Nyhedsbreve mitHR

I forbindelse med dette års ferieårsafslutning, skal medarbejderens restsaldo fra den 31. august 2023 håndteres og gå i nul eller under 1 feriedag.

Man ser restsaldo for 31. august 2023 i rapporten ’Saldo-ferie’.

Vær opmærksom på, at du som sekretær har en deadline den 10. januar 2024 til at få registreret afholdt, overført eller udbetaling af restsaldoen på medarbejderen.

Alt under 1 feriedag bliver overført automatisk, og hvis der er over 1 feriedage tilbage den 10. januar 2024, vil det blive udbetalt til medarbejder eller feriefonden.

Status på restsaldo for hvert område, ser således ud: 

• ARTS: 32
• HE: 75
• BSS: 48
• TECH: 52
• NAT: 33
• FA, Rektoratet og Tvær: 20

MUS-spørgetimer

De dedikerede spørgetimerne på MUS udbydes ikke efter nytår.

Hvis man som sekretær eller HR-medarbejder har MUS-relaterede spørgsmål, er man velkommen til at tage dem med på de almindelige spørgetimer.

Sekretær-spørgetimer

Spørgetimerne for sekretærer fortsætter efter nytår, og afholdes som udgangspunkt hver torsdag fra kl. 09:30-10:00.

Oversigten over datoer og links til møderne vil blive opdateret snarest. Link til spørgetimeoversigt for sekretærer

HR-spørgetimer

Spørgetimerne for HR-medarbejdere fortsætter efter nytår, og afholdes som udgangspunkt hver torsdag fra kl. 10:00-10:30.

Oversigten over datoer og links til møderne vil blive opdateret snarest. Link til spørgetimeoversigt for HR

Vi har indenfor den seneste tid fået en del sager vedrørende modtagelse af beskeder om, at medarbejder har tilbagetrukket sin ferieanmodning kort efter, at medarbejder har afsendt anmodningen. Vi har kigget ind i de forskellige sager og fundet ud af, hvad disse tilbagetrækningsbeskeder kommer på baggrund af.

Der er to tilfælde hvor systemet automatisk vil sende denne besked om tilbagetrækning til leder/delegeret godkender, men hvor fraværet står som godkendt i systemet.

Omgåelse af godkendelsesflowet

Hvis en administrativ rolle (sekretær/HR-medarbejder/Systemadministrator) tilgår ferieregistreringen, der afventer godkendelse, i Fraværsrrecords og afsender fraværet, omgås det godkendelsesflow, der ligger og afventer.

Da godkendelsesflowet ikke længere er relevant, tilbagetrækkes godkendelsen (da den er håndteret fra en administrativ side). Besked om tilbagetrækningen er dermed et tegn på, at der ikke behøves at blive handlet på den oprindelig anmodning.

Afsendelse af timeseddel (KUN bruger af ProjektTid)

Hvis en medarbejder laver en ferieregistrering, som sendes til godkendelse, og før godkendelsen er givet på ferieanmodningen, afsender sin timeseddel, vil fraværet blive godkendt, men der vil komme en besked til godkender om at medarbejder har tilbagetrukket sin anmodning.

Ferieafregning

Ferieafregningsvejledningen er blevet splittet op, således at alt omkring skæve slutdatoer står i én vejledning, og ferieafregning ved ansættelser, der udløber den sidste dag i måneden, står i en anden.

Vejledningen Ferieafregning, indeholder en trinvis guide til hvordan sekretæren håndterer ferieafregning. 

Vejledningen Ferieafregning ved skæve ansættelsesdatoer, er også til sekretæren og indeholder en præcisering af hvordan ferieafregning håndteres ved skæve slutdatoer. 

Overførsel af feriedage for medarbejderen fra ferieår til ferieår

Vejledningen er blevet opdateret med, hvordan man håndterer overførsel af feriedage på ansættelsesforhold, hvor der har været et skift i ansættelsen i perioden 1. september – 31. december. Et ansættelseskift vil sige at man f.eks. går fra adjunkt til lektor. 

Læs den opdateret vejledning her.

Vores oversigt over kendte udfordringer er opdateret med 3 nye ting:

Rapport – saldo Særlige feriedage

Der er fundet en ny fejl i rapporten ’Saldo - Særlige feriedage’. Rapporten viser forkert saldo, og indtil rapporten er opdateret må man slå medarbejderen op under ’Fraværsrecords’.

Annullering af regulering

Når man annullerer en regulering, oplever vi at saldo i fraværsrecords retter sig til, men den automatiske fortabelse af restferie, der ikke er brugt, viser ikke det korrekte.  

Forkert saldo på ferie ved skæv deltid

Hvis en medarbejder fx er på 22,2 timer om ugen - Svarer det til 4,44 timer pr dag.  

I ugentlig arbejdstid kan der tastes hele timer og hele minutter. Her skal timer og minutter ramme den ugentlig arbejdstid. Det betyder, at hvis vi har en medarbejder, der har 22,2 timer om ugen, og der tastes 4 timer og 26 min. vil systemet automatisk runde minutter op til 22,2 timer, men det vil give problemer i fraværsrecord, da der mangler 0,4 minutter.  

Hvordan opdager man det?  

Det ses kun på ferieplanen og i rapporten 'Saldo-ferie'.  

Når I har sådant et tilfælde, skal I oprette en Cherwell sag, så vi kan rette det.  

Skæve ansættelsesdatoer – HR

Der er lavet en separat vejledning til, hvordan HR håndtere skæve startdatoer heriblandt hvordan man tilpasser saldoen for feriedage og særlige feriedage.

Se vejledningen her.

Løndata i mitHR - HR

Under vejledninger for HR-medarbejder, er der lagt 2 vejledninger og 1 undervisningsmateriale ind omkring løndata i mitHR. 

Disse udvalgte roller kan se og tilgå løndata på medarbejdere i mitHR:

• HR-medarbejder
• Lønmedarbejder
• Systemadministrator

Selvom man har en af ovenstående roller, er det ikke muligt at slå sin egen løndata op i mitHR. 

OBS - Fortrolighedsinstrukserne man er underlagt i sin funktion som administrativ medarbejder, gælder også disse løndata i mitHR. Man slår ikke løndata op uden man sidder med et relevant formål.

Tilgå vejledninger: 

• Vejledning til Løndata i mitHR
• Gruppering af løndele

Tilgå undervisningsmateriale: 

• Præsentation - HR-partner efteruddannelse (ultimo 2023)

Vi har lavet en notifikation - Udløb af ansættelse, som skal hjælpe de enkelte enheder med et overblik over, hvem der udløber indenfor de næste 3 måneder.

Notifikationen kommer første gang 31.12.2023 og herefter én gang om måneden.

Notifikationen bliver sendt til de lokale enheders funktionspostkasse med løn cc.

Notifikationen består af 2 separate mails:

1. En mail med en vedhæftede fil over alle lønnede ansættelsesforhold, der udløber (OBS: hvis medarbejderen går fra et lønnede til et nyt lønnede ansættelsesforhold i direkte forlængelse, vil de ikke komme med i notifikation)
2. En mail med en vedhæftede fil over alle de ulønnede ansættelsesforhold, som udløber

OBS: Hvis vi ikke har modtaget en funktionspostkasse, vil man ikke modtage notifikationen.

Er man er i tvivl om, der er blevet indsendt en funktionspostkasse for ens egen enhed, anbefales det at snakke med sin leder, og derefter indsende informationer om funktionspostkasse samt enhedsnummer til mail: hr.it-info@au.dk

Se restferie

Sekretær/Leder/HR-medarbejder kan se et overblik over hvem der har restferie, der endnu ikke er planlagt eller håndteret (ift. overførsel eller udbetaling) ved at trække rapporten "Saldo - Ferie" under rapportsamlingen Fraværsrapporter. 

Medarbejder kan se hvor meget restferie de mangler at planlægge, ved at følge denne vejledning: Sådan finder du de feriedage du skal afholde inden 31/12 2023

Håndtering af restferie

Følgende information er også sendt ud til alle med sekretær-rollen i mitHR d. 23-11-2023. 

Opsummering af, hvad du skal huske at gøre inden den 10. januar 2024:

Saldo pr. 31. december 2023 skal være nul i mitHR.

• Er saldo pr. 31. december 2023 under 1 dag, skal du ikke gøre noget, da denne bliver automatisk overført til næste ferieår
• 5. ferieuge kan overføres efter aftale med lederen. Denne overførsel sker i mitHR jf. vejledningen for overførsel af ferie til næste ferieår
• Maximalt 5 feriedage kan udbetales efter aftale med lederen. Udbetaling af feriedage sker i mitHR jf vejledningen Udbetaling af ferie. Derudover skal du give LØN  besked om den ønskede udbetaling.
• Hvis saldoen er mere end 5 feriedage, og man IKKE er feriehindret, vil alt over 5 feriedage, blive udbetalt til feriefonden på instituttets afregning. Det er her en forudsætning, at feriedagene er fra 1.-4. ferieuge, ellers bliver de udbetalt til medarbejderen.
  • Du skal ikke gøre noget i systemet for at denne udbetaling sker.

Hvad hvis en medarbejder er feriehindret?

Hvis medarbejderen har været feriehindret indtil 31. december 2023, kan der overføres alle 4 ugers ferie (1.-4. Ferieuge) uden en leders godkendelse. 5. ferieuge skal dog stadig aftales overført, idet dagene ellers vil blive udbetalt automatisk.

En restsaldo den 10. januar 2024:

Hvis der efter 10. januar står en positiv saldo pr. 31. december 2023, vil 5. ferieuge blive udbetalt til medarbejderen, og feriedage fra 1.-4. ferieuge automatisk blive udbetalt til feriefonden.

Vores nuværende løsning af automatisk optjening af feriedage ved skæve ansættelsesdatoer, blev fjernet igen i oktober, fordi udregningen af feriedagene ikke var juridisk korrekt.
Vi har derfor valgt at gå tilbage til den tidligere metode, hvor saldoen skal reguleres manuelt, som midlertidig løsning, indtil en ny og juridisk løsning er udviklet. 

Hvad skal jeg gøre? 

HR: Regulerer manuelt ferieplanerne ved alle medarbejdere med skæv startdato i forbindelse med ansættelsessagsbehandlingen - også ansættelser efter 1/9.

Sekretær: Regulerer manuelt ferieplanerne på alle medarbejdere med skæv slutdato i forbindelse med ferieafregning - også ansættelser efter 1/9.

Bemærk at udregningen er en smule anderledes end tidligere.
Følg derfor vejledningen FERIEAFREGNING, hvis der skal ferieafregnes for medarbejdere med en skæv slutdato. 

Hvornår kommer der en ny løsning? 

Ovenstående proces forventes at være en midlertidig løsning, som vil blive erstattet med en automatisk. 

Det er endnu ukendt hvornår vi har en ny løsning, der kan håndtere automatisk udregning af feriedage ved skæve ansættelsesdatoer. 

Det forventes at blive i primo 2024. 

Vi har udarbejdet en FAQ for MUS-ansvarlige, der bruger mitHR til understøttelse af årets MUS.  

FAQ’en kan også bruges af administrative medarbejdere (sekretær/HR-medarbejder) der lokalt supporterer MUS-ansvarlige til daglig.   

Du kan finde FAQ’en på vejledningssiden under blokken MUS i mitHR.  
FAQ’en ligger både på dansk og engelsk og må meget gerne deles med de lokale MUS-ansvarlige. 

Notifikationsoversigt 

Vi har lavet en oversigt over hvilke notifikationer (også tidligere kendt som alarmer), der på nuværende tidspunkt er i drift.  

Oversigten giver information om hvilke notifikationer, hvem der modtager dem, hvad de indeholder og hvor ofte de kommer. 

Find notifikationsoversigten på denne side:  Rapporter og notifikationer i mitHR 

Vejledning - Udbetaling af ferie

Du kan nu tilgå en vejledning til, hvordan udbetaling af ferie, skal registreres i mitHR. Vejledningen kan bruges både til ordinære feriedage og særlige feriedage. 

Vær opmærksom på at: 

• Ordinære feriedag nedreguleres pr. 1. september 

• Udbetales som en del af ferieårsafslutningen i januar 

• Særlige feriedage reguleres pr. dags dato 

• Udbetales i maj 

Find vejledningen her: Udbetaling af ferie 

Vejledning - Ændring og annullering af regulering 

Du kan nu ændre og annullere en regulering.
Tidligere skulle du modregulerer en regulering, hvis der var lavet en fejl. Det behøver du ikke mere.  

Det er muligt at ændre på:

• reguleringsårsagen  
• antal dage 
• eller du kan annullere hele reguleringen.  

Find vejledningen her: Ændringer og annullering af regulering 

OBS: Det er ikke muligt at ændre i datoen, i så fald skal reguleringen annulleres.  

For at hjælpe alle brugere, der arbejder med Fraværsrecords, er der lavet en optimering af de reguleringsårsager man kan vælge, når man regulerer en fraværsplan (fx i forbindelse med overførsel af ferie, udbetaling af ferie og ferieafregning).   

Optimeringen består af, at man nu kun får mulighed for at vælge de reguleringsårsager, der er relevante for den specifikke fraværsplan.  

Derudover er der oprettet en ny reguleringsårsag, der hedder “Reguleringsfejl”, som kan bruges, hvis man har lavet en forkert regulering, der skal annulleres.
På den måde kan man se at annulleringen er på baggrund af en fejl.  
Se vejledning på Ændringer og annullering af regulering

Vejledning på masseregistrering 

Vejledningen er nu opdateret med en måde, hvorpå masseregistreringsrapporten i mitHR kan medtage underenheder i udtrækket. Dvs. Når man skal søge ud på de enheder, man skal bruge data på, kan man nøjes med at søge ud på hovedområde og så vil rapporten udstille alle de enheder, man har adgang til.   

Se opdateringen på side 4 i vejledningen, som du finder her: Masseregistrering

MUS-vejledning 

MUS-vejledningen til sekretær og HR-medarbejder er opdateret med beskrivelse af, hvordan du ser om medarbejderen er begyndt at arbejde med et MUS-dokument, eller om MUS-dokumentet er endelig afsendt til MUS-ansvarlig.  

Det står alt på side 30 i vejledningen, som du finder her: MUS-vejledning 

Rapportoversigt 

Rapportoversigten er opdateret pr. 20-11-2023, så den stemmer overens med de rapporter, der kan tilgås i mitHR.  

Find rapportoversigten på denne side: Rapporter og notifikationer i mitHR 

Vi har opdateret siden ‘Kendte Udfordringer’ med de fejl, der er blevet løst eller opdateret og lagt under ‘Afklaringer og løste fejl’.  

Der er tale om:  

• Løst - Uberettiget optjening af ferie for stillingstypen 221 SU ph.d.-stipendiat er blevet løst den 20.11.2023 

• Løst - Varsling af særlige feriedage 

• Løst – Notifikationer vedr. Ferie og fravær ender i SPAM-filter 

• Opdateret - Orlov uden løn 

Se den fulde oversigt over kendte udfordringer her: Kendte udfordringer

Grundet fejl i den løsning, der understøtter den automatiske udregning af saldo på ferieplanerne ved skæv startdato eller slutdato, er løsningen blevet fjernet fra mitHR igen.

Det betyder at der på medarbejdere med skæv startdato eller slutdato fra oktober og efter, ikke automatisk udregnes saldo på planerne.

Vi arbejder på at få løst fejlen og genåbne løsningen. Vi forventer at det sker ved udgangen af oktober. Når løsningen er åbnet igen, vil den stadig gælde fra 01-09-2023. Det anbefales derfor at man ikke påvirker/regulerer saldoen manuelt ved skæv startdato eller slutdato.

OBS til sekretær: Vent så vidt muligt med at ferieafregne medarbejdere der fratræder i oktober, til fejlen er løst.

OBS til HR: I forbindelse med skæve startdatoer i oktober skal der ikke gøres noget. Afvent at fejlen er løst. 

Der er kommet en ny rapport, som viser medarbejders restsaldo. Rapporten hedder ’Saldo – Ferie’ og er opdelt i ferieoptjeningsåret (01.09.23 – 31.08.24) og ferieafholdelsesåret (01.09.23 – 31.12.23). I rapporten kan du se, hvor mange dage, der er overført fra det gamle ferieår til det nye, samt hvor meget restferie medarbejderen skal have planlagt inden 31.12.23.

OBS: Hvis kolonnen ’Restferie registreret’ står med kommatal, betyder det at der er påbegyndt brug af den nye ferieoptjening.

Vi anbefaler, at I ikke registrerer en overførsel af feriedage før man er sikker på medarbejdernes afholdelse i resten af året.

Hvis I inden afslutningen af ferieåret registrerer overførsel af restferie til næste år, er det vigtigt at nedreguleringen af saldoen “Feriedage” laves pr. 01-09-2023. Opreguleringen skal sættes til 01-01-2024.

Vi har desværre oplevet at overførelser lavet pr. Dags dato kan skabe rod i den nyoptjente ferie og at saldoen ikke står korrekt ved årsskiftet.

Der har desværre været fejl i fraværsmodulet, som har haft følgende konsekvenser:

• Medarbejdere kunne ikke se forventet optjente feriedage fra september og efter.
• Medarbejdere optjente ikke ferie fra september og frem.
• Flere medarbejdere har oplevet ikke at kunne benytte sig af selvbetjening.

Disse fejl er blevet løst pr. 03-10-2023.

Du kan nu tilgå et par nye rapporter i mitHR. Læs rapportteksten ovenover rapporterne for at se, hvordan rapporterne skal bruges.

Du kan under ’fraværsrapporter’ finde disse to nye rapporter:

• Saldo Særlige Feriedage
• Automatisk udbetalt særlige feriedage (kommende udbetalinger)

’Automatisk udbetalt særlige feriedage’, er en rapport du, som sekretær, skal validere i forhold til om det er korrekt at medarbejderen skal have noget udbetalt.

Deadline for denne validering er den 20. oktober 2023.

Du kan nu tilgå nye rapporter under ”Medarbejderadministration”, som giver et overblik over:

• Fødselsdage
• Jubilæum
• Elever
• Adjungeringer

Vi har lavet filtrene ens på en række rapporter, for at gøre det lettere at danne rapporterne samt gjort det muligt, at se hvilket ansættelsesforhold, der er den primære ansættelse.

Vi har derfor lagt nye versioner af nedenstående 4 rapporter i mitHR:

• Medarbejder i periode
  • Muligt at se markering af primær ansættelse
• Medarbejderoversigt
  • Muligt at se markering af primær ansættelse
• Ansættelsesforløb
• Lederforhold

Du vil yderligere se, at lederforholdsrapporten er blevet rettet til, så den er nemmere at forstå og viser korrekt data.

.

Vi har givet lønmedarbejder rettigheder til at rette i ansættelsesforhold i mitHR. Det betyder, at det nu er muligt for dig som lønmedarbejder at tilføje SLS-løbenummer og ressourcenummer på de ansættelsesforhold, som LØN håndterer.

Du kan som HR-medarbejder, HR-konsulent og lønmedarbejder nu se, hvem (AUID) der sidst har opdateret en linje i ansættelseshistorikken på ansættelsesforholdet. Vi håber det kan hjælpe jer i forbindelse med support af brugerne.

Du kan nu læse en vejledning om skæve ansættelser.

Denne vejledning er relevant for HR og sekretærer (fraværsadministratorer) og vil give en større forståelse for, hvornår medarbejderen står med korrekt feriesaldi ved skæve ansættelser. Hermed både ved skæve start- og slutdatoer.  

Har du oplevet, at der pludselig er fravær, som er tilbagetrukket, og det står som lavet af HR?

Så vil det være relevant for dig at læse opdateringen på FAQ – Ferie og fravær på vegne af medarbejder – sekretær

Følgende fraværsnotifikationer er nu i drift:

• Sygdom ifm. Fleksjob
• Sygdom for nyansatte
• Graviditetsbetinget sygdom
• §56-sygdom

Notifikationerne sendes til de lokale HR-afdelinger, som søger refusion på baggrund af notifikationerne.

Informationerne, der danner baggrund for notifikationerne kan fremsøges med rapporterne “Registreret fravær”, “Sygdom ifm. Fleksjob" og “Sygdom for nyansatte”.

Der arbejdes fortsat på at få fraværsnotifikationen “Langvarigt fravær” i drift. Indtil da bruges rapporten “Langvarigt fravær”.

Der sendes i øvrigt notifikationer til LØN ved registrering af:

• Ferie uden løn
• Tjenestefri uden løn
• Op/ned i tid

Flere medarbejdere med leder-rolle i mitHR har haft problemer med adgang til rapporterne “Registreret fravær” og “Lederforhold”.

Ledere, der også har en sekretær-rolle, har ikke oplevet dette problem.

Rolleadgange til rapporterne er blevet rettet, så rapporterne nu kan tilgås af brugere med leder-rollen.

Pr. 01-09-2023 vil mitHR automatisk beregne feriesaldi ved skæve ansættelsesdatoer.

Det betyder at alle ansættelser der oprettes i mitHR med startdato fra 01-09-2023, samt ansættelser der afsluttes med slutdato efter 01-09-2023, vil være omfattet af løsningen.
Forudsætning for at løsningen fungerer, er at ansættelsen er markeret som primær.

Der arbejdes på en mere uddybende beskrivelse af løsningen. Der gives besked på denne side, såsnart der er en opdateret vejledning.

Se en kort vejledning til dette, der er henvendt til medarbejderne.

Brug rapporten “Registreret fravær”, til fremsøgning af fraværstyperne §56-sygdom og Graviditetsbetinget sygdom.

Rapporterne §56-sygdom og Graviditetsbetinget sygdom fjernes fra rapportsamlingen “Fraværsrapporter” pr. 01-09-2023

§56-sygdom og Graviditetsbetinget sygdom understøttes endvidere af notifikationer til HR.

Vi har lavet et overblik med alle de opgaver en sekretær kan have i mitHR. Vejledningen indeholder opgavebeskrivelser step-by-step samt punkter såsom ’Godt at vide’ og ’OBS’. Vejledningen ligger her.   

Sygdom og delvis sygdom kan registreres som periode (time-gennemsnit). Vejledning findes her.

Ferie- og fraværsregistrering kan ændres, hvis medarbejderen ønsker at ændre registreringen, eller der skulle være sket en tastefejl.

Du kan kun ændre i datoer og timetal (undtagen feriedage) på selve registreringen. 

Hvis der skal ændres andre ting såsom fraværstype, skal registreringen trækkes tilbage og registreres på ny. 

Dette er opdateret i FAQ - Ferie og fravær på vegne af medarbejder

Hvis man i forbindelse med en regulering af ferieplaner, f.eks. i forbindelse med en ferieafregning, har tastet et utilsigtet tal og/eller fortegn, er det muligt at redigere/annullere reguleringen ved at gennemføre følgende trin:

Se en kort vejledning til dette i FAQ - Ferie og fravær på vagne af medarbejder

Rapporten 'Registreret fravær' kan nu dannes med fraværsstatus som søge-parameter. 

Dog hvis man gerne vil have et overblik over alle de fraværsregistreringer, som har statussen 'Gemt', skal man vælge alle fraværsstatusser.

Herefter skal rapporten eksporteres til excel, hvor du kan filtrere på alle de tomme felter, som vil være dem, der står med statussen 'Gemt', hvis du slår medarbejderen op under fraværsrecords.

Denne beskrivelse findes også under Kendte udfordringer.

Rapporten ’Ansættelsesforløb’ er nu mulig at eksportere til Excel og med brug af filtre. Der er lavet en rapporttekst, som beskriver, hvad rapporten kan bruges til, og hvordan man skal aflæse den. Derudover vil medarbejdere med fortrolighed i MSK ikke kunne søges frem i rapporten før de ikke er fortrolige mere.  

Der er kommet en opdatering på FAQ - ferie og fravær på vegne af medarbejder, omkring hvordan man håndterer at en ændring af en registrering afvises.  

Der er lavet en skabelon til deltidsansatte med faste fridage. Formålet med skabelonen er at hjælpe sekretæren med et overblik over ferieregistreringen for de medarbejdere, som har faste ugentlige fridage. Således det er lettere at gennemskue, hvornår der skal registreres ferie på ikke-arbejdsdage og holde styr på medarbejderens ferie.  

I løbet af sommerferien er der bemanding i supporten.  

Vi forsøger at overholde svartiden på max. en uge på de supportsager, der kommer ind. Det lykkedes ikke altid og de sidste uger, er der desværre en del, der har måttet vente længere. Det beklager vi. 

En stor del af MitHR-teamets arbejde investeres i at komme supportsager i forkøbet gennem fejlretning og sikring af ny funktionalitet, som vi ved er bredt efterspurgt. Vores prioriteter kan I læse af ovennævnte liste af snarlige opdateringer. 

Vi håber på jeres forståelse trods den utilsigtede lange svartid. 

I august forventes følgende opdateringer: 

• Følgende nye notifikationer sendes ud: 
  • Udløb af ansættelse 
  • Langvarigt fravær 
• Følgende nye rapporter bliver tilgængelige: 
  • Lønoversigt over enheder 
  • Adjungeringer 
  • Elevforhold 
  • Seniordage 
• Optimering af rapporten Saldooversigt på særlige feriedage 
  • Rapporten optimeres, så det er muligt at se bl.a. restferie
• Håndtering af skæve start- og slutdatoer: 
  • Automatisk beregning af fraværssaldi i forhold til skæve startdatoer og slutdatoer gældende for alle andre ansættelsesforhold end tidsbegrænsede, stilles til rådighed umiddelbart efter sommerferien. 

Seneste opdateringer: 

Rapporter: 

• Opdateret version af ’Registreret fravær’ 
  • §56 sygdom og Graviditetsbetinget sygdom (fuld- og deltid) kan nu ses af denne rapport.  
• Vi fjerner de to andre rapporter med udgangen af august. 
• Opdateret version af ‘Langvarigt fravær’ 
  • Fejl rettet, så også medarbejdere, der ikke har en slutdato på sygemeldingen kommer med i rapporten. 
• Opdateret version af Excel-udtrækket til ‘Langvarigt fravær’ 
  • Fejl rettet, så data står korrekt ved filtrering  

Nye notifikationer: (sendes kun ved nye registreringer/opdateringer indenfor 24 timer) 

• §56 sygdom 
• Graviditetsbetinget sygdom (fuld- og deltid) 
• Sygdom for nyansatte 

Bemærk opdateringer i Kendte udfordringer:

• Fejl i forbindelse med opdatering til Pure
• Manglende overførsel af tildelte AU-seniordage fra AUHRA
• Notifikationer sendes til spam-filter
• Udfordringer med Helligdage talte hele arbejdsdage
• Forkerte optjeninger på feriesaldi v. stillingstyperne 221 SU ph.d.-stipendiat og 161 Afdelingstandlæge og 162 Klinisk lærer, odont

Vi har lavet et overblik med alle de opgaver en HR-medarbejder kan have i mitHR. Vejledningen indeholder opgavebeskrivelser step-by-step samt punkter såsom ’Godt at vide’ og ’OBS’. Vejledningen ligger her.  

Tidsbegrænsede ansættelser med skæv slutdato håndteres af sekretæren, der er ansvarlig for ferieafregningen, ved at beregne optjenings-saldoen for medarbejderens sidste ansættelses-måned 

Indtil den automatiske løsning er på plads håndteres omregning af saldi på alle ansættelsesforhold med skæve datoer manuelt: 

• Ved en skæv startdato omregner HR (evt. HR-superbrugeren for mitHR) feriesaldi for ansættelsesmåneden. 
• Ved en skæv slutdato omregner sekretæren, der er ansvarlig for ferieafregningen optjenings-saldoen for medarbejderens sidste ansættelses-måned. 

Anvend evt. omregningsarket.

Denne opgave løses, som I ved, manuelt af HR Data og Digitalisering. Vi tager i øjeblikket udgangspunkt i en liste, der inkluderer alle ansættelsesskift til og med maj måned. Derudover tager vi imod supportsager, der specifikt udpeger bestemte tilfælde. 

Vi ville ønske, vi havde kortere svartid, men vi gør det så hurtigt som muligt. Vi tilstræber at komme igennem alle sager i løbet af sommerferien. Indtil da, må vi bede jer og de berørte medarbejdere om at afvente, at saldoen er på plads før registrering af ferien. 

Der er kommet en opdatering på FAQ - ferie og fravær på vegne af medarbejdere - sekretæren vedrørende, hvordan man hurtigt ser, hvor mange feriedage medarbejderen mangler at afholde inden 31.12. 

Vejledningen for indtastning af orlov på medarbejdere i mitHR er blevet præciseret i forhold til hvilke fraværstyper HR skal anvende. Læs vejledningen om orlovsprocessen her.  

Følgende opdateres i systemet i den kommende tid: 

Refusionsalarmer / -notifikationer

Kan bruges fra 19. Juni:

• Graviditetsbetinget sygdom 
• §56-registreringer 

Forventet levering ultimo juni: 

• Syg ifm. Fleksjob

Forventet levering primo juli 

• Langvarigt fravær, 28 dage 
• Sygdom for nyansatte

Optimering af fraværssaldorapporter (inden sommerferien) 

De to saldorapporter over ferie hhv. Særlige feriedage optimeres, så de understøtter fraværsregistratorernes opslag på fraværssaldo, samt afholdt og tildelt fravær bl.a. i forbindelse med årsafslutninger (maj og december)  

Automatisk nedskrivning af tildelte feriedage ifm skæve startdatoer (inden sommerferien) 

En udvidelse, der sikrer, at det ikke er nødvendigt manuelt at rette tildelingen af feriedage ved skæve startdatoer.  

Før sommerferien vil løndata blive indlæst i mitHR, så de bliver tilgængelige for HR-rollen. For at det kan lade sig gøre, skal der fra dags dato påsættes SLS løbenummer på ansættelsesforholdet.

Opgaven laves af HR i forbindelse med oprettelse og ændringer i ansættelsesforhold.

Indtastning af SLS løbenummer er en midlertidig opgave, som skal laves indtil vi kan sætte SLS integrationen i gang. Det vil ske i det kommende halve år.

Vær opmærksom på, at der skal sendes en mail til Løn, når medarbejderens ferie og fravær er opdateret og ferieplanerne er nulstillet og medarbejderen dermed er klar til ferieafregning.   

Systemet sender ikke denne besked automatisk. 

Der er kommet en opdatering på FAQ - ferie og fravær på vegne af medarbejdere - sekretæren vedrørende, hvordan man se, om HR har tastet en fratrædelse på en medarbejder under Fraværsrecords. 

Der er kommet en opdatering på FAQ - ferie og fravær på vegne af medarbejdere - sekretæren vedrørende, hvordan man håndterer, hvis en medarbejder oplyser om afholdelse af særlige feriedage i det gamle ferieår (dvs. inden 1.5), men efter man er overgået til det nye ferieår (dvs. efter 1.5) 

Der er kommet en opdatering på FAQ - ferie og fravær på vegne af medarbejdere - sekretæren vedrørende, hvornår skal der reguleres i Særlige feriedage Container 1.1 - 30.4? 

Fraværstypeoversigten er blevet opdateret, se oversigten her.  

Vejledningen omkring håndtering af orlov med/uden løn er blevet præciseret i forhold til at optjening af ferie.

Ved orlov uden løn gælder denne ret til ferie i de første 6 måneder både for ordinære feriedage og særlig feriedage.  

Følgende er lagt på https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/hr-systemer/mithr-forside/for-medarbejdere 

Som medarbejder kan du nu se, hvem der er registreret som din MUS-ansvarlige i mitHR. Din MUS-ansvarlig vil i reglen være din nærmeste leder. Hvis du skal holde MUS med en anden end din nærmeste leder, vil dette blive ændret forud for MUS-året, der i år starter d. 1. oktober 2023. 

Bruger din enhed et andet MUS-system end mitHR, bør du tale med din nærmeste leder om, hvordan du skal holde MUS næste år. 

Fra næste uge implementeres en ændring i afholdelsen af spørgetimerne.

De afholdes fortsat to gange om ugen, men i fremtiden vil den afsatte time blive delt.

I den første halve time prioriteres spørgsmål fra sekretærer og i den anden prioriteres spørgsmål fra  HR-medarbejdere.

Ved at vælge engelsk i indstillinger i vejledningsværktøjet (via de tre prikker i bunden - højre side af billedet, hvor man bladrer mellem siderne), der viser vejledningerne, får man en engelsk tekst, der forklarer vejledningstrinnene.

Vi har desværre endnu ikke kunnet prioritere at lave en ny version med skærmbilleder fra det engelske mitHR, men de felter, der er refereret til, er tydeligt markeret i videoen.  

Vejledningen Ferieafregning indeholder nu et afsnit omkring medarbejdere der slutter på en skæv slutdato, og hvordan man håndterer dette i forbindelse med ferieafregning. Derudover er vejledningen blevet tilføjet en beregner til udregningen af optjente ferie og særlige feriedage på skæve datoer.  

Følgende er specifikt for brugere af ProjektTid. 

Der sker i nogle tilfælde en automatisk tilbagetrækning af anmodninger om fravær uden medarbejderen har anmodet om tilbagetrækning. 

Situationen kan opstå, hvis en medarbejder har sendt en anmodning af ferie/fravær til godkendelse, men deres timeseddel bliver godkendt i mellemtiden. 

For at undgå denne situation skal man sørge for at alle fraværsanmodninger bliver godkendt inden timesedlen godkendes.  

Forklaringen på de automatiske tilbagetrækninger er, at: 

mitHR er sat op til at behandle anmodninger om godkendelse af timesedler og fravær på én gang på trods af, at det for en bruger er to forskellige ting. Denne opsætning er valgt i forbindelse med den samlede opsætning af modulerne til ProjektTid og Ferie/Fravær. 

Godkendelser kan "forstyrre hinanden", hvilket kan betyde en tilbagetrækning af en anmodning, når en timeseddel, eller en fraværsanmodning allerede er godkendt, eller vice versa.  

Den anden anledning til tilbagetrækning er hvis sekretæren slår en medarbejder op i 'fraværsrecords' og trykker 'afsend' på en registrering, der ligger til godkendelse. Derved tilbagetrækkes den oprindelige anmodning, fordi den nu er godkendt med 'afsend'.  

Anmodningen om godkendelse er opfyldt og den oprindelige notifikation kan dermed ignoreres og slettes.  

Systemets automatiske tilbagetrækninger kan identificeres ved, at de står med tilbagetrækningsteksten 'Web Services Application Identity for HCM'.  

Ifm afslutning af ferieåret for særlige feriedage er den anbefalede deadline for overførsel af dage fra et år til et andet den sidste dag i det gamle ferieår (d. 30.4). Systemet er dog ikke lukket for, at man kan registrere overførslen også selvom man har passeret d. 1.5, hvis det viser sig, at en medarbejder har afholdt mere end der er registreret, eller der er behov for andre rettelser.

Overførsel af særlige feriedage fra et ferieår til det næste består af både en nedregulering og en opregulering (henholdsvis step 1 og step 2 i denne vejledning).  

Nedreguleringen er vigtig for at saldoen bliver korrekt i forbindelse med udbetaling af særlige feriedage. 

’Fortabelse’ betyder, at dagene ikke længere kan afholdes. Disse kommer umiddelbart med i en liste, der trækkes til Løn med henblik på udbetaling. 

Denne liste sendes til de lokale sekretærer mhp validering inden den sendes til Løn, så det kan besluttes om feriedagene skal til udbetaling I det tilfælde, at de ikke skal, kan feriesaldoen rettes.

Listen forventes udtrukket til validering i september. Løn skal have den validerede liste mhp udbetaling til oktober-lønnen. 

Fejl i mitHR vedrørende slet af ansættelsesforhold – se beskrivelse af håndteringen under Kendte udfordringer. 

Hvis du opdager, at der er et ansættelsesforhold, der er forsvundet, kontakt din lokale HR-funktion. 

For at give en større forståelse for hvilke data og hvor det ligger i mitHR, er hermed en oversigt over de primære data, der ligger på henholdsvis personen og på ansættelsesforholdet.  

Data i mitHR.pdf  

Vi har desværre konstateret, at ikke alle udløbne ansættelser, kommer med i denne rapport. Vi har endnu ikke kunnet udrede mønsteret og derfor vil rapporten ikke kunne anvendes indtil fejlen er løst. 

Løsning af fejlen  

Anvend istedet rapporten Medarbejderadministration->Medarbejder i perioden, der viser både tilgange, aktive og afgange. Denne rapport viser også en del andre nyttige informationer. Download til Excel og filtrering på f.eks. afgange kan bruges i dette tilfælde 

Der er en generel beskrivelse af brugen af rapporterne på vej. 

Der er nu udarbejdet en vejledning for håndtering af ferie og fravær for deltidsansatte på AU. Vejledningen anviser håndteringen af de medarbejdere som enten går op eller ned i tid, har faste ugentlige fridage samt er fleksjobansatte.   

I vejledningen kan man læse hvordan sekretæren skal registrere ferie og fravær med konkrete eksempler.  

Vi ved, at der er et ønske om at kunne kontakte en supporter direkte, fordi det virker som den hurtigste måde at få svar på en akut henvendelse. Med den support-erfaring, vi har i HR Data og Digitalisering, er det dog tydeligt, at når vi skal yde en rimelig service til den brede kreds af brugere, er det ikke vejen frem. 

Der er størst sandsynlighed for at få svar på en akut henvendelse, ved at oprette en supportsag og gerne notere i overskriften, at sagen er akut.  

Vi har som målsætning at svare på henvendelser gennem supportsystemet indenfor få dage. For at kunne leve op til den målsætning forsøger vi at skrive svarene på selve supportsagerne og vi er omhyggelige med at samle svarene op som rettelser til eksisterende, eller som nye vejledninger. 

Vi anbefaler også at deltage i spørgetimerne tirsdag, eller torsdag. På disse timer er der også mulighed for at skabe kontakt til andre bruger og dele viden, eller hjælpes ad med at finde frem til relevante løsninger. Vi har set flere eksempler på, at der skabes gode kontakter, der dermed også kan bruges i tilfælde af et akut behov. 

Hvis medarbejder har bedt om udbetaling af særlige feriedage til maj 2023 og der forligger en godkendt blanket, skal sekretæren nu nedskrive saldo til 0 eller de antal dage, der skal udbetales, på planen; Særlige feriedage.

Nedskrivning kan ske med reguleringsårsag: 'Udbetaling af særlige feriedage'.

Der kan tages udgangspunkt i step 1 i denne vejledning. 

Hvis særlige feriedage ikke er afholdt, overført eller aftalt til udbetaling i maj inden 30-04-2023, vil restsaldo på særlige feriedage blive trukket ud på en liste, som Løn modtager og udbetaler dagene.

Hvis restsaldo er 0,1 dag eller herunder, vil restsaldoen bortfalde og ikke blive udbetalt.

Har man en medarbejdere med så lav en restsaldo, skal medarbejder informeres om bortfaldet, så medarbejder kan tage stilling til om det er en restsaldo, der skal overføres eller afholdes.

Overførsel af særlige feriedage fra et ferieår til det næste består af både en nedregulering og en opregulering (henholdsvis step 1 og step 2 i denne vejledning). 

Nedreguleringen er vigtig for at saldoen bliver korrekt i forbindelse med udbetaling af særlige feriedage.

Når HR Data og Digitalisering danner listen til Løn for udbetaling af særlige feriedage, vil der som ekstra sikkerhed blive taget højde for, at en overførsel kan være sket uden en registreret nedregulering.

Her findes en beskrivelse af, hvad der skal afklares og senere registreres i mitHR i forbindelse med at en medarbejder skal holde orlov uden Løn.

Vejledning om ferieoptjening under orlov.

Funktionen til masseregistrering af ferie i mitHR er nu tilgængelig.

Her finder du vejledningen.

Pt. er det ikke muligt at tilgå en rapport med overblik over medarbejdernes restsaldo på særlige feriedage.

Derfor skal du håndtere varsling af særlige feriedage til brug inden 1. maj 2023 således:

• Træk rapport "Saldo - Særlige feriedage". Rapporten viser saldo for indeværende måned.
• Identificér de medarbejdere, der har mere end nul i saldo
• Træk rapport "Registreret fravær", fraværskategori "Andet", Periode 01-05-22 til 30-04-23 > Eksporter rapport til Excel > Filtrer ned på fraværstype "Særlige feriedage" > Se hvor mange særlige feriedage medarbejder i alt har registreret.