Bæredygtige tiltag ifm. transport

• Overvej, hvor meget transport du selv sætter ind lokalt – overvej i den forbindelse gå-busser (fx med studerende, der guider og fortæller). Husk muligheden for at bestille AU-regnslag, der også kan genbruges af gæsten selv.
  
  
• Bed folk tilmelde sig de konferencebusser, du sætter ind, så du kører med fulde frem for tomme busser.
  
  
• Gør valget/brugen af offentlig transport til og fra konference nemt for deltagerne – forklar det på hjemmesiden, og indsæt fx oversigtskort over letbane og relevante busser, så gæsterne ikke er i tvivl om, hvad de skal og hvorfor.
  
  
• Opfodr til/arranger fælles transport til/fra lufthavnen – foreslå at tage taxa sammen.
  
  

Forplejning

• Snak økologi og bæredygtighed med AU's kantiner, når du booker hos dem. Genbrug fx dit eget bestilte frugt, og bed kun om opfyldning på dag 2. Hør dem også om muligheden for opfyldning af vandflasker, hvis du vælger at benytte AU's bæredygtige vandflasker (p.t. er der kun vandstation opsat i Søauditorierne).

• Anbefal grønne restauranter i Aarhus By, hvis deltagerne skal spise på egen hånd – se eksempel på liste her

• Spørg/kræv af de restauranter, som du selv booker til fx din konfencemiddag, at de er bæredygtige – forhandl med dem om økologi og vegetar-alternativer, hør dem om deres madspildspolitik, og foreslå fx, at de udleverer doggy bags, hvis det giver mening for dit arrangement

• Opret et felt på din tilmeldingsblanket, hvor deltagerne skal krydse af, hvis de ønsker kød (altså modsat vegetar-valget). Forklar på hjemmesiden, hvorfor I har valgt kødfri dag eller kødfri konference, så det giver mening for deltagerne.

• Overvej brainfood til dine pauser, og forklar dit valg på hjemmesiden.
  
  

Hotelanbefalinger og valg

• Vælg eller anbefal de hoteller i Aarhus, som er mest bæredygtige – kommuniker evt. hotellets profil på din hjemmeside, hvis de har én.
  
  

Markedsføring og information

• Kommunikér på dit website, at vi på AU arbejder med bæredygtighed i forbindelse med konferencer, og hvad det evt. medfører af tiltag eller ændringer. Forbered deltagerne på de tiltag, de vil møde og hvorfor.

• Kommuniker digitalt – fx gennem web/mail/app – i stedet for tryksager + breve, der sendes.

• Udarbejd app til konferenceinfo (muligheden kommer med det nye Conference Manager tilmeldingssystem).

• Ved anvendelse af trykt materiale: Lav aftale med trykkeri om tryk på bæredygtigt papir, der er FSC-mærket, eller hør om muligheden for at trykke på stenpapir, hvis det giver mening?

• Drop det gængse tykke trykte program og overvej i stedet blot at trykke et A3-keyhanger-program på bæredygtigt papir (A3 foldes til A6 i særlig str. plastlomme, der også kan indeholde særligt designet navneskilt). Referer til dit website, hvor al anden nyttig information og opdateringer kan findes. Her sparer du virkelig penge!

• Bestil kun det antal konferencevarer, du har brug for, og tænk også gerne i genbrug af varerne ved flere arrangementer, hvor det er muligt.
  
  
• Evt. minimering af roll-ups og bannerproduktion, lav generiske bannere, der kan bruges igen, eller genbrug af disse efterfølgende – flere virksomheder producerer tasker o.l. af stoffet og modtager det meget gerne efter endt konference/event.
  
  

Planlægning af socialt program

• Guidede ture til skjulte/skøre steder i Aarhus – fx Kulbroen, Godsbanen, små haver – besøg Vanebrudspalæet, byd på kaffe i skraldebaren på Godsbanen, lad dem høre om dyrkning af svampe i kaffegrums fra byens cafeer og andet, der viser Aarhus som en bæredygtig, samarbejdsvillig og entreprenant by.
• Giv gæsterne en 'skæv' oplevelse, som skiller sig ud, og som de husker!

• På vej i 2018 i Aarhus via Aarhus Kommune og Klimasekretariatet:
  Ny besøgstjeneste – udflugter til bæredygtige/klimavenlige steder og virksomheder i Aarhus

Udsmykning, indretning af venue og afvikling

• Husk på, at mange blomster er importeret over lange afstande – snak med forhandler om udvalg og lokale/årstidsblomster ift. buketter og opsatser. Måske kan du også spare penge i dit budget. Køb evt. urtepotter, så de kan bruges efterfølgende.

• Genbrug navneskilte – gør det tydeligt!
• Lav konferencevarerbuffet – det mindsker forbruget, men alle har mulighed for at tage det, de ønsker – og nogle lægger endda fx papir og kuglepen retur efter brug. Husk at returnere ubrugte konferencevarer til Events og Kommunikationsstøtte efter dit arrangement.

• Overvej muleposer, der kan bruges mange gange fremfor plasticposer, hvis du skal bruge poser – bemærk dog AU's nye, biologisk nedbrydelige plasticposer.

• Snak med leverandør om duge/service/lys – køb fx voksduge, så dugene ikke skal smides ud hver gang + undgå éngangsservice, hvis det er den bedste løsning i det enkelte tilfælde.

• Pause-slide på storskærmen med info om fx konferencens bæredygtighedsindsats, at postevand i DK kan drikkes, at deltagerne skal skrive navn på deres vandflasker, så de kan genbruge dem (og at de skal genbruge dem, påmindelse om at aflevere navneskilt + andre konferencematerialer ved afslutningen af konferencen.

• Udsend elektronisk evaluering. Spørg efter forslag til mere bæredygtige løsninger, når der gives feedback (spørg meget konkret, fx: ”Har du set vores bæredygtighedsinitiativer i forbindelse med konferencen? Betyder det noget for dig? Har du idéer?”). Videndel gerne dine erfaringer på tværs af AU/erfa-netværket og med Events og Kommunikationsstøtte.
  
  

Forplejning

• Overvej andet end buffet, hvis det er muligt (for meget madspild) – bestil fx tallerkenservering til frokost/middag. Hvis buffet, så snak med kantine om en buffet med små tallerkener/serveringer og mad, der kan stilles frem efterhånden. Portionsanret, eller servér sandwich og 1 stk. frugt.

• Overvej delemad – snak med kantinen om, hvad der bedst betaler sig, og hvordan de forholder sig til madspild. Tænk i madpakkeposer fx den sidste dag, så der ikke er rester.

• Snak økologi med kantinen – og drøft også evt. typen af service. Det er ikke altid, at glas/porcelæn er det bedste valg, fordi strøm og opvask også er ressourcekrævende. Spørg dem!

• Køb vores bæredygtige vandflasker m. låg, der kan fyldes og genbruges mange gange, i stedet for pant-plasticflasker (sæt evt. label på med navn, der kan tages af efter konferencen). Overvej plan for, hvordan flasker fyldes og genfyldes – det er ikke sikkert, dine gæster bryder sig om at fylde vand op på toilettet.

• Tænk i kander med vand fra hanen under måltiderne – husk at fortælle deltagerne, at det danske vand kan drikkes og faktisk smager dejligt!

• Forhandl økologi med dit konferencemiddag-venue (det kan stadig holdes inden for budget, og de fleste steder er snart vant til, at der bedes om dette).

• Drøft håndtering af madspild med kantine/leverandør (fx studerende som aftagere efterfølgende – kan annonceres på Facebook fx i en halv time efter frokosten). Bemærk, at aftaler om at aflevere maden til 3. part skal cleares med den valgte kantine af hensyn til hygiejneregler m.v.

• Overvej leverandør (professionel vs. amatør) + aftal håndtering af madspild med leverandør.