AURAP er AU's business intelligence portal for økonomi- og uddannelsesområdet. Portalen indeholder både standardrapporter og specialiserede analyseværktøjer.
Brightspace er AU’s e-læringssystem. Brightspace er samlingspunkt for kursusmateriale og fungerer som forum for online læring og undervisningsaktiviteter.
AU anvender systemet IndFak2 til modtagelse af fakturaer. På AU foregår fakturamodtagelse, bogføring og betaling til leverandør fuldt elektronisk.
På mit.au.dk kan du tilgå en række specifikke administrative systemer, du har rettigheder til, fx Medarbejderstamkortet.
mitHR er det personaleadministrative HR system ved AU, der bruges til personaleadministration, fraværsregistrering og medarbejderudviklingssamtaler (MUS).
PURE er AU's forskningsregistreringsystem. Her registreres forskningspublikationer, -aktiviteter og -projekter. PURE ligger desuden til grund for AU-ansattes personlige hjemmesider.
Aarhus Universitet anvender RejsUd til afregning af rejser og udgifter.
STADS er det studieadministrative system på AU. Via STADS administreres og formidles oplysninger om studerendes studieaktiviteter og -forløb.
Med webmail har du altid direkte adgang til din AU mail og kalender via en browser.
Workzone er AU's elektroniske sags- og dokumenthåndterings-system (ESDH). Som offentlig institution skal AU journalisere vigtige dokumenter.
Find flere it-systemer i emneindekset for medarbejderservice.
Denne side er primært for projektcontrollere og beskriver Forskningsstøtteenhedens support til projektadministration af Horizon 2020 og Horizon Europe. Du finder desuden nyttige interne og eksterne links.
Kontakt Forskningsstøtteenheden
Forskningsstøtteenheden skal involveres i alle faser fra ansøgning til afslutning af EU-projekter under Horizon 2020/Horizon Europe-rammeprogrammerne. Forskningsstøtteenheden skal underskrive alle dokumenter på vegne af Aarhus Universitet, når projekthaver (forsker) har godkendt dokumenterne og institutlederen er orienteret.
I projektimplementeringsfasen skal Forskningsstøtteenheden godkende:
Projektcontrolleren har ansvaret for:
Procedurerne vedr. EU-projekter er beskrevet i Aarhus Universitets interne regler om ekstern finansiering.
Nedenfor finder du vigtig information til alle projektets faser. Menuen følger en projektcyklus.
EU anvender kun online systemer i kommunikationen på projekterne. Derfor bør forsker og projektcontroller så tidligt som muligt oprette et username og password på EU’s onlineportal Funding & tender opportunities.
Herefter kan man via Login-ikonet få adgang til projektet, såfremt man har fået tildelt rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact af en kollega med præcis den samme rolle.
På portalen gennemføres:
Koordinator kan desuden senere anmode om ændringer til kontrakten (amendments). Alle dokumenter kan downloades i projektets levetid.
I kontraktforberedelsen hjælper Forskningsstøtteenheden med:
Forskningsstøtteenheden underskriver EU-kontrakten (Grant Agreement), som fastlægger konsortiets forpligtigelser over for EU-Kommissionen.
Konsortiets partnere (beneficiaries i EU-projektet) skal forhandle og underskrive en Consortium agreement, som fastlægger konsortiets interne organisation, herunder:
Consortium agreement forberedes og underskrives IKKE via EU’s online portal Funding & tender opportunities, men fremsendes i stedet som udkast fra koordinator. Udkastet skal forhandles mellem projektparterne i et samarbejde med projekthaver (forskeren) og en jurist fra TTO.
En subcontract er en aftale mellem AU og en underleverandør om ydelser til konkrete H2020 og Horizon Europe projekter på AU.
EU kræver, at subcontracten skal være underskrevet, før ydelserne leveres til AU. Det er desuden et krav, at der sikres best-value-for-money i udvælgelsen af en subcontractor. Dette er projekthavers ansvar.
Subcontracts udarbejdes og forhandles i et samarbejde med projekthaver (forskeren) og en jurist fra TTO.
Som projektcontroller skal du oprette projektet i Navision Stat, så snart Aarhus Universitet har skrevet under på Grant agreement. Projektcontrolleren har ansvaret for at anmode om projektoprettelse før projektstart og for at anmode om ændringer heri efterfølgende. Se desuden Instruks eksterne midler kapitel 3 Dokumentation til Økonomisekretariatet og Projektenhedens notat om projektoprettelse af HEU-projekter.
Horizon 2020:
I H2020 er timeregistrering et krav, om end der ved fuldtidsansættelse på projektet er adgang til i stedet at underskrive en erklæring, hvis særlige betingelser overholdes. Erklæring om fuldtidsansættelse
Der er udarbejdet en timeseddel tilpasset H2020 kravene.
Se skabelon til H2020 timeregistrering på O-drevet her:
O:\FA_AU-Okonomi\H2020\Månedstimeseddel\
samt H2020 vejledning om time registrering.
Læs mere om sammenhængen mellem løn og brug af timesedler her.
Horizon Europe:
I HEU er timeregistrering et krav. Der er udarbejdet en timeseddel tilpasset HEU kravene.
Se skabelon til HEU på O-drevet her:
O:\FA_AU-Okonomi\Horizon Europe\Månedstimeseddel
Finansiel afrapportering H2020 og Horizon Europe:
Forskningsstøtteenheden vejleder om og godkender alle regnskaber (Financial statement) på AU.
For at kunne yde den bedste service opfordrer vi projektcontrolleren til at fremsende udkast til projektregnskaber så hurtigt som muligt efter projektperiodens afslutning.
Vi skal bruge en email eller Workzone link vedhæftet:
Ved krav om revisionserklæring er det særligt vigtigt at være tidligt ude, da revisor også skal bruge tid på at gennemgå regnskabet.
I nogle projekter er der krav om en Etik-deliverable i form af en generel beskrivelse af Aarhus Universitets “occupational health and safety organization” og arbejdsmiljø. AU HR har udarbejdet en sådan beskrivelse ”Note on the work environment at AU” på engelsk, som kan downloades i Pdf- og Word-format.
Regnskaber skal i nogle tilfælde vedlægges en revisionserklæring fra universitetets eksterne revisor.
I H2020 skal regnskabet for alle projekter revideres til slut, hvis forbruget uden overhead (Direct costs) i hele projektperioden udgør EUR 325.000 eller derover. (EUR 406.250 inkl. overhead).
I HEU skal regnskabet for alle projekter revideres til slut, hvis forbruget i hele projektperioden udgør EUR 430.000( inkl. Overhead) eller derover.
Helt undtaget fra revision er Marie Curie-projekter.
Projekterne kan desuden blive udtaget til revision af universitetets eksterne revisor, af Rigsrevisionen, af EU-kommissionen og af Den Europæiske Revisionsret. Aarhus Universitet har oplevet alle typer af revisioner.Materialeliste til revisionen kan downloades her.
EU-ERFA gruppen på NAT-TECH har udarbejdet denne revisionsvejledning, som giver et hurtigt overblik over de vigtigste krav, som er pålagt i forbindelse med en EU revision.
Euro-kursen under H2020 og HEU er en gennemsnitskurs for hele projektperioden.
Euro-kursen skal hentes via Den Europæiske Centralbanks hjemmeside, hvor gennemsnitskursen til regnskabet fremkommer efter at have indtastet regnskabsperioden øverst.
Koordinator er bindeleddet mellem EU-kommissionen og de øvrige partnere i projektet. Hvis Aarhus Universitet er koordinator kan Forskningsstøtteenheden bidrage til løsningen af koordinatoropgaverne. Se nærmere på Forskningsstøtteenhedens hjemmeside: Koordinator Projektadministrationsteamet
På Marie Curie-projekter gælder særlige krav til administrationen.
Ansættelsesbrevene skal overholde særlige ekstra krav og skal derfor udfærdiges af en medarbejder i HR-kontoret med kendskab til disse specielle ansættelsesbreve..
Forskningsstøtteenheden udregner desuden efter projektets afslutning en evt. efterbetaling. Den beregnes ved at sammenholde bruttolønomkostningerne med lønbudgettet i Grant agreement. Den udbetales i form af et engangsvederlag.
Læs mere i AU’s PF-Marie Curie guide.
Krav til dokumentation på Lump Sum projekter
Dokumentation af projektudgifter kan være krævende og ved EU projekter skal man holde tungen lige i munden og læse Model Grant Agreement (MGA) grundigt. Der er kommet en lempelse i forbindelse med Lump Sum projekter (artikel 20), men den bliver samtidig gendrevet lidt i artikel 25 (Se nedenfor). Derfor skal man som projektansvarlig overveje, om man vil lave dokumentationskravene for Lump Sum projekter, ligesom almindelige Horizon Europe projekter. Fordelen ved dette er, at alle projekter behandles ens. Ulempen er, at man muligvis laver unødig dokumentation.
Artikel 20 og 25
Ifølge Artikel 20.1 i Model Grant Agreement (MGA) for Lump Sum projekter, så behøver den enkelte tilskudsmodtager ikke at føre specifikke optegnelser over de faktiske omkostninger. Med andre ord siger MGA for Lump Sum projekter, at man kan undvære timesedler, lønsedler, ansættelseskontrakter, politik for afskrivninger, fakturaer eller andre dokumenter, som beviser at den faktiske omkostning er reel.
På trods af den lempelse, der er meddelt af Kommissionen generelt og i artikel 20.1 (nævnt ovenfor), skal du være opmærksom på, at artikel 20.1 samtidig henviser til artikel 25: “The records and supporting documents must be made available upon request (see Article 19) or in the context of checks, reviews, audits or investigations (see Article 25)”.
Artikel 25 indeholder følgende overordnede revisionsrelaterede instruks: “The beneficiary concerned must cooperate diligently and provide — within the deadline requested — any information (including complete accounts, individual salary statements or other personal data) to verify compliance with the Agreement.” (Artikel 25.1.3, Lump Sum MGA).
Læs mere om MGA her.
Læs mere om Lump Sum her.
På Uddannelses- og Forskningsministeriets hjemmeside findes det danske National Contact Point (NCP) Eurocenters FAQ. Her bliver der løbende samlet op på spørgsmål vedrørende H2020: www.ufm.dk/h2020/faq.
Her kan du også læse EU-Kommissionens officielle svar på de mere indviklede spørgsmål – se dokumentet nederst på siden. Spørgekataloget bliver opdateret løbende.
Endeligt er der link til tilsvarende FAQ fra de østrigske og tyske National Contact Points (NCP) – spørgsmålene og svarene er på engelsk. Disse dokumenter kan være meget nyttige for jer, der dagligt arbejder med H2020-regelsættet og nørder med de juridiske og økonomiske spørgsmål.
Interne links:
For H2020 projekter kan skabelonen findes her: O:\FA_AU-Okonomi\H2020 og for HEU projekter kan skabelonen findes her: O:\FA_AU-Okonomi\Horizon Europe.
Slides fra kursus i EU-projektadministration d. xx.11.2018
Slides fra kursus i EU-projektadministration nov./dec. 2021
Horizon 2020 AU-notater om overhead, revision, moms og løn
Eksterne links:
Funding & tender opportunities portal
(Ansøgning, kontraktforberedelse, afrapportering og dokumenter om Horizon 2020)
ERC - European Research Council
AEU - Projektadministrationskurser
EU ERFA - Nationalt netværk for forskningsadministratorer
DARMA - Danish Association for Research Managers and Administrators.
Euro kurs - European Central Bank