Konference- og eventbranchen har efter COVID-19-pandemien fået en ny virkelighed at skulle agere i. På Aarhus Universitet har vi også indstillet os på, at den nye virkelighed medvirker at vi skal kunne tilbyde helt virtuelle konferencer eller til det, der kaldes hybrid-møder, som er et miks af fysisk og digital tilstedeværelse for deltagerne.
Det primære spørgsmål, når du overvejer at planlægge en virtuel eller hybrid konference er, at du stiller dig selv spørgsmålet: "Hvad er mit arrangement og mine deltagere bedst tjent med". Du skal altså ikke lave en virtuel eller hybrid konference "fordi du kan", men fordi det er dét, der giver mest værdi til dit arrangement og dine deltagere. Det er værd at bemærke at en undersøgelse lavet af Aarhus Universitet og VisitAarhus i 2022, viste at 86% af de adspurgte forskere foretrækker at deltage i fysiske konferencer frem for virtuelle konferencer. Dette er ikke for at tale imod at afholde virtuelle eller hybride arrangementer, men det understreger at man som arrangør skal overveje grundigt om hvad arrangementet og deltagerne er bedst tjent med. Og i forskellige tilfælde kan dette sagtens være et virtuelt eller hybrid arrangement.
I Events og Kommunikationsstøtte har vi nedenfor samlet en række gode råd, opmærksomhedspunkter og spørgsmål, du bør stille dig selv, hvis du vælger at afholde en virtuel eller hybrid konference og skal i gang med planlægningen. De forskellige afviklingsformer kan noget forskelligt og kræver også en forskellig indsats ift. planlægning og afvikling.
Nedenstående indhold ridser fordele og ulemper op ved både den fysiske og den virtuelle/hybride konferenceform, men råd og opmærksomhedspunkter fokuserer alene på den rene virtuelle konference. Vi står naturligvis til rådighed for yderligere rådgivning og sparring, så tøv ikke med at kontakte os.
Denne side opdateres løbende. Senest opdateret den 2. januar 2023.
Inden du går i gang med planlægningen af din konference, bør du overveje, hvilken form for konference du vil holde. Flere ting har indvirkning på, om du bør vælge at afvikle virtuelt eller fysisk, eller om det skal være en både-og-konference (hybrid).
Du bør f.eks. overveje:
Læs et par gode råd og overvejelser her
Den fysiske konference
Den fysiske konference giver oplagt de bedste rammer for netværk og personlig interaktion mellem deltagerne. Det fysiske samvær resulterer ofte også i større tillid mellem deltagerne og sikrer direkte engagement, nærvær og færre misforståelser. Det at mødes fysisk levner ofte plads til den mere uplanlagte dialog, hvor der opstår tillid, kemi og mulighed for udveksling af erfaringer. Deltagerne har ofte en oplevelse af fællesskab og samhørighed ved deltagelsen. Den fysiske konference er ofte specifikt af-/begrænset i rum (antal deltagere) og tid (1-3 dage).
En undersøgelse lavet af Aarhus Universitet og VisitAarhus i 2022, viste at 86% af de adspurgte forskere foretrækker at deltage i fysiske konferencer frem for virtuelle konferencer. For at være med til at ”retfærdiggøre” at mødes fysisk, anbefaler vi at man sætter fokus på at facilitere netværk i den fysiske konference. Vi har derfor netop udarbejdet en rådgivningsside med fokus på at facilitere netværk og dialog til den fysiske konference. Læs mere her.
Den virtuelle konference
Den virtuelle konference skal planlægges anderledes og har andre fordele. Denne form for afvikling giver bedre mulighed for fragmenteret deltagelse og har principielt ingen fysiske begrænsninger. Den virtuelle konference er ofte mere fleksibel (kan lægges på flere tidspunkter af døgnet, kan nemt splittes op i dele og moduler), tidsbesparende og effektiv. Den giver deltagerne mulighed for at holde de nødvendige pauser eller f.eks. at arbejde mellem sessionerne.
Den virtuelle konference rummer som udgangspunkt bedst en styret dialog som f.eks. envejskommunikation (oplæg med mulighed for skriftlig chat/spørgsmål), men kan teknisk også rumme breakout sessions og dialog i mindre grupper, som kan åbne op for mere spontan dialog, netværk og options to connect. Med effektiv brug af chatfunktionen kan den virtuelle konference rumme mange flere spørgsmål fra deltagerne og dialog i chatten. Man kan f.eks. svare på 3/10 spørgsmål i chatten, men efterfølgende have en aftale med keynote/speaker, at vedkommende svarer på de resterende skriftligt, som udsendes efter konferencen.
Endelig må den virtuelle konference forventes at have et mindre klimaaftryk og kan være mindre omkostningstungt, fordi udgifter til eksempelvis flyrejser, hoteller og forplejning falder bort. Til gengæld må der påregnes yderligere udgifter til eventuel ekstern teknisk support og indkøb af udstyr. Desuden er det tidsbesparende for den enkelte deltager, og man har hverken rejsetid eller jetlag – eller tid væk fra familien.
Vær særligt opmærksom på, at netværksdelen af en virtuel konference kræver en ekstra indsats, idet deltagerne ikke er til stede sammen fysisk. Det kan være problematisk, måske især for unge forskere. Der mangler face-to-face-interaktion, samtaler med andre deltagere, 'rigtige' diskussioner mellem deltagere og foredragsholdere osv. Der er ingen tilfældige møder, der potentielt set kunne være interessante, og deltagerne er usynlige for hinanden. Det stiller krav til at tænke kreativt og tilpasse konferencen til målgruppen – og feks. også gennemtænke brug af breakout-lokalerne, så de grupper, du placerer folk i, opleves relevante og som et passende antal. Du kan også forsøge dig med afholdelse af fyraftens-ginsmagning og præcisere, hvordan deltagerne efterfølgende kan forbindes på eksempelvis Linkedin m.v.
Den hybride konference
Planlægning og afvikling af en hybrid konference kan være en stor mundfuld, men har dog også en lang række fordele. Hybrid-formatet er mere fleksibelt og kan være nemmere og mere belejligt for nogle deltagere at tilgå. Det kan også være med til at sikre et større reach ift. deltagere, der bor langt væk eller er knappe på tid. Hybriden kræver dog også en lang række ekstra opgaver, som du ikke er vant til, hvis du ”kun” afvikler 100% fysiske eller 100% virtuelle konferencer. Bl.a. bør du nøje overveje ressourcer og økonomi, da hybriden kræver mere på disse områder, og du bør også gøre dig overvejelser over det faktum, at du med hybridformatet får to forskellige deltagergrupper, som skal håndteres og kommunikeres forskelligt til. Derudover skal du væk fra tankegangen om at one-size-fits-all, når det kommer til programplanlægningen. Den hybride konference samler alle dine deltagere til samme konference, men idet en konference opleves forskelligt virtuelt og fysisk, bør du overveje at tilgå planlægningen, som at du laver 2 konferencer i én. Hvor begge målgrupper skal få samme udbytte af konferencen, men med en accept af, at de ikke får samme oplevelse.
På AU har vi gjort os erfaringer med planlægning og afvikling af et par hybride konferencer, så hvis du overvejer dette format, er du velkommen til at kontakte os for yderligere information og sparring om bl.a. formål, indhold og udbytte og mere konkret om deltagere, kommunikation, teknik, platforme og interaktive redskaber, netværk, tidsramme og programlægning, multi-hub-muligheder, kompleksitet, arbejdsbyrde og ambitionsniveau m.v. Vi har lavet et oplæg om vores erfaring med afholdelse af en større hybridkonference, der kan ses her.
Når du skal videre med planlægningen af en virtuel eller hybrid konference, kan valget af platform (og tilhørende funktionalitet) være af betydning. Aarhus Universitet kan supportere dig i platformene Zoom og Microsoft Teams. Har du yderligere spørgsmål til de to platforme og hvad der er muligt, kan du kontakte din lokale IT-afdeling.
Det er vigtigt at nævne, at platformene skal ses som virtuelle møderum, hvor du kan styre indholdet. Det er altså ikke en fuld løsning til din konference – der skal stadig laves separat registrering i Conference Manager, og betaling klares ligeledes uden om platformene.
Vi kan ikke anbefale den ene platform frem for den anden. De kan nærmest det samme, så valget vil typisk basere sig på en smagssag for den enkelte arrangør. Nedenfor finder du dog en sammenligning mellem de to platforme.
Klik på billedet nedenfor for at gå til en pdf, der kan downloades.
Centre for Educational Development har udarbejdet en side med fokus på såkaldte Zoom Rooms, som er etableret en række steder på Aarhus Universitet. Fælles for disse rum er, at de er ”bygget” til Zoom, så en virtuel eller hybrid konference vil køre gnidningsfrit i disse rum. Der er dog tale om mindre rum, så det vil primært være mindre konferencer eller som brug til breakout rooms til hybride konferencer, at rummene vil give mening at anvende. Se beskrivelse af og oversigt over Zoom Rooms her.
Derudover findes der forskellige guides og vejledninger til anvendelse af platformene på Aarhus Universitet:
Ud over de ovenstående beskrevne platforme, som Aarhus Universitet råder over, er der ligeledes en lang række platforme, der kan indkøbes til éngangsbrug for konferencen. Tag endelig kontakt til os, hvis du har brug for input til leverandører af streaming, virtuelle konferenceplatforme med mere ”konferenceudtryk” end Zoom/Teams eller blot vil høre vores erfaringer.
Det er vigtigt for den gode virtuelle oplevelse, at du har overvejet ’indretningen’ af dit virtuelle venue:
Du bør ift. planlægningen og afviklingen af din virtuelle konference tænke det, som om det var en fysisk konference. Det vil sige, at vi anbefaler at lave en minut- og bemandingsplan eller teknisk drejebog, så alt bliver tænkt igennem inkl. rammer, dialogformater (oplæg, breakout, roundtables m.v.) og tekniske skift undervejs. Hav fokus på både bløde og mere tørre kriterier, selvom det er virtuelt.
Rammer
Teknik
Tilmelding
Det sociale aspekt
Netværk online
Som mennesker opfører vi os meget forskelligt on- og offline. Derfor er det vigtigt at forventningsafstemme med dine deltagere og også indstille dig på en anden adfærd online.
Adfærd online
https://www.nytimes.com/2020/03/25/technology/personaltech/online-video-meetings-etiquette-virus.html
https://www.businesswest.co.uk/blog/virtual-meeting-etiquette-5-dos-and-donts
Hybridmøder
A simple guide for hybrid events
10 Critical Steps to Successful Hybrid Events
How to convert your in-person events to virtual events
Tjekliste for virtuel eventplanlægning
https://offers.helloendless.com/virtual-event-planning-checklist
Forskel mellem møde og webinar
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/115005474943-Meeting-and-webinar-comparison
Kom godt i gang med Webinar
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/200917029-Getting-Started-With-Webinar
Engagér dine deltagere
Q&A vs. C&I (conversation and input)
Sådan laver du breakout rooms
Podcast om multi-hub meetings
https://helloendless.com/multi-hub-meetings/
Zoom-guides
https://support.zoom.us/hc/en-us
Lys, lyd, internet
Filmmateriale til fri brug under afvikling eller i pauser
Film om Aarhusregionen (1,37 min.): https://www.youtube.com/watch?v=IeQKodfH1JE
Denne film må bruges i sammenhænge, hvor Aarhus og Aarhus Universitet skal profileres.
Bemærk, at hvis du ønsker en film, der er målrettet den enkelte kongres eller konference, kan du kontakte VisitAarhus Convention Bureau.
Historisk film om Aarhus Universitet (med engelske undertekster, varighed: 2,23 min): https://youtu.be/pK3Ilk7rsfc
Droneoptagelse Aarhus Universitet (uden lyd, varighed: 0,30 min): https://youtu.be/fkg9ld62iTU