Nyhedsbreve mitHR

Nyhedsbrev august 2024

Release - Alle

Optimering af feriehåndtering i mitHR

Releasen i august har fokus på at optimere feriehåndtering i mitHR. Releasen introducere følgende nye processer i mitHR for sekretærer, der håndterer ferie og fravær: 

  • Håndtering af ferie og fravær ved stillingsskifte
  • Håndtering af ferieafregning ved fratrædelse

Stillingsskifte

Fra den 29. august 2024 flytter mitHR automatisk feriesaldi på medarbejdere, der skifter stilling internt på AU.

Det betyder, at sekretær og medarbejder ikke længere skal vente på, at feriesaldi overflyttes manuelt til den nye ansættelse. 

Læs mere, om hvordan processen fungerer: Stillingsskift og ferie

Ferieafregning - Tilgængelig d. 5. september 2024

Fra den 1. september 2024 skal medarbejdere ikke have nulstillet deres feriesaldi i mitHR via manuelle reguleringer. 

I stedet skal sekretæren starte et forløb, hvor sekretæren tilkendegiver, at medarbejderen er klar til at blive ferieafregnet. Dette forløb findes under en ny Apps: Forløb og Formularer.

Når sekretæren afslutter forløbet modtager lønkontoret automatisk besked dagen efter om medarbejderens ferieafregning. 

Læs mere om ferieafregning: Ferieafregning i mitHR

Vigtigt: Har man, som sekretær, allerede sendt en mail til lønkontoret om medarbejdere, der må ferieafregnes i september, så skal der stadig laves et forløb på disse medarbejdere i mitHR. 

Release - Alle

Fjernelse af rapporten "Medarbejdere uden leder"

Rapporten “Medarbejdere uden leder” er blevet fjernet fra rapportsamlingen “Organisation” grundet risiko for manglende data.  

Brug i stedet rapporten “Lederforhold”, for at finde medarbejdere, der står uden registreret leder. 

Vejledning:  

  1. Træk rapporten “Lederforhold” ud i Excel. 

  1. Formater som tabel 

  1. Sorter kolonnen “Leder”, så du får alle med blankt felt.  

  1. Sorter evt. Kolonnen “Ans.forholdsstatus”, så du kun får “Aktiv - Lønsystemsberettiget” (månedslønnede). 

Release - Alle

Notifikation: Langvarigt fravær 

HR-medarbejder vil fra 01. oktober 2024 få tilsendt en notifikation, når en medarbejder indenfor eget fakultet har haft langvarigt fravær, hvilket vil sige en fraværsperiode på 28 dage.

Læs mere om mitHR opdatering her.

Info - Alle

Online webinar

Der er sendt en invitation til et online webinar for fraværsregistratorerne den 4. september kl. 10 til alle med sekretær-rollen i mitHR. 

På webinaret gennemgår vi de nye processer for håndtering af ferie og fravær ved stillingsskifte og fratrædelse. Webinaret bliver optaget efterfølgende uden deltagere og lagt på vejledningssiden. 

Vigtig: Har du IKKE modtaget en invitation til webinaret, skal du sende en mail til hr.it-info@au.dk 

Support - Alle

Support - Serviceportalen Cherwell

Vi gør alle opmærksom på, at grundet travlhed i mitHR-teamet kan der forventes op til 14 dages svartid på supportsagerne.

Vi har stadig supporttelefonen åben som normal. 

Læs mere på vores supportside

Tidligere nyhedsbreve

Nyhedsbrev juli 2024

Info - Alle

Tilbud om workshops i august 

Vi  afholder 2 workshops i august. Husk at tilmelde jer til workshopsene, hvis de kunne være relevante.  

Der er tale om følgende 2 workshops: 

  • Workshop – Intro til mitHR og tjeklister (Sekretær)

  • Workshop – MUS i mitHR (Sekretær og HR)

>> Læs mere om workshops og tilmeld dig her

Info - Alle

Automatisk optjening af Særlige feriedage ved skæve ansættelsesdatoer

mitHR understøtter pr. 01-07-2024 automatisk korrekt optjening af Særlige feriedage på medarbejdere med skæve start- og slutdato. 

Løsningen påvirker følgende processer: 

  • Sekretær: Ferieafregning af medarbejdere, der stopper på en skæv slutdato
  • HR: Ansættelse af medarbejder, der har en skæv startdato

Følgende er omfattet af den automatiske saldoudregning ved skæve ansættelsesdatoer: 

  • Ansættelser med startdato efter 01-07-2024. 

  • Ansættelser der afsluttes/fratrædes efter 01-07-2024.  

  • Ansættelser med skæv startdato og skæv slutdato indenfor samme måned, hvis begge datoer ligger efter 01-07-2024. 

Vigtigt: Alle ansættelser med start- og slutdato inden d. 01-07-2024 skal håndteres ved manuelle reguleringer på ferieplanen. 

Læs mere om den fulde løsning i nedenstående opdaterede vejledninger: 

Ansættelser med skæv startdato – HR

Ferieafregning ved skæv slutdato - Sekretær

Support - Alle

Sommer-Support 

I sommerferien holder mitHR-supporten sommerlukket efter følgende plan: 

mitHR-supporttelefonen 

Uge 28: Telefon lukket onsdag d. 10 og  torsdag d. 11. juli 
Uge 29: Sommerferie lukket  
Uge 30: Sommerferie lukket 
Uge 31: Sommerferie lukket 
Uge 32: Telefon lukket onsdag d. 07 og torsdag d. 08. August 

mitHR-spørgetimer 

Uge 29: Aflyst 
Uge 30: Aflyst 
Uge 31: Aflyst 

Cherwell 

Der kan opleves længere svartider på indsendte sager.  
Nogle sager vil først blive besvaret efter ferien.  

mitHR-teamet ønsker alle en god sommer.

Nyhedsbrev maj 2024

Release - Alle

Online hjælp i mitHR til medarbejder

Når medarbejdere tilgår selvbetjening af ferie og fravær i mitHR, vil der fremover ligge små guides, der kan vejlede medarbejderen i brugen af fravær i mitHR.
Dvs. vejlede i hvordan de registrere, ser deres saldo samt hjælpe med at forstå evt. fejlbeskeder, de måtte få.  

Vejledningerne ligger under knappen "Vejled mig" og kan findes under handlingerne "Tilføj fravær", "Fraværssaldo" og "Eksisterende fravær". 

Vejledningerne vil følge systemsproget, og dermed både være på dansk og engelsk. 

Knappen og vejledningerne er tilgængelig i mitHR fra d. 27. maj 2024. 

Release - Alle

Søgefunktion er optimeret

Det vil fremover være nemmere at vælge det lønnede ansættelsesforhold på medarbejdere med flere aktive ansættelsesforhold i mitHR, fordi fremsøgningen af medarbejderen nu indeholder flere oplysninger om ansættelsesforholdet.

Når en medarbejder fremsøges, vil man nu få følgende informationer i søgeresultaterne: 

  • Navn
  • AUID
  • Forretningstitel (Stillingstype)
  • Status (Aktiv - Lønsystemsberettiget/Intet lønsystem)
  • Afdeling

Funktionen vil være tilgængelig pr. 27. maj 2024. 

Vigtigt: Første gang du åbner mitHR efter den 27. maj 2024 går der ca. 10 min, før du kan fremsøge medarbejdere i mitHR og se den nye funktion. 

Release - Alle

Fejl med manglende ferieoptjening er nu løst

Vi har siden marts 2024 haft en problematik med, at der kun skete ferieoptjening af ordinære feriedage på medarbejdere med primær markering på ansættelsesforholdet. 

Det har betydet at flere medarbejdere ikke har kunnet få registreret ferie på sig, idet ferieoptjeningen manglede. 

Fejlen er nu løst med tilbagevirkende kraft fra den 1. september 2023. 

Vigtigt: Det er stadig vigtigt, at HR-medarbejdere sørger for at flytte det primære flag ved ansættelsesskift, selvom denne fejl er løst. 

Release - HR

Handlingerne til løndata har ændret navn

Fremover vil HR-medarbejdere kunne se, at handlingerne "Kompensation" og "Kompensationsinfo" har ændret navn til "Løn" i mitHR. 

Man tilgår derfor løninformation via handlingen "Løn". 

Release - Alle

Rapport "Saldo Elevferie" er rettet

Følgende rettelser er lavet på rapporten "Saldo Elevferie": 

  • Inaktive medarbejdere er fjernet
  • Emailadresse viser kun AU-mail
  • Tilrettelse af kolonner, så de stemmer overens med øvrige rapporter. 

Rettelserne kan ses pr. 27. maj 2024.

Info - Alle

Workshops for brugere af mitHR

I løbet af 2024 vil det være muligt at deltage i flere workshops om forskellige funktionaliteter i mitHR. 
Der tilbydes workshops til sekretærer og HR-medarbejdere. 

>> Læs mere om de forskellige workshops og tilmeld dig

Info - Alle

Medarbejder rammer 25 feriedage pr. 1.9.

Man optjener 2,08 feriedage pr. måned, men for at medarbejderen rammer fulde 25 feriedage, opskrives saldoen med 0,04 feriedage.

Sidste år blev saldoen opskrevet pr. 31. august, så der kunne registreres 25 feriedage til og med den 31. august. Dette vil nu først være muligt at gøre pr. 1. september.

Det betyder, at den sidste feriedag først kan registreres efter 1. september 2024. 

Vigtigt: Det vil først være muligt at se opskrivningen på saldoen, når vi rammer den 1. september. Indtil da vil det ikke være muligt at se på saldoen. 

Info - Sekretær

Påsæt/ret MUS-ansvarlig inden 31.08.

Der starter en ny MUS-periode pr. 1. september 2024.

Det betyder, at alle medarbejdere, der opfylder følgende krav vil få tildelt MUS-dokumenter i mitHR pr. 1. september:

  • Ansættlsesstatus er "Aktiv - Lønsystemsberettiget"
  • Leder er registreret på ansættelsen
  • MUS-ansvarlig er registreret på ansættelsen

I den forbindelse opfordres det at tjekke medarbejdernes registrerede MUS-ansvarlig, så I er klar til den kommende MUS-periode.

Hertil kan rapporten "Lederforhold" bruges under rapportsamlingen "Organisation" til at skabe et overblik over medarbejdernes allerede registrerede MUS-ansvarlige, samt hvilke medarbejdere, der mangler en MUS-ansvarlig. 

>> Læs mere om MUS i mitHR her

>> Find alle vejledninger om håndtering af lederforhold i mitHR her

Info - Sekretær

Omsorgsdage på gammel ordning

Medarbejdere, der har omsorgsdage på den gamle ordning, vil fra 2024 kun få tildelt dagene på baggrund af en forespørgsel via en cherwell-sag
Herefter tildeler vi, i HR Data og Digitalisering, omsorgsdagene til medarbejderens brug.

I 2023 skete der en automatisk tildeling af omsorgsdagene. Dette vil fremover ikke ske.   

Lav derfor en cherwell-sag, hvis der er en medarbejder, som mangler sine omsorgsdage fra den gamle ordning.  

Support - Alle

Opdatering af vejledningsunivers

Placeringerne af vejledningerne vil løbende blive omstruktureret indenfor den næste måneds tid.

Formålet er at gøre det mere overskueligt at finde vejledningerne, og hvad man skal være opmærksom på.  

Vi vil derfor samle alle vejledninger indenfor et emne med tilhørende FAQ. f.eks. emnet Særlige feriedage vil fremover indeholder alle vejledninger om særlige feriedage og FAQ.  

Vigtigt: Hvis du har gemt links til specifikke vejledninger, vil du måske opleve at linket pludselig ikke virker. Det skyldes at den specifikke vejledning har fået en anden placeret på hjemmesiden.  

>> Se alle vejledninger for sekretær og HR-medarbejdere her

Support - Alle

Ny side til spørgetimer for sekretær og HR-medarbejder

De to seperate sider med links til spørgetimer, for henholdsvis sekretær og HR-medarbejder, er blevet lagt sammen. 

>> Find den nye side med links til spørgetimerne her

Support - Alle

Kendte udfordringer opdateret

Der er sket følgende opdatering af kendte udfordringer:

  • Notifikation sendes til spam-filter - LØST

  • Administrative medarbejder kan ikke se sig selv i rapporter - LØST

>> Se samlede oversigt over aktive Kendte udfordringer samt løste her

Vejledninger

Ny vejledning - Ret og Ændring af data på ansættelsesforhold
Denne vejledning er en hjælp til HR-medarbejdere til at forstå, hvordan data på et ansættelsesforhold skal registreres i mitHR, for at det slår korrekt igennem. 

>> Find vejledningen her: Ret og ændring af data på ansættelsesforhold

FAQ - Opdateringer

Se ændringerne på FAQ for HR-medarbejder og sekretær, FAQ for medarbejdere samt FAQ for ledere.

Supporttelefon

Der vil nu være en driftsstatus på supporttelefonen, så det er synligt, om vi har lukket grundet sygdom, kursus m.m.

Derudover vil man blive mødt af en telefonsvarer, der fortæller at supporttelefonen er lukket i sådanne tilfælde. 

>> Se driftsstatus og læs mere om supportelefonen her

Plan for mitHR opdateringer

>> Se den opdateret oversigt over planlagte opdateringer i mitHR her 

29. januar 2024

Nyt i januar 2024
 

OK seniordage uden løn

Pr. 01-01-2024 gælder det nye Cirkulære om aftale om Seniorbonus og seniordage. I den forbindelse er der foretaget nogle ændringer i mitHR for at understøtte arbejdsgangen.  

Håndteringen af OK Seniordage i mitHR sker først, når medarbejderen vælger af afholde sine OK Seniordage som fridage med løntræk.

Læs mere om den nye arbejdsgang for både sekretær og HR i vejledningerne:

  • OK Seniordage (Sekretær)
  • OK Seniordage (HR)

Rapport - Lønoversigt i mitHR

Rapporten ’Lønoversigt’ er nu ajourført med data og kan anvendes til løbende lønforhandling.

Rapporten er tilgængelig for HR-medarbejdere og Løn-medarbejdere.

Lønforhandlingsskema 2024

D. 01. februar 2024 bliver lønforhandlingsskemaet gjort tilgængeligt for medarbejdere og HR. Du finder lønforhandlingsskemaet i mitHR under Forløb og formularer.

Se, hvordan du som medarbejdere udfylder skemaet, hvis du ønsker at søge om lønforbedring i vejledningen - Hvordan udfylder du lønforhandlingsskemaet?

For HR er der nogle adminsitrative opgaver forbundet med lønforbedringsskemaet i mitHR. Du kan læse mere om opgaverne for HR i vejledningen - Lønforhandlingsskema

Plan for mitHR Opdateringer

Vi har lavet en oversigt over kommende opdatering i 2024 i mitHR. 

Du kan se oversigten under Plan for mitHR Opdateringer

Supporttelefon i mitHR

D. 29. januar 2024 åbner en supporttelefon til support i mitHR, hvor en medarbejder fra mitHR-teamet sidder klar til at hjælpe.  

Læs mere om hvordan supporttelefonen fungerer samt telefonnummer på Supportsiden
 


Opdateret
 

Spørgetimer opdateret

Der er nu nye links til spørgetimerne for HR-medarbejdere og sekretærer samt en beskrivelse af hvornår spørgetimerne skal bruges, og hvordan de foregår.

Se mere på Spørgetimer for HR og Spørgetimer for Sekretærer.

Kendte udfordringer

Vores oversigt over kendte udfordringer er opdateret med én ting. 

Rapporten 'Saldo - Særlige feriedage' er nu blevet rettet, således at rapporten viser den korrekte optjening samt tager højde for ansættelsesskift. 

FAQ

FAQ’en er nu opdateret i forhold til ferieafregning af planen: Særlige feriedage optjening 1.1.-31.12.

Læs opdateringen i FAQ

Rapporter

Rapporterne 'Saldo Ferie' og 'Saldo Særlige feriedage' er begge blevet opdateret, så de tager højde for ansættelsesskift i løbet af et ferieår. 

Et ansættelsesskift indebærer, at medarbejderen har fået oprettet en ny arbejdsrelation i medarbejderstamkortet - f.eks. fra en lektoransættelse til professoransættelse. 

19. december 2023

OBS – Håndtering af restferiesaldo

I forbindelse med dette års ferieårsafslutning, skal medarbejderens restsaldo fra den 31. august 2023 håndteres og gå i nul eller under 1 feriedag.

Man ser restsaldo for 31. august 2023 i rapporten ’Saldo-ferie’.

Vær opmærksom på, at du som sekretær har en deadline den 10. januar 2024 til at få registreret afholdt, overført eller udbetaling af restsaldoen på medarbejderen.

Alt under 1 feriedag bliver overført automatisk, og hvis der er over 1 feriedage tilbage den 10. januar 2024, vil det blive udbetalt til medarbejder eller feriefonden.

Status på restsaldo for hvert område, ser således ud: 

  • ARTS: 32
  • HE: 75
  • BSS: 48
  • TECH: 52
  • NAT: 33
  • FA, Rektoratet og Tvær: 20

OBS - Spørgetimer - Efter nytår

MUS-spørgetimer

De dedikerede spørgetimerne på MUS udbydes ikke efter nytår.

Hvis man som sekretær eller HR-medarbejder har MUS-relaterede spørgsmål, er man velkommen til at tage dem med på de almindelige spørgetimer.

Sekretær-spørgetimer

Spørgetimerne for sekretærer fortsætter efter nytår, og afholdes som udgangspunkt hver torsdag fra kl. 09:30-10:00.

Oversigten over datoer og links til møderne vil blive opdateret snarest. Link til spørgetimeoversigt for sekretærer

HR-spørgetimer

Spørgetimerne for HR-medarbejdere fortsætter efter nytår, og afholdes som udgangspunkt hver torsdag fra kl. 10:00-10:30.

Oversigten over datoer og links til møderne vil blive opdateret snarest. Link til spørgetimeoversigt for HR

OBS – Besked om tilbagetrækning af ferieanmodninger

Vi har indenfor den seneste tid fået en del sager vedrørende modtagelse af beskeder om, at medarbejder har tilbagetrukket sin ferieanmodning kort efter, at medarbejder har afsendt anmodningen. Vi har kigget ind i de forskellige sager og fundet ud af, hvad disse tilbagetrækningsbeskeder kommer på baggrund af.

Der er to tilfælde hvor systemet automatisk vil sende denne besked om tilbagetrækning til leder/delegeret godkender, men hvor fraværet står som godkendt i systemet.

Omgåelse af godkendelsesflowet

Hvis en administrativ rolle (sekretær/HR-medarbejder/Systemadministrator) tilgår ferieregistreringen, der afventer godkendelse, i Fraværsrrecords og afsender fraværet, omgås det godkendelsesflow, der ligger og afventer.

Da godkendelsesflowet ikke længere er relevant, tilbagetrækkes godkendelsen (da den er håndteret fra en administrativ side). Besked om tilbagetrækningen er dermed et tegn på, at der ikke behøves at blive handlet på den oprindelig anmodning.

Afsendelse af timeseddel (KUN bruger af ProjektTid)

Hvis en medarbejder laver en ferieregistrering, som sendes til godkendelse, og før godkendelsen er givet på ferieanmodningen, afsender sin timeseddel, vil fraværet blive godkendt, men der vil komme en besked til godkender om at medarbejder har tilbagetrukket sin anmodning.

Opdateret – Vejledninger

Ferieafregning

Ferieafregningsvejledningen er blevet splittet op, således at alt omkring skæve slutdatoer står i én vejledning, og ferieafregning ved ansættelser, der udløber den sidste dag i måneden, står i en anden.

Vejledningen Ferieafregning, indeholder en trinvis guide til hvordan sekretæren håndterer ferieafregning. 

Vejledningen Ferieafregning ved skæve ansættelsesdatoer, er også til sekretæren og indeholder en præcisering af hvordan ferieafregning håndteres ved skæve slutdatoer. 

Overførsel af feriedage for medarbejderen fra ferieår til ferieår

Vejledningen er blevet opdateret med, hvordan man håndterer overførsel af feriedage på ansættelsesforhold, hvor der har været et skift i ansættelsen i perioden 1. september – 31. december. Et ansættelseskift vil sige at man f.eks. går fra adjunkt til lektor. 

Læs den opdateret vejledning her.

Opdateret - Kendte udfordringer

Vores oversigt over kendte udfordringer er opdateret med 3 nye ting:

Rapport – saldo Særlige feriedage

Der er fundet en ny fejl i rapporten ’Saldo - Særlige feriedage’. Rapporten viser forkert saldo, og indtil rapporten er opdateret må man slå medarbejderen op under ’Fraværsrecords’.

Annullering af regulering

Når man annullerer en regulering, oplever vi at saldo i fraværsrecords retter sig til, men den automatiske fortabelse af restferie, der ikke er brugt, viser ikke det korrekte.  

Forkert saldo på ferie ved skæv deltid

Hvis en medarbejder fx er på 22,2 timer om ugen - Svarer det til 4,44 timer pr dag.  

I ugentlig arbejdstid kan der tastes hele timer og hele minutter. Her skal timer og minutter ramme den ugentlig arbejdstid. Det betyder, at hvis vi har en medarbejder, der har 22,2 timer om ugen, og der tastes 4 timer og 26 min. vil systemet automatisk runde minutter op til 22,2 timer, men det vil give problemer i fraværsrecord, da der mangler 0,4 minutter.  

Hvordan opdager man det?  

Det ses kun på ferieplanen og i rapporten 'Saldo-ferie'.  

Når I har sådant et tilfælde, skal I oprette en Cherwell sag, så vi kan rette det.  

NY – Vejledninger

Skæve ansættelsesdatoer – HR

Der er lavet en separat vejledning til, hvordan HR håndtere skæve startdatoer heriblandt hvordan man tilpasser saldoen for feriedage og særlige feriedage.

Se vejledningen her.

Løndata i mitHR - HR

Under vejledninger for HR-medarbejder, er der lagt 2 vejledninger og 1 undervisningsmateriale ind omkring løndata i mitHR. 

Disse udvalgte roller kan se og tilgå løndata på medarbejdere i mitHR:

  • HR-medarbejder
  • Lønmedarbejder
  • Systemadministrator

Selvom man har en af ovenstående roller, er det ikke muligt at slå sin egen løndata op i mitHR. 

OBS - Fortrolighedsinstrukserne man er underlagt i sin funktion som administrativ medarbejder, gælder også disse løndata i mitHR. Man slår ikke løndata op uden man sidder med et relevant formål.

Tilgå vejledninger: 

Tilgå undervisningsmateriale: 

Ny - Notifikation

Vi har lavet en notifikation - Udløb af ansættelse, som skal hjælpe de enkelte enheder med et overblik over, hvem der udløber indenfor de næste 3 måneder.

Notifikationen kommer første gang 31.12.2023 og herefter én gang om måneden.

Notifikationen bliver sendt til de lokale enheders funktionspostkasse med løn cc.

Notifikationen består af 2 separate mails:

  1. En mail med en vedhæftede fil over alle lønnede ansættelsesforhold, der udløber (OBS: hvis medarbejderen går fra et lønnede til et nyt lønnede ansættelsesforhold i direkte forlængelse, vil de ikke komme med i notifikation)
  2. En mail med en vedhæftede fil over alle de ulønnede ansættelsesforhold, som udløber

OBS: Hvis vi ikke har modtaget en funktionspostkasse, vil man ikke modtage notifikationen.

Er man er i tvivl om, der er blevet indsendt en funktionspostkasse for ens egen enhed, anbefales det at snakke med sin leder, og derefter indsende informationer om funktionspostkasse samt enhedsnummer til mail: hr.it-info@au.dk

1. december 2023

INFO - Ferieårsafslutning

Se restferie

Sekretær/Leder/HR-medarbejder kan se et overblik over hvem der har restferie, der endnu ikke er planlagt eller håndteret (ift. overførsel eller udbetaling) ved at trække rapporten "Saldo - Ferie" under rapportsamlingen Fraværsrapporter. 

Medarbejder kan se hvor meget restferie de mangler at planlægge, ved at følge denne vejledning: Sådan finder du de feriedage du skal afholde inden 31/12 2023

Håndtering af restferie

Følgende information er også sendt ud til alle med sekretær-rollen i mitHR d. 23-11-2023. 

Opsummering af, hvad du skal huske at gøre inden den 10. januar 2024:

Saldo pr. 31. december 2023 skal være nul i mitHR.

  • Er saldo pr. 31. december 2023 under 1 dag, skal du ikke gøre noget, da denne bliver automatisk overført til næste ferieår
  • 5. ferieuge kan overføres efter aftale med lederen. Denne overførsel sker i mitHR jf. vejledningen for overførsel af ferie til næste ferieår
  • Maximalt 5 feriedage kan udbetales efter aftale med lederen. Udbetaling af feriedage sker i mitHR jf vejledningen Udbetaling af ferie. Derudover skal du give LØN  besked om den ønskede udbetaling.
  • Hvis saldoen er mere end 5 feriedage, og man IKKE er feriehindret, vil alt over 5 feriedage, blive udbetalt til feriefonden på instituttets afregning. Det er her en forudsætning, at feriedagene er fra 1.-4. ferieuge, ellers bliver de udbetalt til medarbejderen.
    • Du skal ikke gøre noget i systemet for at denne udbetaling sker.

Hvad hvis en medarbejder er feriehindret?

Hvis medarbejderen har været feriehindret indtil 31. december 2023, kan der overføres alle 4 ugers ferie (1.-4. Ferieuge) uden en leders godkendelse. 5. ferieuge skal dog stadig aftales overført, idet dagene ellers vil blive udbetalt automatisk.

En restsaldo den 10. januar 2024:

Hvis der efter 10. januar står en positiv saldo pr. 31. december 2023, vil 5. ferieuge blive udbetalt til medarbejderen, og feriedage fra 1.-4. ferieuge automatisk blive udbetalt til feriefonden.

OBS  - Midlertidig proces for skæve ansættelsesdatoer

Vores nuværende løsning af automatisk optjening af feriedage ved skæve ansættelsesdatoer, blev fjernet igen i oktober, fordi udregningen af feriedagene ikke var juridisk korrekt.
Vi har derfor valgt at gå tilbage til den tidligere metode, hvor saldoen skal reguleres manuelt, som midlertidig løsning, indtil en ny og juridisk løsning er udviklet. 

Hvad skal jeg gøre? 

HR: Regulerer manuelt ferieplanerne ved alle medarbejdere med skæv startdato i forbindelse med ansættelsessagsbehandlingen - også ansættelser efter 1/9.

Sekretær: Regulerer manuelt ferieplanerne på alle medarbejdere med skæv slutdato i forbindelse med ferieafregning - også ansættelser efter 1/9.

Bemærk at udregningen er en smule anderledes end tidligere.
Følg derfor vejledningen FERIEAFREGNING, hvis der skal ferieafregnes for medarbejdere med en skæv slutdato. 

Hvornår kommer der en ny løsning? 

Ovenstående proces forventes at være en midlertidig løsning, som vil blive erstattet med en automatisk. 

Det er endnu ukendt hvornår vi har en ny løsning, der kan håndtere automatisk udregning af feriedage ved skæve ansættelsesdatoer. 

Det forventes at blive i primo 2024. 

NY - FAQ til MUS-ansvarlig

Vi har udarbejdet en FAQ for MUS-ansvarlige, der bruger mitHR til understøttelse af årets MUS.  

FAQ’en kan også bruges af administrative medarbejdere (sekretær/HR-medarbejder) der lokalt supporterer MUS-ansvarlige til daglig.   

Du kan finde FAQ’en på vejledningssiden under blokken MUS i mitHR.  
FAQ’en ligger både på dansk og engelsk og må meget gerne deles med de lokale MUS-ansvarlige. 

NY - Nye vejledninger

Notifikationsoversigt 

Vi har lavet en oversigt over hvilke notifikationer (også tidligere kendt som alarmer), der på nuværende tidspunkt er i drift.  

Oversigten giver information om hvilke notifikationer, hvem der modtager dem, hvad de indeholder og hvor ofte de kommer. 

Find notifikationsoversigten på denne side:  Rapporter og notifikationer i mitHR 


Vejledning - Udbetaling af ferie

Du kan nu tilgå en vejledning til, hvordan udbetaling af ferie, skal registreres i mitHR. Vejledningen kan bruges både til ordinære feriedage og særlige feriedage. 

Vær opmærksom på at: 

  • Ordinære feriedag nedreguleres pr. 1. september 

  • Udbetales som en del af ferieårsafslutningen i januar 

  • Særlige feriedage reguleres pr. dags dato 

  • Udbetales i maj 

Find vejledningen her: Udbetaling af ferie 


Vejledning - Ændring og annullering af regulering 

Du kan nu ændre og annullere en regulering.
Tidligere skulle du modregulerer en regulering, hvis der var lavet en fejl. Det behøver du ikke mere.  

Det er muligt at ændre på:

  • reguleringsårsagen  
  • antal dage 
  • eller du kan annullere hele reguleringen.  

Find vejledningen her: Ændringer og annullering af regulering 

OBS: Det er ikke muligt at ændre i datoen, i så fald skal reguleringen annulleres.  

Opdateret - Reguleringsårsager i Fraværsrecords

For at hjælpe alle brugere, der arbejder med Fraværsrecords, er der lavet en optimering af de reguleringsårsager man kan vælge, når man regulerer en fraværsplan (fx i forbindelse med overførsel af ferie, udbetaling af ferie og ferieafregning).   

Optimeringen består af, at man nu kun får mulighed for at vælge de reguleringsårsager, der er relevante for den specifikke fraværsplan.  

Derudover er der oprettet en ny reguleringsårsag, der hedder “Reguleringsfejl”, som kan bruges, hvis man har lavet en forkert regulering, der skal annulleres.
På den måde kan man se at annulleringen er på baggrund af en fejl.  
Se vejledning på Ændringer og annullering af regulering

Opdateret - Vejledninger der er opdateret

Vejledning på masseregistrering 

Vejledningen er nu opdateret med en måde, hvorpå masseregistreringsrapporten i mitHR kan medtage underenheder i udtrækket. Dvs. Når man skal søge ud på de enheder, man skal bruge data på, kan man nøjes med at søge ud på hovedområde og så vil rapporten udstille alle de enheder, man har adgang til.   

Se opdateringen på side 4 i vejledningen, som du finder her: Masseregistrering


MUS-vejledning 

MUS-vejledningen til sekretær og HR-medarbejder er opdateret med beskrivelse af, hvordan du ser om medarbejderen er begyndt at arbejde med et MUS-dokument, eller om MUS-dokumentet er endelig afsendt til MUS-ansvarlig.  

Det står alt på side 30 i vejledningen, som du finder her: MUS-vejledning 


Rapportoversigt 

Rapportoversigten er opdateret pr. 20-11-2023, så den stemmer overens med de rapporter, der kan tilgås i mitHR.  

Find rapportoversigten på denne side: Rapporter og notifikationer i mitHR 

Opdateret - Kendte udfordringer

Vi har opdateret siden ‘Kendte Udfordringer’ med de fejl, der er blevet løst eller opdateret og lagt under ‘Afklaringer og løste fejl’.  

Der er tale om:  

  • Løst - Uberettiget optjening af ferie for stillingstypen 221 SU ph.d.-stipendiat er blevet løst den 20.11.2023 

  • Løst - Varsling af særlige feriedage 

  • Løst – Notifikationer vedr. Ferie og fravær ender i SPAM-filter 

  • Opdateret - Orlov uden løn 

Se den fulde oversigt over kendte udfordringer her: Kendte udfordringer

10. oktober 2023

Automatisk udregning af feriesaldo ved skæve ansættelser er fjernet

Grundet fejl i den løsning, der understøtter den automatiske udregning af saldo på ferieplanerne ved skæv startdato eller slutdato, er løsningen blevet fjernet fra mitHR igen.

Det betyder at der på medarbejdere med skæv startdato eller slutdato fra oktober og efter, ikke automatisk udregnes saldo på planerne.

Vi arbejder på at få løst fejlen og genåbne løsningen. Vi forventer at det sker ved udgangen af oktober. Når løsningen er åbnet igen, vil den stadig gælde fra 01-09-2023. Det anbefales derfor at man ikke påvirker/regulerer saldoen manuelt ved skæv startdato eller slutdato.

OBS til sekretær: Vent så vidt muligt med at ferieafregne medarbejdere der fratræder i oktober, til fejlen er løst.

OBS til HR: I forbindelse med skæve startdatoer i oktober skal der ikke gøres noget. Afvent at fejlen er løst. 

Ny rapport: Saldo-ferie

Der er kommet en ny rapport, som viser medarbejders restsaldo. Rapporten hedder ’Saldo – Ferie’ og er opdelt i ferieoptjeningsåret (01.09.23 – 31.08.24) og ferieafholdelsesåret (01.09.23 – 31.12.23). I rapporten kan du se, hvor mange dage, der er overført fra det gamle ferieår til det nye, samt hvor meget restferie medarbejderen skal have planlagt inden 31.12.23.

OBS: Hvis kolonnen ’Restferie registreret’ står med kommatal, betyder det at der er påbegyndt brug af den nye ferieoptjening.

Overførsel af ferie ifm årsafslutning

Vi anbefaler, at I ikke registrerer en overførsel af feriedage før man er sikker på medarbejdernes afholdelse i resten af året.

Hvis I inden afslutningen af ferieåret registrerer overførsel af restferie til næste år, er det vigtigt at nedreguleringen af saldoen “Feriedage” laves pr. 01-09-2023. Opreguleringen skal sættes til 01-01-2024.

Vi har desværre oplevet at overførelser lavet pr. Dags dato kan skabe rod i den nyoptjente ferie og at saldoen ikke står korrekt ved årsskiftet.

Løst fejl vedr. selvbetjening og ferieoptjening

Der har desværre været fejl i fraværsmodulet, som har haft følgende konsekvenser:

  • Medarbejdere kunne ikke se forventet optjente feriedage fra september og efter.
  • Medarbejdere optjente ikke ferie fra september og frem.
  • Flere medarbejdere har oplevet ikke at kunne benytte sig af selvbetjening.

Disse fejl er blevet løst pr. 03-10-2023.

20. september 2023

Nye rapporter under Fraværsrapporter

Du kan nu tilgå et par nye rapporter i mitHR. Læs rapportteksten ovenover rapporterne for at se, hvordan rapporterne skal bruges.

Du kan under ’fraværsrapporter’ finde disse to nye rapporter:

  • Saldo Særlige Feriedage
  • Automatisk udbetalt særlige feriedage (kommende udbetalinger)

’Automatisk udbetalt særlige feriedage’, er en rapport du, som sekretær, skal validere i forhold til om det er korrekt at medarbejderen skal have noget udbetalt.

Deadline for denne validering er den 20. oktober 2023.

Nye rapporter under Medarbejderadministration

Du kan nu tilgå nye rapporter under ”Medarbejderadministration”, som giver et overblik over:

  • Fødselsdage
  • Jubilæum
  • Elever
  • Adjungeringer

Nye versioner af rapporter under Medarbejderadministration og Organisation

Vi har lavet filtrene ens på en række rapporter, for at gøre det lettere at danne rapporterne samt gjort det muligt, at se hvilket ansættelsesforhold, der er den primære ansættelse.

Vi har derfor lagt nye versioner af nedenstående 4 rapporter i mitHR:

  • Medarbejder i periode
    • Muligt at se markering af primær ansættelse
  • Medarbejderoversigt
    • Muligt at se markering af primær ansættelse
  • Ansættelsesforløb
  • Lederforhold

Du vil yderligere se, at lederforholdsrapporten er blevet rettet til, så den er nemmere at forstå og viser korrekt data.

.

Som lønmedarbejder kan du nu rette i ansættelsesforhold i mitHR

Vi har givet lønmedarbejder rettigheder til at rette i ansættelsesforhold i mitHR. Det betyder, at det nu er muligt for dig som lønmedarbejder at tilføje SLS-løbenummer og ressourcenummer på de ansættelsesforhold, som LØN håndterer.

Mulighed for at se, hvem der sidst har opdateret ansættelsesforholdet

Du kan som HR-medarbejder, HR-konsulent og lønmedarbejder nu se, hvem (AUID) der sidst har opdateret en linje i ansættelseshistorikken på ansættelsesforholdet. Vi håber det kan hjælpe jer i forbindelse med support af brugerne.

Ny vejledning til skæve ansættelser (start- og slutdatoer)

Du kan nu læse en vejledning om skæve ansættelser.

Denne vejledning er relevant for HR og sekretærer (fraværsadministratorer) og vil give en større forståelse for, hvornår medarbejderen står med korrekt feriesaldi ved skæve ansættelser. Hermed både ved skæve start- og slutdatoer.  

'Tilbagetrukket fravær' står som lavet af HR

Har du oplevet, at der pludselig er fravær, som er tilbagetrukket, og det står som lavet af HR?

Så vil det være relevant for dig at læse opdateringen på FAQ – Ferie og fravær på vegne af medarbejder – sekretær

25. august 2023

Opdateringer af systemet

Følgende fraværsnotifikationer er nu i drift:

  • Sygdom ifm. Fleksjob
  • Sygdom for nyansatte
  • Graviditetsbetinget sygdom
  • §56-sygdom

Notifikationerne sendes til de lokale HR-afdelinger, som søger refusion på baggrund af notifikationerne.

Informationerne, der danner baggrund for notifikationerne kan fremsøges med rapporterne “Registreret fravær”, “Sygdom ifm. Fleksjob" og “Sygdom for nyansatte”.

Der arbejdes fortsat på at få fraværsnotifikationen “Langvarigt fravær” i drift. Indtil da bruges rapporten “Langvarigt fravær”.

Der sendes i øvrigt notifikationer til LØN ved registrering af:

  • Ferie uden løn
  • Tjenestefri uden løn
  • Op/ned i tid

Lederadgang til rapporter er rettet

Flere medarbejdere med leder-rolle i mitHR har haft problemer med adgang til rapporterne “Registreret fravær” og “Lederforhold”.

Ledere, der også har en sekretær-rolle, har ikke oplevet dette problem.

Rolleadgange til rapporterne er blevet rettet, så rapporterne nu kan tilgås af brugere med leder-rollen.

Automatisk beregning af feriesaldi ved skæve ansættelsesdatoer

Pr. 01-09-2023 vil mitHR automatisk beregne feriesaldi ved skæve ansættelsesdatoer.

Det betyder at alle ansættelser der oprettes i mitHR med startdato fra 01-09-2023, samt ansættelser der afsluttes med slutdato efter 01-09-2023, vil være omfattet af løsningen.
Forudsætning for at løsningen fungerer, er at ansættelsen er markeret som primær.

Der arbejdes på en mere uddybende beskrivelse af løsningen. Der gives besked på denne side, såsnart der er en opdateret vejledning.

Opslag på restferie, der skal afholdes inden 31/12 2023

Se en kort vejledning til dette, der er henvendt til medarbejderne.

Fremsøgning af fraværstyperne §56-sygdom og Graviditetsbetinget sygdom

Brug rapporten “Registreret fravær”, til fremsøgning af fraværstyperne §56-sygdom og Graviditetsbetinget sygdom.

Rapporterne §56-sygdom og Graviditetsbetinget sygdom fjernes fra rapportsamlingen “Fraværsrapporter” pr. 01-09-2023

§56-sygdom og Graviditetsbetinget sygdom understøttes endvidere af notifikationer til HR.

31. juli 2023

Overblik over opgaver - sekretær

Vi har lavet et overblik med alle de opgaver en sekretær kan have i mitHR. Vejledningen indeholder opgavebeskrivelser step-by-step samt punkter såsom ’Godt at vide’ og ’OBS’. Vejledningen ligger her.   

Om registrering af sygdom og delvis sygdom

Sygdom og delvis sygdom kan registreres som periode (time-gennemsnit). Vejledning findes her.

Hvordan retter man fejl ifm en ferieregistrering

Ferie- og fraværsregistrering kan ændres, hvis medarbejderen ønsker at ændre registreringen, eller der skulle være sket en tastefejl.

Du kan kun ændre i datoer og timetal (undtagen feriedage) på selve registreringen. 

Hvis der skal ændres andre ting såsom fraværstype, skal registreringen trækkes tilbage og registreres på ny. 

Dette er opdateret i FAQ - Ferie og fravær på vegne af medarbejder

Du kan ændre/annullere en regulering af ferieplanerne

Hvis man i forbindelse med en regulering af ferieplaner, f.eks. i forbindelse med en ferieafregning, har tastet et utilsigtet tal og/eller fortegn, er det muligt at redigere/annullere reguleringen ved at gennemføre følgende trin:

Se en kort vejledning til dette i FAQ - Ferie og fravær på vagne af medarbejder

Registreret fravær viser alle med fraværsstatus ’Gemt’ som tomme felter

Rapporten 'Registreret fravær' kan nu dannes med fraværsstatus som søge-parameter. 

Dog hvis man gerne vil have et overblik over alle de fraværsregistreringer, som har statussen 'Gemt', skal man vælge alle fraværsstatusser.

Herefter skal rapporten eksporteres til excel, hvor du kan filtrere på alle de tomme felter, som vil være dem, der står med statussen 'Gemt', hvis du slår medarbejderen op under fraværsrecords.

Denne beskrivelse findes også under Kendte udfordringer.

Opdateret vejledning til omsorgsdage

Pdf-vejledningen for, hvornår der skal køres en optjening til omsorgsdages planen, er nu blevet opdateret. Dette skal være aktuelt efter HR har oprettet barnet alt afhængig af hvornår HR opretter barnet.  

Vejledningen findes her.

Opdatering af rapporten Ansættelsesforløb

Rapporten ’Ansættelsesforløb’ er nu mulig at eksportere til Excel og med brug af filtre. Der er lavet en rapporttekst, som beskriver, hvad rapporten kan bruges til, og hvordan man skal aflæse den. Derudover vil medarbejdere med fortrolighed i MSK ikke kunne søges frem i rapporten før de ikke er fortrolige mere.  

Hvad sker der med registreringen, hvis en anmodning afvises?

Der er kommet en opdatering på FAQ - ferie og fravær på vegne af medarbejder, omkring hvordan man håndterer at en ændring af en registrering afvises.  

Skabelon til registrering af faste fridage på deltidsansatte

Der er lavet en skabelon til deltidsansatte med faste fridage. Formålet med skabelonen er at hjælpe sekretæren med et overblik over ferieregistreringen for de medarbejdere, som har faste ugentlige fridage. Således det er lettere at gennemskue, hvornår der skal registreres ferie på ikke-arbejdsdage og holde styr på medarbejderens ferie.  

7. juli 2023

Support i ugerne 28-30

I løbet af sommerferien er der bemanding i supporten.  

Vi forsøger at overholde svartiden på max. en uge på de supportsager, der kommer ind. Det lykkedes ikke altid og de sidste uger, er der desværre en del, der har måttet vente længere. Det beklager vi. 

En stor del af MitHR-teamets arbejde investeres i at komme supportsager i forkøbet gennem fejlretning og sikring af ny funktionalitet, som vi ved er bredt efterspurgt. Vores prioriteter kan I læse af ovennævnte liste af snarlige opdateringer. 

Vi håber på jeres forståelse trods den utilsigtede lange svartid. 

Opdateringer af systemet

I august forventes følgende opdateringer: 

  • Følgende nye notifikationer sendes ud: 
    • Udløb af ansættelse 
    • Langvarigt fravær 
  • Følgende nye rapporter bliver tilgængelige: 
    • Lønoversigt over enheder 
    • Adjungeringer 
    • Elevforhold 
    • Seniordage 
  • Optimering af rapporten Saldooversigt på særlige feriedage 
    • Rapporten optimeres, så det er muligt at se bl.a. restferie
  • Håndtering af skæve start- og slutdatoer: 
    • Automatisk beregning af fraværssaldi i forhold til skæve startdatoer og slutdatoer gældende for alle andre ansættelsesforhold end tidsbegrænsede, stilles til rådighed umiddelbart efter sommerferien. 

Seneste opdateringer: 

Rapporter: 

  • Opdateret version af ’Registreret fravær’ 
    • §56 sygdom og Graviditetsbetinget sygdom (fuld- og deltid) kan nu ses af denne rapport.  
  • Vi fjerner de to andre rapporter med udgangen af august. 
  • Opdateret version af ‘Langvarigt fravær’ 
    • Fejl rettet, så også medarbejdere, der ikke har en slutdato på sygemeldingen kommer med i rapporten. 
  • Opdateret version af Excel-udtrækket til ‘Langvarigt fravær’ 
    • Fejl rettet, så data står korrekt ved filtrering  

Nye notifikationer: (sendes kun ved nye registreringer/opdateringer indenfor 24 timer) 

  • §56 sygdom 
  • Graviditetsbetinget sygdom (fuld- og deltid) 
  • Sygdom for nyansatte 

Opdateringer i Kendte Udfordringer

Bemærk opdateringer i Kendte udfordringer:

  • Fejl i forbindelse med opdatering til Pure
  • Manglende overførsel af tildelte AU-seniordage fra AUHRA
  • Notifikationer sendes til spam-filter
  • Udfordringer med Helligdage talte hele arbejdsdage
  • Forkerte optjeninger på feriesaldi v. stillingstyperne 221 SU ph.d.-stipendiat og 161 Afdelingstandlæge og 162 Klinisk lærer, odont

Opgaveoverblik for HR

Vi har lavet et overblik med alle de opgaver en HR-medarbejder kan have i mitHR. Vejledningen indeholder opgavebeskrivelser step-by-step samt punkter såsom ’Godt at vide’ og ’OBS’. Vejledningen ligger her.  

Håndtering af skæve start- og slutdatoer

Tidsbegrænsede ansættelser med skæv slutdato håndteres af sekretæren, der er ansvarlig for ferieafregningen, ved at beregne optjenings-saldoen for medarbejderens sidste ansættelses-måned 

Indtil den automatiske løsning er på plads håndteres omregning af saldi på alle ansættelsesforhold med skæve datoer manuelt: 

  • Ved en skæv startdato omregner HR (evt. HR-superbrugeren for mitHR) feriesaldi for ansættelsesmåneden. 
  • Ved en skæv slutdato omregner sekretæren, der er ansvarlig for ferieafregningen optjenings-saldoen for medarbejderens sidste ansættelses-måned. 

Anvend evt. omregningsarket.

Indlæsning af historiske løndata

Løndata (5 års historik) forventes testet i august måned med forventet implementering i uge 36.  

Forudsætningen for ovenstående er, at medarbejdere i mitHR har påført SLS-løbenummer, da dette er den unikke kode som gør, at data fra SLS lægger sig på den korrekte arbejdsrelation. Hvis en medarbejder ikke har noget SLS-løbenummer vil vedkommende ikke kunne få beriget sin ansættelse med løndata historisk og fremadrettet. 

Overførsel af feriesaldo i forbindelse med ansættelsesskift

Denne opgave løses, som I ved, manuelt af HR Data og Digitalisering. Vi tager i øjeblikket udgangspunkt i en liste, der inkluderer alle ansættelsesskift til og med maj måned. Derudover tager vi imod supportsager, der specifikt udpeger bestemte tilfælde. 

Vi ville ønske, vi havde kortere svartid, men vi gør det så hurtigt som muligt. Vi tilstræber at komme igennem alle sager i løbet af sommerferien. Indtil da, må vi bede jer og de berørte medarbejdere om at afvente, at saldoen er på plads før registrering af ferien. 

Nem måde at se feriesaldo, der skal bruges inden 31.12

Der er kommet en opdatering på FAQ - ferie og fravær på vegne af medarbejdere - sekretæren vedrørende, hvordan man hurtigt ser, hvor mange feriedage medarbejderen mangler at afholde inden 31.12. 

Opdatering i orlovsprocessen for HR-medarbejderen

Vejledningen for indtastning af orlov på medarbejdere i mitHR er blevet præciseret i forhold til hvilke fraværstyper HR skal anvende. Læs vejledningen om orlovsprocessen her.  

15. juni 2023

Snarlige opdateringer af systemet

Følgende opdateres i systemet i den kommende tid: 

Refusionsalarmer / -notifikationer

Kan bruges fra 19. Juni:

  • Graviditetsbetinget sygdom 
  • §56-registreringer 

Forventet levering ultimo juni: 

  • Syg ifm. Fleksjob

Forventet levering primo juli 

  • Langvarigt fravær, 28 dage 
  • Sygdom for nyansatte

Optimering af fraværssaldorapporter (inden sommerferien) 

De to saldorapporter over ferie hhv. Særlige feriedage optimeres, så de understøtter fraværsregistratorernes opslag på fraværssaldo, samt afholdt og tildelt fravær bl.a. i forbindelse med årsafslutninger (maj og december)  

Automatisk nedskrivning af tildelte feriedage ifm skæve startdatoer (inden sommerferien) 

En udvidelse, der sikrer, at det ikke er nødvendigt manuelt at rette tildelingen af feriedage ved skæve startdatoer.  

Husk påsætning af SLS-løbenr

Før sommerferien vil løndata blive indlæst i mitHR, så de bliver tilgængelige for HR-rollen. For at det kan lade sig gøre, skal der fra dags dato påsættes SLS løbenummer på ansættelsesforholdet.

Opgaven laves af HR i forbindelse med oprettelse og ændringer i ansættelsesforhold.

Indtastning af SLS løbenummer er en midlertidig opgave, som skal laves indtil vi kan sætte SLS integrationen i gang. Det vil ske i det kommende halve år.

Der er nu lukket for rapporten 'Udløb af ansættelse' - brug istedet 'Medarbejder i periode'

Vi ved, at en af de rapporter I hidtil har brugt til opfølgning på fratrædelser har været 'Udløb af ansættelse'.

Da der desværre har vist sig at være fejl i denne rapport, har vi valgt, at den ikke længere er tilgængelig.

Som et alternativ, der kan bruges til flere formål, beder vi jer bruge rapporten 'Medarbejder i periode'. Denne rapport viser Aktive medarbejdere, tilgange og afgange i den angivne periode.

Husk kommunikation til Løn omkring ferieafregning

Vær opmærksom på, at der skal sendes en mail til Løn, når medarbejderens ferie og fravær er opdateret og ferieplanerne er nulstillet og medarbejderen dermed er klar til ferieafregning.   

Systemet sender ikke denne besked automatisk. 

Slutdato på planerne under Fraværsrecords

Der er kommet en opdatering på FAQ - ferie og fravær på vegne af medarbejdere - sekretæren vedrørende, hvordan man se, om HR har tastet en fratrædelse på en medarbejder under Fraværsrecords. 

Registrering af særlige feriedage efter overgang til nyt ferieår

Der er kommet en opdatering på FAQ - ferie og fravær på vegne af medarbejdere - sekretæren vedrørende, hvordan man håndterer, hvis en medarbejder oplyser om afholdelse af særlige feriedage i det gamle ferieår (dvs. inden 1.5), men efter man er overgået til det nye ferieår (dvs. efter 1.5) 

Hvornår man skal regulere i containeren?

Der er kommet en opdatering på FAQ - ferie og fravær på vegne af medarbejdere - sekretæren vedrørende, hvornår skal der reguleres i Særlige feriedage Container 1.1 - 30.4? 

Opdatering af fraværstypeoversigt

Fraværstypeoversigten er blevet opdateret, se oversigten her.  

Opdatering af vejledning til håndtering af orlov

Vejledningen omkring håndtering af orlov med/uden løn er blevet præciseret i forhold til at optjening af ferie.

Ved orlov uden løn gælder denne ret til ferie i de første 6 måneder både for ordinære feriedage og særlig feriedage.  

MUS-ansvarlig i mitHR

Følgende er lagt på https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/hr-systemer/mithr-forside/for-medarbejdere 

Som medarbejder kan du nu se, hvem der er registreret som din MUS-ansvarlige i mitHR. Din MUS-ansvarlig vil i reglen være din nærmeste leder. Hvis du skal holde MUS med en anden end din nærmeste leder, vil dette blive ændret forud for MUS-året, der i år starter d. 1. oktober 2023. 

Bruger din enhed et andet MUS-system end mitHR, bør du tale med din nærmeste leder om, hvordan du skal holde MUS næste år. 

Spørgetimerne orienteres igen specifikt mod sekretærer hhv. HR

Fra næste uge implementeres en ændring i afholdelsen af spørgetimerne.

De afholdes fortsat to gange om ugen, men i fremtiden vil den afsatte time blive delt.

I den første halve time prioriteres spørgsmål fra sekretærer og i den anden prioriteres spørgsmål fra  HR-medarbejdere.

Engelske oversættelser af videovejledningerne

Ved at vælge engelsk i indstillinger i vejledningsværktøjet (via de tre prikker i bunden - højre side af billedet, hvor man bladrer mellem siderne), der viser vejledningerne, får man en engelsk tekst, der forklarer vejledningstrinnene.

Vi har desværre endnu ikke kunnet prioritere at lave en ny version med skærmbilleder fra det engelske mitHR, men de felter, der er refereret til, er tydeligt markeret i videoen.  

5. juni 2023

Ansættelser med skæve slutdatoer

Vejledningen Ferieafregning indeholder nu et afsnit omkring medarbejdere der slutter på en skæv slutdato, og hvordan man håndterer dette i forbindelse med ferieafregning. Derudover er vejledningen blevet tilføjet en beregner til udregningen af optjente ferie og særlige feriedage på skæve datoer.  

Automatisk tilbagetrækning af anmodninger om fravær

Følgende er specifikt for brugere af ProjektTid. 

Der sker i nogle tilfælde en automatisk tilbagetrækning af anmodninger om fravær uden medarbejderen har anmodet om tilbagetrækning. 

Situationen kan opstå, hvis en medarbejder har sendt en anmodning af ferie/fravær til godkendelse, men deres timeseddel bliver godkendt i mellemtiden. 

For at undgå denne situation skal man sørge for at alle fraværsanmodninger bliver godkendt inden timesedlen godkendes.  

Forklaringen på de automatiske tilbagetrækninger er, at: 

mitHR er sat op til at behandle anmodninger om godkendelse af timesedler og fravær på én gang på trods af, at det for en bruger er to forskellige ting. Denne opsætning er valgt i forbindelse med den samlede opsætning af modulerne til ProjektTid og Ferie/Fravær. 

Godkendelser kan "forstyrre hinanden", hvilket kan betyde en tilbagetrækning af en anmodning, når en timeseddel, eller en fraværsanmodning allerede er godkendt, eller vice versa.  

Den anden anledning til tilbagetrækning er hvis sekretæren slår en medarbejder op i 'fraværsrecords' og trykker 'afsend' på en registrering, der ligger til godkendelse. Derved tilbagetrækkes den oprindelige anmodning, fordi den nu er godkendt med 'afsend'.  

Anmodningen om godkendelse er opfyldt og den oprindelige notifikation kan dermed ignoreres og slettes.  

Systemets automatiske tilbagetrækninger kan identificeres ved, at de står med tilbagetrækningsteksten 'Web Services Application Identity for HCM'.  

Afslutning af ferieåret for særlige feriedage

Ifm afslutning af ferieåret for særlige feriedage er den anbefalede deadline for overførsel af dage fra et år til et andet den sidste dag i det gamle ferieår (d. 30.4). Systemet er dog ikke lukket for, at man kan registrere overførslen også selvom man har passeret d. 1.5, hvis det viser sig, at en medarbejder har afholdt mere end der er registreret, eller der er behov for andre rettelser.

Overførsel af særlige feriedage fra et ferieår til det næste består af både en nedregulering og en opregulering (henholdsvis step 1 og step 2 i denne vejledning).  

Nedreguleringen er vigtig for at saldoen bliver korrekt i forbindelse med udbetaling af særlige feriedage. 

’Fortabelse’ betyder, at dagene ikke længere kan afholdes. Disse kommer umiddelbart med i en liste, der trækkes til Løn med henblik på udbetaling. 

Denne liste sendes til de lokale sekretærer mhp validering inden den sendes til Løn, så det kan besluttes om feriedagene skal til udbetaling I det tilfælde, at de ikke skal, kan feriesaldoen rettes.

Listen forventes udtrukket til validering i september. Løn skal have den validerede liste mhp udbetaling til oktober-lønnen. 

Fejl vedrørende sletning af ansættelsesforhold

Fejl i mitHR vedrørende slet af ansættelsesforhold – se beskrivelse af håndteringen under Kendte udfordringer

Hvis du opdager, at der er et ansættelsesforhold, der er forsvundet, kontakt din lokale HR-funktion. 

Oversigt over data i mitHR

For at give en større forståelse for hvilke data og hvor det ligger i mitHR, er hermed en oversigt over de primære data, der ligger på henholdsvis personen og på ansættelsesforholdet.  

Data i mitHR.pdf  

Rapport med oversigt over fratrædelser / udløb af ansættelse

Vi har desværre konstateret, at ikke alle udløbne ansættelser, kommer med i denne rapport. Vi har endnu ikke kunnet udrede mønsteret og derfor vil rapporten ikke kunne anvendes indtil fejlen er løst. 

Løsning af fejlen  

Anvend istedet rapporten Medarbejderadministration->Medarbejder i perioden, der viser både tilgange, aktive og afgange. Denne rapport viser også en del andre nyttige informationer. Download til Excel og filtrering på f.eks. afgange kan bruges i dette tilfælde 

Der er en generel beskrivelse af brugen af rapporterne på vej. 

Vejledning til håndtering af ferie & fravær for deltidsansatte

Der er nu udarbejdet en vejledning for håndtering af ferie og fravær for deltidsansatte på AU. Vejledningen anviser håndteringen af de medarbejdere som enten går op eller ned i tid, har faste ugentlige fridage samt er fleksjobansatte.   

I vejledningen kan man læse hvordan sekretæren skal registrere ferie og fravær med konkrete eksempler.  

Support ved akut behov

Vi ved, at der er et ønske om at kunne kontakte en supporter direkte, fordi det virker som den hurtigste måde at få svar på en akut henvendelse. Med den support-erfaring, vi har i HR Data og Digitalisering, er det dog tydeligt, at når vi skal yde en rimelig service til den brede kreds af brugere, er det ikke vejen frem. 

Der er størst sandsynlighed for at få svar på en akut henvendelse, ved at oprette en supportsag og gerne notere i overskriften, at sagen er akut.  

Vi har som målsætning at svare på henvendelser gennem supportsystemet indenfor få dage. For at kunne leve op til den målsætning forsøger vi at skrive svarene på selve supportsagerne og vi er omhyggelige med at samle svarene op som rettelser til eksisterende, eller som nye vejledninger. 

Vi anbefaler også at deltage i spørgetimerne tirsdag, eller torsdag. På disse timer er der også mulighed for at skabe kontakt til andre bruger og dele viden, eller hjælpes ad med at finde frem til relevante løsninger. Vi har set flere eksempler på, at der skabes gode kontakter, der dermed også kan bruges i tilfælde af et akut behov. 

27. april 2023

Udbetaling af særlige feriedage

Ved godkendt aftale om udbetaling (blanket)

Hvis medarbejder har bedt om udbetaling af særlige feriedage til maj 2023 og der forligger en godkendt blanket, skal sekretæren nu nedskrive saldo til 0 eller de antal dage, der skal udbetales, på planen; Særlige feriedage.

Nedskrivning kan ske med reguleringsårsag: 'Udbetaling af særlige feriedage'.

Der kan tages udgangspunkt i step 1 i denne vejledning

Automatisk udbetaling af særlige feriedage

Hvis særlige feriedage ikke er afholdt, overført eller aftalt til udbetaling i maj inden 30-04-2023, vil restsaldo på særlige feriedage blive trukket ud på en liste, som Løn modtager og udbetaler dagene.

Hvis restsaldo er 0,1 dag eller herunder, vil restsaldoen bortfalde og ikke blive udbetalt.

Har man en medarbejdere med så lav en restsaldo, skal medarbejder informeres om bortfaldet, så medarbejder kan tage stilling til om det er en restsaldo, der skal overføres eller afholdes.

Overførsel af særlige feriedage uden nedregulering af saldo

Overførsel af særlige feriedage fra et ferieår til det næste består af både en nedregulering og en opregulering (henholdsvis step 1 og step 2 i denne vejledning). 

Nedreguleringen er vigtig for at saldoen bliver korrekt i forbindelse med udbetaling af særlige feriedage.

Når HR Data og Digitalisering danner listen til Løn for udbetaling af særlige feriedage, vil der som ekstra sikkerhed blive taget højde for, at en overførsel kan være sket uden en registreret nedregulering.

Opdatering af FAQ

FAQ-listen er blevet opdateret under følgende emner

Fremsøgning af medarbejder

  • Tips til hvordan man søger det relevante ansættelsesforhold frem

Ferie og fravær på vegne af medarbejder

  • Hvordan retter jeg en regulering?
  • Hvordan ser jeg en regulering?

 Masseregistrering af ferie

  •  Flere spørgsmål og svar, bl.a. om brugen af Excel-værktøjet til masseregistrering.

Lederforhold

  • Om tilknytning af leder, der har flere ansættelsesforhold

5. april 2023

Håndtering af ferieoptjening under orlov

Her findes en beskrivelse af, hvad der skal afklares og senere registreres i mitHR i forbindelse med at en medarbejder skal holde orlov uden Løn.

Vejledning om ferieoptjening under orlov.

Nu kan du masseregistrere / forhåndsregistrere ferie i mitHR

Funktionen til masseregistrering af ferie i mitHR er nu tilgængelig.

Her finder du vejledningen.

Hjælp til varsling af særlige feriedage

Pt. er det ikke muligt at tilgå en rapport med overblik over medarbejdernes restsaldo på særlige feriedage.

Derfor skal du håndtere varsling af særlige feriedage til brug inden 1. maj 2023 således:

  • Træk rapport "Saldo - Særlige feriedage". Rapporten viser saldo for indeværende måned.
  • Identificér de medarbejdere, der har mere end nul i saldo
  • Træk rapport "Registreret fravær", fraværskategori "Andet", Periode 01-05-22 til 30-04-23 > Eksporter rapport til Excel > Filtrer ned på fraværstype "Særlige feriedage" > Se hvor mange særlige feriedage medarbejder i alt har registreret.

Særlige feriedage efter 1.5.2023 fra AUHRA skal registreres igen

Særlige feriedage registreret efter 1.5.2023 i AUHRA er ikke overført til mitHR. Det skyldes at planen for særlige feriedage i mitHR ikke tillader registrering af særlige feriedage til næste afholdelsesår. Derfor skal registreringen ske fra den 1.5.2023 og frem.

Registreringerne skal således tastes igen og der er pr. mail sendt en liste over dem, det drejer sig om. Listen er fordelt på ansvarsområder, så I kan se, hvad der er relevant for jer. 

Tips til planlægning af din ferie

Der er udarbejdet en ny vejledning til medarbejderne for at præcisere, hvor man kan slå op for at finde saldo, som kan danne grundlag for planlægningen af ferie: Tips til planlægning af din ferie.

Vi er opmærksomme på, at medarbejderne ikke nødvendigvis læser vejledningerne af sig selv, så I må meget gerne gøre opmærksom på vejledningen, så medarbejderne får bedst mulig hjælp og I får færre af de samme spørgsmål.

Overførsel af feriedage og særlige feriedage

Vejledningen til dette emne er opdateret med et ekstra step i processen: Sådan overfører du feriedage for medarbejderen fra ferieår til ferieår

Ferieafregning ved fratrædelse

Vejledningen Ferieafregning er blevet opdateret med en præcisering af hvilke planer, der skal nulstilles, og hvordan man opdaterer eksisterende fravær før og efter fratrædelsesdatoen. Ligeledes er det nu også præciseret i vejledningen, hvordan man nedskriver saldoen før og efter fratrædelsesdatoen.

17. marts 2023

Ny rapport - Lederforhold

Der er udarbejdet en ny rapport, som viser og giver et overblik over ledere i mitHR. Du finder den under rapportsamlingen Organisation.

Ny vejledning om ferieafregning

Der er nu en vejledning på den nye proces omkring ferieafregning.
Find vejledning om "Ferieafregning”

Opdatering af 'Kendte udfordringer'

Ny pr. 17.03.23 – Trækker en sekretær en rapport, vil sekretæren ikke selv blive vist i rapporten. Det undersøges om det kan løses.

Løst pr. 16.03.23 – Fraværsanmodninger der godkendes pr. mail vil automatisk forsvinde fra mitHR senest 30 min efter godkendelsen.

Ny pr. 10.03.23 – Ændring af timetal på medarbejder slår ikke igennem til fravær. Der arbejdes på en løsning.

Læs mere og hold selv løbende øje med nye, opdaterede og løste kendte udfordringer via ”Kendte udfordringer i mitHR

10. februar 2023

Månedlig opfølgning på udløb af ansættelser

Normalt vil der blive sendt en alarm med de ansættelser, som har en forventet slutdato indenfor de næste 30 dage. Denne notifikation virker desværre ikke i mitHR endnu, hvorfor vi gerne vil sikre os, at processen midlertidigt kan bibeholdes uden en alarm.

Derfor bedes du mindst en gang om måneden tilgå rapporten ”Udløb af ansættelse”. Det gør du ved at trykke på Rapporter à Medarbejderadministration à Udløb af ansættelse, jf. nedenstående billede:

Under udløb af ansættelse kan du ved at vælge dit hovedområde og område og derefter trykke på ”Anvend” få vist de ansættelser indenfor dit område, som har en forventet slutdato i den angivne periode (der er mulighed for at lave udtræk til Excell i højre hjørne. Således får du vist de ansættelsesforhold, som enten skal forlænges eller afsluttes. Hvis de skal afsluttes bedes du - som normalt - at opdatere ferieregistreringen og give LØN besked.

Hvis du er i tvivl om noget, må du gerne række ud i egen enhed og hvis der stadig er tvivl, så kontakt din lokale HR.