FAQ

På denne side finder du svar på spørgsmål om funktionaliteten i mitHR for sekretær-rollen og HR-medarbejder-rollen. 

FAQ'en udbygges løbende med spørgsmål/svar og emner. 

Adgange og vejledninger

Can I get the instructions in English?

Yes and No - All descriptions in the instructions are translated into English if you select English at the top of the language icon in the video instructions. The screenshots remain in Danish.

English versions of selected instructions for employees and managers can be found here:

for managers

for employees

 

Can you access mitHR in English?

Yes - The system follows the standard settings in  AU systems.

You can change the language on mitHR directly in the system under "Set preferences" which is accessed via employee initials/picture in the top right corner of the front page.

Can I access mitHR from my private phone or PC?

Yes - However, this requires that you are set up with two-step verification/Authenticator. Read more here: Access to mitHR

Fremsøgning af medarbejder

Kan jeg fremsøge alle medarbejdere på AU?

Nej/Ja - I de forskellige administrative funktioner kan du kun fremsøge data på de medarbejdere, der ligger indenfor dit ansvarsområde.

Under "Adressebogen" som ligger under fanen Mig, kan du fremsøge alle AU-medarbejdere, men kun se kontaktinfo, arbejdsadresse og lederforhold på medarbejderen.

Jeg kan ikke fremsøge en medarbejder. Hvad kan der være galt?

Der er flere forhold, der gør at du ikke kan fremsøge en medarbejder:

  1. Medarbejder ligger ikke inden for dit ansvarsområde, og du har derfor ikke adgang - Anmod om adgang via Cherwell
  2. Medarbejder er ikke længere eller endnu ikke aktiv og skal derfor fremsøges under Avanceret søgning.
  3. Har du lavet en søgning i et felt under Avanceret søgning, og søger efter ny person i andet felt, skal man huske at nulstille søgningen inden.

Kan jeg fremsøge medarbejder på CPR-nr.?

Ja – du har mulighed for at fremsøge medarbejder på CPR-nr. under Avanceret søgning som tilgås fra det almindelige søgefelt.

I det almindelige søgefelt kan du fremsøge på navn eller AUID.

Kan jeg nøjes med at søge på efternavn?

Ja - Der kan godt søges kun på efternavn.

Skal jeg sætte standardsøgefilteret op i Avanceret søgning, under hver handling (fx Ansættelsesinfo, Yderligere info om person, Yderligere info om ansættelse)?

Nej – Når du opsætter et søgefilter under Avanceret søgning og sætter det til standard, så gælder det alle steder, hvor du kan bruge Avanceret søgning.

Jeg har sat standardsøgefilter op, men det virker ikke når jeg står i det almindelige søgefelt.

Gemte søgefiltre fungerer kun under Avanceret søgning.

I det almindelige søgefelt søges der kun på aktive medarbejdere pr. dags dato.

Kan jeg gemme flere forskellige filtre under Avanceret søgning?

Ja - Du kan gemme flere søgefiltre, men du kan kun have ét standardsøgefilter.

Hver gang jeg trykker tilbage for at fremsøge en ny medarbejder i de forskellige handlinger bliver jeg sendt tilbage til forsiden og skal begynde forfra. Hvorfor?

Det er desværre sådan at system fungerer.

 

Hvordan søger jeg det relevante ansættelsesforhold frem?

Find det lønnede ansættelsesforhold, der skal registreres på under fraværsrecords i første forsøg, hvis medarbejder har flere aktive ansættelsesforhold.  

Brug avanceret søgning til at fremsøge medarbejder (pr. Dags dato), så får man detaljerne vedr. Lønnet/ikke lønnet, og kan vælge det lønnede forhold i første forsøg.

Medarbejderdata/Ansættelsesforhold

Hvem udregner anciennitetsdatoerne?

HR udregner de forskellige anciennitetsdatoer på baggrund af forskellige overenskomstforhold.

Se mere info om jubilæumsdato her: Jubilæum

Kan alle roller se al medarbejderdata? Nej - Det meste medarbejderdata er tilgængelig for alle administrative roller og medarbejder selv, men der er enkelt data, der ikke vises for medarbejder, leder og sekretær, da det er af teknisk karakter.
Kan man sætte en periode for tilkendt fleksjob på medarbejderen?  Nej - Sæt evt. en påmindelse under Yderligere info om ansættelsesforhold for udløb af Fleksjob-perioden. Vælg påmindelsestypen "Anden påmindelse" og uddyb i bemærkningsfeltet. 
Hvad betyder de forskellige status under feltet Ansættelsesforholdsstatus under Ansættelsesinfo?

Aktiv - Lønsystemberettiget = Forholdet er igangværende og det er et lønnet forhold

Aktiv - Intet lønsystem = Forholdet er igangværende, men det er en ulønnet tilknytning

Inaktiv - Lønsystemeberettiget = Forholdet er ikke igangværende, forholdet var en lønnet tilknytning

Inaktiv - Intet lønsystem = Forholdet er ikke igangværende og det var en ulønnet tilknytning. 

Hvor finder jeg medarbejderens ansættelsesforholds startdato?

En medarbejders ansættelsesforholds startdato finder du under Ansættelsesinfo > Ansættelseshistorik > Første/nederste linje i historik. 
Datoen der vises ud fra denne linje er ansættelsesforholdets startdato. 

Hvem skal der registreres Multimediebeskatning på?

Det er kun medarbejdere der ønsker at bruge deres udleverede AU-mobiltelefon til privatbrug, der skal registreres Multimediebeskatning på. 

Se hvordan det registreres her: Registrering af Multimediebeskatning

Læs yderligere om regler for multimediebeskatning her: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/lonadm/fritelefon

Ferie og fravær på vegne af medarbejder

Sekretær 

Jeg skal som fraværsadministrator registrere ferie på en medarbejder, der har delvis sygdom. Jeg plejede at kunne registrere ferie oveni den eksisterende delvis sygdom i AUHRA. Hvorfor kan jeg ikke det i mitHR?

mitHR tillader ikke overlap af fravær. Det er defor ikke muligt at registrere ordinære feriedage, som kun kan registreres som hele dage, oveni dage med delvis sygdom. 

Det er muligt at registrere særlige feriedage, omsorgsdage etc. oveni en dag med delvis sygdom, så længe det ikke overskrider medarbejderens daglige arbejdstid (normtid).

Der henvises til vejledningen Sådan håndterer du sygdom og ferie 

Kontakt din lokale HR-afdeling - Find din lokale HR-afdeling

Kan man bruge AUHRA omregneren til registreringer i mitHR?

Omregneren til delvis sygdom kan også bruges til at angive det daglige fravær i timer i mitHR og ligger på forvaltningssiden.

Hvorfor er der tre planer/linjer for særlige feriedage og hvad betyder særlige feriedage container?

HR-medarbejdere og sekretærer kan se tre fraværsplaner til særlige feriedage via Fraværsrecords, hvis medarbejderens ansættelse er ferieberettiget:

  • Særlige feriedage
  • Særlige feriedage container 1.1-30.4
  • Særlige feriedage optjening 1.1-31.12

Medarbejderen kan kun se fraværsplanen Særlige feriedage.

Særlige feriedage container indeholder de feriedage, som er optjent i det forgangne ferieoptjeningsår (1.1-31.12), og som frigives pr. 1.5. Systemet sender automatisk de særlige feriedage videre fra plan til plan i nævnte rækkefølge:

Optjening --> Container --> Særlige feriedage

Jeg har en sekretær-rolle, men kan ikke få lov til at registrere ferie og fravær på mig selv under Fraværsrecords. Hvorfor? Systemet tillader ikke at man under Fraværsrecords registrerer ferie og fravær på sig selv. Find en kollega som kan registrere det på vegne af dig. 
Jeg skal registrere åben sygdom/sygemelding på en medarbejder uden slutdato. Hvordan gør jeg det?

Ved fraværsregistreringen af sygdom markeres "Orlov uden afslutning". Så registreres der en startdato og sygdommen står som Igangværende uden slutdato.

Det er ikke sigende at det hedder "Orlov uden afslutdning", og det er noget der er fejlmeldt. 

Hvordan retter jeg en regulering, der er lavet forkert?

En kort vejledning til dette.

Hvordan ser jeg en regulering?

Når du har lavet reguleringen og trykket "Afsend", kommer der ingen bekræftelse på selve regueleringen. Du kan se reguleringen ved at tilgå den pågældende plan og ændre "saldoberegningsdatoen" til den dag reguleringen er sat til. 

Eksempel i forbindelse med overførsel af særlige feriedage:

Du har nedreguleret saldoen pr. dagsdato og tilføjet dagene pr. 1.5.23. Du skal derfor på planen angive den 1.5.23 i "Saldoberegningsdato" og trykke på "pilen/start". Herefter vises den fulde saldo pr. 1.5.23 inklusiv reguleringen.

Hvordan kan man se, om HR har tastet en fratrædelse på en medarbejder inde på fraværsrecords? 

 

Når HR taster en fratrædelse i mitHR på medarbejdere, som skal fratræde fra AU, kommer der automatisk en slutdato på alle medarbejderens planer på det ansættelsesforhold, som er fratrådt - også selvom fratrædelsen ligger ude i fremtiden.

Denne slutdato medfører også at saldoberegningsdatoen trækkes frem til fratrædelsesdatoen, hvorfor saldoen vises pr. fratrædelsesdato. 

Derfor er det vigtigt at man klikker planen åben og ændrer saldoberegningsdatoen for at få et overblik over, hvad saldi faktisk er.

Eksempel på hvordan det ser ud på planerne:

Hvordan håndterer man, hvis en medarbejder oplyser om afholdelse af særlige feriedage i det gamle ferieår (dvs. inden 1.5), men efter man er overgået til det nye ferieår (dvs. efter 1.5)?

Hvis en medarbejder havde særlige feriedage tilbage ved udgangen af ferieåret for særlige feriedage (30.04), og disse dage er blevet overført til det nye ferieår, men medarbejderen senere oplyser at have afholdt nogle særlige feriedage, skal der ske følgende:

  1. Nedregulere de overførte dage pr. 1.5. (brug reguleringsårsag ”løbende regulering”)
  2. Tilføje de særlige feriedage per den dato, de blev trukket fra saldoen i fm. Overførsel til det nye ferieår (brug reguleringsårsag ”løbende regulering”)
  3. Nu kan registreringen af de særlige feriedage gennemføres i det gamle ferieår af sekretæren

OBS: Hvis man gør brug af selvbetjening, er det stadig sekretæren, som skal registrere disse dage, idet medarbejderen ikke kan registrere tilbage i et gammelt ferieår.

Hvornår skal der reguleres i Særlige feriedage Container 1.1 - 30.4? 

Som sekretær, skal du kun regulere i planen: Særlige feriedage container 1.1 - 30.4 ved ferieafregning, se vejledning om ferieafregning

Oplever du, at medarbejdere der stopper den 31.12, står med en rest efter ferieafregning på planen: Særlige feriedage optjening 1.1.-31.12?

Alle medarbejdere optjener 5 særlige feriedage over et helt kalenderår, heraf 0,42 pr. måned. For at ramme præcis 5 særlige feriedage, sker der en automatisk nedregulering i december måned på 0,04. Hvis en medarbejder fratræder den 31.12 (og har været ansat hele kalenderåret) vil denne nedregulering på 0,04 ikke finde sted.

Det betyder, at når du som sekretær nedskriver planen ifm. ferieafregning med 5 dage, vil der stå en rest på 0,04 tilbage. 

Denne rest skal du ikke gøre noget ved. 

Hvordan ser jeg, som sekretær, den feriesaldo, medarbejderen skal have brugt inden 31.12?

Hvis du fremsøger medarbejderen i fraværsrecord og klikker på planen 'Feriedage', kan du ændre saldoberegningsdatoen til 01-01-2024 og trykke på pilen. Hvis medarbejderen har dage, som endnu ikke er planlagt inden 31-12, vil de fremgå af linjen 'Ferie, der går tabt efter 31-12'.

Denne fortabelse betyder at dagene går tabt fra afholdelse, hvis de ikke bliver afholdt inden 31-12. 

Hvad sker der, hvis en medarbejder ændre en registrering, og denne ændring bliver afvist? Hvis en medarbejder ændre i en registrering, og denne anmodning bliver afvist, vil hele registreringen stå som afvist. Den oprindelige registrering vil derved gå tabt. For at få registreringen tilbage til udgangspunktet, skal sekretæren eller medarbejderen ændre i registreringen til de oprindelige datoer. 
Hvordan rettes en ferie-/fraværsregistrering i tilfælde af fejl

Ferie- og fraværsregistrering kan ændres, hvis medarbejderen ønsker at ændre registreringen, eller der skulle være sket en tastefejl.

Du kan kun ændre i datoer og timetal (undtagen feriedage) på selve registreringen. 

Hvis der skal ændres andre ting såsom fraværstype, skal registreringen trækkes tilbage og registreres på ny. 

Oplever du, at der pludselig er fravær, som er tilbagetrukket, og det står som lavet af HR?

Når HR taster en faktisk slutdato på en medarbejder i mitHR f.eks. ved en opsigelse,

vil systemet automatisk tilbagetrække alt fravær efter den nye slutdato.

Dette fravær vil stå som tilbagetrukket af HR, selvom det reelt er systemet, der har gjort det.

 

HR-medarbejder 

Hvor mange gange skal AU seniordage tildeles?

Det er individuelt, hvor mange AU seniordage en medarbejder bliver tildelt (op til 12 årligt) og derfor kører der ikke en automatisk optjening på planen AU Seniordage, som ved eksempelvis feriedage. Antallet af seniordage skal tildes manuelt pr. år af HR, men dette kan gøres i samme sagsgang ved at lægge flere reguleringer ud i fremtiden (f.eks. pr. 01-01-24, 01-01-25 etc.).

Se evt. vejledningen Sådan tildeler du AU seniordage til en medarbejder.

Hvor mange gange skal OK seniordage (seniorbonus) tildeles?

Det er op til medarbejderen, hvorvidt OK seniordage udbetales eller afvikles som 1 eller 2 betalte fridage. Der kører derfor ikke en automatisk optjening på planen, men denne skal ligesom AU seniordage-planen reguleres manuelt. Da medarbejderen skal tage stilling hvert år (senest 1. oktober), skal planen reguleres årligt af HR, såfremt at medarbejderen ønsker at afvikle seniorbonus som 1 eller 2 fridage.

Se evt. vejledningen Sådan tildeler du OK seniordage til en medarbejder.

Hvorfor tildeles planen OK Seniordage, når medarbejderen bliver 61 og ikke 62?

Fraværsplanen OK seniordage tildeles automatisk medarbejderen, når denne fylder 61 år, hvorimod at medarbejderen først er berettiget til seniorbonus, når denne fylder 62 år. Dette skyldes, at ansatte fra og med det kalenderår, hvor de fylder 62 har ret til en årlig seniorbonus og skal give besked inden 1. oktober året før bonussen vil komme til udbetaling/afholdelse.

Hvis en medarbejder eksempelvis fylder 62 i september 2023 har de allerede ret til at afholde to dage i januar 2024 og det er dermed muligt at regulere saldoen, hvis medarbejderen allerede giver HR besked i august 2023.

Kan man køre en manuel kørsel på omsorgsdage, for at få saldo "tvunget" igennem d.d.?

Ja - medmindre at datoen for tilmeldingen ligger ude i fremtiden (f.eks. I forbindelse med ansættelse af ny medarbejder med en fremtidig startdato, som via oplysningsskemaet oplyser at have børn under 8 år. Her giver kørslen ingen værdi da den viser saldo d.d.).

Processen er beskrevet yderligere i vejledningen Sådan tildeler du omsorgsdage til en medarbejder og PDF'en Tildeling af omsorgsdage - Hvornår skal der køres en kørsel.

Hvorfor er der tre planer/linjer for særlige feriedage og hvad betyder særlige feriedage container?

HR-medarbejdere og sekretærer kan se tre fraværsplaner til særlige feriedage via Fraværsrecords, hvis medarbejderens ansættelse er ferieberettiget:

  • Særlige feriedage
  • Særlige feriedage container 1.1-30.4
  • Særlige feriedage optjening 1.1-31.12

Medarbejderen kan kun se fraværsplanen Særlige feriedage.

Særlige feriedage container indeholder de feriedage, som er optjent i det forgangne ferieoptjeningsår (1.1-31.12), og som frigives pr. 1.5. Systemet sender automatisk de særlige feriedage videre fra plan til plan i nævnte rækkefølge:

Optjening --> Container --> Særlige feriedage

Masseregistrering af ferie

Hvornår kan der masseregistreres?

Det er kun muligt at masseregistrere for det indeværende kalenderår, man er i gang med. 

Kan der masseregistreres for særlige feriedage også?

Ja, det kan der. Der er dog kun lavet en skabelon for masseregistrering af ferie med løn. Dvs. hvis man skal masseregistrere særlige feriedage, skal man sørge for at ændre fraværstypen i den rapport, man trækker ud af mitHR, inden data kopieres over i Excel-værktøjet. 

Hvordan tilgår man Excel værktøjet?

Excel-værktøjet ligger på vejledningssiden under vejledningen med masseregistrering

Hvis en medarbejder ikke har optjent dage nok til hele perioden, vil registreringen så fejle?

Ja, hvis en medarbejder ikke har optjent nok ferie til hele ferieperioden, vil perioden fejle helt. Her vil man skulle tjekke, hvor mange dage medarbejderen har optjent til og ændre i den enkelte periode i Excel-værktøjet. Hvorefter kan man uploade dataen på ny til mitHR. Excel-værktøjet vil selv kunne finde ud af, at indlæse nye ændringer, således at den kun indlæser den ændrede linje i arket.

Er det muligt at masseregistrer flere ferieperioder?

Ja, det er muligt at uploade flere ferieperioder i det samme Excel-værktøj. Det er én linje pr. periode pr. medarbejder.

Hvis der masseregistreres fra instituttets side, kan jeg så, som fraværsadministrator af-registrere?

Ja, som sekretær i mitHR kan du flytte, ændre og slette registreringer lige meget, hvordan de er lagt ind i første omgang.

Er det en god ide at rette direkte i Excel-værktøjet?

Anbefalingen er, at man retter data til i den Excel-fil, man trækker rapporten ud i, og kopiere data over i Excel-værktøjet.

Hvis man retter i en kolonne direkte i Excel-værktøjet, skal man sørge for at stave eller taste dataen præcis, som det ser ud i mitHR. Der er derfor en stor risiko på at indlæsningen vil fejle, hvis man retter direkte i værktøjet.

Kan man gemme Excel-værktøjet ned til opfølgning på indlæst data? Det anbefales, at man kopiere data over i et nyt Excel ark, hvor der kan laves kommentarer osv. i arket. Således undgår man at ved en ny masseregistrering at indlæsningen ikke fejler, idet der står kommentarer, som værktøjet ikke tillader.

Er det muligt at rapporten tager underenheder med i fremsøgningen?

Det gør rapporten desværre ikke, så her vil man skulle vælge alle de enheder, der skal ses data på. Det er dog muligt at vælge flere enheder på én gang, så rapporten indeholder alle enheder, der ønskes data på.

Selvbetjening på ferie og fravær - Sekretær

Hvem får besked, når en medarbejder selv registrere ferie og sygdom?

Alt hvad medarbejderen forsøger at registrere, bliver sendt til godkendelse.
Anmodningen om ferie eller sygdom bliver sendt til godkendelse ved medarbejderens linjeleder. Anmodningen kommer som en notifikation, som kan ses i mitHR og på mail. På nær hvis linjelederen har uddelegeret godkendelsesfunktionen til en sekretær. I de tilfælde vil sekretæren få anmodningen til godkendelse.

Hvem får notifikation om længerevarende sygdom?

HR og leder vil modtage de sædvanlige notifikationer om længerevarende sygdom, som bliver sendt ud til de forskellige funktionspostkasser (dog ikke har en start). De lokale processer om videresendelse af notifikationer til institutter, ledere osv. er noget man må sikre sig lokalt med de respektive HR-afdelinger. 

Hvad skal man gøre indtil notifikationer bliver sendt ud?

Man kan orientere sig i rapporten Registreret fravær og se et overblik over alle registreringer der er foretaget på den valgte enhed.

Hvordan med registrering af længerevarende sygdom - hvem skal foretage denne?

Ved længerevarende sygdom er det meningen, at sekretæren skal overtage registreringen. Det er tiltænkt at medarbejderen kun skal registrere kortvarigt sygdom, hvor en langtidssygdom naturligvis godt kan starte.

Hvilke fraværstyper kan medarbejder selv registrere på, og hvilke skal jeg som sekretær/fraværsadministrator fortsat registrere på vegne af medarbejder? 

Se oversigt over hvem der har ansvar for registrering af diverse fraværstyper her: Fraværsoversigt (Selvbetjening)

Skal medarbejder have rettet ferie/fravær, der står som afholdt i mitHR, skal en med sekretær-rollen gøre det på vegne af medarbejder, da medarbejder ikke selv har mulighed for at rette ferie/fravær der ligger registreret før dags dato. 

Lederforhold

Skal ulønnet medarbejdere (fx Emeritus, Adjungeret lektor/professor) have tilknyttet en linjeleder?

 Ja - Alle ansættelser som sagsbehandles af HR, vil få påført en linjeleder. Oplever du at en medarbejders ansættelse er færdigbehandlet af HR, men ikke har en leder, må du gerne påsætte lederen. 

Skal en timelønnet medarbejder (fx studentermedhjælper) have tilknyttet en linjeleder?

 Ja - Udvalgte timelønnede stillingstyper skal fremadrettet registrere sygdom, hvor det kræver en linjeleder for at det kan godkendes ved registrering via selvbetjening.

Medarbejder har en lønnet tilknytning hvor der er en linjeleder tilknyttet. Medarbejder har også en ulønnet visningstilknytning. Skal der sættes linjeleder på denne?

 Nej - Der sættes kun linjeleder på lønnede ansættelsesforhold eller primært ansættelsesforhold ved flere ulønnet tilknytninger.

Kan jeg (sekretær/HR-medarbejder) tilknytte en leder til en medarbejder, der ikke sidder i samme enhed?

Ja - Du kan tilknytte leder på medarbejdere tilhørende dit ansvarsområde. Du kan derimod registrere en leder uden for dit ansvarsområde på medarbejderen. (HR-medarbejder/Sekretær)

Hvor kan jeg se hvem der er leder for medarbejderen?

Du kan se hvem der er leder for en medarbejder under Ansættelsesinfo.

I tilfælde at medarbejderen har flere ansættelsesforhold vil der kun være leder tilknyttet på medarbejderens primær ansættelsesforhold.

Jeg har en leder der stopper, hvordan flytter jeg alle lederens medarbejdere til en anden leder?

Fremsøg lederen i Ændr leder og omtildel alle direkte underordnet til den nye leder.

Hvordan sikrer vi os at alle medarbejdere har en linjeleder tilknyttet?

Du kan trække en rapport som viser alle medarbejdere uden leder under fanen Rapporter > Organisation > Medarbejder uden leder.

Hvor kommer lederdata fra?  Lederforholdet administreres manuelt i mitHR og kan på nuværende tidspunkt kun ses i mitHR.
Lederforhold kan ikke påvirkes fra andre systemer end mitHR. 
En medarbejder overgår fra en stilling til en anden. Følger ledertilknytningen automatisk med?

Nej - Der skal manuelt sættes en leder på det nye forhold, da det ikke er sikkert at det er samme leder, der skal stå på det nye ansættelsesforhold. 

Hvordan tilknytter jeg en leder med korrekt ansættelsesforhold på en medarbejder, hvis lederen har flere ansættelsesforhold?

Er man i gang med ledertilknytning og mod forventningen står med en fremsøgt leder, der har flere ens forhold, bliv da stående på billedet og åben mitHR i en anden fane/vindue. Her fremsøger du leder under Ansættelsesinfo og finder frem til det korrekte forhold.

Hop tilbage til den første fane/vindue, og vælg det korrekte ansættelsesforhold på fremsøgte leder

Roller og godkendelser

Kan jeg se hvilke roller jeg har i mitHR?

Ja - Under fanen Mig og i APP'en "Roller og Delegering" på forsiden kan du få et overblik over hvilke roller du har i mitHR.

Kan jeg som institutsekretær gå ind og delegere en linjeleders godkendelsesflow på vegne af lederen til mig?

Nej - Det er kun leder selv, der kan delegere ansvaret for godkendelse af ferie/fravær til anden person. HR-medarbejderen har mulighed for at delegere et godkendelsesflow på vegne af leder i de akutte tilfælde, hvor lederen selv er hindret i at kunne gøre det.

Jeg har fået delegeret et godkendelsesflow af min leder. Kan jeg delegere det videre til en anden person?

Nej - Det er kun leder selv, der kan delegere, ændre delegeringen til en anden person og slette en delegering.

Min leder har delegeret sit godkendelsesflow til mig, giver det mig adgang til medarbejderens data?

Nej - hvis medarbejderen, der anmoder om fravær, ikke ligger inden for dit ansvarsområde, kan du kun se den data der er i godkendelsen, men du har ikke adgang til medarbejderens resterende data.

Adgang til medarbejderens data kræver at dit ansvarsområde er sat op til den/de enheder du administrativt skal understøtte.

Jeg har fået delegeret sekretærrollen af en kollega, der er på ferie, men jeg kan ikke fremsøge medarbejderne. Hvorfor?

Når en person delegerer sin sekretær-rolle til en anden følger deres ansvarsområde ikke med, kun rollens funktionalitet.

Samme ansvarsområde som kollegaen har skal sættes op på dig. Kontakt din HR-superbruger.

Kan man uddelegere et godkendelsesflow til en funktionspostkasse? Nej - Godkendelsesflowet kan kun gå direkte til en AU-person. 
Kan jeg i mitHR se hvilke ledere, der har delegeret deres godkendelse til mig? Nej - men alligevel lidt. Der er ikke et samlet overblik over hvilke ledere der har delegeret sit godkendelsesflow til dig, men når du modtager en anmodning til godkendelse, kan du, ved at åbne notifikationen, se mere info om afsender og på vegne af hvem du modtager anmodningen.  

Rapporter

Rapporterne har forskellige designs, hvilket er forvirrende. Bliver de på et tidspunkt lavet i samme design? 

Rapporterne har forskellige design alt efter hvilken data de indeholder. Nogle rapporter er komplicerede i deres dataudstilling og er derfor udviklet på en måde, der giver et bestemt design, mens andre rapporter er simpel dataudstilling og designet er dermed anderledes. 

Der arbejdes på at lave rapporterne så ens som muligt, men det kan ikke undgås at de vil have forskelligt design. 

Se denne vejledning for at se hvordan du arbejder med de forskellige rapportdesign: Sådan bruger du rapporter i mitHR

Kommer der en fødselsdagsliste i mitHR, ligesom den der var i AUHRA?

Ja - når den er færdigudviklet, gøres den tilgængelig i mitHR. Hold øje med rapportoversigten ift. rapporter der er under udvikling. 

Indtil da kan man bruge rapporten Medarbejderoversigt, som ligger i rapportsamlingen Medarbejderadministration. Her finder du både medarbejders fødelsesdato og jubilæumsdato.

Dataadgang/Ansvarsområde

Er det muligt at have mere end ét ansvarsområde, så man fx dækker to enheder?

Ja - Det er muligt at have mere end ét ansvarsområde.

Hvornår får jeg adgang til den funktionalitet, som min ansvarsområde giver adgang til?

Når man får tildelt et ansvarsområde skal der køre en natlig kørsel før man får tildelt tilhørende rolle.

Har man allerede et ansvarsområde og rollen, men får tildelt endnu et, får man data adgangen til medarbejderne i det nye ansvarsområde med det samme.

Hvor melder jeg ind, hvis jeg mangler adgange? Anmodning om adgang foregår via en Cherwell-sag til HR DD (Data og Digitalisering). Link: Cherwell

FAQ ifm. idriftsættelse af mitHR

I denne boks finder du svar på spørgsmål om de nødvendige aktiviteter i perioden, indtil mitHR går i luften.

Generelt

Hvad er de vigtigste milepæle og datoer frem mod mitHR Go Live?

Se tidslinjen her.

Hvad er pilotdrift? Hvad kan jeg lave i pilotdriften? Hvem deltager? Hvordan får jeg opgaver prioriteret?

Pilotdrift er den periode, hvor mitHR åbner for de første brugere i et helt kontrolleret miljø. Det betyder, at en lille gruppe på omkring 10-15 personer tilgår løsningen og foretager aftalte, prioriterede opgaver. Prioriteringen af opgaver sker senere og er også afhængig af, hvad der måtte komme ind i lukkeperioden.

Ferie og fravær 2022

Afslutning af ferieår: Hvad skal være klar? Hvornår skal det være klar?

Da du skal registrere ferie på forhånd, er det vigtigt, du registrerer al ferie for 2022 senest den 31. december 2022.

Aftaler om overførsel af den 5. ferieuge SKAL du også indgå skriftligt senest den 31. december 2022.

Hvis alt dette er på plads inden juleferien, har fraværsregistratoren den første uge i januar (indtil den 6. januar kl. 12.00) til at lave den egentlige afslutning af ferieåret (inkl. overførsel af ferie til nyt ferieår).

HR Data og Digitalisering udsender som sædvanligt vejledning til afslutning af ferieåret.

Ferie planlagt afholdt i 2023 kan du enten registrere i AUHRA inden den 6. januar, hvorefter registreringen vil blive overført til mitHR, eller du kan vente og registrere direkte i mitHR fra den 25. januar 2023.

Omsorgsdage for 2023

Omsorgsdage for 2023 har ikke været tilgængelige i AUHRA.

Efter AUHRA er lukket, sørger HR Data og Digitalisering for at køre den årlige kørsel med tildeling/bortfald/overførsel. Herefter overfører vi data til mitHR.

Efter go-live den 25. januar kan du registrere omsorgsdage i mitHR.

Kan jeg bruge ferie- og fraværsoversigten på medarbejdere.au.dk?

Ferie- og fraværsoversigten på medarbejdere.au.dk bliver ikke opdateret efter 6. januar. Den vil dog stadig være tilgængelig indtil 1. marts, hvor en tilsvarende oversigt er tilgængelig i mitHR.

Har du brug for at kende din feriesaldo i denne periode, så skal du kontakte din fraværsregistrator.

Rekruttering i Emply Hire

Er der i lukkeperioden begrænsninger ifm. jobopslag i Emply Hire?

Lukkeperioden mellem AUHRA og mitHR har ingen direkte påvirkning på opslag i Emply Hire.

Du skal dog være opmærksom på, at det ikke er muligt at:

  • taste ansættelser efter endt rekruttering
  • oprette eksterne ansættelses- og bedømmelsesudvalgsmedlemmer i lukkeperioden.

Det er defor vigtigt, at du har overblik over aktive opslag.

Administration af ansættelser, ændringer og fratrædelser

Kan jeg tilgå/slå op i MSK i lukkeperioden?

Nej, det er ikke muligt. I yderste tilfælde, fx ved arbejdsskade, så kan en systemadministrator slå op/tilgå det.

Hvad gør jeg med nye ansættelser, ændringer og fratrædelser i lukkeperioden?

Du skal taste ændringer i ansættelsesforhold og fratrædelser vedr. 2022 i MSK senest 31. december 2022.

De sager, du har kendskab til vedrørende januar/februar 2023, skal du taste i MSK senest den 6. januar 2023 kl. 12.00

Ændringer og fratrædelser, som opstår under lukkeperioden, skal du gemme og oprette fra den 25. januar 2023, da disse sager typisk først vil træde i kraft fra 1. februar.

Ansættelser, ændringer og fratrædelser i lukkeperioden skal du gemme, så de kan blive tastet i mitHR i pilotperioden fra 18.-25. januar af udvalgte brugere. Det er en fælles prioritering foretaget af HR ledergruppen om, hvilke ændringer, der bliver tastet.

Der vil komme mere info omkring registrering og tastning senere.

Hvis en sag helt ekstraordinært ikke kan vente, så kontakt HR. Vi kan stadig lønforhandle og lave ansættelser, selvom MSK er lukket.

Vil data på medarbejdere, eksempelvis udløb af opholds- og arbejdstilladelse og udbetaling af 100% pension, komme med over fra AUHRA til mitHR?

Arbejds- og opholdstilladelser: Ja, de kommer med over i mitHR.

Udbetaling af 100 % pension: Ja, de kommer med over via en manuel håndtering, hvis det er registreret i AUHRA.

MUS 2022

Vil MUS-leder i AUHRA blive migreret over i mitHR?

MUS-leder bliver ikke migreret ikke over i mitHR, som de står i AUHRA i dag. I Data og Digitalisering laver de udtræk over MUS-ledere fra AUHRA, som bliver valideret fra 6. oktober frem til juleferien 2022. Det, der er klar til jul, bliver migreret ind,

Retningslinjer for MUS 2022 er også beskrevet her.

Hvad bliver registreret i mitHR, hvis der endnu ikke er udpeget MUS-leder i en enhed?

Er der ikke klarhed over ledere, vil det være institutlederen (eller anden øverste leder), som figurerer som linjeleder i mitHR. U&A kører processen omkring validering af MUS-leder og leder.

Kan projektet tilbyde at downloade MUS-skemaer til et andet sted end mitHR?

Nej, MUS-skemaer skal downloades og gemmes lokalt, og det er medarbejderen selv, der skal gøre det - lederen kan ikke gøre det på vegne af medarbejderen. Anbefalingen er at gemme på dit eget OneDrive.

I yderste tilfælde kan du lave en forespørgsel via supporten, men det er kun i en begrænset periode efter Go-Live.

Skal jeg uploade de gamle MUS-aftaleskemaer i mitHR efter marts 2023?

Det er dit eget valg, om du vil uploade gamle MUS-aftaleskemaer - det er stadig kun dig som medarbejder, der kan gøre det. Du skal være opmærksom på, at hvis du uploader skemaet, bliver det sendt til godkendelse ved lederen igen.

Organisation og udvalg 2022

Bliver muligheden for at få oprettet/ændre/lukke enheder i lukkeperioden påvirket?

Nej.

Kan jeg stadig bruge "Guide til Enhedsregistreret" i lukkeperioden?

Ja, du kan stadig bruge "Guide til Enhedsregisteret" i lukkeperioden.

Skal jeg melde lister med SU-medlemmer ind til produktionsklargøring, så vi har dem i systemet fra dag 1?

Ønsket er, at data er i mitHR til den 1. marts 2023, og vi regner med, at data bliver registreret i mitHR i løbet af februar vha. en skabelon til indmelding og indlæsning

Når data er i systemet, bliver en rapport med data/overblik over udvalg tilgængelig, og først dér sletter vi data på hjemmesiderne. 

Hvornår kommer der skabeloner til brug for indmelding af linjeleder? 

5. oktober 2022

Vil Find min TR-oversigten på au.dk være tilgængelig, indtil medarbejderne får adgang til mitHR den 1. marts 2023?

Find min TR på au.dk bliver liggende, indtil vi har en rapport klar i mitHR, hvor medarbejderne kan se de samme oplysninger.

 

Rapporter/alarmer/påmindelser

Hvordan påvirkes Power BI i lukkeperioden? Skal brugerne være opmærksomme på, at data ikke er realtime i lukkeperioden?

Der kan være en lille frysningsperiode for dataopdatering fra den 6.-18. januar 2023.

Hvornår bliver der lukket for tilgang til AUHRA-rapporter?

Efter 6. januar 2023 er det ikke muligt at tilgå AUHRA-rapporter. Hvis du har rapporter, som du skal bruge igennem januar og februar (og marts), skal du trække dem inden den 6. januar 2023.
mitHR kommer til at indeholde de vigtigste driftsmæssige rapporter, og de resterende bliver bygget løbende.

Hvilke påmindelser bliver migreret over i mitHR? 

Følgende påmindelser bliver migreret:

  • Jubilæum

Hvad med løndata til året lønforhandlinger i 2023?

Løndata fra december 2022 er nødvendig til årets lønforhandlinger. Derfor trækker vi en rapport i december over løndata i AUHRA, som du kan bruge til lønforhandlingerne. Det er ikke muligt at trække en ny lønrapport lige efter Go-live, da denne rapport ikke er tilgængelig efter Go-live.