Bæredygtige tiltag

Gode råd til forplejning

• Overvej buffeten: Overvej alternativer til buffeten, da den ofte er lig med mere madspild. Hvis du vælger at køre med buffet, så snak med kantinen om en buffet med små tallerkener/serveringer og mad, der løbende kan stilles frem.
• Tænk i madpakkeposer: Hvis du overvejer delemad, så snak med kantinen om, hvad der bedst betaler sig, og hvordan de forholder sig til madspild. Tænk evt. i madpakkeposer den sidste dag for at undgå rester.
• Service: Snak med kantinen om typen af service. Det er ikke altid, at glas/porcelæn er det bedste valg, fordi strøm og opvask også er ressourcekrævende. Spørg dem!
• Bæredygtige vandflasker: Køb vores bæredygtige vandflasker med låg, der kan fyldes og genbruges mange gange, i stedet for pant-plasticflasker (sæt evt. label på med navn, der kan tages af efter konferencen). Overvej også plan for, hvordan flasker fyldes og genfyldes. Det er ikke sikkert, dine gæster bryder sig om at fylde vand i deres flaske ude på toilettet.
• Kander med vand fra hanen: Tænk i kander med vand fra hanen under måltiderne. Husk at fortælle deltagerne, at det danske vand kan drikkes og faktisk smager dejligt!

• Dialog med kantinen: Snak økologi, vegetarvalg og bæredygtighed med den kantine eller det sted, hvor du booker. Du kan overveje at bede dem lave mad efter den nye madpyramide og indtænke proteiner i form af bælgfrugter (læs mere om madpyramiden og de 7 nye kostråd længere nede i teksten her). Du kan f.eks. "genbruge" dit bestilte frugt fra dag 1, og efter aftale med kantinen kun bede om delvis opfyldning på dag 2 i stedet for en fuld ordre igen. Hør dem også om muligheden for opfyldning af vandflasker, hvis du vælger at benytte AU's genbrugelige vandflasker (p.t. er der kun vandstationer opsat på udvalgte steder - bl.a. i Søauditorierne, ved Aulaen på Ringgaden og i S-bygningen på Fuglesangs Allé).
• Anbefal Aarhus’ grønne og økologiske restauranter: Anbefal de grønne og økologiske restauranter i Aarhus By, hvis deltagerne skal spise på egen hånd (find link længere nede i teksten her).
• Stil (bæredygtige) krav: Stil mere bæredygtige krav til de restauranter, du selv booker til fx din konferencemiddag – drøft økologi og vegetar-alternativer med dem og hør dem om deres madspildspolitik, og foreslå fx, at de udleverer madpakkeposer, hvis det giver mening for dit arrangement.
• Overvej madspild: Overvej, hvilke tiltag du kan lave ift. rester og madspild. Send fx rester med dine hjælpere med hjem eller invitér studerende til at spise resterne. Bemærk, at aftaler om at aflevere maden til 3. part skal cleares med den valgte kantine af hensyn til hygiejneregler m.v.
• Kød som aktivt tilvalg: Opret et felt på din tilmeldingsblanket, hvor deltagerne skal krydse af, hvis de ønsker kød (altså modsat vegetar-valget) eller kør med 100% vegetarisk forplejning, som nu er blevet "default" ved møder og arrangementer på AU.
• Tænk no-shows ind: Vær omhyggelig med din estimering af kuverter, så du på den måde undgår mest muligt madspild. Indtænk forventede no-shows i din beregning - og drøft med kantinerne, hvordan I sammen bedst muligt undgår madspild.

Bælgfrugter på menuen

Fødevarestyrelsens syv nye kostråd indeholder en anbefaling om, at vi skruer ned for mængden af kød og op for mængden af bælgfrugter – gerne 100 gram om dagen pr. person. Bælgfrugter dækker over bønner, linser og ærter og kommer i mange varianter, men ens for alle er, at de hører til blandt nogle af de allersundeste plantebaserede proteinkilder, der findes. Dertil er de mættende, fulde af kostfibre, vitaminer og mineraler og ikke mindst et billigt og mere klimavenligt alternativ til kød. Tænk dette ind, når du planlægger forplejning til din næste konference eller event. Snak med AU's kantiner om det – de ved meget mere!

Vil du læse mere om bælgfrugter, så klik nedenfor:

• Økologiske grønne proteiner – skønne opskrifter med bælgfrugter fra Økologisk Landsforening
• Slip bælgfrugterne løs – viden om bælgfrugter fra Landbrug og Fødevarer
• Inspiration til brug af bælgfrugter fra Økologisk Landsforening

Økologiske spisesteder i Aarhus-regionen

Her finder du inspiration til spisesteder i Aarhus-regionen, som har økologiske spisemærke. Økologiske produkter er godt for din sundhed, for biodiversiteten og for miljøet. Husk også, at du altid kan stille krav til middagssteder og restauranter, hvis du fx ønsker 100% vegetarisk middag til dine konferencegæster.

De syv nye kostråd

Du kan også orientere dig i Fødevarestyrelsens 7 nye kostråd fra 2021, som kan inspirere dig, når du skal beslutte forplejning til dit næste arrangement. Fødevarestyrelsens kostråd er din rettesnor til at få en sund og klimavenlig balance i det, du og dine konferencegæster spiser og drikker.

Hotelanbefalinger og valg

• Vælg eller anbefal de hoteller i Aarhus, som er mest bæredygtige – kommuniker evt. hotellets profil på din hjemmeside, hvis de har én. Husk at benytte AU's indkøbsaftale for hoteller, hvis AU betaler for overnatningerne. Og ellers:
  • se listen over miljømærkede overnatningsmuligheder i Aarhusregionen
  • se en liste over miljømærkede hoteller og venues i Aarhusregionen

Bæredygtige tiltag ifm. transport

• Overvej, hvor meget transport du selv sætter ind lokalt og hvilken type – overvej i den forbindelse offentlig transport eller det, vi kalder "gå-busser" (fx med studerende, der guider og fortæller) eller overvej om den bus, du selv booker ind skal køre på bio-diesel. Husk at bruge AUs indkøbsaftale for buskørsel.
• Bed folk tilmelde sig de konferencebusser, du sætter ind, så du kører med fulde frem for halvtomme busser.
• Gør valget/brugen af offentlig transport til og fra konference nemt for deltagerne – forklar det på hjemmesiden, og indsæt fx oversigtskort over letbane og relevante busser, så gæsterne ikke er i tvivl om, hvad de skal. Opfordre til at tage toget frem for flyet, hvor det er muligt.
• Opfodr til/arranger fælles transport til/fra lufthavnen eller andre landsdele - foreslå samkørsel og gør dette til et nemt valg.

• På AU's grønne guide om transport kan du finde facts og inspiration ift. at rejse grønnere. Der ligger fx en CO2-beregner, som du kan benytte, og som du måske kan tænke ind i din kommunikation til deltagerne.
• Find mere inspiration til at transportere dine gæster rundt på Visit Aarhus' hjemmeide transport med omtanke.

Tænk bæredygtigheden ind i din markedsføring og information

• Kommunikér på dit website, at vi på AU arbejder med bæredygtighed i forbindelse med konferencer, og hvad det evt. medfører af tiltag ved din konference, hvis der er behov for det. Forbered deltagerne på de tiltag, de vil møde og forklar evt. hvorfor - hvis der er behov for det.
• Kommunikér digitalt – fx gennem web/mail/app – i stedet for tryksager og breve, der sendes.
• Udarbejd app til konferenceinfo, hvis det giver mening. Mobilversionen af dit evt. website fungerer også fint.

Overvej konferencevarer og materialer til udsmykning og indretning af dit venue

• Ved anvendelse af trykt materiale: Lav aftale med trykkeri om tryk på bæredygtigt papir, der er FSC-mærket, eller hør om muligheden for at trykke på stenpapir, hvis det giver mening.
• Drop det gængse tykke trykte program og vær kreativ. Overvej fx i stedet blot at trykke et A3-keyhanger-program på bæredygtigt papir (A3 foldes til A6 i særlig str. plastlomme, der også kan indeholde særligt designet navneskilt). Referér til dit website, hvor al anden nyttig information og opdateringer kan findes. Her sparer du virkelig penge!
• Bestil kun det antal konferencevarer, du har brug for, og tænk også gerne i genbrug af varerne ved flere arrangementer, hvor det er muligt. Undgå fx dato og årstal på roll ups eller lån generiske AU-roll ups til dit arrangement. Det er også en mulighed at genbruge roll-up-kassetterne, men at udskifte indmaden.
• Lav konferencevarebuffet. Det mindsker forbruget, men alle har mulighed for at tage det, de ønsker – og nogle lægger endda fx papir og kuglepen retur efter brug. Husk at returnere ubrugte konferencevarer til Events og Kommunikationsstøtte efter dit arrangement.
• Tænk over minimering af bannerproduktion og lav generiske bannere, der kan bruges igen (fx uden dato eller årstal), eller genbrug af disse efterfølgende – flere virksomheder producerer tasker o.l. af stoffet og modtager det meget gerne efter endt konference/event.
• Genbrug navneskilte, hvis du (stadig) anvender nøglesnore med plastlomme. Alternativt kan du anvende vores mere bæredygtige Butterfly-navneskilte, og hvor det også anbefales at indsamle og genbruge nøglesnorene.
• Overvej muleposer, der kan bruges mange gange fremfor plasticposer, hvis du skal bruge poser. Overvej i det hele taget give-aways - er det nødvendigt? Tilfører det ekstra værdi for deltagerne?
• Sæt evt. en pause-slide på storskærmen med info om fx konferencens bæredygtighedsindsats. Fortæl at postevand i DK kan drikkes, at deltagerne skal skrive navn på deres vandflasker, så de kan genbruge dem (og at de skal genbruge dem), mind dem om at aflevere deres nøglesnor og evt. navneskilt inden de skal hjem og bed dem evt. også returnere andre konferencematerialer ved afslutningen af konferencen (fx blok og kuglepen).
• Udsend elektronisk evaluering. Spørg efter forslag til mere bæredygtige løsninger, når der gives feedback (spørg meget konkret, fx: ”Har du set vores bæredygtighedsinitiativer i forbindelse med konferencen? Betyder det noget for dig? Har du idéer?”). Videndel gerne dine erfaringer på tværs af AU/erfa-netværket og med Events og Kommunikationsstøtte.

• Husk på, at mange typer blomster er importeret over lange afstande – snak med forhandler om udvalg og lokale/årstidsblomster/grene/græsser ift. buketter og opsatser, hvis det giver mening ved dit arrangement. Køb evt. planter og urtepotter, så de kan bruges efterfølgende.
• Snak med leverandør om duge/service/lys og hvilket materiale, de er produceret af - og undgå fx éngangsservice, hvis det er den bedste løsning i det enkelte tilfælde. Brug evt. LED-lys i stedet for levende lys.

Planlægning af socialt program med bæredygtig tematik

• Overvej at indlægge guidede ture til skjulte eller skæve steder i Aarhus – fx Kulbroen, Godsbanen, små haver eller Vanebrudspalæet. Eller tag gæsterne med til kaffe i skraldebaren på Godsbanen, hvor de kan høre om genanvendelse af kaffegrums fra byens cafeer og dyrkning af svampe og andet, der viser Aarhus som en by med fokus på bæredygtig, samarbejde og entreprenørskab.
• Giv gæsterne en skæv oplevelse, som skiller sig ud, som de kan tale med de andre gæster om - og som de husker! Det er med til at skabe værdi.

Affaldstrekanten skal principielt læses som en madpyramide – mest af det nederste. Bemærk dog, at direkte genbrug ligger over genanvendelse, så for eksempel er det mere hensigtsmæssigt at genbruge fx navneskilte fremfor at genanvende dem. Når de ikke kan genbruges mere, skal de naturligvis til genanvendelse.

Nu kan du downloade den grønne konference- og eventhåndbog, som er udarbejdet i 2019 af Aarhus Universitets Event-afdeling i et samarbejde med Aarhus Events, VisitAarhus og Worldperfect. Håndbogen er et værktøj til dig, der gerne vil arbejde strategisk og konkret med bæredygtighed.
Hent håndbogen her

I bæredygtig konferencesammenhæng arbejder Events og Kommunikationsstøtte tæt sammen med Visit Aarhus. På Visit Aarhus' hjemmeside kan du også finde links til sider, der hurtigt og nemt kan gøre dig endnu klogere på andre bæredygtige initiativer i Aarhusregionen.

Læs også artiklen: Aarhus er den 3. mest bæredygtige turistdestination på internationalt index

Du kan også finde grønne nyheder og blive klogere på Aarhus Kommunes grønne indsats og klimatiltag på Go Green with Aarhus hjemmesiden.

Det er vigtigt, at du er opmærksom på, hvordan du kommunikerer om dine bæredygtige tiltag til dine deltagere og f.eks. på dit konferencewebsite. Fortæl (endelig) hvad du gør, men vær varsom, transparent og gerne så konkret som muligt, når du kommunikerer. Undgå at bruge generelle udtryk, der kan fortolkes eller virke tvetydige. Hold dig fra at benytte udtryk som ”bæredygtig” eller ”klimavenlig”, medmindre du kan understøtte dette med de fornødne data eller certificeringer. Brug i stedet udtryk som ”Vi arbejder med bæredygtige tiltag”, og fortæl i stedet, hvad du konkret gør.

Som erstatning for at invitere til ”grønt møde” bør du invitere til ”møde med vegetarisk, lokalt produceret forplejning” samt ”transport i fælles bus, der kører på biodiesel”. Det kan virke knap så elegant og lækkert set med kommunikative briller, men på den måde falder du ikke i den såkaldte greenwashing-fælde. Benyt AU's klimastrategi som baggrund og ramme for din kommunikation. Her kan du læse mere om emnet og lovgivningen omkring bæredygtig kommunikation:

• Guide til kommunikation af bæredygtighed
• Forbrugerombudsmandens guide til miljømarkedsføring