Universitetets ledere og studie-/uddannelsesledere har i samarbejde med medarbejderne et ansvar for aktivt og tydeligt at forebygge, identificere og håndtere problemer med mobning, seksuel chikane, vold eller diskrimination. Det gælder både, hvis du bliver kontaktet af en medarbejder eller studerende, der oplever sig krænket, eller hvis du fra anden side bliver gjort opmærksom på sådanne tilfælde. Det handler om at få stoppet en eventuel uhensigtsmæssig adfærd hurtigst muligt, med størst mulig omsorg for den enkelte.
Det er vigtigt at du i din tilgang til henvendelser om krænkende adfærd foretager en ledelsesvurdering af situationens karakter. Husk at gøre kort notat om sagen løbende (dokumentation). Oftest anbefales det at tage en indledende snak med de involverende parter med fokus på afdækning af episoden/hændelsesforløbet. Hvis du som leder er i tvivl eller vurderer, at hændelsesforløbet har en så alvorlig karakter, at der kan være tale om en tjenstlig sanktion eller en disciplinær sag for den formodede krænker, bør du straks kontakte din nærmeste rådgiver:
For ledelsesrådgivning kontakt din nærmeste leder eller din HR-Partner.
For rådgivning vedrørende disciplinærsager mellem studerende kontakt juridisk chef.
Du har pligt til at tage hånd om den udsatte, lytte og hjælpe vedkommende. Tag henvendelsen alvorligt uden at drage forhastede slutninger og med respekt og diskretion både over for den udsatte og den formodede krænker.
Skab rammerne for en samtale hvor du sammen med den udsatte kan undersøge:
Læs Guide til den vanskelige samtale.
Formelt set kan du som leder ikke gøre så meget, så længe en medarbejder henvender sig og beder om din fortrolighed, medmindre at sagen har en særlig grov karakter og du derfor som leder har en handlepligt (kontakt i dette tilfælde din HR-partner for rådgivning). Ønsket om fortrolighed forhindrer dig selvfølgelig ikke i at have en (øget) opmærksomhed på hvad der foregår og handle på det, som du selv ser. Det er en god ide at aftale et opfølgningsmøde, hvor I sammen vurderer situationen på ny, herunder om den uhensigtsmæssige adfærd er stoppet.
Hvis der er enighed om, at episoden/hændelsesforløbet skal undersøges nærmere med den formodede krænker, skal du afklare/undersøge episoden/hændelsesforløbet hos den anden part, se trin 2.
Husk, at det er den anden parts personaleleder eller studie-/uddannelsesleder, der skal undersøge sagen sammen med den formodede krænker. Derfor skal du orientere vedkommendes nærmeste leder (eller studie-/uddannelsesleder), som skal indkalde medarbejderen (eller den studerende) til en indledende og afklarende samtale. Hvordan sagen håndteres skal i givet fald aftales mellem de to ledere.
Afhængig af situationen kan der laves en trinvis plan, hvor I afprøver forskellige tiltag/løsningsmuligheder, mens du sammen med den udsatte hele tiden følger op på, om den uhensigtsmæssige adfærd stopper. Samtalen afsluttes under alle omstændigheder med en aftale om et opfølgningsmøde inden for nærmeste fremtid.
Vær opmærksom på om den udsatte har nogen, der kan hjælpe og støtte. Er den udsatte en medarbejder, kan du eventuelt henvise vedkommende til Psykologisk Rådgivning eller Arbejdstilsynets hotline om seksuel chikane og mobning. Er den udsatte en studerende, kan du eventuelt henvise til Studievejlederen, Studenterrådets Retshjælp, Studenterlinjen eller studenterpræsterne. Læs mere her.
Næste trin er at forsøge at få afdækket den faktiske episode/hændelsesforløb, der dannede baggrund for henvendelsen. Det indebærer som minimum, at undersøge den anden parts (den formodede krænkers) oplevelse af episoden/hændelsesforløbet. Dette forudsætter, at den udsatte accepterer, at du undersøger episoden/hændelsesforløbet nærmere medmindre der er tale om hændelse af særlig grov karakter, jf. Trin 1.
Så længe de faktiske forhold er uafklarede, er det vigtigt at forholde sig upartisk. Det er vigtigt at sikre fortroligheden og ikke afsløre episoden/hændelsesforløbet for andre end de involverede, så begge parter kan fungere på arbejds- eller studiestedet.
Vær neutral, åben og lyttende i samtalen og forsøg at undersøge:
Valg af rette handling, herunder om der er brug for tjenstlige sanktioner eller en disciplinær sag, afhænger af udfaldet af de indledende samtaler med hhv. den udsatte og den formodede anden part samt sagens karakter.
Vær opmærksom på, at ansatte eller studerende, der retmæssigt eller uretmæssigt bliver anklaget for chikane, kan have brug for hjælp/støtte, både til at bearbejde situationen og til fremadrettet at være på universitetet på en god måde.
Udfald 1: Der er enighed om episoden/hændelsesforløbet, og den formodede anden part er overrasket og/eller ked af, at den udsatte har oplevet episoden/hændelsesforløbet som ubehagelig – og er opsat på at undskylde/tale med den udsatte om episoden/hændelsesforløbet.
Hvis begge parter er indstillet på det, kan det være en god idé at foreslå et møde mellem parterne, hvor de får lejlighed til at høre hinandens oplevelser og aftale, hvordan de fremadrettet begge kan være på arbejdspladsen/studiestedet på en god måde.
Udfald 2: Der er uenighed om episoden/hændelsesforløbet, og den anden part føler sig uretmæssigt anklaget.
Som leder eller studie-/uddannelsesleder kan du prøve at initiere et møde mellem begge parter med henblik på at finde en god løsning. Det bør aftales, hvordan parterne bedst agerer over for hinanden inden samtalen, så begge har mulighed for at fortsætte med deres arbejde/studie. Du kan overveje, om der er mulighed for en mægling mellem parterne med hjælp fra en professionel mediator.
Udfald 3: Der er voldsom uenighed om episoden/hændelsesforløbet, og parterne vil ikke mødes i samme rum. Måske føler den anklagede krænker sig uretmæssigt anklaget og vil klage - og den udsatte kan eller vil ikke være på universitetet sammen med den anden part.
Her skal du vedr. medarbejdere kontakte HR-Partner og vedr. studerende kontakte juridisk chef hurtigst muligt, som vil bistå dig i processen og indhente juridiske specialistkompetencer efter behov.
Opfølgning: Når der er tilrettelagt en god proces for den akutte håndtering af parterne, skal du også overveje, hvad kollegaer/arbejdsgruppen eller andre rundt om parterne har behov for ift. kommunikation/ sparring/støtte og fremadrettede forebyggende arbejde. Vær i den forbindelse opmærksom på din tavshedspligt.