Medarbejderservice på AU  »  HR

Ferieafregning i mitHR

Ferieafregning i mitHR

Denne side indeholder alle vejledninger, der er relevante, når en medarbejder fratræder eller går på orlov (m/u løn) fra Aarhus Universitet og skal ferieafregnes. 

Få svar på spørgsmål i forbindelse med en fratrædelse i FAQ'en nederst. 

Håndtering af ferieafregning - FØR 1. SEPTEMBER 2024

Processen: 

  1. Sikre at al ferie er opdateret på medarbejder
  2. Ferieafregn medarbejder i mitHR
  3. Giv Løn besked om ferieafregning via Outlook (dette sker ikke automatisk fra mitHR)

Ferieafregning INDEN 29. august 2024 - Arbejdsgang:

  1. Tilgå Fraværsrecords > Fremsøg medarbejder
  2. Nedreguler planer til 0 (så kan lønkontoret se, hvor mange feriedage medarbejder skal ferieafregnes for)

Ferieafregning pr. 29. 30. og 31 august 2024 - Arbejdsgang:

>> Læs vejledning: Håndtering af feriesaldi, der er nulstillet

Følgende fraværsplaner skal ferieafregnes: 

  • Feriedage
  • Særlige feriedage
  • Særlige feriedage container 1.1.-30.4
  • Særlige feriedage optjening 1.1-31.12

Vejledningen gælder både for ferieafregning af feriedage og særlige feriedage.

16 STEPS

1.

Step 1 image

2. Ferieoversigten opdateres, hvis der evt. skal registreres mere ferie inden slutdatoen. Skulle der tidligere være registreret ferie efter slutdatoen trækker systemet automatisk disse dage tilbage på planen, og sætter registrering i "Tilbagetrukket"

Step 2 image

3. For at se, hvor mange feriedage personen har tilbage, som skal ferieafregnes for klik på planen: Feriedage
I dette tilfælde slutter ansættelsen den 31.01.2023

Step 3 image

4. Vælg medarbejderens sidste dag på arbejde. I dette tilfælde må man gerne sætte datoen til den sidste dag i en måned, idet de 2,08 dage som medarbejderen optjener i januar skal med i ferieafregningen

Step 4 image

5. Her kan vi se, at personen har 4,4 feriedage tilbage, som skal ferieafregnes

Step 5 image

6. Klik OK for at komme tilbage på overbliksbilledet

Step 6 image

7. Klik på Tilmeldinger og reguleringer for at nedskrive planen til 0

Step 7 image

8. Vælg Reguler saldo

Step 8 image

9. Vælg Årsag Ferieafregning på listen

Step 9 image

10. Indtast hvor mange dage saldoen skal nedskrives med i Reguleringsbeløb. Husk at sætte - (minus) foran tallet. I dette tilfælde var det -4,4 dage

Step 10 image

11. Vælg datoen ansættelsen ophør/sidste arbejdsdag

Step 11 image

12. Klik Afsend for at gennemføre nedskrivningen

Step 12 image

13. For at se nedskrivningen/reguleringen Klik på planen: Feriedage

Step 13 image

14. Nu kan vi se at saldoen er 0 Dage, som var meningen

Step 14 image

15. Under beskrivelsen kan vi se Regulering ligge med de -4,4 dage, vi nedskrev saldoen for at den kunne gå i 0.

Step 15 image

16. Du kan nu gentage stepsene for Særlige feriedage planen. Hvorefter du er færdig og kan give besked til løn om at der må ske ferieafregning på personen.

Step 16 image

Here's an interactive tutorial

** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **

https://www.iorad.com/player/2121746/Ferieafregning--Sekret-r-



Next step

Håndtering af ferieafregning - EFTER 1. SEPTEMBER 2024

Fra 1. september 2024 skal medarbejdere med slutdato efter denne dato håndteres efter nedenstående vejledninger i mitHR. 
Ansættelser med slutdato før 1. september skal håndteres efter anden proces, se Håndtering af ferieafregning - FØR 1. september 2024

Den nye proces består af: 

  1. Sikre at al ferie er opdateret på medarbejder (Tilgå Fraværsrecords > Fremsøg medarbejder)
    • ​Husk at tilbagetrække fremtidig ferie efter slutdato, da ferieafregning helst skal håndteres INDEN slutdato jf. ferieloven
  2. Ferieafregn medarbejder i mitHR via et forløb  (Apps Forløb og formularer > Tildel medarbejder Ferieafregning)
    • Løn vil dagen efter afsluttet forløb i mitHR automatisk modtage besked om ferieafregning. 

Vigtigt: Tildel ferieafregningsforløbet INDEN medarbejderen bliver inaktiv i mitHR, så det korrekte ansættelsesforhold kan vælges. 

Vejledningen gælder både for ferieafregning af feriedage og særlige feriedage:

PDF-vejledning: Ferieafregning pr. 01-09-2024

Ferieafregning ved skæve slutdatoer

Når en medarbejder skal ferieafregnes på en skæv slutdato, er processen fra den 01-09-2024 den samme, som hvis medarbejderen fratrådte den sidste dag i måneden. 

mitHR tildeler korrekte optjente dage på både feriedage og særlig feriedage pr. 01-07-2024.

Pr. den 01-09-2024 igangsættes ny ferieafregningsproces:

  • Slutdato INDEN 01-09-2024: Saldo skal manuelt nedreguleres og send mail til løn
  • Slutdato EFTER 01-09-2024: Tildel et ferieafregningsforløb, der sender automatisk besked til løn (ny proces)

Læs, hvordan du håndterer ferieafregning før og efter 01-09-2024 i denne vejledning:

PDF-Vejledning: Skæve slutdatoer

FAQ - Ferieafregning

Hvordan kan man se, om HR har håndteret en fratrædelse på en medarbejder inde på fraværsrecords?

Når HR taster en fratrædelse i mitHR på medarbejdere, som skal fratræde fra AU, kommer der automatisk en slutdato på alle medarbejderens planer på det ansættelsesforhold, som er fratrådt - også selvom fratrædelsen ligger ude i fremtiden.

Denne slutdato medfører også at saldoberegningsdatoen trækkes frem til fratrædelsesdatoen, hvorfor saldoen vises pr. fratrædelsesdato. 

Derfor er det vigtigt at man klikker planen åben og ændrer saldoberegningsdatoen for at få et overblik over, hvad saldi faktisk er.

Eksempel på hvordan det ser ud på planerne:
Oplever du, at medarbejdere der stopper den 31.12, står med en rest efter ferieafregning på planen: Særlige feriedage optjening 1.1.-31.12?

Alle medarbejdere optjener 5 særlige feriedage over et helt kalenderår, heraf 0,42 pr. måned. For at ramme præcis 5 særlige feriedage, sker der en automatisk nedregulering i december måned på 0,04. Hvis en medarbejder fratræder den 31.12 (og har været ansat hele kalenderåret) vil denne nedregulering på 0,04 ikke finde sted.

Det betyder, at når du som sekretær nedskriver planen ifm. ferieafregning med 5 dage, vil der stå en rest på 0,04 tilbage. 

Denne rest skal du ikke gøre noget ved. 

Ferieafregningsproces fra 1. september 2024

Hvordan ferieafregner jeg en medarbejder med slutdato før 1. september 2024?

Fratræder medarbejderen FØR den 29. august 2024, består processen af: 

1. Nedreguler alle feriesaldi til 0 med reguleringsårsagen "Ferieafregning"
2. Send mail til Løn. 

Fratræder medarbejderen på den 29. 30. eller 31. august 2024, brug denne vejledning: 

Håndtering af feriesaldi, der er nulstillet
Hvordan registrerer jeg yderligere ferie, når saldo er blevet nulstillet? 

Du kan aflæse, hvor mange dage, medarbejderen havde tilbage på saldoen på reguleringslinjen "Saldoslut". Herefter registrere du feriedage eller særlige feriedage som normalt. Når du har foretaget ferieregistreringen justeres reguleringslinjen "Saldoslut" automatisk med de resterende dage tilbage på saldoen pr. slutdato for ansættelsen. 

Se vejledning: Håndtering af feriesaldi, der er nulstillet
Hvad gør jeg, hvis jeg har tildelt ferieafregning til en forkerte medarbejder?  Opret en Cherwell-sag til mitHR-supporten. 
Så vil den blive slettet, og du vil ikke længere have den liggende under "Mine opgaver". 
Hvad gør jeg, hvis jeg har valgt det forkerte ansættelsesforhold ved tildeling af ferieafregning?

Har du ikke afsluttet ferieafregningsforløbet endnu:

  • Opret en Cherwell-sag til mitHR-supporten. 
  • Så sletter vi forløbet, så du kan tildele en ny ferieafregning på det korrekte ansættelsesforhold. 
Hvordan kan jeg se, hvem jeg har håndteret ferieafregning på? Du kan altid se hvilke medarbejdere du har sendt til ferieafregning ved at gå i fanen "Mine opgaver" og i toppen vælge "Fuldførte". 
Må jeg ferieafregne inden feriesaldi er nulstillet? Ja, saldoen behøver ikke være nulstillet for, at der kan laves ferieafregning. mitHR skal nok sørge for at feriesaldi bliver nulstillet, når fratrædelsesdatoen indtræffer. 
Hvordan kan jeg se, hvilket ansættelsesforhold, der er det rigtige, hvis medarbejderen er blevet inaktiv i systemet?

Der er ikke andet at gøre end, at vælge et ansættelsesforhold med den korrekte stillingstype og afsende til ferieafregning. Herefter anbefales det at sende en mail til Løn med den korrekte slutdato på ansættelsesforholdet. 

TIP: Tildel altid ferieafregningsforløbet til medarbejderen INDEN de bliver inaktive i mitHR.
Hvordan ferieafregner jeg en medarbejder, der fratræder grundet pension? Processen er den samme, men da medarbejderen fratræder pga. pension, skal der sendes en mail til LØN med dokumentation på, at medarbejderen går på pension. Denne mail sendes i direkte forlængelse med et afsluttet ferieafregningsforløb. 

Vejledning

Videovejledningen ligger nedenfor.

Få vejledningen som pdf, ved at vælge Print it/Print via pilen ned i vejledningen og tryk Start.

Der kan vælges mellem flere forskellige formater. Læs mere om brug af vejledninger her

Klik på firkanten i øverste højre hjørne i videoen for at maksimere videoen til fuld skærm.

Support

Fik du ikke svar på dine spørgsmål på denne side?

Se de forskellige muligheder for support på vores Supportoversigt.

Revideret 25.11.2024