Sådan opbygger du et SharePoint site til tidsregistrering
Hvis du vil bruge SharePoint til at håndtere tidsregistrering, vil vi kraftigt anbefale, at man starter med et helt nyt SharePoint site og ikke bruger et eksisterende site til formålet. Risikoen ved at bruge et eksisterende site er, at der er lavet nogle justeringer, som måske betyder, at sitet ikke opfører sig som ønsket, når man prøver at sætte det op.
Når du vil oprette et nyt SharePoint site, kan du gøre det på to måder - i SharePoint eller i Teams.
- Hvis du gør det i SharePoint, får du oprettet et helt almindeligt SharePoint site
- Hvis du derimod gør det via "Teams Admininstration" i Teams, bliver der både oprettet et SharePoint site og et tilhørende Teams site
Det er altså behovet for Teams, der afgør hvilken model man skal vælge. Vores anbefaling er, at man opretter via SharePoint, hvis man er i tvivl, da man altid kan tilføje Teams til et SharePoint site på et senere tidspunkt
Se en guide i hvordan man opretter et standard SharePoint site
Se en guide i hvordan man opretter et SharePoint site med Teams
Opbyg en struktur på det nye site
Når du har fået oprettet dit nye SharePoint site, er det tid til at få det sat op.
Vi foreslår, at du bruger dokumentbiblioteket i SharePoint til at opbygge en struktur over de medarbejdere, der skal registrere tid. I dette eksempel er det AU IT, der er ved at blive bygget et SharePoint site for.
Start med at klikke dig ind på dokumenter, for at få adgang til dokumentbiblioteket. Her kan du så starte med at opbygge en struktur af dokumentmapper, der svarer til den måde, teamet/afdelingen er organiseret på.
I dette eksempel er der oprettet en dokumentfolder for samtlige afdelinger i AU IT
Og klikker man sig ind på en afdeling, er der oprettet en dokumentmappe for hver enkelt medarbejder i det pågældende team. I dette tilfælde er det alle medarbejdere i teamet Brugeroplevelser, der har fået opbygget dokumentmapper.
Selve tidsregistreringsskemaet placeres så inde i hver enkelt af de dokumentmapper, der er navngivet med navnet på en medarbejder.
Når der er opbygget en struktur for alle medarbejdere og der er placeret et tidsregistreringsskema for samtlige medarbejdere, mangler man kun at sikre, at der er givet de nødvendige og korrekte rettigheder til de medarbejdere og ledere, der skal bruge løsningen.