Kendte udfordringer

På denne side dokumenteres identicerede fejl med tilhørende status.

Endvidere dokumenteres en liste af opmærksomhedspunkter, herunder midlertidige udfordringer med en vejledning til, hvordan disse skal håndteres.

Ved opmærksomhedspunkter, der beskriver hvordan mitHR fungerer anderledes end tidligere systemer vejledes overordnet på denne side og der henvises til en mere detaljeret vejledning.

Åbne fejl

 

Beskrivelse

Status

Forkert saldo på ferie ved skæv deltid

Hvis en medarbejder fx er på 22,2 timer om ugen - Svarer det til 4,44 timer pr dag.  

I ugentlig arbejdstid kan der tastes hele timer og hele minutter. Her skal timer og minutter ramme den ugentlig arbejdstid. Det betyder, at hvis vi har en medarbejder, der har 22,2 timer om ugen, og der tastes 4 timer og 26 min. vil systemet automatisk runde minutter op til 22,2 timer, men det vil give problemer i fraværsrecord, da der mangler 0,4 minutter.  

Hvordan opdager man det?  

Det ses kun på ferieplanen og i rapporten 'Saldo-ferie'.  

Når I har sådant et tilfælde, skal I oprette en Cherwell sag, så vi kan rette det.  

Oprettet d. 19.12.2023

Stillingstypen 161 og 162 optjening ikke særlige feriedage

Medarbejdere ansat som 161 Afdelingstandlæge og 162 Klinisk lærer, odont optjener ikke særlige ferie, selvom de er berettiget til det.

Der er pr. dags dato 18 medarbejdere, der trods de er berettiget til det, stadig ikke optjener særlig ferie. 

Oprettet d. 10.10.2023

Opdateret d. 27.11.2023

Titler indeholdende æ, ø, å eller & synkroniseres ikke til PURE.

Dette skyldes en fejl i PURE, som forventes rettet i løbet af juli 2023.

Notifikationer sendes til spam-filter

I løbet af juni måned, blev der sat 4 notifikationer i drift (§56 sygdom, Graviditetsbetinget sygdom (fuld- og deltid), sygdom ifm fleksjob, sygdom ved nyansatte). Disse notifikationer havner i spamfilteret indtil man har trukket mailen op i funktionspostkassens indbakke og på den måde accepteret afsenderen.   

Oprettet 15.6.2023

Der arbejdes på en løsning

Fejl i mitHR vedrørende slet af arbejdsrelationer

Hvis en medarbejder har en ansættelse og en fremtidig ansættelse, som skaber et hul, vil mitHR ved afslutningen for den første ansættelse ligeledes slette den fremtidige ansættelse. Den fremtidige ansættelse slettes således fra mitHR og dermed også Medarbejderstamkortet, men Workzone-sagerne der er affødt af de fremtidige tastninger i Medarbejderstamkortet slettes ikke.

Håndtering af fejlen

For at genere det daglige arbejde i HR-afdelingerne mindst muligt implementeres følgende proces:

  1. Når mitHR modtager en supportsag om at et ansættelsesforhold er forsvundet, verificerer de at ansættelsen reelt er forsvundet
  2. Når dette er verificeret, taster mitHR-teamet ansættelsen på ny i Medarbejderstamkortet og indsætter følgende tekst ordret i Sagstekst (bemærkninger)-feltet i den dialogboks, som vises i Medarbejderstamkortet ved oprettelse: DENNE SAG ER EN DUBLET OG SKAL IKKE BEHANDLES. SAGEN FJERNES AUTOMATISK AF HR DATA OG DIGITALISERING.
  3. Minimum en gang om ugen laver ESDH-teamet en søgning på sager, hvor ovennævnte sagstekst fremgår i sagstekstfeltet og anonymiserer disse, så de ikke er synlige i Workzone længere. Vær opmærksom på at denne anonymiseringspraksis i Workzone udelukkende er en midlertidig løsning grundet fejlen i mitHR. Andre Workzone-sager til anonymisering skal fortsat komme ind via Cherwell.  

Hvis man ønsker et bedre overblik i Workzone før den ugentlige anonymisering, kan sagsbehandler i den enkelte HR-afdeling ligeledes indsætte teksten SLETTES i titel-felten på de overskydende sager, således at de nemt kan undgås, når man kigger på overblikket over afdelingens åbne sager i Workzone.

mitHR-teamet arbejder ligeledes på at lave et udtræk, så de forsvundne ansættelsesforhold kan behandles ud fra ovenstående proces, før brugeren opdager det og opretter en supportsag.

Løsning af fejlen

mitHR-teamet arbejder på at løse fejlen. Status lige nu er, at der arbejdes på flere mulige løsninger, som dels kræver procesmæssige ændringer, dels kan håndteres automatisk.

Oprettet 3.4.2023

Opdateret d. 3.5.2023 (se tekst). mail med information er sendt til superbrugerne for Workzone og mitHR.

Ved ændring af enhed, timetal, stillingstype, start- og slutdato meldes en fejl i MSK

Ønsker du at ændre en enhed, timetal, stillingstype, start- eller slutdato på en medarbejder, som allerede har en fremtidig ændring på sig, vil du få en fejl i Medarbejderstamkortet (MSK). 

Ønsker du at ændre en enhed, timetal, stillingstype, start- eller slutdato før den 19/1, vil du ligeledes få en fejl i Medarbejderstamkortet (MSK).

Oprettet d. 24.1.2023

Ønsker du en sådan ændring skal du oprette en sag til AU Supportportal.

Overførsel af ferie fra et ansættelsesforhold til et andet

Når en medarbejder skifter fra et ansættelsesforhold til et andet, følger fraværsoptjeninger ikke med automatisk. Her i starten vil det manuelt blive justeret af HR Data og Digitalisering og dermed "bestilles" ved oprettelse af en sag i AU's Supportportal 

Oprettet d. 25.1.2023

Fratrædelser slår ikke automatisk igennem til mitHR

Desværre er der en generel fejl, så fratrædelsen ikke slår automatisk igennem i mitHR, når man påsætter en slutdato i MSK, herunder ved tidsbegrænsede ansættelser.

Dette forårsager desværre bl.a. at en række fratrådte medarbejdere stadig vil have adgang til AU’s systemer, ligesom de fortsat vil fremgå i Pure.

Indtil videre må dette håndteres manuelt af HR Data og Digitalisering. Derfor må der oprettes en supportsag.

Oprettet d. 25.1.2023

Opdateret d. 2.5 2023

Vi arbejder på i første omgang at beskrive, hvordan man manuelt håndterer dette og parallelt dermed hvordan den automatiske løsning kan komme på plads.

Lokalenummer

Når et lokale rettes via Medarbejderstamkortet (MSK) vil ændringen ikke slå igennem i IdM og dermed fx i Telefonbogen.

Oprettet d. 25.1.2023

Der arbejdes på en løsning.

Ændring af timetal slår ikke igennem til fravær

Når timetallet ændres i medarbejderstamkortet overføres det til mitHR på medarbejderens ansættelsesforhold, men ikke over til fraværsmodullet

Oprettet d. 10.3.2023

Opdatering d. 5.4.2023: Processen er klarlagt, vejledning lægges op kort efter påske.

Administrativ medarbejder vises ikke selv på rapporter 

Når en medarbejder med sekretær-rolle trækker en rapport over egen enhed, kommer medarbejderen ikke selv med på rapport. 

Generelt følger dette af, at systemet er sat sådan op, at man ikke kan opdatere sine data selv uden kontrol fra andre. 

Det gælder på følgende rapporter: 

  • Medarbejderoversigt
  • Registreret fravær

Det er løst på resten af rapporterne i mitHR.  

Oprettet d. 17.03.2023

Opdatering d. 19.02.2024

Registrering eller sletning af ferie før 1. januar 2023

Hvis der registreres eller slettes feriedage eller særlige feriedage tilbage fra 1. september 2022 - 31. december 2022, skal man huske at regulere i saldoen også.

Saldoen, der er overført fra AUHRA er låst og gældende fra den 1. januar 2023.

Når reguleringen laves, skal reguleringsdatoen sættes til den 1. januar 2023 med følgende reguleringsårsag: "Løbende regulering". 

Oprettet d. 10.3.2023

Opdateret d. 18.04.2023

Rapporten 'Registreret fravær' viser alle med fraværsstatus 'Gemt' som tomme felter 

Det er nu muligt at vælge fraværsstatus som et filter inden rapporten dannes i mitHR. Dog hvis man gerne vil have et overblik over alle de fraværsregistreringer, som har statussen 'Gemt', skal man vælge alle fraværsstatusser. Herefter skal rapporten eksporteres til excel, hvor du kan filtrer ud på alle de tomme felter, som vil være dem, der står med statussen 'Gemt', hvis du slår medarbejderen op under fraværsrecords. 

Der arbejdes på en rettelse af dette. 

Opdateret d. 24.07.2023

 

Afklaringer og løste fejl

 

Beskrivelse

Status

Fejl i særlige feriedage (fraværssaldo)

Siden midt december oplevede vi, at mitHR ikke medtog registreret ferie og fravær på fraværssaldi.

Konsekvensen heraf var at medarbejdere kunne registrere flere feriedage end optjent eller tildelt på fraværsplaner. 

Fejlen i systemet er løst, og ferie og fravær bliver nu fratrukket korrekt på saldo. 

OBS: Med løsningen af fejlen, vil nogle brugere opleve, at medarbejdere ikke kan registrere ferie eller fravær via selvbetjening, grundet at de overstiger deres særlige feriedage saldo. Hvis man har sådan et tilfælde skal der tjekkes om en registrering af særlige feriedage står med en fejl. Det kan enten være at der er registreret for mange særlige feriedage eller registreringen ligger efter 1. maj 2024. Så snart dagen slettes, kan der registreres ferie og fravær igen via selvbetjening. 

Alternativ kan der oprettes en Cherwell sag, så vi kan rette det.  

Oprettet d. 25.01.2024
Opdateret d. 26.01.2024

Løst i februar

Annullering af regulering

Når man annullerer en regulering, oplever vi at saldo i fraværsrecords retter sig til, men den automatiske fortabelse af restferie til 31.12.2023, der endnu ikke er brugt, viser ikke det korrekte.  

Det har ikke en effekt på rapporten Saldo - Ferie, så den kan bruges til at skabe et overblik over medarbejderens restsaldo, der skal bruges inden 31.12.2023. 

Oprettet d. 19.12.2023

Denne er løst den 29.01.2024

Fejl i rapport: Saldo Særlige feriedage

Rapporten 'Saldo Særlige feriedage' der bruges til at skabe et overblik over medarbejderens saldo på Særlige feriedage, viser lige nu en forkert saldo.

Mange medarbejdere står nemlig med en optjening på 0 særlige feriedage selvom de har optjent fulde 5 særlige feriedage. Vi kigger ind i fejlen efter jul, og indtil da skal medarbejderen slås op under 'Fraværsrecords' for at få et overblik over deres saldo af Særlige feriedage til brug inden 30. april 2024. 

Oprettet d. 19.12.2023

Løst d. 23.01.2023

Uberettiget optjening af feriedage.

Der er nogle medarbejdere, som ikke optjener korrekt feriedage og særlige feriedage på fraværsplanerne.

Det drejer sig om:

  • Medarbejdere ansat som 221 SU ph.d.-stipendiat optjener ferie, selvom de ikke skal det.
  • Der er pr. dags dato 86 medarbejdere, der trods de ikke er berettiget til det stadig optjener ferie. Det er primært gældende for stillingstype 221.

Oprettet 10.10.2023

Løst d. 20.11.2023

Varsling af særlige feriedage

Pt. er det ikke muligt at tilgå en rapport med overblik over medarbejdernes restsaldo på særlige feriedage.

Derfor skal du håndtere varsling af særlige feriedage til brug inden 1. maj 2023 jf vejledningssiden.

Oprettet d. 10.3.2023

Opdateret d. 5.4.2023: Se information på vejledningssiden.

Løst

Notifikationer vedr. ferie og fravær ender i SPAM-filter

Brugere kan opleve at notifikationer omkring ferie og fravær ender i SPAM-filteret.

AU's spamfilter tror lige nu, at det er phishing, fordi brugeren står som afsender, men det er ikke brugerens mailadresse der sender beskeden, da den er systemgenereret. 

Oprettet d. 22.02.2023

Løst

Orlov uden løn

Det er ikke muligt at afbryde ferieoptjening på en medarbejder, der er på orlov uden løn. 

Vær opmærksom på, at feriesaldi skal reguleres ved ferieafregning af medarbejdere som pt. er på orlov uden løn (i mere end 6 måneder) og fejlagtigt står og akkummulerer ferie og særlige feriedage. 

Oprettet d. 25.1.2023

Opdateret d. 5.4.2023: Se information på vejledningssiden.

Afklaring: På nuværende tidspunkt løses denne ved nedregulering af feriesaldi. 

Helligdage talte som hele arbejdsdage i fraværsregistreringen

Der har været en udfordring med at helligdage fremgik som hele arbejdsdage i fraværsregistreringer for nogle medarbejdere. Vi har nu fundet årsagen til fejlen og rettet den, så helligdage igen tæller 0 timer i registreringen.   

Oprettet d. 15.5.2023

Løst

Manglende overførsel af tildelte AU-seniordage fra AUHRA

De AU-seniordage, som HR havde tildelt på medarbejderen i AUHRA, er nu blevet overført for hele perioden, hvor senioraftalen står på.  

Oprettet d. 1.5.2023

Afklaret jf. teksten.

Notifikationer/alarmer

På nuværende tidspunkt bliver leder notificeret ved anmodning om fravær via selvbetjening samt ved godkendelse af MUS-skema. Der bliver ikke sendt yderligere notifikationer ud. Derfor bliver tidligere kendte alarmer heller ikke længere sendt ud. For data, der tidligere fremgik via alarmer, eksempelvis på udløb af ansættelse, op og ned i tid samt bestemte fraværstyper, skal du således fremadrettet tilgå disse via rapporter.

Oprettet d. 25.1.2023

Afklaret jf. teksten.

Fejl i mitHR rapporten 'Udløb af ansættelse'

Vi har desværre konstateret, at ikke alle udløbne ansættelser, kommer med i denne rapport. Vi har endnu ikke kunnet udrede mønsteret og derfor vil rapporten ikke kunne anvendes indtil fejlen er løst.

Løsning af fejlen 

Anvend istedet rapporten Medarbejderadministration->Medarbejder i perioden, der viser både tilgange, aktive og afgange. Denne rapport viser også en del andre nyttige informationer. Download til Excel og filtrering på f.eks. afgange kan bruges i dette tilfælde

Der er en generel beskrivelse af brugen af rapporterne på vej. 

Oprettet 20.5.2023

Afklaret jf. teksten.

Nogle arbejdsrelationer står afsluttede i Medarbejderstamkortet (MSK) men aktive i mitHR

Pga. en teknisk fejl fremgår nogle arbejdsrelationer som afsluttede i Medarbejderstamkortet (MSK), men stadig aktive i mitHR.

Arbejdsrelationer der er berørt af denne fejl ser ikke usædvanlige ud i mitHR, men vises i de nederste grå bjælker i Medarbejderstamkortet (MSK) med en forventet slutdato, men ikke en faktisk slutdato.

Hvis du ikke kan finde en arbejdsrelation, der burde være åben, så tjek gerne i mitHR og denne visning i Medarbejderstamkortet (MSK), før du opretter en ny.

Oprettet d. 25.1.2023

Særlige feriedage til afholdelse efter 1. maj er ikke overført fra AUHRA

Pga. optjening på én plan og afholdelse på en anden plan i mitHR, så er særlige feriedage tastet i AUHRA efter 1. maj 2023 ikke blevet overført til mitHR.

Det betyder, at hvis man har registreret særlige feriedage i AUHRA til afholdelse efter 1. maj 2023, skal man registrere dagene igen i mitHR.

De nye særlige feriedage der tildeles 1. maj 2023, bliver først tilgængelige på fraværsplanen den 1. maj 2023. Registreringen skal derfor vente til den 1. maj 2023, hvor dagene bliver tilgængelige på planen. Midlertidig kan man, som sekretær, foretage registreringen og trykke "Gem" i stedet for "Afsend". Det er blot vigtig at huske den 1. maj 2023, at klikke på registreringen igen og trykke "Afsend" for at afslutte registreringen.

Oprettet d. 25.1.2023

Se information om genregistrering på vejledningssiden.

Anmodninger om godkendelse af fravær forsvinder ikke trods godkendelse fra mail

Notifikationer forsvinder ikke fra mitHR, når en anmodning er håndteret gennem mail. Der arbejdes på en løsning, så notifikationerne automatisk forsvinder fra mitHR, hvis de er blevet håndteret fra mail.

Hvis man åbner notifikationen i mitHR (ved at trykke på teksten) kan du se om anmodningen allerede er håndteret.

Man kan få notifikationen til at forsvinde ved at trykke på krydset i øverste højre hjørne.

Oprettet d. 17.2.2023

LØST d. 17.03.2023

Godkendes anmodninger pr. mail vil notifikation i mitHR forsvinde automatisk indenfor senest 30 min. 

Data om Børn

Data på overførte børn fra AUHRA står korrekt i mitHR, men data er pt. ikke synlig. 
Alle nyregistrerede børn står og kan ses korrekt.

Oprettet d. 25.1.2023

Løst  d. 22.2.2023

Omsorgsdage (gammel ordning)

Omsorgsdage på medarbejdere, som har omsorgsdage tilbage fra den gamle ordning (børn født før 1. oktober 2005) blev ikke overført fra AUHRA, på trods af, at de har dage på planen Omsorgsdage.

AU HR Data og Digitalisering sørger for manuel opdatering af disse data. Der oprettes et fiktivt barn med fødselsdato 01-01-16 og startdato for relationen 01-01-23 (Angives med navn "Fiktivt barn Gl. Ordning").  Medarbejderen har allerede planen Omsorgsdage med de manuelt oprettede dage. Systemet  tildeler automatisk 2 dage pr. kalenderår og dermed også 2 dage pr. 01-01-23. FOr at udligne dette, så førnævnte manuelle regulering ikke overskrives, nedreguleres med -2 dage pr. 01-01-23.  

Oprettet d. 25.1.2023

Løst  d. 22.2.2023

Dobbeltroller - Leder/Sekretær

Brugere med dobbeltrollerne Leder og Sekretær har oplevet problemer med registrering og godkendelse af ferie- og fraværsanmodninger.

Oprettet d. 3.2.2023

Løst  d. 16.2.2023

Adgang til rapporter

En generel fejl, der desværre betyder, at der ikke er adgang til udbudte rapporter.

Oprettet d. 8.2.2023

Løst  d. 17.2.2023

Graviditetsbetinget sygdom deltid

Det er pt. ikke muligt at registrere "Orlov uden afslutning" på fraværstypen Graviditetsbetinget sygdom deltid. Indtil dette er løst, anbefales det at registrere en periode frem i tiden (f.eks. en uge) og korrigere timerne på bagkant

Oprettet d. 7.2.2023

Løst  d. 14.2.2023

Tjenestefrihed uden løn

Det er pt. ikke muligt for sekretæren at registrere fravær af typen "Tjenestefrihed uden løn". 

Oprettet d. 31.1.2023

Løst  d. 14.2.2023

Tildelte omsorgsdage for børn, som fyldte 7 år i 2022

Der er ved en fejl tildelt to omsorgsdage i 2023 for børn, som fyldte 7 år i 2022. 

Oprettet d. 27.1.2023

Løst  d. 14.2.2023

Ja/Nej til timelønnet/lønnet

Der er sket en fejl ifm. overførsel af en række medarbejdere fra AUHRA til mitHR, hvor deres ansættelse er blevet ændret til JA/NEJ ved Timelønnet eller JA/NEJ ved Lønnet tilknytning.

Dette kan giver udfordringer ifm. ændringer i Medarbejderstamkortet (MSK).

Oprettet d. 27.1.2023

Løst  d. 1.2.2023

I tilfælde hvor der er enkelte medarbejdere der ikke er blevet rettet, meld da ind via AU Supportportal. 

Forsinkelser i oprettelse af nye medarbejdere og ændring til allerede registrerede.

Der har siden mitHR gik i luften været forsinkelser i hvornår oprettelser af nye medarbejdere og arbejdsrelationer er slået igennem i AU’s øvrige systemer.

Dette gælder for oprettelser, der er tastet i Medarbejderstamkortet (MSK) i perioden 18. januar (pilot-perioden) og frem. Ligeledes har der været forsinkelser ved registrering af ændrede arbejdsrelationer.

Oprettet d. 25.1.2023

Løst  d. 31.1.2023

Vejledninger

Hvis du anvender vejledninger som PDF forsvinder informationsboksene (de blå slides med tekst).

Der er foretaget ændringer i flere vejledninger siden undervisningen – Husk at tilgå dem via vejledningssiden hver gang.

Oprettet d. 25.1.2023

Anbefaling kommunikeres kommunikeres løbende.