Partner Projektadministrationsteamet

EU anvender kun online systemer i kommunikationen på projekterne. Derfor bør forsker og projektcontroller så tidligt som muligt oprette et username og password på EU’s onlineportal Funding & tender opportunities.

Herefter kan man via Login-ikonet få adgang til projektet, såfremt man har fået tildelt rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact af en kollega med præcis den samme rolle.

På portalen gennemføres:

• Kontraktforberedelse (Grant agreement preparation- GAP)
• Kontraktunderskrift (Grant agreement signature)
• Videnskabelige og finansielle afrapporteringer.

Koordinator kan desuden senere anmode om ændringer til kontrakten (amendments).  Alle dokumenter kan downloades i projektets levetid.

I kontraktforberedelsen hjælper Forskningsstøtteenheden med:

• at udfylde data i EU's online system Funding & tender opportunities
• godkender sammen med projekthaver (forskeren) budgetter og øvrige data, som herefter submittes af Forskningsstøtteenheden til EU eller koordinator.

Forskningsstøtteenheden underskriver EU-kontrakten (Grant Agreement), som fastlægger konsortiets forpligtigelser over for EU-Kommissionen.

• Kontraktforberedelsen forløber med korte deadlines og det er vigtigt, at projektlederen har et tæt samarbejde med Forskningsstøtteenheden i denne fase.

Konsortiets partnere (beneficiaries i EU-projektet) skal forhandle og underskrive en Consortium agreement, som fastlægger konsortiets interne organisation, herunder:

En subcontract er en aftale mellem AU og en underleverandør om ydelser til konkrete H2020 og Horizon Europe projekter på AU. 

EU kræver, at subcontracten skal være underskrevet, før ydelserne leveres til AU. Det er desuden et krav, at der sikres best-value-for-money i udvælgelsen af en subcontractor. Dette er projekthavers ansvar.

Subcontracts udarbejdes og forhandles i et samarbejde med projekthaver (forskeren) og en jurist fra TTO.

Som projektcontroller skal du oprette projektet i Navision Stat, så snart Aarhus Universitet har skrevet under på Grant agreement. Projektcontrolleren har ansvaret for at anmode om projektoprettelse før projektstart og for at anmode om ændringer heri efterfølgende. Se desuden Instruks eksterne midler kapitel 3 Dokumentation til Økonomisekretariatet og Projektenhedens notat om projektoprettelse af HEU-projekter.

Horizon 2020:

I H2020 er timeregistrering et krav, om end der ved fuldtidsansættelse på projektet er adgang til i stedet at underskrive en erklæring, hvis særlige betingelser overholdes. Erklæring om fuldtidsansættelse

Der er udarbejdet en timeseddel tilpasset H2020 kravene.

Se skabelon til H2020 timeregistrering på O-drevet her:
O:\FA_AU-Okonomi\H2020\Månedstimeseddel\ 
samt H2020 vejledning om time registrering.   

Læs mere om sammenhængen mellem løn og brug af timesedler her.

Horizon Europe:

I HEU er timeregistrering et krav. Der er udarbejdet en timeseddel tilpasset HEU kravene.

Se skabelon til HEU på O-drevet her:
O:\FA_AU-Okonomi\Horizon Europe\Månedstimeseddel

Finansiel afrapportering H2020 og Horizon Europe:

Forskningsstøtteenheden vejleder om og godkender alle regnskaber (Financial statement) på AU. 

For at kunne yde den bedste service opfordrer vi projektcontrolleren til at fremsende udkast til projektregnskaber så hurtigt som muligt efter projektperiodens afslutning.

Vi skal bruge en email eller Workzone link vedhæftet:

• udfyldt NS-EU regneark. Den nyeste version af NS-EU findes her:O:\FA_AU-Okonomi\H2020  samt her:
  O:\FA_AU-Okonomi\Horizon Europe
• R-12 AURAP-rapporten 'Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter' (for afrapporteringsperioden)
• R-13 AURAP-rapporten 'Sagspostering' (for afrapporteringsperioden eller længere hvis relevant).
• Timesedler for allokerende.

Ved krav om revisionserklæring er det særligt vigtigt at være tidligt ude, da revisor også skal bruge tid på at gennemgå regnskabet.

I nogle projekter er der krav om en Etik-deliverable i form af en generel beskrivelse af Aarhus Universitets “occupational health and safety organization” og arbejdsmiljø. AU HR har udarbejdet en sådan beskrivelse ”Note on the work environment at AU” på engelsk, som kan downloades i Pdf- og Word-format.

Regnskaber skal i nogle tilfælde vedlægges en revisionserklæring fra universitetets eksterne revisor.

I H2020 skal regnskabet for alle projekter revideres til slut, hvis forbruget uden overhead (Direct costs) i hele projektperioden udgør EUR 325.000 eller derover. (EUR 406.250 inkl. overhead).
I HEU skal regnskabet for alle projekter revideres til slut, hvis forbruget i hele projektperioden udgør EUR 430.000( inkl. Overhead) eller derover.

Helt undtaget fra revision er Marie Curie-projekter.

Projekterne kan desuden blive udtaget til revision af universitetets eksterne revisor, af Rigsrevisionen, af EU-kommissionen og af Den Europæiske Revisionsret. Aarhus Universitet har oplevet alle typer af revisioner.Materialeliste til  revisionen kan downloades her.

EU-ERFA gruppen på NAT-TECH har udarbejdet denne revisionsvejledning, som giver et hurtigt overblik over de vigtigste krav, som er pålagt i forbindelse med en EU revision. 

Euro-kursen under H2020 og HEU er en gennemsnitskurs for hele projektperioden.

Euro-kursen skal hentes via Den Europæiske Centralbanks hjemmeside, hvor gennemsnitskursen til regnskabet fremkommer efter at have indtastet regnskabsperioden øverst.

Koordinator er bindeleddet mellem EU-kommissionen og de øvrige partnere i projektet. Hvis Aarhus Universitet er koordinator kan Forskningsstøtteenheden bidrage til løsningen af koordinatoropgaverne. Se nærmere på Forskningsstøtteenhedens hjemmeside: Koordinator Projektadministrationsteamet

På Marie Curie-projekter gælder særlige krav til administrationen.

Ansættelsesbrevene skal overholde særlige ekstra krav og skal derfor udfærdiges af en medarbejder i HR-kontoret med kendskab til disse specielle ansættelsesbreve..

Forskningsstøtteenheden udregner desuden efter projektets afslutning en evt. efterbetaling. Den beregnes ved at sammenholde bruttolønomkostningerne med lønbudgettet i Grant agreement. Den udbetales i form af et engangsvederlag.

Læs mere i AU’s PF-Marie Curie guide.

På Uddannelses- og Forskningsministeriets hjemmeside findes det danske National Contact Point (NCP) Eurocenters FAQ. Her bliver der løbende samlet op på spørgsmål vedrørende H2020: www.ufm.dk/h2020/faq.
Her kan du også læse EU-Kommissionens officielle svar på de mere indviklede spørgsmål – se dokumentet nederst på siden. Spørgekataloget bliver opdateret løbende.

Endeligt er der link til tilsvarende FAQ fra de østrigske og tyske National Contact Points (NCP) – spørgsmålene og svarene er på engelsk.  Disse dokumenter kan være meget nyttige for jer, der dagligt arbejder med H2020-regelsættet og nørder med de juridiske og økonomiske spørgsmål.

Interne links:

For H2020 projekter kan skabelonen findes her: O:\FA_AU-Okonomi\H2020 og for HEU projekter kan skabelonen findes her: O:\FA_AU-Okonomi\Horizon Europe.

Slides fra kursus i EU-projektadministration d. xx.11.2018

Slides fra kursus i EU-projektadministration nov./dec. 2021

Horizon 2020 AU-notater om overhead, revision, moms og løn

Eksterne links:

Funding & tender opportunities portal 
 (Ansøgning, kontraktforberedelse, afrapportering og dokumenter om  Horizon 2020)

ERC - European Research Council

Marie Curie Actions 

AEU - Projektadministrationskurser

EU ERFA - Nationalt netværk for forskningsadministratorer

DARMA - Danish Association for Research Managers and Administrators.

EuroCenter - National Contact Point (NCP) for FP7 og Horizon 2020 – Legal and Finance kontaktpersoner

Euro kurs - European Central Bank