Bæredygtige tiltag ved konferencer

De senere år er fokus på bæredygtighed, genbrug og økologi øget. På Aarhus Universitet har vi også valgt at arbejde med bæredygtighed i forbindelse med planlægning og afvikling af konferencer og events. I første omgang fordi vi gerne vil tage ansvar for det samfund, vi indgår i. I anden omgang fordi vi også i en lang række tilfælde oplever, at der kan spares ressourcer og dermed økonomi ved at tænke og gøre tingene anderledes, end vi plejer. Med meget få greb og indsatser i din planlægning og afvikling kan du skabe en stor (og mere bæredygtig) forskel og desuden skabe god signalværdi. Er du interesseret i at læse mere om, hvordan Aarhus Universitet arbejder for at fremme den bæredygtige udvikling både gennem forskning, uddannelse og i driften kan du læse mere her.

Bliv inspireret her nedenfor - der er meget, du selv kan gøre, når du afholder arrangementer:

Nedenfor er listet nogle af de lavthængende frugter, som gør en forskel i forhold til sund fornuft og mere bæredygtig adfærd. Du kan plukke nogle af dem ud eller vælge at gå all-in både før og under konferencen – klik nedenfor og bliv inspireret:

Bæredygtige tiltag inden konferencen

Bæredygtige tiltag ifm. transport

  • Overvej, hvor meget transport du selv sætter ind lokalt og hvilken type – overvej i den forbindelse offentlig transport eller gå-busser (fx med studerende, der guider og fortæller) eller overvej om den bus, du selv booker ind skal køre på bio-diesel (husk at bruge AUs indkøbsaftale for buskørsel)
  • Bed folk tilmelde sig de konferencebusser, du sætter ind, så du kører med fulde frem for halvtomme busser.
  • Gør valget/brugen af offentlig transport til og fra konference nemt for deltagerne – forklar det på hjemmesiden, og indsæt fx oversigtskort over letbane og relevante busser, så gæsterne ikke er i tvivl om, hvad de skal. Opfordre til at tage toget frem for flyet, hvor det er muligt.
  • Opfodr til/arranger fælles transport til/fra lufthavnen eller andre landsdele - foreslå samkørsel og gør dette til et nemt valg.

Forplejning

  • Snak økologi, vegetarvalg og bæredygtighed med AU's kantiner, når du booker hos dem. Du kan overveje at bede dem lave mad efter den nye madpyramide og indtænke proteiner i form af bælgfrugter (læs mere om dette til højre på denne side). Du kan også "genbruge" dit eget bestilte frugt, og efter dialog med kantinen kun bede om delvis opfyldning på dag to istedet for en fuld ordre igen. Hør dem også om muligheden for opfyldning af vandflasker, hvis du vælger at benytte AU's genbrugelige vandflasker (p.t. er der kun vandstationer opsat på udvalgte steder - bl.a. i Søauditorierne, ved Aulaen på Ringgaden og i S-bygningen på Fuglesangs Allé).
  • Anbefal grønne/økologisk spisemærkede restauranter i Aarhus By, hvis deltagerne skal spise på egen hånd – find link her på siden til i højre side
  • Stil mere bæredygtige krav til de restauranter, som du selv booker til fx din konfencemiddag – drøft økologi og vegetar-alternativer med dem og hør dem om deres madspildspolitik, og foreslå fx, at de udleverer doggy bags, hvis det giver mening for dit arrangement
  • Overvej, hvilke tiltag du kan lave ift. rester og madspild - send fx rester med dine hjælpere med hjem eller invitér studerende til at spise resterne
  • Opret et felt på din tilmeldingsblanket, hvor deltagerne skal krydse af, hvis de ønsker kød (altså modsat vegetar-valget) eller kør med 100% vegetarisk forplejning, som nu er blevet "default" ved møder og arrangementer på AU. Kommuniker dine valg, hvis der er behov for det.
  • Være omhyggelig med din estimering af kuverter, så du på den måde undgår mest muligt madspild. Indtænk forventede no-shows i din beregning - og drøft med kantinerne, hvordan I sammen bedst muligt undgår madspild.

Hotelanbefalinger og valg

  • Vælg eller anbefal de hoteller i Aarhus, som er mest bæredygtige – kommuniker evt. hotellets profil på din hjemmeside, hvis de har én. Find inspiration i højre side via Visit Aarhus. Husk at benytte AU's indkøbsaftale for hoteller, hvis AU betaler for overnatningerne.

Markedsføring og information

  • Kommunikér på dit website, at vi på AU arbejder med bæredygtighed i forbindelse med konferencer, og hvad det evt. medfører af tiltag ved din konference, hvis der er behov for det. Forbered deltagerne på de tiltag, de vil møde og forklar evt. hvorfor, hvis der er nehov for det.
  • Kommuniker digitalt – fx gennem web/mail/app – i stedet for tryksager og breve, der sendes.
  • Udarbejd app til konferenceinfo, hvis det giver mening (mobilversionen af dit evt. website fungerer også fint)
  • Ved anvendelse af trykt materiale: Lav aftale med trykkeri om tryk på bæredygtigt papir, der er FSC-mærket, eller hør om muligheden for at trykke på stenpapir, hvis det giver mening.
  • Drop det gængse tykke trykte program og vær kreativ. Overvej fx i stedet blot at trykke et A3-keyhanger-program på bæredygtigt papir (A3 foldes til A6 i særlig str. plastlomme, der også kan indeholde særligt designet navneskilt). Referér til dit website, hvor al anden nyttig information og opdateringer kan findes. Her sparer du virkelig penge!
  • Bestil kun det antal konferencevarer, du har brug for, og tænk også gerne i genbrug af varerne ved flere arrangementer, hvor det er muligt (undgå fx dato og årstal på roll ups eller lån generiske AU-roll ups til dit arrangement). Lav buffet, så kun dem, der har brug for varerne, tager dem (resten kan du returnere til E&K efterfølgende). Det er også en mulighed at genbruge roll-up-kassetterne, men at udskifte indmaden.
  • Tænk over minimering af bannerproduktion og lav generiske bannere, der kan bruges igen (fx uden dato eller årstal), eller genbrug af disse efterfølgende – flere virksomheder producerer tasker o.l. af stoffet og modtager det meget gerne efter endt konference/event.
  • Benyt AU nye, mere bæredygtige "butterflynavneskilte" og husk at indsamle og genbruge nøglesnorene, hvis det giver mening.

Planlægning af socialt program med bæredygtig tematik

  • Overvej at indlægge guidede ture til skjulte/"skæve" steder i Aarhus – fx Kulbroen, Godsbanen, små haver, Vanebrudspalæet eller tage gæsterne med til kaffe i skraldebaren på Godsbanen, hvor de kan høre om genanvendelse af kaffegrums fra byens cafeer og dyrkning af svampe  og andet, der viser Aarhus som en by med fokus på bæredygtig, samarbejde og entreprenørskab.
  • Giv gæsterne en 'skæv' oplevelse, som skiller sig ud, som de kan tale med de andre gæster om - og som de husker! Det er med til at skabe værdi.

Bæredygtige tiltag under konferencen

Udsmykning, indretning af venue, materialer og afvikling

  • Husk på, at mange typer blomster er importeret over lange afstande – snak med forhandler om udvalg og lokale/årstidsblomster/grene/græsser ift. buketter og opsatser, hvis det giver mening ved dit arrangement. Køb evt. planter og urtepotter, så de kan bruges efterfølgende.
  • Genbrug navneskilte, hvis du (stadig) anvender nøglesnore med plastlomme (alternativt kan du anvende vores mere bæredygtige Butterfly-navneskilte)
  • Lav konferencevarerbuffet – det mindsker forbruget, men alle har mulighed for at tage det, de ønsker – og nogle lægger endda fx papir og kuglepen retur efter brug. Husk at returnere ubrugte konferencevarer til Events og Kommunikationsstøtte efter dit arrangement.
  • Overvej muleposer, der kan bruges mange gange fremfor plasticposer, hvis du skal bruge poser. Overvej i det hele taget give-aways - er det nødvendigt? Tilfører det ekstra værdi fordeltagerne?
  • Snak med leverandør om duge/service/lys og hvilket materiale, de er produceret af - og undgå fx éngangsservice, hvis det er den bedste løsning i det enkelte tilfælde. Brug evt. LED-lys istedet for levende lys.
  • Sæt evt. en pause-slide på storskærmen med info om fx konferencens bæredygtighedsindsats. Fortæl at postevand i DK kan drikkes, at deltagerne skal skrive navn på deres vandflasker, så de kan genbruge dem (og at de skal genbruge dem), mind dem om at aflevere deres nøglesnor og evt. navneskilt inden de skal hjem og bed dem evt. også returnere andre konferencematerialer ved afslutningen af konferencen (fx blok og kuglepen).
  • Udsend elektronisk evaluering. Spørg efter forslag til mere bæredygtige løsninger, når der gives feedback (spørg meget konkret, fx: ”Har du set vores bæredygtighedsinitiativer i forbindelse med konferencen? Betyder det noget for dig? Har du idéer?”). Videndel gerne dine erfaringer på tværs af AU/erfa-netværket og med Events og Kommunikationsstøtte.

Forplejning

  • Overvej andet end buffet, hvis det er muligt (buffeten giver som regel mere madspild) – bestil fx tallerkenservering til frokost/middag. Hvis du vælger at køre med buffet, så snak med kantine om en buffet med små tallerkener/serveringer og mad, der kan stilles frem efterhånden. Portionsanret - eller servér sandwich og 1 stk. frugt.
  • Hvis du overvejer delemad, så snak med kantinen om, hvad der bedst betaler sig, og hvordan de forholder sig til madspild. Tænk i madpakkeposer fx den sidste dag, så der ikke er rester.
  • Snak økologi, vegetarmuligheder og bælgfrugter med kantinen – og drøft også evt. typen af service. Det er ikke altid, at glas/porcelæn er det bedste valg, fordi strøm og opvask også er ressourcekrævende. Spørg dem!
  • Køb vores bæredygtige vandflasker m. låg, der kan fyldes og genbruges mange gange, i stedet for pant-plasticflasker (sæt evt. label på med navn, der kan tages af efter konferencen). Overvej plan for, hvordan flasker fyldes og genfyldes – det er ikke sikkert, dine gæster bryder sig om at fylde vand i deres flaske ude på toilettet.
  • Tænk i kander med vand fra hanen under måltiderne – husk at fortælle deltagerne, at det danske vand kan drikkes og faktisk smager dejligt!
  • Forhandl økologi og vegetarmuligheder med dit konferencemiddag-venue
  • Drøft håndtering af madspild med kantine/leverandør (fx studerende som aftagere efterfølgende – kan annonceres på Facebook fx i en halv time efter frokosten). Bemærk, at aftaler om at aflevere maden til 3. part skal cleares med den valgte kantine af hensyn til hygiejneregler m.v.

Køb bæredygtige gaver og konferencevarer til dit arrangement

Vi arbejder også med at gøre udvalget af vores gaver og merchandise mere bæredygtigt. Læs mere om AU's bæredygtige vandflasker og muleposer af økologisk bomuld her.

Bæredygtige AU vandflasker

Aarhus Universitets bæredygtige vandflasker rummer 0,5 l. og findes både en dansk og engelsk udgave, samt en BSS udgave.

Vandflasken kan bruges igen og igen. Den er BPA-fri og tåler opvasker. Flasken kan med fordel købes og bruges til dine konferencegæster. Husk dog at tænke over, hvordan den fyldes og genfyldes. 

  • Ved køb af minimum 50 flasker koster flaskerne 34,50 kr. pr. stk. ex. moms, og kan købes via Events og Kommunikationsstøtte på kommunikation@au.dk. Husk at opgive fulde navn, adresse, afdeling og intern kontostreng.
  • Ved køb af mindre end 50 flasker, skal flasken købes via Stakbogladen på Fredrik Nielsens Vej eller via www.webshop.au.dk og koster 55,00 kr. pr. flaske inkl. moms.

Gode råd til opfyldning og hygiejne:

  • Vi anbefaler, at flaskerne skylles før brug. 
  • Fyld af hensyn til bakterier aldrig flaskerne på et toilet!
  • Der kan evt. laves aftale med en kantine om at fylde flaskerne i deres køkken efter Fødevarestyrelsens regler
  • Toppen af flasken og hanen bør aldrig røre hinanden, særligt ikke ved genopfyldning

Muleposer af økologisk bomuld

AU's Muleposer produceret af økologisk bomuld kan være et mere bæredygtigt alternativ til pakning af konferencevarer eller som en handout til deltagerne. Poserne købes i AU's webshop.