For HR-medarbejdere og sekretærer
Nyt om aktuelle emner
27. april 2023
Udbetaling af særlige feriedage
Ved godkendt aftale om udbetaling (blanket)
Hvis medarbejder har bedt om udbetaling af særlige feriedage til maj 2023 og der forligger en godkendt blanket, skal sekretæren nu nedskrive saldo til 0 eller de antal dage, der skal udbetales, på planen; Særlige feriedage.
Nedskrivning kan ske med reguleringsårsag: 'Udbetaling af særlige feriedage'.
Der kan tages udgangspunkt i step 1 i denne vejledning.
Automatisk udbetaling af særlige feriedage
Hvis særlige feriedage ikke er afholdt, overført eller aftalt til udbetaling i maj inden 30-04-2023, vil restsaldo på særlige feriedage blive trukket ud på en liste, som Løn modtager og udbetaler dagene.
Hvis restsaldo er 0,1 dag eller herunder, vil restsaldoen bortfalde og ikke blive udbetalt.
Har man en medarbejdere med så lav en restsaldo, skal medarbejder informeres om bortfaldet, så medarbejder kan tage stilling til om det er en restsaldo, der skal overføres eller afholdes.
Overførsel af særlige feriedage uden nedregulering af saldo
Overførsel af særlige feriedage fra et ferieår til det næste består af både en nedregulering og en opregulering (henholdsvis step 1 og step 2 i denne vejledning).
Nedreguleringen er vigtig for at saldoen bliver korrekt i forbindelse med udbetaling af særlige feriedage.
Når HR Data og Digitalisering danner listen til Løn for udbetaling af særlige feriedage, vil der som ekstra sikkerhed blive taget højde for, at en overførsel kan være sket uden en registreret nedregulering.
Opdatering af FAQ
FAQ-listen er blevet opdateret under følgende emner
Fremsøgning af medarbejder
- Tips til hvordan man søger det relevante ansættelsesforhold frem
Ferie og fravær på vegne af medarbejder
- Hvordan retter jeg en regulering?
- Hvordan ser jeg en regulering?
Masseregistrering af ferie
- Flere spørgsmål og svar, bl.a. om brugen af Excel-værktøjet til masseregistrering.
Lederforhold
- Om tilknytning af leder, der har flere ansættelsesforhold
5. april 2023
Håndtering af ferieoptjening under orlov
Her findes en beskrivelse af, hvad der skal afklares og senere registreres i mitHR i forbindelse med at en medarbejder skal holde orlov uden Løn.
Nu kan du masseregistrere / forhåndsregistrere ferie i mitHR
Funktionen til masseregistrering af ferie i mitHR er nu tilgængelig.
Hjælp til varsling af særlige feriedage
Pt. er det ikke muligt at tilgå en rapport med overblik over medarbejdernes restsaldo på særlige feriedage.
Derfor skal du håndtere varsling af særlige feriedage til brug inden 1. maj 2023 således:
- Træk rapport "Saldo - Særlige feriedage". Rapporten viser saldo for indeværende måned.
- Identificér de medarbejdere, der har mere end nul i saldo
- Træk rapport "Registreret fravær", fraværskategori "Andet", Periode 01-05-22 til 30-04-23 > Eksporter rapport til Excel > Filtrer ned på fraværstype "Særlige feriedage" > Se hvor mange særlige feriedage medarbejder i alt har registreret.
Særlige feriedage efter 1.5.2023 fra AUHRA skal registreres igen
Særlige feriedage registreret efter 1.5.2023 i AUHRA er ikke overført til mitHR. Det skyldes at planen for særlige feriedage i mitHR ikke tillader registrering af særlige feriedage til næste afholdelsesår. Derfor skal registreringen ske fra den 1.5.2023 og frem.
Registreringerne skal således tastes igen og der er pr. mail sendt en liste over dem, det drejer sig om. Listen er fordelt på ansvarsområder, så I kan se, hvad der er relevant for jer.
Tips til planlægning af din ferie
Der er udarbejdet en ny vejledning til medarbejderne for at præcisere, hvor man kan slå op for at finde saldo, som kan danne grundlag for planlægningen af ferie: Tips til planlægning af din ferie.
Vi er opmærksomme på, at medarbejderne ikke nødvendigvis læser vejledningerne af sig selv, så I må meget gerne gøre opmærksom på vejledningen, så medarbejderne får bedst mulig hjælp og I får færre af de samme spørgsmål.
Overførsel af feriedage og særlige feriedage
Vejledningen til dette emne er opdateret med et ekstra step i processen: Sådan overfører du feriedage for medarbejderen fra ferieår til ferieår
Ferieafregning ved fratrædelse
Vejledningen Ferieafregning er blevet opdateret med en præcisering af hvilke planer, der skal nulstilles, og hvordan man opdaterer eksisterende fravær før og efter fratrædelsesdatoen. Ligeledes er det nu også præciseret i vejledningen, hvordan man nedskriver saldoen før og efter fratrædelsesdatoen.
17. marts 2023
Ny rapport - Lederforhold
Der er udarbejdet en ny rapport, som viser og giver et overblik over ledere i mitHR. Du finder den under rapportsamlingen Organisation.
Ny vejledning om ferieafregning
Der er nu en vejledning på den nye proces omkring ferieafregning.
Find vejledning om "Ferieafregning”
Opdatering af 'Kendte udfordringer'
Ny pr. 17.03.23 – Trækker en sekretær en rapport, vil sekretæren ikke selv blive vist i rapporten. Det undersøges om det kan løses.
Løst pr. 16.03.23 – Fraværsanmodninger der godkendes pr. mail vil automatisk forsvinde fra mitHR senest 30 min efter godkendelsen.
Ny pr. 10.03.23 – Ændring af timetal på medarbejder slår ikke igennem til fravær. Der arbejdes på en løsning.
Læs mere og hold selv løbende øje med nye, opdaterede og løste kendte udfordringer via ”Kendte udfordringer i mitHR”
10. februar 2023
Månedlig opfølgning på udløb af ansættelser
Normalt vil der blive sendt en alarm med de ansættelser, som har en forventet slutdato indenfor de næste 30 dage. Denne notifikation virker desværre ikke i mitHR endnu, hvorfor vi gerne vil sikre os, at processen midlertidigt kan bibeholdes uden en alarm.
Derfor bedes du mindst en gang om måneden tilgå rapporten ”Udløb af ansættelse”. Det gør du ved at trykke på Rapporter à Medarbejderadministration à Udløb af ansættelse, jf. nedenstående billede:
Under udløb af ansættelse kan du ved at vælge dit hovedområde og område og derefter trykke på ”Anvend” få vist de ansættelser indenfor dit område, som har en forventet slutdato i den angivne periode (der er mulighed for at lave udtræk til Excell i højre hjørne. Således får du vist de ansættelsesforhold, som enten skal forlænges eller afsluttes. Hvis de skal afsluttes bedes du - som normalt - at opdatere ferieregistreringen og give LØN besked.
Hvis du er i tvivl om noget, må du gerne række ud i egen enhed og hvis der stadig er tvivl, så kontakt din lokale HR.