Arts Kommunikation yder support ved konferencer med minimum 40 deltagere med eksterne deltagere/gæster. Desuden er det en forudsætning at værtsrollen, arrangørrollen og økonomien er forankret på Arts og at der udpeges en primær Arts-ansat kontaktperson for konferenceplanlægningen.

Sådan får du hjælp:

Kontakt os senest 4 måneder inden konferencen eller meget gerne før.
Ethvert samarbejde indledes med et møde mellem Arts Kommunikation og den konferenceansvarlige, hvor vi afstemmer forventninger og taler om hvilke opgaver, der er relevante for jer at få støtte til.

Dette kan du få hjælp til:

• Rådgivning og rammesætning for konferencen (budget, vigtige datoer, tjeklister, skabeloner mv.)
• Rådgivning om valg af konference med fysisk deltagelse, online deltagelse eller begge dele
• Bestilling af konferencelokaler på eller uden for Aarhus Universitet
• Bestilling af forplejning, receptioner og middage
• Oprettelse og vedligeholdelse af konferencewebside (Typo3 eller Conference Manager)
• Intern annoncering af konferencen på AU-, Arts-, institut- og centersider
• Ekstern annoncering: Vi tilbyder at skrive en pressemeddelelse på dansk målrettet dansk presse, hvis konferencen er åben og henvender sig til den brede offentlighed
• Oprettelse af deltagertilmelding (Conference Manager)
• Oprettelser af online deltagerlister, indregistrering og evaluering (Conference Manager)
• Opfølgning på betaling af konferencegebyrer (Conference Manager)
• Udarbejdelse af navneskilte

Forbehold

Der tages forbehold for tilstrækkelig kapacitet (særligt efterår). I perioder med spidsbelastning kan vi komme i den situation, at vi ikke kan tilbyde hele grundpakken.
Ønskes der hjælp til flere praktiske opgaver, herunder sekretærbistand, må konferencen selv finansiere, ansætte og aflønne studentermedhjælp.