Medarbejderservice på AU  »  HR

Ferieafregning i mitHR

Ferieafregning i mitHR

Denne side indeholder alle vejledninger, der er relevante, når en medarbejder fratræder eller går på orlov (m/u løn) fra Aarhus Universitet og skal ferieafregnes. 

Få svar på spørgsmål i forbindelse med en fratrædelse i FAQ'en nederst. 

OBS: medarbejdere, der skal ferieafregnes på en skæv slutdato, bruges nedenstående vejledningen - Ferieafregning ved skæve slutdatoer. 

Håndtering af ferieafregning

Processen: 

  1. Sikre at al ferie er opdateret på medarbejder
  2. Ferieafregn medarbejder i mitHR
  3. Giv Løn besked om ferieafregning via Outlook (dette sker ikke automatisk fra mitHR)

Ferieafregning - Arbejdsgang:

  1. Tilgå Fraværsrecords > Fremsøg medarbejder
  2. Nedreguler planer til 0 (så kan lønkontoret se, hvor mange feriedage medarbejder skal ferieafregnes for)

Følgende fraværsplaner skal ferieafregnes: 

  • Feriedage
  • Særlige feriedage
  • Særlige feriedage container 1.1.-30.4
  • Særlige feriedage optjening 1.1-31.12

Vejledningen gælder både for ferieafregning af feriedage og særlige feriedage.

16 STEPS

1.

Step 1 image

2. Ferieoversigten opdateres, hvis der evt. skal registreres mere ferie inden slutdatoen. Skulle der tidligere være registreret ferie efter slutdatoen trækker systemet automatisk disse dage tilbage på planen, og sætter registrering i "Tilbagetrukket"

Step 2 image

3. For at se, hvor mange feriedage personen har tilbage, som skal ferieafregnes for klik på planen: Feriedage
I dette tilfælde slutter ansættelsen den 31.01.2023

Step 3 image

4. Vælg medarbejderens sidste dag på arbejde. I dette tilfælde må man gerne sætte datoen til den sidste dag i en måned, idet de 2,08 dage som medarbejderen optjener i januar skal med i ferieafregningen

Step 4 image

5. Her kan vi se, at personen har 4,4 feriedage tilbage, som skal ferieafregnes

Step 5 image

6. Klik OK for at komme tilbage på overbliksbilledet

Step 6 image

7. Klik på Tilmeldinger og reguleringer for at nedskrive planen til 0

Step 7 image

8. Vælg Reguler saldo

Step 8 image

9. Vælg Årsag Ferieafregning på listen

Step 9 image

10. Indtast hvor mange dage saldoen skal nedskrives med i Reguleringsbeløb. Husk at sætte - (minus) foran tallet. I dette tilfælde var det -4,4 dage

Step 10 image

11. Vælg datoen ansættelsen ophør/sidste arbejdsdag

Step 11 image

12. Klik Afsend for at gennemføre nedskrivningen

Step 12 image

13. For at se nedskrivningen/reguleringen Klik på planen: Feriedage

Step 13 image

14. Nu kan vi se at saldoen er 0 Dage, som var meningen

Step 14 image

15. Under beskrivelsen kan vi se Regulering ligge med de -4,4 dage, vi nedskrev saldoen for at den kunne gå i 0.

Step 15 image

16. Du kan nu gentage stepsene for Særlige feriedage planen. Hvorefter du er færdig og kan give besked til løn om at der må ske ferieafregning på personen.

Step 16 image

Here's an interactive tutorial

** Best experienced in Full Screen (click the icon in the top right corner before you begin) **

https://www.iorad.com/player/2121746/Ferieafregning--Sekret-r-



Next step

Ferieafregning ved skæve slutdatoer

Når en medarbejder skal ferieafregnes på en skæv dato, skal der altid ferieafregnes EFTER slutdatoen. 

mitHR indeholder en ny løsning med automatisk optjening af feriedage og særlige feriedage pr. 01-07-2024.

Det betyder at:

  • Slutdato INDEN 01-07-2024 skal saldoen for særlige feriedage manuelt tilrettes
  • Slutdato EFTER 01-07-2024 er der ingen tilrettelser på særlige feriedage 

Læs hvordan du håndterer både ferie og særlige feriedage i denne vejledning:

PDF-Vejledning: Skæve slutdatoer

FAQ - Ferieafregning

Hvordan kan man se, om HR har tastet en fratrædelse på en medarbejder inde på fraværsrecords?

Når HR taster en fratrædelse i mitHR på medarbejdere, som skal fratræde fra AU, kommer der automatisk en slutdato på alle medarbejderens planer på det ansættelsesforhold, som er fratrådt - også selvom fratrædelsen ligger ude i fremtiden.

Denne slutdato medfører også at saldoberegningsdatoen trækkes frem til fratrædelsesdatoen, hvorfor saldoen vises pr. fratrædelsesdato. 

Derfor er det vigtigt at man klikker planen åben og ændrer saldoberegningsdatoen for at få et overblik over, hvad saldi faktisk er.

Eksempel på hvordan det ser ud på planerne:
Oplever du, at medarbejdere der stopper den 31.12, står med en rest efter ferieafregning på planen: Særlige feriedage optjening 1.1.-31.12?

Alle medarbejdere optjener 5 særlige feriedage over et helt kalenderår, heraf 0,42 pr. måned. For at ramme præcis 5 særlige feriedage, sker der en automatisk nedregulering i december måned på 0,04. Hvis en medarbejder fratræder den 31.12 (og har været ansat hele kalenderåret) vil denne nedregulering på 0,04 ikke finde sted.

Det betyder, at når du som sekretær nedskriver planen ifm. ferieafregning med 5 dage, vil der stå en rest på 0,04 tilbage. 

Denne rest skal du ikke gøre noget ved. 

Vejledning

Videovejledningen ligger nedenfor.

Få vejledningen som pdf, ved at vælge Print it/Print via pilen ned i vejledningen og tryk Start.

Der kan vælges mellem flere forskellige formater. Læs mere om brug af vejledninger her

Klik på firkanten i øverste højre hjørne i videoen for at maksimere videoen til fuld skærm.

Support

Fik du ikke svar på dine spørgsmål på denne side?

Se de forskellige muligheder for support på vores Supportoversigt.

Revideret 03.07.2024