Retningslinjer for ansatte

Tilskud og bevillinger fra private tilskudsgivere skal administreres via universitetets regnskab og efter universitetets regler i følgende tilfælde:

• Hvis det af bevillingsskrivelse, samarbejdsaftale, ansøgningsbetingelser m.v. fremgår, at bevilling eller tilskud gives til en forsker(gruppe) i dennes egenskab af ansættelse ved Aarhus Universitet, dvs. hvis Aarhus Universitet eller et af dets fakulteter, institutter, centre, afdelinger eller enheder er nævnt, eller
• Hvis det er nødvendigt for projektets gennemførelse, at der sker direkte eller indirekte medfinansiering fra universitetets ordinære midler, f.eks. i form af at forskeren anvender en del af sin arbejdstid på projektet, eller universitetets lokaler, apparatur og infrastruktur anvendes, eller
• Hvis det er nødvendigt for projektets gennemførelse, at der sker medfinansiering eller samfinansiering med andre eksterne midler, der administreres via universitetets regnskab.
• Gaver (uden konkrete krav om modydelse) og legater til ansatte forskere ved Aarhus Universitet kan forvaltes af Aarhus Universitet under særlige betingelser. Gaver til AU, et fakultet, institut eller center skal administreres af Aarhus Universitet og skal indtægtsføres ved indbetalingen.

Er modtageren af en bevilling ansat i den kliniske sektor, kan administration af en bevilling både ske på AU og på hospitalerne, hvis hospitalernes regler åbner mulighed for det. Hvis man vælger at lade et eksternt forskningsprojekt administrere via AU, så gælder alle AU’s regler og procedurer for disse projekter ubetinget.

Se i øvrigt "Retningslinjerne for ansatte på AU, pånær den kliniske sektor".

Aarhus Universitetet administrerer ikke tilskud og bevillinger for personer, der ikke er ansat på Aarhus Universitet, og disse kan ikke være projekthavere og disponeringsansvarlige for projekter i universitetets regnskabssystem.

Hvis en projekthaver permanent fratræder sin stilling ved Aarhus Universitet, er det institutlederens ansvar at give Økonomichefen for det pågældende fakultet besked herom og at tage skridt til at søge vedkommendes projekter i universitetets regnskabssystem afsluttet hurtigst muligt, eller sørge for overdragelse til anden bevillingshaver.

Hvis en ansat har orlov uden løn fra sin stilling på universitetet, kan den pågældendes eksterne projekter fortsat administreres i universitetets regnskabssystem i op til to år under forudsætning af, at institutlederen eller en af denne udpeget ansat på universitetet overtager bevillingsansvaret og anvisningsretten – evt. efter indhentet tilladelse fra eller orientering af bevillingsgiver. Efter orlov ud over to år skal projektkontoen afsluttes i universitetets regnskabssystem og evt. restbeløb skal enten sendes tilbage til bevillingsgiver eller overflyttes til den institution/virksomhed, hvor den pågældende bevillingshaver nu er ansat. Institutlederen har ansvaret for at tage skridt til denne afvikling.