Konferencevarer og lånematerialer
Bestilling af konferencevarer, merchandise og vouchers
Det er muligt at bestille gratis konferencevarer såsom kuglepenne, navneskilte og lignende på AU's webshop. Desuden kan du bestille merchandise i webshoppen, opnå rabatfordele samt bestille udvalgte vouchers til dine konferencegæster.
Se nedenfor mere om mulighederne, og hvordan du bestiller:
Bestil konferencevarer
Du skal bestille dine konferencevarer via AU’s webshop. Her kan du både bestille gratis konferencevarer til arrangementer med eksterne deltagere og/eller købe konferencevarer til andre typer arrangementer. Du finder varerne under fanen ’Udstyr’.
OBS:
- Du skal påregne en behandlingstid på minimum 14 dage for bestilling af konferencevarer.
- Alle varer afsendes stadig med Intern Post. Når du bestiller gratis konferencevarer, er det vigtigt, at du udfylder de rigtige informationer om leveringsadresse, kontaktperson inkl. bygnings- og lokalenummer, så Intern Post fortsat kan levere varerne.
- Hvis du til et internt arrangement har brug for konferencevarer, kan disse også købes på Stakbogladens webshop
- Husk, at der stadig gælder samme retningslinjer for bestilling af vores gratisvarer som tidligere – læs mere nedenfor.
- Udover ovenstående informationer bedes du ved kassen i step 3: Yderligere information – kommentar til ordren tilføje følgende:
-
Navn på arrangement
-
Dato for arrangement
-
Dato for modtagelse af varer (Påregn en behandlingstid på minimum 14 dage)
-
Forventet antal deltagere
-
Angive om arrangementet har eksterne deltagere
-
Evt. link til arrangementet
-
Af statistiske hensyn må du meget gerne angive, om konferencedeltagerne primært er nationale eller internationale.
Elektroniske julekort
Det er nu muligt at bestille vores elektroniske julekort, som både findes i dansk og engelsk version. Kontakt kommunikation@au.dk for bestilling.
Trykte julekort
AU's trykte julekort findes i flere varianter og kan rekvireres via AU's webshop. Julekortene er gratis for AU's ansatte.
Kontakt for hjælp til bestilling af konferenceudstyr
Har du spørgsmål, kan du kontakte os på kommunikation@au.dk eller tlf. 9352 2130.
OBS: Påregn en behandlingstid på minimum 14 dage på konferencevarer.
Retningslinjer for gratis varer
Gratis konferencevarer til arrangementer med eksterne deltagere
Det er muligt via AU's webshop at bestille bl.a. blokke, kuglepenne, nøglesnore, navneskilte og også gratis vouchers ifm. konferencer, man som ansat arrangerer for Aarhus Universitet. De gratis konferencevarer udleveres KUN til faglige arrangementer på fakulteter/institutter/centre/administrationen, hvor der er eksterne deltagere. Det kan være faglige konferencer, seminarer, symposier, delegationsbesøg fra ind- og udland.
Der udleveres ikke gratis konferencevarer til faglige arrangementer, hvor deltagerne er studerende (gælder både interne og eksterne). Det vil sige, at der ikke udleveres gratis konferencevarer til undervisning, rekrutteringsarrangementer, fagkurser eller til uddannelsesmæssige aktiviteter, såsom ’Summer University’.
Gratis varer kan heller ikke udleveres til interne medarbejder-arrangementer, -møder og -seminarer.
Til disse formål kan varerne med fordel købes på www.webshop.au.dk.
Med disse retningslinjer vil konferencevarerne således blive anvendt til det primære formål: Et tilskud til faglige arrangementer og en samtidig branding af Aarhus Universitet over for eksterne gæster, samarbejdspartnere og omverdenen.
Husk, når du bestiller:
- At vi påskriver os en 14-dages frist til pakning af bestillinger. Bestillinger, der ikke overholder dette, kan afvises. Dette skyldes blandt andet, at Intern Post kun en gang ugentligt afhenter konferencevarer fra Events og Kommunikationsstøtte.
Navneskilte og fletning
Navneskilte
Aarhus Universitet tilbyder gratis navneskilte samt bordnavneskilte til brug ved konferencer og andre arrangementer med eksterne deltagere til alle enheder ved universitetet. Bestil via AUs webshop.
Sådan fletter du navneskilte
Du kan her hente vejledninger, der forklarer trin for trin, hvordan du fletter deltagernavne ind på navneskilte, butterfly navneskilte samt bordnavneskilte.
Skabelon til AU navneskilte
Skabelon til 1 ark med 1 stk. AU butterfly navneskilte (DK version)
Skabelon til 1 ark med 1 stk. AU butterfly navneskilte (UK version)
Skabelon til 1 ark med 1 stk. AU butterfly navneskilte (BSS)
Skabelon til AU bordnavneskilte
Merchandise mod betaling
Merchandise som tasker, gaver og tøj med Aarhus Universitets logo kan købes i Stakbogladen og på Stakbogladens webshop: webshop.au.dk. Har du brug for skræddersyet merchandise til fx en konference, så kontakt Lone Jørgensen på loj@au.dk
Betaling og levering
Priserne på webshoppen er inklusive moms. Når du handler på vegne af universitetet, kan du bruge dit AU-kreditkort eller få tilsendt en faktura til dit EAN-nummer. Indkøb kan afhentes i Stakbogladens åbningstid eller sendes med PostDanmark.
Mere bæredygtige varer
Vi arbejder løbende på at gøre flere og flere af vores AU-varer mere bæredygtige – fx sælger vi nu bæredygtige vandflasker, muleposer og beklædning af økologisk bomuld. I vores varesortiment er vi opmærksomme på at varerne har en funktion.
Rabatfordele og vouchers
Som bestiller på vegne af Aarhus Universitet kan medarbejdere få rabat på brugen af Sandbjerg Gods som kursussted. Aarhus Universitet Forskningsfond har endvidere indgået sponsoraftaler med ARoS Aarhus Kunstmuseum og Musikhuset Aarhus. Aarhus Universitets Forskningsfonds Ejendomsselskab har desuden indgået aftale med Den Gamle By i Aarhus - læs mere om aftalerne og fordelene for Aarhus Universitetet og vores konferencegæster nedenfor.
De i aftalerne nævnte vouchers bestilles via webshoppen
Fordele på Sandbjerg Gods
Bestillere fra Aarhus Universitet modtager en rabat på 25% på kursusdøgnprisen ved brug af Sandbjerg Gods. Denne rabat er indført med henblik på at gøre det mere attraktivt for Aarhus Universitets medarbejdere at bruge Sandbjerg Gods som kursussted. Rabatten på 25 % fratrækkes prisen på Sandbjergs konferencedøgn, mens tilkøb i form af drikkevarer, festmiddag mv. ikke er dækket af rabatten.
Sandbjergs normalpris for et konferencedøgn er 1.745 kr. (2024-pris).
Derudover kan man fradrage moms (hele momsen undtagen på forplejningsdelen, hvor fradraget er 25 % af momsen).
Rabatten ydes til alle deltagere i arrangementer, der udgår fra AU. Det skal forstås sådan, at når den ansvarlige arrangør er ansat ved AU, gælder rabatten for alle deltagere i et givent arrangement, uanset deres ansættelsessted. Kontakt Sandbjerg Gods for at høre mere om, hvordan du opnår rabat.
Fordele på ARoS
I aftalen mellem Aarhus Universitet og ARoS tilbydes:
- Gratis ARoS-vouchers til AU's konferencedeltagere, så de får adgang til ARoS i åbningstiden:
Vouchers udleveres kun til konferencer og arrangementer med eksterne deltagere.
Disse vouchers er tiltænkt konferencedeltagere, der kan bruge dem i forbindelse med deres konferenceophold i Aarhus i ”fritiden” udenfor selve konferencens program (før, under eller lige efter konferencen). Derfor stemples vouchers med gyldighedsdato fra lørdag i ugen før konferencen til søndag i konferenceugen (eksempel: Konferencen løber onsdag den 14. til fredag den 16. august 2023 – vouchers stemples med gyldighed fra lørdag den 10. august til søndag den 18. august). Ved bestilling skal derfor angives, i hvilken uge vouchers skal kunne bruges i forbindelse med konferencen/arrangementet. Bemærk, at det ikke er muligt at rekvirere vouchers til både Den Gamle By og ARoS, så man bedes vælge mellem de to ved bestilling.
Du kan bestille vouchers via webshoppen - Gratis entrébillet til ARoS til gæsteprofessorer:
Bemærk også, at gæsteprofessorer ved Aarhus Universitet, der betjenes via Relocation Service eller deltager i Getting Started-arrangementer, har mulighed for at få en gratis entrébillet, så den enkelte gæsteprofessor på et tidspunkt under sit ophold kan komme gratis på ARoS. I dette tilfælde kan man kontakte Talentudvikling og Forskermobilitet
Du kan bestille vouchers via webshoppen - Gratis brug af auditoriet på ARoS ved køb af forplejningspakker i 2024
ARoS' forplejningspakker kan ses her: aros-moeder-og-konferencer-priser-aug-2022.pdf og priserne ligger fra 355,- kr. eks. moms pr. person for et halvdagsmøde og 435,- kr. eks. moms pr. person for et dagsmøde. En dagsmødepakke indeholder morgenmad, frokost og eftermiddagskaffe/kage og der sættes fokus på lokale råvarer og det grønne køkken. Morgenmad og eftermiddagsforplejning serveres foran auditoriet og frokosten serveres i restauranten på 8. etage. Max kapacitet i auditoriet er 178 personer, men lokalet kan også fint benyttes af mindre grupper. Bemærk at museet åbner kl. 10, men dørene åbnes for konferencegæster kl. 9.00 – som arrangør er der mulighed for at komme ind 30 minutter før via porten. Museet lukker kl. 21 på hverdage, kl. 17 i weekender og mandage er der lukket hele dagen. Er der brug for ekstra lokaler, kan det tilkøbes for 3.000,- eks. moms pr. lokale. - Afholdelse af arrangement på ARoS - der ikke inkluderer gratis brug af auditoriet:
Hvis man ønsker at afholde et arrangement (fx velkomstreception eller rundvisning som del af konference eller lignende) på ARoS, kræver det en adgangsbillet til museet. Vouchers kan IKKE bruges til denne type arrangement. Adgangsbilletten skal købes som en del af den aftale, man laver med ARoS. Hvis man afholder et arrangement, hvor der indgår forplejning, vil entrébilletten koste 85 kr. pr. deltager (normalpris 140 kr.). Aarhus Universitets Forskningsfond (som finansierer vouchers og rabataftaler) har desuden lavet en særlig aftale med ARoS, der giver 10% i rabat ved AU-arrangementer (gælder ikke entrébilletten, der allerede er til reduceret pris samt særpriser/tilbud). - Kreativt indslag: Har du lyst til at udfordre dine gæster, så tilbyder ARoS såkaldte kunstpauser. Læs mere her aros-moeder-og-konferencer-kunstpause.pdf og se priser på kunstpauserne her:
Kæmpe puslespil: kr. 1500 ex. Moms (max 20 personer på samme tid)
Kunst skaber ord, ord skaber kunst: kr. 1000 ex. Moms (i grupper af max 20, men ARoS kan godt have to hold på samme tid)
Detaljestafet: kr. 750,- eks. moms (max 12 personer på samme tid, men op til 2 hold på en gang er muligt) - ARoS tilbyder særaftale om middage i restauranten (min. 25 personer) til en tre-retters middag, to glas vin samt kaffe til dessert til 550,- kr. inkl. moms pr. person + entré af 85,- kr. pr. person eller 635,- kr. i alt.
Kontakt:
Lokalebestilling og øvrige aftaler om arrangementer sker via Salgs- & event afdelingen på ARoS Aarhus Kunstmuseum på event@aros.dk eller tlf.:6190 4900
Har du yderligere spørgsmål vedr. ovenstående, er du velkommen til at kontakte Events og Kommunikationsstøtte, AU (Lone Jørgensen)
Fordele i Musikhuset Aarhus
Musikhuset Aarhus giver minimum 30% rabat på listeprisen på leje af lokaler. Teknikertimer, AV-udstyr og forplejning afregnes separat og efter tilbud fra Musikhuset Aarhus. Bestil lokalerne via Musikhuset Aarhus.
Musikhuset tilbyder desuden:
- 10-40% rabat på billetpriser til forestillinger og arrangementer efter særlig aftale og kun ved et større antal gæster. Privatpersoner eller enkeltpersoner kan ikke få rabat.
- Bestil via Musikhuset Aarhus.
Kontakt Erhvervsafdelingen i Musikhuset:
Projektleder
Rikke Myrwick
T: 41 85 65 06
E: myri@aarhus.dk
Fordele i Den Gamle By
Den Gamle Bys ydelser:
- 20% rabat på lokaleleje ved brug af Helsingør Theater, når det sker samtidig med bestilling af forplejning for minimum kr. 10.000,- til arrangementet.
- 10% rabat på listepriserne på forplejning, når arrangementet koster over 10.000 kr.
- Øvrig lokaleanvendelse sker efter aftale med Den Gamle By – med udgangspunkt i, at et lokale typisk kan følge med ved køb af forplejning m.v. for et vist beløb.
- FREM TIL 30. NOVEMBER 2024: Vouchers til adgang til Den Gamle By i åbningstiden til brug for konferencer - kun ved arrangementer med eksterne deltagere. De gratis vouchers kan anvendes mandage-fredage året rundt, juli og december måned undtaget.
Bemærk, at det ikke er muligt at rekvirere vouchers til både Den Gamle By og ARoS, så man bedes vælge mellem de to ved bestilling.
Udlån af konferenceudstyr
Ud over bestilling af konferencevarer er det også muligt at låne forskelligt konferenceudstyr. Vi tilbyder blandt andet udlån af A-skilte, postervægge, skilteholdere og beachflag samt mulighed for at booke bannerpladser på AU. Se mere nedenfor:
Udlån af konferenceudstyr
Events og Kommunikationsstøtte udlåner en række materialer, som kan bruges ved konferencer og arrangementer, der promoverer universitetet.
Ved bortkomst eller misligholdelse betales en erstatning til Events & Kommunikationsstøtte
Bemærk, at konferenceudstyr skal bestilles senest 14 dage i forvejen.
Roll-ups
Vi har 17 forskellige roll-ups, som kan lånes samlet, i sæt eller enkeltvis efter behov.
En roll-up er et omvendt rullegardin som hænges op på et stativ. Roll-ups'ne er pakket enkeltvis sammen med et stativ i tasker, så de er lette at transportere.
Notér venligst i din mail hvilke roll-ups du ønsker at låne. Brug bogstaver som vist på billedet herover til at referere til de enkelte roll-ups.
Sørg venligst for at pakke roll-ups ned i de korrekte tasker inden aflevering. Hver taske har et billede af den roll-up den tilhører.
Roll-up A - O har størrelse 85 X 200 cm
Roll-up P + Q har størrelse 150 X 210 cm
CONNECT roll-ups måler 85 x 200 cm.
Der er 6 forskellige slags: C1, C2, C3, C4, C5 og C6.
Beach-flag
14 beachflag med AU-logo i forskellige farverige nuancer.
Vi har 3 turkise, 1 orange, 2 blå, 2 grå, 1 lilla, 1 rød, 2 lyserøde og 2 gule.
Skriv i din mail, hvis der er præferencer for bestemte farver.
Flagene er beregnet til at skrue ned i jorden.
Mål: Cirka 4 meter i højden.
Flagene bruges primært til DHL Stafetten, men kan fra september til juli lånes til andre formål.
Flagene kan vaskes, og låner står for rengøring, hvis dette er nødvendigt.
Der er mulighed for udlån af en vandfod. Notér ønsket antal i forespørgslen.
Bannere med AU-logo
12 stk. bannere med AU-logo i hvid og blå med huller, så de kan hænges op med snor, der måler 1x2 meter.
9 stk. bannere med AU-logo i hvid og blå med huller, så de kan hænges op med snor. Måler 1x5 meter.
Bannerne bruges primært til DHL Stafetten, men kan fra september til juli lånes til andre formål.
Høje skilteholdere
2 stk. Rummer A2-papirstørrelse
6 stk. rummer A3-papirstørrelse
A-skilte
4 stk.
Rummer A1 (60 x 85 cm) med hjul.
Staffelier
21 stk. til udlån. Kan bruges til foamboards og posters.
Postkasse
1 stk. hvid metalpostkasse (mål H39cm; B26cm; D:15,5cm)
Paraplyer
3 stk. udlånsparaplyer, hvoraf 2 har AU-logo, til mindre grupper af gæster.
Bemærk paraplyerne skal returneres i samme stand, som de er lånt. Ved bortkomst eller skade, skal paraplyen erstattes.
Afspærringer
4 stk. afspærringsstolper med 3 m sort bånd som kan forbindes med hinanden.
Afsærringsstolperne har en højde på 101,5 m og vejer 10 kg.
Kontakt for udlån af konferenceudstyr
Spørgsmål vedr. lån af konferenceudstyr kan rettes til konferenceudlaan@au.dk eller tlf. 9352 2130.
Bemærk, at udlånsvarer skal bestilles senest 14 dage i forvejen.
Udlån afhentes på:
Fredrik Nielsens Vej 5
Bygning 1445
8000 Aarhus C
Booking af posterboards
Aarhus Universitet har 100 postervægge, som kan udlånes til alle enheder på Aarhus Universitet. Læs nedenfor om detaljerne, betingelser for udlån og praktikken omkring det.
Det er vigtigt, at du reserverer postervæggene i god tid (dvs. helst mindst 6 måneder) inden dit arrangement/din konference, da der er stor efterspørgsel på postervæggene.
Postervæggenes mål og udseende
Postervæggene er 158 cm brede og 190 cm høje, og selve tavlen er 150 cm bred og 120 cm høj. Selve postervæggen er hvid, rammen er af metal. Se billede ovenfor.
På postervæggen kan f.eks. sættes to posters på hver side (A1-posterstørrelse). Postervæggen er ens på begge sider. Det anbefales at sætte posters op med ’Powerstrips’ – powerstrips kan nemt fremsøges og købes på nettet. Der kan også anvendes tape, elefantsnot eller lignende, men bemærk, at posters falder lettere ned, hvis disse materialer anvendes til ophængning. Uanset materialetype er det låners ansvar, at dette fjernes fra postervæggene igen efter brug.
Postervæggene er ikke beregnet til at skrive på, da de ikke er whiteboards. Brug derfor ikke whiteboard-tusser eller andre skriveredskaber til at skrive eller tegne på postervæggene.
Påmontering af hjul
Postervæggene leveres på vogne (med hjul) med 10 postervægge på hver vogn. Dertil hører kasse med hjul til postervæggene. Disse hjul skal påmonteres, der hvor postervæggene ønskes opstillet, hvorefter man let kan køre postervæggene rundt (væggene kan ikke opstilles uden hjul). Hjulene påmonteres med møtrik og nøgle. Der medfølger værktøj. Efter endt brug afmonteres hjulene igen, postervæggene sættes på vogn og er dermed klar til returtransport. Det anbefales især ved bestilling af mange postervægge at købe Møbeltransport Danmark til at hjælpe med opstilling og påmontering – se også ’Opstillingshjælp’ nedenfor.
Hent vejledning i brug og håndtering af postervægge her
Transport – afhentning og aflevering
Når du har modtaget en endelig bekræftelse (fra posterboards@au.dk) på reservationen, skal du selv bestille transport af væggene. Du skal ALTID anvende Møbeltransport Danmark, som Aarhus Universitet har indkøbsaftale med. Transporten betales direkte af bestilleren selv. Vi har på forhånd aftalt de praktiske forhold omkring transporten med Møbeltransport Danmark, og de er de eneste, der har adgang til lageret, hvor postervæggene opbevares.
Transporten skal bestilles senest 1 uge før ønsket levering (Aarhus og omegn) eller 4 uger før ønsket levering, hvis det er længere væk fra Aarhus. Transporten kan foregå både på hverdage, i weekend og ferier.
Transport bestilles på mailadressen au@mobel.dk
Se i øvrigt oplysninger om Møbeltransport Danmark på denne hjemmeside.
Opstillingshjælp
Det er muligt at få Møbeltransport Danmark til at hjælpe med enkle opstillinger mod ekstra betaling. Dette bestilles ligeledes på forhånd. Større opstillinger, evt. i kombination med ekstra postervægge, kan Expression hjælpe med mod betaling – se kontaktoplysninger nedenfor.
Først til mølle
Postervæggene udlånes efter først til mølle-princippet. Der er således ikke garanti for, at vi kan udlåne postervægge. Hvis man ønsker at låne postervægge, og det ikke er muligt pga. udlån til andre, er det op til arrangøren selv at leje postervægge hos ekstern leverandør. Dette gælder også, hvis man har brug for flere postervægge, end der er tilgængelige. Postervægge (ikke nødvendigvis samme udseende) kan lejes her:
Expression v. Henrik Hansen, www.expression.dk, tlf. 6165 3597, mail hh@expression.dk
Ansvar
Det er lånerens ansvar at sikre, at postervæggene behandles godt under udlånet og leveres tilbage i samme stand, som de er udlånt. Hjul skal afmonteres, al tape mv. fjernes fra postervæggene, og der rengøres om nødvendigt.
Det er ligeledes låners ansvar at bestille transport af postervæggene og således sikre, at de leveres tilbage på det angivne tidspunkt (så de er klar til udlån til de næste lånere).
Kontakt for booking af posterboards
Du kan bestille postervægge ved at skrive en mail til posterboards@au.dk
I mailen bedes du oplyse:
- Tidspunkt for bookingen (dato og klokkeslæt for ønsket levering). Postervæggene bookes i hele dage. Væggene returneres straks efter brug.
- Tidspunkt for tilbagelevering (dato og klokkeslæt for afhentning).
- Antal postervægge. Minimum 10 postervægge, maksimum 100 vægge. Væggene leveres på vogne a 10 stk., derfor vil de blive leveret i mængder a 10.
- Anledning (konferencenavn etc.)
- Afholdelsessted
- Ansvarlig bestiller (navn, tlf., mail)
- Postervæggene kan reserveres 1 ½ år frem
Booking af bannerpladser
Retningslinjer for booking af bannerpladser
- Booking af en bannerplads sker efter først til mølle-princippet i Outlook kalenderfunktionen og skal godkendes pr. mail før reservationen er gyldig. Når din booking er godkendt, modtager du en mail med praktisk information vedr. din booking.
- Kun AU-aktiviteter samt enkelte AU-relaterede aktiviteter kan booke bannerplads. Alle bannere med AU aktiviteter skal rumme tydeligt AU-logo. AU-relaterede aktiviteter skal have tydelig afsender og skal som udgangspunkt ligeledes rumme AU-logo eller BSS-logo f.eks. som en del af teksten ”I samarbejde med AARHUS UNIVERSITET (logo)” - (se retningslinjer for logoanvendelse og placering af logo her).
- Banneret skal sendes til grafisk godkendelse via banner@au.dk inden arrangør sender det til tryk. Ved fremsendelse skal bannerplads, tidsrum og ansvarlig kontaktperson angives i mailen. Husk at beregne god tid til godkendelse. Se formater for de forskellige bannerplaceringer nedenfor.
- OBS: Er du bannerbooker fra Aarhus BSS, skal banneret godkendes af Simon Andersen Nørredam (sian@au.dk) eller Didde Trolle (trolle@au.dk).
- Bannerpladser kan bookes for max. 14 dage ad gangen og skal altid tages ned efter max. 14 dage. Bemærk at bookingen skal foretages fra f.eks. mandag den 1. februar til søndag den 14. februar (altså på ugedagen før = 14 hele dage).
- Du kan se din booking i outlook - både inden og efter den er bekræftet.
- Arrangør står selv dels for produktion af banner, dels for at indgå aftale om ophængning og nedtagning
- Arrangør står selv for udgifter til banner og ophængning/nedtagning.
- Universitetet forbeholder sig ret til at ændre i bookingerne såfremt en prioritering tilsiger dette.
Sådan booker du en bannerplads:
- Åben din Outlook-kalender
-
Klik på "Ny aftale"
-
Indsæt den ønskede start- og slutdato (bemærk 14 hele dage – f.eks. mandag til søndag)
-
Tryk på ”Inviter deltagere” og dernæst ”Til”, hvorefter den globale adresseliste åbnes
-
I søgefeltet tastes "Bannerplads", hvorefter du får muligheden for at vælge mellem 10 forskellige bannerpladser
-
Vælg den/de bannerplads(er), som ønskes booket
-
Tryk ”OK” (den/de ønskede plads(er) står nu i linjen ”Til”)
-
Tryk send. OBS: Når man trykker "Send", får man denne fane: "Vil du sende mødeindkaldelsen uden placering?" og mulighed for at klikke "Send ikke" eller "Send alligevel". Vælg "Send alligevel", da placeringen angives i selve bannerreservationen via valgt bannerplads.
-
Afvent mail med ordlyden ”Mødeindkaldelsen er modtaget og afventer godkendelse”. Bemærk, at bannerpladsen først er booket, når du har modtaget endnu en mail med godkendelse.
HUSK at sende dit banner til grafisk godkendelse på banner@au.dk inden du sender det til tryk.
Tjek, om din ønskede bannerplads er ledig:
- Åben din outlook-kalender
- Klik på "Åbn kalender" øverst ved kalenderstyring og vælg på listen "Fra adressekartoteket..."
- Skriv i søgefeltet ved den globale adresseliste "Bannerplads". Vælg herefter på listen, der kommer frem, hvilken bannerplads, der skal bruges.
- Tryk på den ønskede bannerplads og tryk herefter nederst på "Kalender" og "OK".
- Bannerpladsens kalender kan nu ses og vælges ude i din menu til venstre.
- Bemærk: Ønsker du en samlet visning af kalenderne, skal "planlægningsvisning" vælges.
Mulige AU-bannerpladser
Nr. | Bygnings nr. | Placering | Format |
|---|---|---|---|
1 | Bygning 1412 | Hovedbygningen ud mod Ringgaden ved aulaen | H: 7 m x B: 5 m |
| 2 | Studenterhus Aarhus ud mod Ringgaden | H: 4 m x B: 2,8 m | |
| 3 | Bygning 1441 | Ud mod Randersvej | H: 4 m x B: 11 m |
| 5 | Bygning 2610 (S-bygning) | S-bygning, sydlige facade ud mod Vestre Ringgade | H: 11 m x B: 4 m |
| 6 | Bygning 2610 (S-bygning) | S-bygning, vestlige hovedindgang, facade mod P-pladsen | H: 7 m x B 3 m |
| 8 | Bygning 1251 (Søauditorierne) | Søauditorierne over hovedindgangen | H: 2 m x B: 12 m |
| 9 | Bygning 1251 (Søauditorierne) | Søauditorierne ud mod Vennelyst Boulevard | H: 2,5 m x B: 7,5 m |
| 10 | Bygning 1252 (Søauditorierne) | Søauditorierne ud mod Nørrebrogade | H: 6,5 x B: 2,75 m |
| 11* | Bygning 1422 (ved Stakladen) | Fredrik Nielsens Vej 2-4 udenfor Stakladen | H: 2 meter x B: 3 meter |
* Vedr. banner 11, så må denne ikke bruges til reklameophæng
Ophængning og nedtagning
P.t. er der ingen krav til, hvilken virksomhed du som arrangør skal kontakte for aftale om ophængning og nedtagning. Er du tvivl om hvilken leverandør, du skal vælge, kan du kontakte banner@au.dk
Produktion af bannere
P.t. er der ingen krav til hvilken producent, du som arrangør skal benytte. Vi anbefaler dog, at du indhenter tilbud fra flere leverandører. Er du tvivl om hvilken leverandør, du skal vælge, kan du kontakte banner@au.dk
Vedr. materiale til udendørs vægbannere anbefales det at bestille følgende materiale:
Dekotex 130 g m. linning + sejlringe pr. 100 cm eller Net PVC 320 g. med ombuk + sejlringe pr. 100 cm. Alternativt lignende materiale efter aftale med leverandør. Materialet er en anelse transparent men grundet perforering mere robust på steder, der er vind-udsatte. Det er altid en god idé at tale ordren igennem med den valgte producent.
Det kan også være en god idé at bede bannerproducent om at sende det færdigtrykte banner direkte til den, som står for op- og nedtagning. Husk at aftale dette med begge parter.
Kontakt for booking af bannerpladser
Har du spørgsmål til bookingen af bannere, leverandører eller mere generelle henvendelser kan du kontakte os på banner@au.dk.
AUtoCampus – universitetets infovogn
AUtoCampus er Aarhus Universitets informationsvogn, som blev bygget tilbage i efteråret 2016.
AUtoCampus kan lånes til endagsarrangementer, der foregår i AU-regi. Se mere herunder om, hvordan du kan booke den, priser, lånebetingelser og meget mere.
Retningslinjer og praktisk information
Lån og anvendelse
Låner
AUtoCampus kan lånes af ansatte på Aarhus Universitet.
Events og Kommunikationsstøtte yder ikke teknisk hjælp eller service til betjening af infoskærm (der ligger en guide i vognen til infoskærmen) i AUtoCampus.
Låner er selv ansvarlig for indgåelse af aftaler med den lokale Bygningsservice/ansvarlige vedr. strøm og placering af vogn.
Anvendelsesformål
Kun tjenstlig anvendelse er tilladt, dvs. at AUtoCampus ikke må anvendes til private formål.
AUtoCampus kan f.eks. bruges som en gimmick, der skaber ekstra opmærksomhed om en event eller et budskab. Bemanding af vogn står du selv for.
Bemærk:
Det er ikke tilladt at spise eller tilberede mad i AutoCampus. Påtænker du at uddele drikke- og/eller præfabrikerede madvarer fra AUtoCampus, tjek da lige med fødevarestyrelsen mht. hygiejne samt informér evt. de nærliggende kantiner (hvis det skal foregå på AU grund).
Lånebetingelser
Lånebetingelser
AUtoCampus kan lånes opstillet på en navngiven adresse én dag af gangen. AUtoCampus leveres om morgenen og afhentes igen om aftenen, på et aftalt tidspunkt jf. forudgående aftale med fragtfirma.
Låner afholder udgiften til fragten fra havn til lokation og retur, samt let rengøring af vogn indvendig og udvendig efter brug. Rengøring afregnes i påbegyndte timer og vil normalt beløbe sig til 1-2 timer. Låner kan ikke selv stå for transport og rengøring, men afleverer selvfølgelig AUtoCampus opryddet og tømt for affald. Kontakt evt. Events og Kommunikationsstøtte på autocampus@au.dk for et estimat på udgiften til transport og rengøring, inden du booker AUtoCampus.
Undtagelsesvist kan vognen benyttes samme sted over flere hverdage (max. mandag-fredag). Vognen aflåses ved levering med trailerlås på træk, og låner er herefter ansvarlig for opsyn og døraflåsning i hele låneperioden. Ved anvendelse over flere dage hæfter låner tilsvarende for eventuelle omkostninger opstået ved f.eks. hærværk, indbrud eller lign. Hvis AUtoCampus udlånes over flere dage, må der påregnes ekstra tid til udvendig rengøring.
Bemærk
Du er, som låner, ansvarlig for AUtoCampus i hele låneperioden. Det vil sige at det hovedområde, institut eller forskningsmiljø, der står for lånet hæfter for omkostninger, der eventuelt måtte opstå i dette tidsrum. Det være sig både udvendigt og indvendigt. Læs mere om forsikring.
Transportudgifter, rengøring og eventuelle afgifter
Transportudgifter
Der er indgået en transportaftale med TinyOffice, som har bygget vognen. De står ligeledes for opstilling og nedtagning af vognen på den aftalte placering.
Satserne er 2.150 kr. pr. tur under 75 km og 3.300 kr. pr. tur over 75 km. (gældende til og med 31. december 2024)
Skal vognen opstilles i Aarhus, koster transport, opstilling og nedtagning dermed 4.300 kr. i alt.
Skal vognen opstilles i fx Herning, koster transport, opstilling og nedtagning 6.600 kr. i alt.
Rengøring
Der er indgået en rengøringsaftale med Kongsvang Cleaning & Facility A/S, som sørger for indvendig og udvendig rengøring af AUtoCampus efter brug. Tilvalg af rengøring er obligatorisk ved booking af vognen.
Rengøring er fastsat til en fast pris på 697 kr. (gældende til og med 1. juni 2024)
Eventuelle afgifter (p-bøder)
Får du en parkeringsbøde pga. ulovlig parkering af AUtoCampus, hæfter du selv for denne.
Alle priser er ex. moms.
Placering af AUtoCampus
Placering af AUtoCampus
Når du booker AUtoCampus, skal du beskrive hvordan vognen skal placeres på den angivne adresse, nærmere præcist hvor man skal kunne åbne frontlugerne ud til. Vognen kan ikke flyttes rundt, når den først er placeret af transportør. Læs mere under Reservering, transport og opstilling.
Bemærk:
AUtoCampus fylder lidt i landskabet og det kræver plads og ekstra medhjælp på placeringsstedet for at få den manøvreret på plads. Hav dette i tankerne, når du vælger placeringssted. Det er et krav, at låner eller en repræsentant for denne selv er til stede når fragtmanden leverer vognen. Vurderer fragtmanden at der ikke er plads nok ved levering, vil han tage AUtoCampus med igen og du pålægges fuld låneudgift. Læs mere under Lånebetingelser.
Strøm
Strøm
AUtoCampus skal være sluttet til strøm. Du er som låner ansvarlig for at indgå aftaler med den lokale Bygningsservice/ansvarlige vedr. strøm og placering af vogn i god tid inden opstilling.
Vognen har et strømkabel på ca. 15 m., alm. 220 watt, 3 pol stik /CE-stik. Vær opmærksom på dette, når du vælger placering. Og angiv i din reservering, hvor strømmen skal trækkes fra.
Reservering, transport og opstilling
Reservering
AUtoCampus bookes i outlook på denne måde:
-
Åben din Outlook-kalender
-
Klik på "Ny aftale"
-
Indsæt den ønskede dato. AUtoCampus kan som udgangspunkt kun lånes en dag af gangen, og skal ud og hjem samme dag.
-
Tryk på ”Inviter deltagere” og dernæst ”Til”, hvorefter den globale adresseliste åbnes
-
I søgefeltet tastes "AUtoCampus"
-
Tryk ”OK” (AUtoCampus står nu i linjen ”Til”)
-
I kommentarfeltet skrives...
-
Reservering - i kommentarfeltet skrives:
-
Hvad AUtoCampus skal bruges til
-
Adressen hvor AUtoCampus skal fragtes til
-
Præcis hvordan AUtoCampus skal vende på den angivne adresse, så frontlugerne kan åbnes op fx ind mod torvet/ud mod gaden/med front mod XXX. Vedhæft evt. et billede af et kort med markering, der viser placering på adresse
-
Hvor strømmen skal trækkes fra. Bemærk: Strømkabel på 15 meter.
-
Projekt- og aktivitetsnummer så faktura for rengøring kan betales
-
-
Tryk send. OBS: Når du trykker "Send", får du denne fane: "Vil du sende mødeindkaldelsen uden placering?" og mulighed for at klikke "Send ikke" eller "Send alligevel". Vælg "Send alligevel", da placeringen angives i selve reservationen.
-
Afvent mail med ordlyden ”Accepteret”.
-
Bookingvarsel: AUtoCampus skal bookes senest 14 dage før ønsket brug.
Transport og opstilling
Når du har fået bekræftet din booking af AUtoCampus, vil du modtage endnu en mail med kontaktoplysninger på kontaktperson ved fragtfirma, så du kan aftale detaljer for transport, opstilling, strømforsyning m.m.
Nøgler og manual
Nøgle
Nøglen afhentes efter forudgående aftale hos Events og Kommunikationsstøtte, Trøjborgvej 82-84, bygning 1910, lokale 328, senest dagen før brugsdato. I forbindelse med din booking kan det præcise tidspunkt aftales.
Reservationen bortfalder, hvis ikke nøglen er afhentet på det aftalte tidspunkt - og du pålægges et gebyr på 50% af den aftalte låneudgift.
Manualer
Værd at vide om AUtoCampus, når du står og skal bruge den – herunder info om nøgler, belysning, opvarmning, frontluger, strømpanel, skamler og skærm - AUtoCampus manual.
Forsikring
Forsikring
I forbindelse med skader eller lignende på AUtoCampus, er Aarhus Universitet omfattet af statens selvforsikring. Det vil sige at udgiften for skaden pålægger det hovedområde, institut eller forskningsmiljø, der har haft ansvar for vognen i det tidsrum skaden er sket. Læs mere om selvforsikring.
Mål og indhold
- 5,5 m lang (inklusiv træk)
- 2,3 m bred
- 3,9 m høj
- Venderadius ca. 14 m
- A-skilt - str. 70x100 cm
- En lille trin/dørskammel
- Interaktiv skærm, der kan køre film eller billeder i loop via USB-stik.
- Strømkabel på ca. 15 m, alm. 220 watt, 7 pol stik/CE stik.
- Øvrigt udstyr medbringer låner selv
Når du ønsker at booke AUtoCampus skal du booke den i din Outlook-kalender. Se mere under Reservering, transport og opstilling.
Kontakt evt. Events og Kommunikationsstøtte på autocampus@au.dk for et estimat på udgiften til transport og rengøring, inden du booker AUtoCampus.
Kontakt
Du kan finde de respektive kontaktpersoner under de enkelte elementer.
Finder du ikke de relevante kontaktoplysninger, kan du skrive til kommunikation@au.dk