Konference- og eventbranchen har med COVID-19-pandemien fået en ny virkelighed at skulle agere i. På Aarhus Universitet har vi hermed også indstillet os på, at den nye virkelighed post COVID-19 medvirker at vi skal kunne tilbyde helt virtuelle konferencer eller til det, der kaldes hybrid-møder, som er et miks af fysisk og digital tilstedeværelse for deltagerne.
Det primære spørgsmål, når du overvejer at planlægge en virtuel eller hybrid konference er, at du stiller dig selv spørgsmålet: "Hvad er mit arrangement og mine deltagere bedst tjent med". Du skal altså ikke lave en virtuel konference "fordi du kan", men fordi det er dét, der giver mest værdi til dit arrangement og dine deltagere.
I Events og Kommunikationsstøtte har vi nedenfor samlet en række gode råd, opmærksomhedspunkter og spørgsmål, du bør stille dig selv, hvis du skal i gang med at planlægge en virtuel konference. De tre ovennævnte afviklingsformer kan noget forskelligt og kræver også en forskellig indsats ift. planlægning og afvikling. Uanset kan den virtuelle form sikre, AT vi stadig kan ’mødes’, når den fysiske konference ikke er en mulighed – og teknik og funktionalitet kan mere, end vi tror.
Nedenstående indhold ridser fordele og ulemper op ved både den fysiske og den virtuelle konferenceform, men råd og opmærksomhedspunkter fokuserer alene på den rene virtuelle konference. Vi står naturligvis til rådighed for yderligere rådgivning og sparring, så tøv ikke med at kontakte os.
Denne side opdateres løbende. Senest opdateret den 15. september 2021.
Inden du går i gang med planlægningen af din konference, bør du overveje, hvilken form for konference du vil holde. Flere ting har indvirkning på, om du bør vælge at afvikle virtuelt eller fysisk, eller om det skal være en både-og-konference (hybrid).
Du bør f.eks. overveje:
Læs et par gode råd og overvejelser her
Den fysiske konference
Den fysiske konference giver oplagt de bedste rammer for netværk og personlig interaktion mellem deltagerne. Det fysiske samvær resulterer ofte også i større tillid mellem deltagerne og sikrer direkte engagement, nærvær og færre misforståelser. Det at mødes fysisk levner ofte plads til den mere uplanlagte dialog, hvor der opstår tillid, kemi og mulighed for udveksling af erfaringer. Deltagerne har ofte en oplevelse af fællesskab og samhørighed ved deltagelsen. Den fysiske konference er ofte specifikt af-/begrænset i rum (antal deltagere) og tid (1-3 dage).
Den virtuelle konference
Den virtuelle konference skal planlægges anderledes og har andre fordele. Denne form for afvikling giver bedre mulighed for fragmenteret deltagelse og har principielt ingen fysiske begrænsninger. Den virtuelle konference er ofte mere fleksibel (kan lægges på flere tidspunkter af døgnet, kan nemt splittes op i dele og moduler), tidsbesparende og effektiv. Den giver deltagerne mulighed for at holde de nødvendige pauser eller f.eks. at arbejde mellem sessionerne.
Den virtuelle konference rummer som udgangspunkt bedst en styret dialog som f.eks. envejskommunikation (oplæg med mulighed for skriftlig chat/spørgsmål), men kan teknisk også rumme breakout sessions og dialog i mindre grupper, som kan åbne op for mere spontan dialog, netværk og options to connect. Med effektiv brug af chatfunktionen kan den virtuelle konference rumme mange flere spørgsmål fra deltagerne og dialog i chatten. Man kan f.eks. svare på 3/10 spørgsmål i chatten, men efterfølgende have en aftale med keynote/speaker, at vedkommende svarer på de resterende skriftligt, som udsendes efter konferencen.
Endelig må den virtuelle konference forventes at have et mindre klimaaftryk og kan være mindre omkostningstungt, fordi udgifter til eksempelvis flyrejser, hoteller og forplejning falder bort. Til gengæld må der påregnes yderligere udgifter til eventuel ekstern teknisk support og indkøb af udstyr. Desuden er det tidsbesparende for den enkelte deltager, og man har hverken rejsetid eller jetlag – eller tid væk fra familien.
Vær særligt opmærksom på, at netværksdelen af en virtuel konference kræver en ekstra indsats, idet deltagerne ikke er til stede sammen fysisk. Det kan være problematisk, måske især for unge forskere. Der mangler face-to-face-interaktion, samtaler med andre deltagere, 'rigtige' diskussioner mellem deltagere og foredragsholdere osv. Der er ingen tilfældige møder, der potentielt set kunne være interessante, og deltagerne er usynlige for hinanden. Det stiller krav til at tænke kreativt og tilpasse konferencen til målgruppen – og feks. også gennemtænke brug af breakout-lokalerne, så de grupper, du placerer folk i, opleves relevante og som et passende antal. Du kan også forsøge dig med afholdelse af fyraftens-ginsmagning og præcisere, hvordan deltagerne efterfølgende kan forbindes på eksempelvis Linkedin m.v.
Den hybride konference
Planlægning og afvikling af en hybrid konference kan være en stor mundfuld, men har en lang række fordele, som bør overvejes, når du beslutter dig for dette format. Hybrid-formatet er mere fleksibelt og kan være nemmere og mere belejligt for nogle deltagere at tilgå. Det kan også være med til at sikre et større reach ift. deltagere, der bor langt væk eller er knappe på tid. Hybriden kræver dog også en lang række ekstra opgaver, som du ikke er vant til, hvis du ”kun” afvikler 100% fysiske eller 100% virtuelle konferencer. Bl.a. bør du nøje overveje ressourcer og økonomi, da hybriden kræver mere på disse områder, og du bør også gøre dig overvejelser over det faktum, at du med hybridformatet får to forskellige deltagergrupper, som skal håndteres og kommunikeres forskelligt til.
På AU har vi i 2021 gjort os erfaringer med planlægning og afvikling af et par hybride konferencer, så hvis du overvejer dette format, er du velkommen til at kontakte os for yderligere information og sparring om bl.a. formål, indhold og udbytte og mere konkret om deltagere, kommunikation, teknik, platforme og interaktive redskaber, netværk, tidsramme og programlægning, multi-hub-muligheder, kompleksitet, arbejdsbyrde og ambitionsniveau m.v.
Hvis du skal omdanne et allerede planlagt fysisk arrangement eller konference til en virtuel version, bør du være opmærksom på disse ting, som særligt gælder for online afvikling:
Når du skal videre med planlægningen af en virtuel konference, kan valget af platform (og tilhørende funktionalitet) være af betydning. Aarhus Universitet kan supportere dig i platformene Zoom og Microsoft Teams. Det er vigtigt at nævne, at platformene skal ses som virtuelle møderum, hvor du kan styre indholdet. Det er altså ikke en fuld løsning til din konference – der skal stadig laves separat registrering i f.eks. Conference Manager, og betaling klares ligeledes uden om platformene.
Vi kan ikke anbefale den ene platform frem for den anden. De kan nærmest det samme, så valget vil typisk basere sig på en smagssag for den enkelte arrangør. Nedenfor finder du dog en sammenligning mellem de to platforme.
Klik på billedet nedenfor for at gå til en pdf, der kan downloades.
Derudover findes der forskellige guides og vejledninger til anvendelse af platformene:
Det er vigtigt for den gode virtuelle oplevelse, at du har overvejet ’indretningen’ af dit virtuelle venue:
Du bør ift. planlægningen og afviklingen af din virtuelle konference tænke det, som om det var en fysisk konference. Det vil sige, at vi anbefaler at lave en minut- og bemandingsplan eller teknisk drejebog, så alt bliver tænkt igennem inkl. rammer, dialogformater (oplæg, breakout, roundtables m.v.) og tekniske skift undervejs. Hav fokus på både bløde og mere tørre kriterier, selvom det er virtuelt.
Rammer
Teknik
Tilmelding
Det sociale aspekt
Netværk online
Som mennesker opfører vi os meget forskelligt on- og offline. Derfor er det vigtigt at forventningsafstemme med dine deltagere og også indstille dig på en anden adfærd online.
Adfærd online
https://www.nytimes.com/2020/03/25/technology/personaltech/online-video-meetings-etiquette-virus.html
https://www.businesswest.co.uk/blog/virtual-meeting-etiquette-5-dos-and-donts
Hybridmøder
A simple guide for hybrid events
How to convert your in-person events to virtual events
Tjekliste for virtuel eventplanlægning
https://offers.helloendless.com/virtual-event-planning-checklist
Forskel mellem møde og webinar
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/115005474943-Meeting-and-webinar-comparison
Kom godt i gang med Webinar
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/200917029-Getting-Started-With-Webinar
Engagér dine deltagere
Q&A vs. C&I (conversation and input)
Sådan laver du breakout rooms
Podcast om multi-hub meetings
https://helloendless.com/multi-hub-meetings/
Zoom-guides
https://support.zoom.us/hc/en-us
Lys, lyd, internet
Filmmateriale til fri brug under afvikling eller i pauser
Film om Aarhusregionen (1,37 min.): https://www.youtube.com/watch?v=IeQKodfH1JE
Denne film må bruges i sammenhænge, hvor Aarhus og Aarhus Universitet skal profileres.
Bemærk, at hvis du ønsker en film, der er målrettet den enkelte kongres eller konference, kan du kontakte VisitAarhus Convention Bureau.
Historisk film om Aarhus Universitet (med engelske undertekster, varighed: 2,23 min): https://youtu.be/pK3Ilk7rsfc
Droneoptagelse Aarhus Universitet (uden lyd, varighed: 0,30 min): https://youtu.be/fkg9ld62iTU