Vi vil mindske administrativt besvær

Jeg vil tro, at de fleste, der arbejder på AU, ind imellem har en oplevelse af, at der kan være for meget administrativt besvær – og at det arbejde burde kunne gøres nemmere. Mit spørgsmål er, hvilke systemer, opgaver og processer, der kan løses enklere og mere effektivt. Svaret kræver, at vi alle byder ind.

30.10.2020 | Arnold Boon

 

Vi skal løbende have for øje, hvordan vi kan gøre administration på universitetet så enkel som muligt. Ikke bare den del af de administrative opgaver, som vi løser i administrationen, men også de administrative opgaver, der løses af videnskabeligt ansatte. Og der ER ting, vi KAN ændre i forhold til vores interne systemer, opgaver og processer.

Et eksempel er RejsUd, som mange medarbejdere – både VIP og TAP – oplever som vanskeligt. RejsUd er et statsligt system (og medgivet, jeg er heller ikke imponeret over dets brugervenlighed), så vi kan ikke ændre på selve systemet.

Rejsegruppen under Økonomi og Bygninger er daglig kontaktpunkt vedrørende rejseregler og brug af Rejsud på AU.  Her vil de bruge deres viden om brugernes erfaringer med systemet til at sætte gang i et arbejde med at blive mere omhyggelige med at forklare systemet. De vil gennemarbejde de eksisterende guidelines og sætte fokus på at kompetenceudvikle superbrugere af RejsUd, som kan hjælpe lokalt, når medarbejdere har problemer med systemet. Derudover vil de i højere grad tilbyde 1:1-support samt sparring i forbindelse med længere udlandsophold.

Forenklingen af processerne omkring RejsUd bliver en slags pilotprojekt for, hvordan vi kan forenkle andre systemer, opgaver eller processer. Jeg vil gerne sende en stor tak til rejsegruppen for at have iværksat dette arbejde – og for at dele de erfaringer, de indtil videre har gjort sig med det.

Noget af det, vi alle kan lære af de tanker, de gør sig i rejsegruppen, er vigtigheden af, at vi er nysgerrige – og løbende stiller spørgsmålstegn ved vores systemer, opgaver og processer.

Det er ligeledes vigtigt med gensidig interesse og dialog på kryds og tværs af enhederne. Ikke kun på tværs i administrationen, men også mellem administrationen og fagmiljøerne.

Den erfaring de gør sig i rejsegruppen, skal resten af administrationen bygge videre på – for der er, som jeg nævnte tidligere, ganske givet andre områder, vi kan forenkle. Dialogen om dette vil jeg i den kommende tid tage op i Ledelseskredsen i Enhedsadministrationen (LEA), ligesom jeg også har indledt en dialog med fællestillidsrepræsentanterne om det.

 

Det er mit store håb, at VIP og TAP i tæt samarbejde og dialog kan ændre oplevelsen af for meget administrativt bøvl. 

Fællesadministration

Har du spørgsmål/kommentarer?

Send dit spørgsmål eller din kommentar til director@au.dk. Husk at tilføje i din mail, om kommentaren/spørgsmålet må offentliggøres her på siden.