat transport samt parkeringsvilkår ved konferencestedet – læs mere om parkering her i håndbogen. Indsæt evt. også link til offentlige transportmuligheder.
• Evt. link til sider om Aarhus og Danmark – eller brug eksisterende materiale omtalt ovenfor herfra.
• Hvis der er tale om en international konference, så læg gerne nyttig viden om Danmark, valuta, visa-ansøgningsregler m.v. på hjemmesiden.
• Relevante logoer – f.eks. for samarbejdspartnere
• Navne på arrangører, faglig leder og deres kontaktoplysninger. Ligeledes evt. styre- eller arbejdsgruppe og samarbejdspartnere på en underside.
• Opdater siden jævnligt (TYPO3 efterlader en dato nederst på siden, så dato for opdatering kan ses)
• Vejvisnings-/oversigtskort over venue(s)

Efter konferencen kan følgende evt. lægges på hjemmesiden:

• Evt. papers (hvis der foreligger tilladelse)
• Foredragsholdernes PowerPoint-præsentationer. Aftal det med foredragsholderne før eller under konferencen, og meddel på konferencen, at præsentationerne lægges på hjemmesiden eller fremsendes pr. e-mail. Det kan evt. være en idé at bede folk svare på evalueringen, inden de får mulighed for at downloade diverse præsentationer.
• Annoncér evt. deadline for nedlukning af konferencehjemmesiden. Luk konferencehjemmesiden ned, eller fortæl på siden, at den ikke længere opdateres – eller gør alternativt siden til et sted, der kan bruges fremadrettet/post-konference.
• Evt. fotoreportage, videooptagelser, deklaration eller lignende fra konferencen + evt. datoer for 'næste gang'.

Det er en fordel, at mange kender til og kan finde din konference. Derfor er det en god idé at lægge din konference i kalenderen på www.conferences.au.dk. Her har vi forsøgt at samle alle konferencer på Aarhus Universitet på et sted.

Hvis du arrangerer en konference eller lignende, kan du få den i kalenderen på conferences.au.dk ved at sende en mail til forsiden@au.dk

Ved henvendelse skal følgende oplysninger fremgå (gerne på engelsk, hvis relevant):

• Titel på arrangementet/konferencen
• Arrangør
• Kort manchet om arrangementet
• Uddybende beskrivelse af arrangementet
• Tid (dato og klokkeslæt)
• Sted
• Evt. oplysninger vedr. tilmelding
• Evt. kontaktoplysninger for arrangørerne
• Evt. billede
• Evt. link til hjemmeside for konferencen

Alle konferencer, der arrangeres af Aarhus Universitet, kan komme i kalenderen. De skal dog være eksternt rettede og åbne for tilmelding.

Overvej design, logomateriale, farver m.v. Brug samme designlinje i alle materialer (også på websitet, så vidt muligt). Opsæt materialerne, og lav et indbydende layout. Lav en produktionsplan med god tid til korrekturlæsning (evt. hos oversætter, hvis der er tale om andet sprog end dansk), og beregn god tid til at indhente og godkende tekstmateriale samt til trykprocessen (produktionsplan skal aftales med det trykkeri, som vælges efter indhentning og sammenligning af tilbud).

Se også AU’s designmanual. 

Du kan vælge et trykkeri efter eget valg eller benytte Fællestrykkeriet på AU. 

Blandt de trykte materialer kan være (husk dog at tænke bæredygtigt!):

• Invitation(er)
• Informationsbrochure
• Program (til forsendelse eller udlevering)
• Menuskilte til forplejning
• Navneskilte til nøglesnore
• Vejviserskilte undervejs på konferencen til f.eks. aula eller workshoplokaler
• Bannere til bygninger og evt. talerstol
• PowerPoints
• Navneskilte til reserverede pladser
• Roll-ups
• Plakater til A-skilte og opslag
• Indendørs banner m. stativ til scene eller f.eks. bagvæg
• Opslag med bustider og flytider (Tirstrup og Billund lufthavne)

Anden markedsføring kan være:

• Annoncer i relevante tidsskrifter og dagblade – evt. på relevante internationale platforme og på sociale medier (læs mere om sociale medier i et senere afsnit om dette)
• Arrangementskalender
• PowerPoints
• Link på centrets, afdelingens, instituttets, fakultetets, universitetets hjemmeside
• Link til konferencehjemmesiden fra eksterne hjemmesider
• Medieplan – invitation af presse og pressemeddelelse
• Link på eksterne hjemmesider, sociale medier, kampagner m.v.

Overvej desuden brug af sociale medier, hvis det er relevant for konferencen/eventen. Læs mere om de sociale medier på AU her.  Hvis du har brug for hjælp, kan du kontakte de ansvarlige for sociale medier på AU på adressen facebook@au.dk.

Skal din konference eller dit arrangement benytte sig af X (Twitter)? Hvis det er tilfældet, er det en fordel at få lavet og markedsført jeres profil og et hashtag fra begyndelsen og evt. også bede dine deltagere registrere deres egen x-adresse ved registreringen.

Det er også en god idé et sted (f.eks. i tilmeldingen) at bede folk om at angive, om de ønsker at modtage information om lignende konferencer – på den måde får du en kontaktliste med personer, som du kan starte med, næste gang du afholder en lignende konference.

Du kan spørge om muligheder for grafisk assistance på dit institut/fakultet, og ellers er der mulighed for at booke en grafiker fra Events og Kommunikationsstøtte, hvis de har ledig tid. Send en forespørgsel til grafikerne på design@au.dk (timepris er 500 kr.).

Bannerpladser på Aarhus Universitet skal bookes via Outlook.

Læs mere om bannerpladser på AU og bannerbookingsystemet

Bemærk, at man selv skal sørge for at producere bannerne, og som regel skal et liftfirma – f.eks. Liftservice – bestilles til ophængning og nedtagning. Husk også at få banner godkendt hos Events og Kommunikationsstøtte, inden du får det trykt.

• Udpeg evt. en kommunikations- og presseansvarlig til at tage sig af henvendelser fra pressen både før og under konferencen. Alle skal vide, hvem den ansvarlige er, og hvordan man får fat i vedkommende.
• Den presseansvarlige sørger for, at en eller flere pressemeddelelser om konferencen forfattes, publiceres og distribueres.
• Overvej, om pressemeddelelsen også skal oversættes til engelsk og sendes udenlands.
• Hvis du ønsker hjælp til presse eller gerne vil drøfte muligheden for at koble en mediepartner på din konference, kan du hente yderligere hjælp her eller kontakte kommunikationsafdelingen på dit eget institut/fakultet eller AU’s presseenhed på presse@au.dk

• Lav en endelig deltagerliste umiddelbart inden konferencen (NB! Kun, hvis der er givet samtykke fra deltagerne ved tilmelding til, at de vil figurere på en deltagerliste).
• Offentliggør eventuelt evaluering. Offentliggørelsen kan foregå via hjemmesiden eller pr. mail. Man kan bede folk evaluere, før de får adgang til eventuelle PowerPoints m.v. fra konferencen. Det øger som regel svarprocenten.
• Udsend eventuelle deltagerbeviser.
• Saml oplægsholdernes oplæg ind, hvis de ikke er tilsendt inden konferencen, og læg dem på hjemmesiden, hvis der er lavet aftale med deltagere (og forfattere) om det. Husk at få tilladelse.
• Nogle deltagere kan have brug for et 'Letter of attendance'. AU har ikke en fast skabelon for dette, så det skal du selv sørge for at producere og få den konferenceansvarlige til at underskrive.

• Aarhus Universitets designskabelon til PowerPoint og diasserier med AU-information til PowerPoint findes på Events og Kommunikationsstøttes hjemmeside. Formatet 16:9 kan bruges alle steder (udvalgte steder er formatet 4:3 også en mulighed).
• Vis konferenceprogrammet på eksisterende videotavler/infoskærme (f.eks. Søauditorierne). Aftal og send præsentationen som pdf-fil til betjentene, som uploader visningerne hver dag. Se, hvem der er ansvarlige for skærme på AU. Notér gerne på hver præsentation, hvornår den skal vises.
• Indhent PowerPoint-præsentationer fra foredragsholdere forud for konferencen eller tidligt samme dag. Aftal med foredragsholdere og deltagere, at præsentationerne efterfølgende lægges på konferencehjemmesiden. Alternativt kan præsentationerne medbringes på et usb-stik. Få den lokaleansvarlige (f.eks. en udpeget studentermedhjælper) til at lægge relevante PowerPoints ind på pc’en i det pågældende lokale, inden programmet starter. Bemærk, at der ofte er udfordringer med teknikken, så læg god tid ind til at tjekke op på dette. Det kan være en idé at bede oplægsholderne pakke/fryse deres oplæg som pdf – det giver ofte færre udfordringer i forhold til billeder, skrifttyper etc. Du bør også overveje, om MAC-adaptorer er nødvendige og om der skal være låne-pc til rådighed.

• Kontroller altid AV-udstyret på forhånd. Det er meget generende for alle, hvis udstyret ikke virker. Kontakt betjentene i den pågældende bygning, og få en instruktion i det udstyr, der skal bruges i de relevante auditorier og lokaler. Vid, hvor lyset blændes op og ned, og hvordan persienner og lignende betjenes. Tjek mikrofoner og tænd/sluk-kontakter. Tjek, at forbindelserne fungerer – f.eks. mellem computer og projektor – og sørg for, at der er nye batterier i.
• Hyr evt. en studentermedhjælper til at være auditorieansvarlig, og gennemgå/få hjælp til at briefe denne/disse person(er) om stedets AV/IT (kontakt evt. AU IT eller betjente i den pågældende bygning og lav en fast aftale om gennemgang inden og backup under selve konferencen/arrangementet).
• Udnævn ansvarlig(e) for AV-udstyret (for eksempel studentermedhjælpere). Lav en liste over, hvem der er ansvarlig(e) på hvilke tidspunkter, og hvor og på hvilket mobilnummer vedkommende kan træffes. Uddel listen til alle i arbejdsgruppen.
• Universitetets auditorier har forskelligt AV-udstyr. Undersøg dette på forhånd, så eventuelt manglende udstyr kan bestilles. Overvej, om der skal bruges x antal panelmikrofoner, og/eller om der er brug for eksempelvis tolkeudstyr.
• Har du brugt for ekstern hjælp kan AVC eller Get Visual eller andre lignende firmaer kontaktes.

• Dine gæster skal have adgang til nettet. AU's trådløse netværk hedder AU-Guest og kan tilgås via ens login til f.eks. LinkedIn eller Facebook. Læs mere her.
• Skriv gerne i programmet, på websitet og i auditoriet, hvilket netværk deltagerne skal fange – du kan evt. bruge dette ophæng/pdf

• Da flere af AU’s IT-systemer kan være kortvarigt ude af drift eller berørte under AU IT’s servicevindue-arbejde, er det altid en god idé at sikre, at din kommende konference eller arrangement placeres på tidspunkter, hvor der ikke ligger servicevinduer. Du kan se oversigten over de 4 årlige servicevinduer for de kommende år her - hold musen over menuen 'Servicevinduer' for at se de specifikke servicevinduer i de enkelte år.
  
  Læs mere om, hvad du kan forvente ved et servicevindue her.
  Har du spørgsmål vedr. servicevinduer, skal du kontakte IT-supporten.

Det er vigtigt fra starten at gøre sig klart, hvem der skal lave arbejdet – og at få afsat tilstrækkelige ressourcer til det. En kongres med 400 deltagere, der skal overnatte tre gange, vil ofte kræve personaleressourcer ud over standardnormeringen. Det skal tænkes ind i budgettet. Det kan også blive nødvendigt at indhente ekstern hjælp fra f.eks. et kongresbureau. Det skal også tænkes ind i budgettet. Overvejer du dette, er det en god idé at kontakte kongresbureauet meget tidligt i processen. Kongresbureauet kan yde kvalificeret sparring – også i den indledende fase.

Hos KongresKompagniet eller lignende professionelle udbydere kan du købe ekstern hjælp til planlægning af konferencer og arrangementer. KongresKompagniet kan kontaktes her.

Endelig er det vigtigt at skelne mellem den faglige og den praktiske planlægning, og det er ofte en god idé at placere disse to funktioner i hver sit forum. Det er en fordel, i takt med at det faglige program lægges, at lave en bemandingsplan, der dækker alle de praktiske opgaver, som følger med under selve afviklingen.

• Lav aftaler med de praktiske medhjælpere om, hvem der gør hvad og hvornår. Lav gerne en udførlig bemandingsplan for afviklingsdagene.
• Udlever liste til alle praktisk involverede over, hvordan I kommer i kontakt med hinanden. Lav evt. et briefingmøde, inden det går løs.
• Det er oplagt at få studentermedhjælpere til at hjælpe med følgende: reception, kaffe, kopiering, oprydning, guiding, chaufførtjans, AV/IT-hjælp, registrering osv.
• Du kan også overveje at inddrage frivillige til afviklingen af din konference – du kan læse mere i næste punkt.

Ved brug af frivillige til afvikling af konferencer eller andre arrangementer gælder følgende i forbindelse med forsikring af disse:

Aarhus Universitet er selvforsikret, hvilket betyder, at AU ikke tegner forsikringer, men i stedet er forpligtet i henhold til arbejdsskadesikringslovens regler i tilfælde af medarbejdere kommer ud for en arbejdsulykke. Ifølge arbejdsskadesikringsloven er personkredsen følgende:

Personer der ansættes til at udføre arbejde her i landet, under følgende betingelser:

• Der skal være indgået en arbejdsaftale (skriftlig eller mundtlig).
• Arbejdsaftalen kan være varig, midlertidig eller forbigående.
• AU har den direkte nytte af den pågældende persons arbejde.
• Der skal være tale om en arbejdsindsats, som helt eller delvist erstatter anden ellers nødvendig arbejdskraft, eller som under alle omstændigheder bidrager til AU’s arbejdsopgaver/projekter.
• AU har instruktionsbeføjelse overfor den pågældende person. AU kan altså bestemme arten og omfanget af arbejdet, samt tid og sted for arbejdet.
• Arbejdet kan være både lønnet og ulønnet.

Frivillige, der rekrutteres og lånes fra andre er omfattet af AU’s forpligtigelser i henhold til arbejdsskadesikringsloven, når de udfører arbejde for AU. Bemærk, at AU ikke har en forsikring der dækker studerende, når de opholder sig på universitetet, men hvis en studerende ansættes til at udføre arbejde (lønnet eller ulønnet), er vedkommende, som alle andre ansatte, dækket i tilfælde af en arbejdsskade, i den periode vedkommende udfører arbejde for AU.

Har du brug for frivillige, kan du kontakte Ulla Svenningsen Lund ved Visit Aarhus på e-mail: ul@visitaarhus.com 

Hvis du selv ønsker at stå for håndtering af tilmeldinger og betaling m.v., kan du benytte AU’s arrangementstilmeldingssystem Conference Manager, der kan opsættes til at håndtere tilmeldinger og betaling. Hvis du selv løfter denne opgave, skal du selv håndtere alle opgaver i forbindelse med tilmelding og betaling. Dette bør medtages i vurderingen af ressourcer. Du kan hente yderligere hjælp og information om Conference Manager her.

Se desuden separat afsnit om, hvordan tilmeldingen kan opbygges, længere nede i dette dokument.

Du skal tidligt i processen overveje, om deltagerne selv skal sørge for indkvartering, eller booker og/eller betaler du som arrangør for dem? Overvej også, om du i stedet vil overlade denne del af arbejdet til en PCO (professionel konferencekoordinator). PCO’en har egne aftaler, men booker du selv, skal du være opmærksom på følgende:

Hotelaftaler

Se hotelaftaler

• SKI-aftalen gælder, når du (AU) selv køber og betaler hotelværelser, ikke når du forhåndsbooker et større antal værelser til konferencegæster, som gæsterne selv betaler ved afrejse. Du kan dog godt i sidstnævnte tilfælde nævne hotelaftalen, når du laver aftaler om block-booking af et større antal værelser til konferencegæster.
• Husk ved booking at lave aftale med hotellet/hotellerne om, hvornår værelserne automatisk skal frigives, hvis de ikke er blevet booket af konferencegæster. AU hæfter som arrangør for hotelværelser, der er bookede, men som ikke bliver anvendt, hvis de ikke er frameldt i tide.

Hos VisitAarhus kan du få et godt overblik over de hoteller, der findes i Aarhus. 

Har du brug for billig overnatning til nogle af dine gæster (der selv betaler), findes der blandt andre følgende muligheder:

• Danhostel Aarhus City
• CABINN Hotel Aarhus
• Wakeup Aarhus
• Book1

Hvis arrangøren booker og betaler:

• Forhåndsreservér det påkrævede antal hotelværelser i meget god tid, gerne måneder eller år før konferencen. Der afholdes mange konferencer i Aarhus, og der er mange om buddet.
• Gør det klart for dem, der har deres partner med, at de selv skal afregne med hotellet for eventuel prisforskel mellem et enkeltværelse og et dobbeltværelse.
• Forhør dig om muligheden for grupperabat, og referer evt. til statsaftalen for hoteller.
• Lav en klar aftale om seneste tidspunkt for afbestilling, uden at det koster noget.

Hvis deltageren booker og betaler:

• Informér deltagerne om en vifte af hotelværelser i forskellige priskategorier. Anbefal et eller flere udvalgte hotelværelser til deltagerne. Informér om priskategori, kontaktoplysninger, adresse og afstand til konferencestedet.
• Fortæl deltagerne tydeligt, at de selv er ansvarlige for betaling og eventuel afbestilling og depositum.

Hvis arrangøren booker, og deltageren betaler:

• Forhåndsreservér det påkrævede antal hotelværelser i meget god tid, gerne måneder eller år før konferencen. Der afholdes mange konferencer i Aarhus, og der er mange om buddet.
• Forhør dig om muligheden for grupperabat, og referér til eventuel statsaftale. Dette er dog ikke et must, når deltageren selv betaler.
• Fortæl deltagerne tydeligt, at de selv er ansvarlige for betaling og eventuel afbestilling og depositum.
• Husk at notere dig fristerne for frasigelse af værelser, så du ikke ender med at 'hænge' på nogle værelser. Deltagerne skal have at vide, at efter en vis dato kan du ikke længere garantere dem værelser på bestemte hoteller. AU hæfter som arrangør for hotelværelser, der er booket, men som ikke bliver anvendt.

Fakturering – betaling fra arrangør til hotel:

• Anmod hotellet om elektronisk faktura. De følgende oplysninger skal fremgå af fakturaen: præcis faktureringsadresse, EAN-nummer, rekvirentens navn.
• Tjek, at pris og antal af værelser og overnatninger stemmer, når du modtager fakturaen.

OBS: Undgå snyd med falske hotelbookinger:

Desværre har konferenceafviklere på AU i flere tilfælde oplevet, at oplægsholdere/keynotes, der skal holde foredrag på AU, har været udsat for svindel udefra i forbindelse med deres deltagelse ved et arrangement på AU. Det drejer sig typisk om, at en foredragsholder, som er navngivet (med dato for oplæg og kontaktoplysninger) på AU's hjemmeside eller en konference-hjemmeside i forbindelse med et oplæg, bliver kontaktet og forsøgt svindlet, f.eks. ved at svindleren vil booke et hotel til dem i forbindelse med arrangementet. For foredragsholderen virker det umiddelbart plausibelt, at der er nogen som vil hjælpe med bookingen af et hotel, og der er derfor risiko for, at de siger ja til det og dermed bliver udsat for svindelen. Hvis der er aftalt refusion af denne slags udgifter, vil universitetet så hænge på udgiften eller foredragsholderen vil selv risikere at hænge på udgiften. Under alle omstændigheder er det en ubehagelig og naturligvis ærgerlig oplevelse for oplægsholderen og noget, vi på AU skal være særligt opmærksomme på. 

Gode råd: 

Vi råder derfor alle, der laver aftaler med oplægsholdere/keynotes mv. - og hvor der eventuelt vil være et økonomisk mellemværende mellem denne person og AU - om at følge disse gode råd for håndtering af denne slags aftaler:

• Vær altid tydelig overfor foredragsholderen om, hvem der bestiller hotel, fly mv. (enten foredragsholderen selv eller jer som arrangementsansvarlig).
• Hvis du har mange foredragsholdere kan det være en god ide at lave et dokument, hvor du præcis beskriver processen (hvem bestiller hotel, hvordan får foredragsholderen oplysninger, hvem betaler, hvornår foregår bestillingen og betalingen etc.)
• Angiv altid en bestemt kontaktperson og email-adresse som kontaktoplysninger ved spørgsmål af denne type, så foredragsholderen tydeligt kan tjekke, om vedkommende er på rette vej
• Præcisér, at foredragsholderen IKKE må sige ja til hotelbooking, transportbooking mv. uden at have tjekket det med denne kontaktperson.

Det kan virke lidt bureaukratisk, men vil i virkeligheden blive oplevet som en klar og tydelig hjælp set fra foredragsholderens side - og du vil som arrangementsplanlægger undgå eventuelle problemer med forsøg på snyd, som - hvis det lykkes - vil give en masse ekstra arbejde og besvær.

Hvis I hører om andre forsøg på snyd, må I gerne sende en mail til Lone Jørgensen på loj@au.dk og fortælle om det, så vi kan udbrede viden til alle konferenceafviklere.

• Lav aftaler med relevante betjente om opstilling, og bed dem om at kode arrangørernes AU-nøglekort, så du og andre involverede kan få adgang til bygningen/lokalerne. Informér dem om brug af storskærm, brug af infoskærme i bygningen, placering af garderobe osv. Lav aftaler om, at eventuelle alarmer er slået fra, hvis I er i bygningen uden for normal åbningstid.
• Spørg betjentene om bygningens normale åbningstider. Lav præcise aftaler vedrørende arrangementer, der ligger uden for normal åbningstid. Husk kontakttelefonnumre begge veje. Bemærk, at lange åbningstider betyder ekstra lønudgifter til betjente. Det er en fordel at lave en telefonliste til alle involverede, hvor numre på AU IT, betjente m.v. figurerer.
• Overvej, om følgende skal bruges, og reservér det: computer, projektor, overhead, flipover, whiteboard, video, fjernsyn osv. Bemærk dog, at noget af det findes som standardudstyr i mange lokaler.
• Tjek, om opstillingerne følger de standardopstillinger, der allerede er godkendt af brandmyndighederne. Kontakt Bygningsservice, der varetager driften af den pågældende bygning, hvis der ønskes andre opstillinger.

Bemærk særlige regler for leje af Søauditorierne

Arrangementer i Søauditorierne – særlige forhold

Bemærk særlige regler for opstillinger i Søauditorierne

Hvis du ønsker at opstille telte, bør du kontakte Bygningsservice for nærmere aftale og myndighedstilladelser, for eksempel brandmyndigheder. Husk at booke en elektriker i forhold til at få strøm i teltet (opstilling af eltavle). Kontakt Bygningsservice, der varetager driften af den pågældende område, i forhold til placering af teltet og strøm. 

Der findes forskellige teltfirmaer. Du bør indhente forskellige tilbud inkl. opsætning. Husk at få pris for evt. gulv og montering samt lys og varme, hvis ønsket. Overvej om du skal leje fx stole og borde samme sted. Husk også at overveje, om teltet skal forsikres som tilkøb til teltlejen.

Eksempel på firmaer: www.brink-teltudlejning.dk eller www.tommytelt.dk.

Bestil eventuelt ekstra rengøring af lokaler, gangarealer og toiletter. Rengøring af toiletter er særligt vigtigt ved aften- og weekendarrangementer, hvor toiletterne har været i brug dagen igennem eller dagen før, og rengøringen endnu ikke har været der. Ekstra rengøring koster ekstra og bestilles via Bygningsservice, der varetager rengøringen af den pågældende bygning.

Aarhus Universitet har en række kantiner, som både kan afvikle måltider og bringe mad ud.

Se samlet liste over kantiner her.

• Planlæg/aftal menu for frokost, aftensmad og eventuel festmiddag for hele konferencen. Husk evt. at lave skilte ved maden på både dansk og engelsk, så deltagerne kan se, hvad de spiser, og husk at være opmærksom på allergikere. Fastlæg øvrig forplejning, herunder kaffepauser, frugt og vand eller lignende.
• Vi anbefaler, at du lægger så meget som muligt af forplejningen ind under konferencegebyret. Frokost kan blive tidskrævende og besværligt for deltagerne, hvis de selv skal ud og opstøve den i AU’s kantiner. Hvis måltidet ikke indgår i konferencegebyret, kan man med fordel henvise til kantiner i området og samtidig forberede disse kantiner på ekstra gæster, hvis der er tale om store arrangementer. Det er nogle gange en god idé at have en eventuel festmiddag som valgfri og med separat tilmelding (men gør det gerne obligatorisk at tage stilling i forbindelse med tilmeldingen).
• Tilmelding til måltider sker bedst via tilmeldingsblanketten, hvor særlige ønsker til kost kan angives.
• Ved store arrangementer er det en god idé at lave spisebilletter, så man eksempelvis spreder forplejningen over flere spisesteder. Husk at sætte nok tid af i programmet til, at deltagerne kan bevæge sig frem og tilbage til og fra kantinen til bespisningen. Måltiderne/bespisningen bør koordineres, således at alle deltagere kan nå at få og spise maden. Dette er især vigtigt at tænke på, hvis der er buffet. Der skal være et tilstrækkeligt antal borde til buffeten, således at flest muligt mennesker kan tage mad på samme tid. Hvis der er tale om buffet, skal kantinen have besked om et præcist antal deltagere og lave flere stationer/stationer med flere 'startpunkter'.
• Almindelige borde til opstilling aftales som regel med betjentene i bygningen. Hvis du ønsker at bruge caféborde, kan de lejes via flere kantiner. Bemærk, at der også betales for fragt af bordene.
• Bestil eller køb duge til bordene. Aftal dette med kantinen. Aftal evt. også stearinlys/fyrfadslys, hvis dette er tilladt på stedet.
• Lav system for bespisning, hvis der er forskel på, hvad deltagerne har betalt for (nogen har for eksempel betalt for frokost – andre kun for kaffe). Dette kan løses med spisebilletter eller med forskellige farver på navneskiltene. Fastlæg en procedure, og udpeg en ansvarlig til at holde styr på dette.
• Aftal med kantinen, om de indsætter personale til at dække borde, rydde af borde osv. mod beregning.
• Tænk i lunchbag-modellen, hvis dine gæster ved konferencens slutning skal hurtigt afsted til lufthavnen og skal flyve langt. Det er en god service på denne måde at følge dem på vejen hjem – man kan lave en løsning af både to-go og to-stay i tilmeldingsblanketten. Aftal dette med den pågældende kantine.
• Tænk bæredygtigt/økologisk – få flere bæredygtige tips her 
• I forhold til forplejning ved receptioner kan der læses mere om muligheder og beløbsgrænser her og ligeledes kan der her læses om forplejning ved repræsentationsarrangementer. Vær gerne opmærksom på beløbsgrænserne ved sådan arrangementer. 

Overvej, om tolkning og tolkeudstyr er nødvendigt. Events og Kommunikationsstøtte kan hjælpe med kontakt til henholdsvis tolkeservice og leverandører af tolkebokse og udstyr.

Ønsker du at anvende en fotograf, kan fotoenheden kontaktes via mailadressen foto@au.dk

Oversigt over videomedarbejdere kan du finde her 

For begge enheder udgør timeprisen 500 kr.

Bemærk: Dette gælder ikke streaming, da denne ydelse ikke længere tilbydes af Events og Kommunikationsstøtte. Vi hjælper dog gerne med kontakt til eksterne udbydere, ligesom vi kan hjælpe med vurdering af tilbud på opgaver af denne art.

VIGTIGT: Se også afsnit om GDPR-regler nedenfor ift. fotografering og optagelse.

AU Tjenestebiler

• Reserver AU-tjenestebiler til f.eks. transport af VIP-personer/keynotes til og fra lufthavnen.
• Tjenestebiler udlejes bl.a. fra Institut for Biologi. Kontakt Julie Frydenlund Christensen på jfc@bio.au.dk / 9352 1834, Jesper Bülow Voetmann på jesper.voetmann@bio.au.dk / 4076 3895 eller Louise Kruse Have på lkha@bio.au.dk / 2778 2865.
  Ved bookingen skal følgende oplysninger opgives: projekt- og aktivitetsnummer (dette skrives også i kørebogen, når man låner bilen), EAN-nummer, navn og mobilnummer på føreren af bilen. Instituttets biler må kun føres af ansatte ved AU. For yderligere informationer om brugen af tjenestebiler, se her. Bemærk at bookingen tidligst kan foretages 1 uge før brug af tjenestebilen.  
• Se i øvrigt AU’s aftaler om autoassistance for medarbejdere ansat på Arts.
• Udpeg en ansvarlig, som altid ved, hvor bilen er, hvem der kører i den, og hvem der afleverer den igen.

Taxa

• Lav aftaler med taxaselskab om fx taxaboner til eksempelvis keynote speakers. AU-ansatte bedes anvende deres firma-Mastercard ved transportudlæg. 

Busser

• Bestil busser til transport af store grupper deltagere fra fx hotel til konferencested. Vær opmærksom på, at AU har en indkøbsaftale på busleje i Jylland – se information under AU’s indkøbsaftaler under ’Transport og forsendelser’.

Billeje

• Hvis du fx skal afholde et arrangement udenfor AU's lokationer og skal fragte en del materialer (og ikke kan booke en AU tjenestebil til formålet), kan du leje en bil. Vær opmærksom på, at AU har en indkøbsaftale på billeje. Se information under AU’s indkøbsaftaler under ’Transport og forsendelser’.

Når du afholder store konferencer eller arrangementer på campus, har du følgende muligheder ift. parkering for dine gæster:

• I Søauditorierne findes en ParkZone-iPad, der efter aftale med personalet fra HE Bygningsservice kan opsættes i f.eks. foyeren, så deltagerne i forbindelse med konferenceregistrering selv kan oprette en 1-dags parkeringstilladelse gældende for dagen (fra oprettelsestidspunktet og frem til midnat). ParkZone-iPads findes desuden på flere institutter og kan på dagen flyttes til den bygning, hvor konferencen afholdes.
• En AU-medarbejder kan ved fremmøde oprette en 1-dags parkeringstilladelse til gæsten via hjemmesiden for medarbejderparkering (der logges på under 'Registrér din bil', og registreringsnummeret indtastes under fanen 'Gæster'). Bemærk, at der kan oprettes et ubegrænset antal tilladelser.
• Hvis et arrangement løber over flere dage, kan en medarbejder via Lars Bo Nørgaard få adgang til at oprette tilladelser med valgfri start- og slutdato.
• Arrangør kan få adgang til at oprette en periodetilladelse med et link, der på forhånd kan udsendes i mail til deltagerne, så deltager selv opretter en parkeringstilladelse. Kontakt Lars Bo Nørgaard for yderligere information.
• Ved store arrangementer er det desuden muligt at aflyse ParkZone-kontrol af parkeringsarealer. Kontakt Lars Bo Nørgaard for yderligere information.

Bemærk, at parkeringstilladelser udelukkende gælder til parkeringsarealer omfattet af Aarhus Universitets medarbejderparkering, der er markeret med sorte skilte fra ParkZone. I Nobelparken (Jens Chr. Skous Vej) gælder tilladelsen til de parkeringsområder, der tilhører Aarhus Universitet og er markeret med sorte ParkZone-skilte med grøn eller hvid ramme.

Tilladelsen gælder ikke til parkeringsbåse på offentlige veje i Universitetsparken, hvor vilkår for parkering fremgår af skiltning, samt parkeringsarealerne ved Science Museerne og Naturhistorisk Museum.

Der findes yderligere information om medarbejderparkering – herunder de omfattede pladser – på dette link.

Se i øvrigt den almindelige, offentlige gæsteparkering på dette kort.

Husk at formidle relevant information til dine gæster. Gæsterne bedes generelt være opmærksomme på skiltning ved områder og indfaldsveje.

Benyt AU’s arrangementstilmeldingssystem Conference Manager til at håndtere alle deltagerinformationer, eller tag alternativt (hvis dit budget tillader det) kontakt til en PCO. Du kan bruge Conference Manager til at opbygge et decideret tilmeldingssite med information om hoteller, kort over konferenceområdet, foreløbig deltagerliste, opdateret program m.v.

Hold løbende øje med antallet af tilmeldinger – det kan være afgørende for dit budget. Husk at sende navnelister til hoteller og andre indkvarteringssteder. Du kan hente yderligere hjælp og information om Conference Manager her. 

Tænk på din tilmeldingsblanket som et datacenter, hvor du skal sørge for at spørge dine deltagere om dét, der er relevant ift. deres deltagelse. I Conference Manager kan du selv skræddersy din tilmeldingsblanket - men du bør som minimum have nedenstående information fra deltagerne:

• fornavn
• efternavn
• titel
• institution
• afdeling
• e-mailadresse
• særlige måltider eller allergi
• samtykke til at kontakte deltageren med information om lignende arrangementer i fremtiden, eller om deltageren ønsker at figurere på en evt. deltagerliste  – læs mere i afsnittet nedenfor om god persondataskik
• til- eller fravalg til forskellige dele af program (f.eks. åbning eller middag) og/eller socialt program (f.eks. udflugter og lignende) – det er vigtigt at få overblik over, hvem der deltager i hvad, for at kunne lave de rigtige bestillinger i forbindelse med for eksempel busser, rundvisninger og forplejning. Dette opsættes nemt i Conference Manager.

Opretter du din tilmelding i Conference Manager kan du via supporten dér ligeledes få input til, hvad der er godt at have med i tilmeldingsblanketten for din konference.

Når du planlægger konferencer på Aarhus Universitet, er der en række ting, du skal være opmærksom på ift. databeskyttelsesreglerne og -forordningen (GDPR).

Offentliggørelse på deltagerliste

Hvis du ønsker at offentliggøre en deltagerliste, skal du altid indhente et samtykke fra dine deltagere. Det skal ligeledes være muligt for deltagerne at kunne sige nej til at komme på deltagerlisten – men stadig deltage i konferencen. Dette kan administreres i universitetets arrangementstilmeldingssystem Conference Manager.

Spørg efter samtykke til fremtidig kommunikation og invitationer

Din tilmeldingsblanket bør indeholde et punkt, der minder om: ”Må vi kontakte dig om lignende arrangementer i fremtiden?” Dermed indhenter du et samtykke, der sikrer, at du kan invitere dine deltagere til næste års arrangement eller et lignende fagligt arrangement i fremtiden.

Behandlingen af data

Det er ligeledes vigtigt, at du tænker over den måde, du behandler den data, du får ind på dine deltagere og andre i og omkring konferencen.

Du må opbevare data, så længe det har relevans i forbindelse med årsagen til, at deltagerne har indtastet information. Hvis deltagerne indtaster information, må du altså opbevare deres data, indtil arrangementet er overstået. Har du brug for at opbevare informationen på deltagerne, efter arrangementet er overstået, skal du journalisere det i Workzone. Hvis du modtager timesedler fra studentermedhjælpere, der har hjulpet, vil deres CPR-nummer typisk stå på sedlen. Scan derfor sedlen ind, så snart du er færdig med den, og journalisér den i Workzone.

Du kan ligeledes anvende universitetets arrangementstilmeldingssystem Conference Manager. Her indtaster deltagerne deres informationer, og du kan herefter sikkert opbevare deres data i systemet i op til 2 år, efter arrangementet er overstået.

Du skal være opmærksom på, hvem der kan få adgang til deltagernes data og information. Du skal derfor tænke over, hvem du sender eksempelvis deltagerlister til; det er dit ansvar at sikre dig, at de ikke bruger informationen til andet, end det oprindelig var tiltænkt.

Du skal i særdeleshed være opmærksom på ovenstående, hvis det drejer sig om følsomme personoplysninger såsom religiøse tilhørsforhold, helbredsoplysninger og lignende. Du kan finde definitioner på særligt følsomme personoplysninger her.    

Conference Manager kan anvendes til at give sikker adgang til eksterne samarbejdspartnere, der har behov for at tilgå den indtastede information. På den måde kommer man udenom at sende personoplysninger til hinanden over e-mail.

GDPR, fotografering og videooptagelse

Grundet GDPR-reglerne skal det informeres til deltagerne, hvis der er en fotograf (eller videofotograf) til stede ved dit arrangement. Derfor skal du i invitationen, bekræftelsen, på en powerpoint eller i en eventuelt informationsmail inden arrangementet indsætte nedenstående formulering, hvis der er fotografer til stede ved arrangementet.

DK: ”Der vil ved arrangementet være en fotograf til stede. På grund af GDPR-reglerne skal vi oplyse, at billederne kun vil blive brugt i AU-sammenhæng og som PR for arrangementet. Kontakt fotografen på dagen, hvis du ikke ønsker at blive fotograferet.”

UK: ”A photographer will be present at the event. To comply with the GDPR, we must inform you that the photos will only be used in AU-related contexts and as PR for the event. Contact the photographer on the day of the event if you do not wish to be photographed.”

Når du holder en konference med eksterne deltagere, kan du gratis bestille navneskilte eller bordnavneskilte med AU- eller BSS-logo. Dette gøres vha. link til AU's webshop (under fanebladet 'Udstyr') og kan forventes leveret 14 dage efter, du har sendt bestillingen afsted til kommunikation@au.dk.

Du kan her finde skabeloner til navneskilte og bordnavneskilte samt vejledninger til at flette deltagernavne ind på navneskilte.

Der anvendes ofte bordnavneskilte til speakers og paneldeltagere. Opstil disse, inden I går i gang. 

Placér eventuelt 'Reserveret'-skilte eller navneskilte på de forreste rækker til særligt inviterede eller til speaker, der skal på scenen i løbet af dagen. Hvis I skal være i et stort auditorie, kan det være en god idé at lave et PowerPoint-slide med navne på folk i panelet eller på scenen, da navneskiltene ikke kan ses på lang afstand. Det er en god idé også at reservere pladser til pressen, hvis den er inviteret. Du kan hente en skabelon til 'Reserveret'-bordnavneskilt her.

Kontakt relevante forlag, og foreslå en bogstand/bogudstilling – for eksempel Aarhus Universitetsforlag. Aftal en pris (forlaget betaler eventuelt for at have en stand på din konference). Hvor skal standen placeres og i hvilket tidsrum? Hvor mange borde skal der bruges? Hvem er kontaktperson(er), og hvem betjener standen? Sendes bøgerne i forvejen? Hvem tager imod dem? Hvilke betalingskort/andet kan benyttes? Skal deltagerne have information om bogstanden på forhånd?

VisitAarhus har forskelligt materiale (turistinformationer, kort m.v.), som kan rekvireres til eksterne/udenlandske deltagere. Det kan puttes i registreringskonvolutten eller lægges frem til fri afbenyttelse. VisitAarhus har også en budcykel, som kan stå (betjent med VisitAarhus-medarbejder eller ikke) på selve konferencen. Kontakt VisitAarhus om dette, hvis det er relevant.

Receptionen/infostanden bemandes med f.eks. studentermedhjælpere. Der bør være mindst to til stede, så den ene kan forlade standen, hvis det bliver nødvendigt. Studentermedhjælperne bør briefes grundigt om arrangementets karakter, så de er rustet til at svare på spørgsmål fra deltagerne/gæsterne.

Studenterne kan også klare garderobebemanding, hvis garderoben opstilles i umiddelbar forlængelse af receptionsområdet. De kan ligeledes være behjælpelige med registrering af deltagere i spidsbelastede perioder.

Receptionen/infostanden bør indeholde:

• Pc til bl.a. registrering, internetadgang, evt. printer
• Førstehjælpskasse
• Telefonliste over ansvarlige
• Telefonnumre på læge, taxa og skadestue (kan evt. hænges op på relevante sprog på synlig opslagstavle)
• Kort over campusområde og Aarhus. Bykort kan fås hos VisitAarhus. Marker evt. flybus på kortet.
• Diverse kontorhold fx saks, tape, garderobemærker m.v.

Åbn så vidt muligt for registrering nogle timer før konferencestart for at undgå for lang kø. Ved større konferencer bør man have flere steder, hvor deltagerne kan blive registreret. Det kan være en idé at lægge alle navneskilte frem på et bord, bede folk selv finde deres navneskilt og derefter gå hen til registreringsbordet, medmindre navneskiltet er i en konvolut med andre materialer med navn på.

Se her for vejledning og skabeloner til fletning af deltagernavne ind på navneskilte. 

Aarhus Universitet har medio 2018 indkøbt 60 nye postervægge, som kan udlånes til alle enheder på Aarhus Universitet. Læs om detaljerne, betingelser for udlån og praktikken omkring det.

Postervægge udvalgte steder på AU

I det nordøstlige hjørne af Campus Aarhus findes 10 specielle vægge på hjul, som dog oftest bruges til afskærmning og lignende (ved Aulaen på Ndr. Ringgade: kontakt ejendomsservicetekniker Claus Pedersen på cp@au.dk). På Fuglesangs Allé findes der også 38 vægge, som kan lånes – dog kun til arrangementer på Fuglesangs Allé. 

Det er meget vigtigt i samarbejde med betjente/brandmyndigheder at få afklaret, hvor postervægge må opstilles. Søauditorierne råder dog over et antal brandhæmmende postervægge (13 stk.), som må opstilles i foyerområdet i henhold til brandtegning (størrelsen på disse er 120 x 120 cm, og de er meget tunge og svært håndterlige). Husk at opgive poster-størrelse til deltagerne (f.eks. 75x120 eller 84x119, som er A0), men beslut selv formatet.

Nogle postervægge kræver elefantsnot eller 'powerstrips' til ophængning – andre er 'bare opslagstavler', så du kan f.eks. benytte almindelige tegnestifter til opsætning af posters, hvis de laves på almindeligt papir. Tjek, der hvor du skal afholde dit arrangement.

Hvis der laves foam boards (0,5 eller 1,0 mm), kan du i stedet benytte staffelier. Events og Kommunikationsstøtte har 17 stk. transportable staffelier, som kan lånes ved at kontakte kommunikation@au.dk.

Hos Events og Kommunikationsstøtte tilbyder vi følgende gratis konferencevarer i AU-design, såfremt der er eksterne deltagere ved dit arrangement (læs mere her):

• Konferencemapper
• Blokke og kuglepenne
• Navneskilte og nøglesnore
• ARoS-vouchers/Den Gamle By-vouchers

Du kan læse mere om dette her. 

Desuden kan du gratis låne følgende konferencematerialer i AU-design:

• Roll-ups
• Beach-flag
• Bannere med AU-logo i hvid og blå
• Høje skilteholdere
• A-skilte
• Staffelier
• Metalpostkasse med AU-segl
• 12 paraplyer med AU-logo

Bemærk, at du som låner selv er ansvarlig for afhentning og tilbagelevering af de lånte materialer. Tidspunkt for afhentning og tilbagelevering af materialerne aftales med Events og Kommunikationsstøtte. I forbindelse med udlån gør vi opmærksom på, at tingene skal tilbageleveres i samme stand, som man ønsker at modtage dem. For de høje skilteholdere gælder, at de skal vendes i lodret position ved tilbagelevering.

Skal du bruge yderligere merchandise (for eksempel gaver til oplægsholdere, AU-vandflasker eller T-shirts til hjælpere), skal du gå til AU's webshop. For andre forespørgsler kan du kontakte Lone Jørgensen på loj@au.dk 

Hvis du skal købe mere end 50 stk. vandflasker til dine konferencedeltagere, kan du med fordel købe dem via Events og Kommunikationsstøtte. Kontakt kommunikation@au.dk

Hermed forslag til, hvad du kan lægge frem på din buffet med konferencevarer:

• Informationsmaterialer
• Papirblok, kuglepen
• Information om bybusser eller konferencebusser, hvis disse er bestilt (ophæng)
• AU-profileringsmaterialer, der findes på både dansk og engelsk

Vær opmærksom på, at varerne skal bestilles i god tid og senest 14 dage inden, de skal bruges. Husk, at de varer, du har tilovers, gerne må returneres til Events og Kommunikationsstøtte.

Læs med om beredskab på AU her.

Ved du, hvor nærmeste hjertestarter findes på AU? Det kan være nyttigt at orientere sig om dette, inden man er vært ved et stort arrangement med mange gæster. Læs om AU's 60 hjertestartere, og find nærmeste hjertestarter.

Husk altid, at det også er en god idé at medbringe en førstehjælpskasse til dit arrangement.

• Bestil vand/danskvand, og stil glas frem til hver oplægsholder.
• Bestil blomster eller planter, der kan genbruges, hvis der er budget til det. Tag imod dem, og aftal allerede ved bestilling, om de eksempelvis ved levering er sat i vaser.
• Tjek, at alle lokaler, fællesarealer og toiletter er rengjorte.
• Fællesarealerne bør bemandes med studentermedhjælpere samt eventuelt tjenerpersonale. Forud for hver pause gøres stedet klar ved at rydde op, fylde fade osv.
• Sæt vejvisere og andre former for skiltning (f.eks. A-skilte) op på relevante steder.
• Opstil diverse borde, skillevægge, postervægge m.v. Betjentene i den pågældende bygning kan muligvis hjælpe med at stille borde op.

Forbered evalueringen på forhånd. Overvej indhold, form og de elektroniske muligheder. Vær opmærksom på indholdsmæssige krav fra bevillingsgiverne. Hvornår udleveres og afvikles evalueringen? Ryk for ikke-afleverede/ikke-besvarede skemaer.

Bearbejd de besvarede spørgeskemaer, og inddrag resultaterne i den faglige rapport. Udarbejd en faglig rapport til økonomiske bidragsydere. Oplys om resultaterne og det videre arbejde.

I AU's eget tilmeldingssystem Conference Manager findes et spørgeskemamodul, som kan anvendes ifm. evaluering af konferencer og events, hvis man har anvendt Conference Manager ifm. tilmeldingen. Vejledning findes her

En anden mulighed er værktøjet 'SurveyXact', som er let og intuitivt at anvende. Værktøjet er stillet til rådighed af AU, og info findes her.

Næste års konference (styregruppen)

• Diskutér og beslut emnet/emnerne for næste års konference, og annoncér det på hjemmesiden sammen med tid og sted.
• Husk at takke for bevillinger.